Software para recepção de clínica: o dia do balcão, da primeira ligação ao caixa fechado
O software para recepção de clínica precisa acompanhar um dia que raramente sai como planejado: o telefone toca durante o check-in, um paciente chega sem avisar, alguém agenda online à meia-noite, e a gaveta ainda precisa fechar certinho no fim do dia. Este guia acompanha um balcão de recepção por esse dia no OPALEVI, inclusive o que ele deixa para outras ferramentas.
Pontos principais
- Agende numa única agenda que conheça a semana de cada profissional, para que o balcão nunca prometa um horário que ninguém pode cumprir.
- Ligações, pacientes sem hora marcada, agendamentos pelo site e encaminhamentos pertencem a uma só lista de solicitações, a mais antiga primeiro.
- Marcar um paciente como chegou inicia o relógio da espera e o coloca na sala de espera do profissional.
- O dinheiro do balcão são três coisas: um recibo por pagamento, uma gaveta que guarda só dinheiro em espécie e uma lista de dívidas.
Onde o balcão perde o fio, e o que ele precisa registrar
Muitas clínicas tocam a recepção com uma agenda de papel, um telefone, uma gaveta de dinheiro e a memória de alguém. Isso se sustenta até um segundo médico começar e o horário mudar às quintas-feiras. Então as mesmas coisas dão errado:
- Agendamentos impossíveis. A agenda esquece que um médico sai ao meio-dia às sextas-feiras.
- Pessoas que ligaram e nunca receberam retorno. O bilhete das 09:15 continua no monitor às 17:00.
- Uma sala de espera que ninguém consegue ler. Quem chegou primeiro, e o médico sabe?
- Uma gaveta que não fecha, porque cartões e dinheiro foram contados juntos.
| Registro | Por que importa |
|---|---|
| O horário de trabalho de cada profissional | Só assim a agenda pode recusar um agendamento impossível. |
| Paciente, profissional, serviço, início e fim | A duração do serviço define o fim, e assim o próximo horário é real. |
| Situação e horário de chegada | A espera é medida, e as linhas canceladas continuam no cadastro. |
| Cada solicitação, com sua origem | Nada fica esperando fora da lista até ser agendado ou encerrado. |
| Cada pagamento: valor, forma, quem recebeu | Recibo, relatório do dia e saldo saem de uma única linha. |
| O dinheiro contado no fechamento | Um dia com falta fica registrado, não discutido. |
O balcão é onde uma clínica faz suas promessas. Um bom software garante que cada uma possa ser cumprida.
O software para recepção de clínica começa com uma única agenda
No OPALEVI o balcão trabalha em Calendário: Agendamentos, Solicitações e Admissão rápida. Agendamentos tem as visões Dia, Semana, Mês e Lista. Na visão do dia, a coluna de cada profissional mostra seu horário, e as horas em que ele não trabalha aparecem sombreadas.
Esses horários são definidos em Configurações → Horário de funcionamento, onde Horário de alterna entre a semana da clínica e a de uma pessoa; quem não tem uma semana própria segue a da clínica.
Agendando quem ligou
Um clique num horário livre abre Adicionar agendamento com o horário e o profissional já preenchidos:
- O paciente. Um Paciente existente, ou um Novo paciente com nome, sobrenome e telefone; fichas parecidas aparecem antes de um duplicado ser criado.
- O serviço. Sua duração define o horário de término.
- A verificação. Um conflito, ou um horário fora da semana do próprio profissional, é sinalizado e recusado ao salvar.
- O lembrete. Marque Enviar ao paciente um lembrete por e-mail na véspera para um paciente com e-mail no cadastro.
- Um ciclo. Ciclo de tratamento agenda de 2 a 30 sessões no mesmo horário, ou nenhuma se uma delas conflitar.
Dê uma semana própria aos profissionais de meio período
O horário de funcionamento da clínica nunca recusa um agendamento sozinho; só a semana do próprio profissional recusa. Cadastre-a antes de o balcão começar a agendar.
Confirmado, chegou, atendido
Os agendamentos passam por Confirmar, Chegou, Atendido e Não compareceu. Os filtros (Esperados, Não confirmadas, Na clínica, Concluído, Faltaram) remodelam o dia; Não confirmadas é a lista de ligações da manhã. Mover remarca, Cancelar mantém a linha no cadastro, Restaurar a traz de volta enquanto o horário estiver livre, e Desfazer chegada corrige um clique errado antes de qualquer atendimento começar.
Ligações a retornar e agendamentos pela página da própria clínica
Algumas solicitações não podem ser agendadas na hora: quem ligou precisa conferir um plantão, ou uma mensagem pede “qualquer manhã da semana que vem”. Elas esperam em Solicitações: Adicionar uma solicitação registra quem está pedindo, como chegou (telefone, sem hora marcada, site ou encaminhamento externo) e o que a pessoa quer. As solicitações abertas ficam da mais antiga para a mais recente, com Retornar a ligação, Agendar consulta e Encerrar, que pede um motivo.
Agendamento online
Cada clínica pode publicar sua própria página, configurada por um administrador em Site da clínica. Em Publicação e agendamento, Aceitar agendamentos online liga o agendamento, e Agendamento mais próximo e Agendamento mais distante definem a antecedência e o horizonte. Só podem ser agendados os serviços marcados como Agendável online, prestados por um profissional exibido na página.
Os visitantes escolhem um serviço, um profissional ou Qualquer profissional disponível e um horário livre da própria agenda do balcão, e depois deixam um telefone ou um e-mail.
Com Confirmar agendamentos automaticamente desativado, os agendamentos caem em Solicitações e a recepção é avisada pelo sino; agendar um deles envia um e-mail de confirmação ao visitante que deixou um endereço. Com a opção ativada, o horário entra direto na agenda como confirmado. De qualquer forma, no check-in o balcão vincula a ficha certa com Agendado online — vincular um paciente. Em Endereço e código QR, o código QR da página pode ser baixado como imagem para ser impresso e colocado no balcão.
Pacientes sem hora marcada, chegadas e a sala de espera
Admissão rápida admite um paciente sem hora marcada num único formulário: Buscar o paciente por nome, telefone ou código, ou Cadastrar um novo paciente. Quando um nome digitado coincide com fichas existentes, o OPALEVI pergunta Qual é a ficha? com o código, a data de nascimento e o último atendimento de cada candidato, e o balcão clica em É esta pessoa em vez de criar um duplicado.
Depois, Iniciar o atendimento abre o atendimento, ou Colocar na fila marca o paciente como chegou na primeira meia hora livre do profissional e o avisa. A página do departamento de Recepção mostra como o balcão se encaixa com os outros departamentos.
O dia numa só tela
Hoje, a primeira tela do balcão, mostra à recepção estas seções, entre outras:
- Na sala de espera, a maior espera primeiro, em vermelho após vinte minutos.
- Chegam em breve, as próximas duas horas.
- A confirmar, os agendamentos não confirmados da semana, cada um com Confirmar.
- Solicitações de agendamento ainda abertas.
- Não pagos no balcão, os atendimentos de hoje que ainda devem dinheiro.
- Não compareceram, incluindo agendamentos que terminaram há mais de quinze minutos sem chegada.
Acima delas, A fila da clínica conta quem está esperando e quem está com um profissional, ao lado de um botão Paciente sem consulta; a tela é atualizada a cada 20 segundos. Enviar ao profissional coloca um paciente que chegou na lista do profissional, e a enfermagem que aferiu os sinais vitais clica em Marcar como pronta para o médico.
O que a recepção pode ler
A função Recepção padrão agenda, cancela, abre atendimentos e recebe pagamentos, mas não pode registrar sinais vitais nem escrever o prontuário clínico, e não lê nenhum a menos que a clínica ative A recepção pode ver o histórico de visitas dos pacientes. em Configurações → Outras configurações. A privacidade por especialidade é tratada no guia de software para ginecologia e pré-natal.
Pagamentos, recibos, o caixa e o que ainda é devido
Um recibo para cada pagamento
Receba um pagamento no atendimento com Pagar, ou na ficha do paciente, onde um só valor cobre primeiro os atendimentos não pagos mais antigos; Pré-pagamento aceita dinheiro antes do serviço. Imprimir o recibo gera um Recibo de pagamento com o número de registro da clínica, o atendimento, a forma de pagamento e o total, também em PDF ou por e-mail. Um estorno, feito por quem tem permissão para isso, é uma nova linha com um motivo; nada é apagado.
O caixa guarda apenas dinheiro em espécie
O Caixa diário começa com Iniciar o dia e um Valor de abertura; Adicionar entrada ou saída registra o dinheiro movimentado à mão. Fechar o dia pede o Dinheiro contado e mostra se a gaveta fecha, está faltando ou sobrando, com o Relatório X, o Relatório Z e o Relatório diário para imprimir. Só o dinheiro em espécie entra na gaveta: os pagamentos por cartão e transferência aparecem em todos os relatórios sob a sua forma, de modo que o recebido em cartão nunca faz a contagem dar falta.
Quem ainda deve à clínica
Saldos em aberto lista o que os pacientes devem, a dívida mais antiga primeiro, com tudo o que passa de 30 dias marcado como em atraso. Busque por nome, código, telefone ou número da fatura e clique em Cobrar; Receber pagamento o registra e oferece o recibo. Meia hora com essa lista toda sexta-feira vale mais do que a maioria dos relatórios.
Não é um sistema fiscal
O recibo do OPALEVI é o registro da própria clínica. Ele não imprime cupons fiscais, não se conecta a nenhuma impressora fiscal nem a máquina de cartão e não envia cobranças a convênios; mantenha o equipamento ou o serviço fiscal que o seu país exige.
As faturas estão ativadas desde o início: os Próximos passos de um atendimento oferecem Faturar este atendimento ao lado de Agendar um retorno. Uma clínica que não fatura desativa o módulo em Configurações → Menus do aplicativo.
Perguntas a fazer antes de escolher um software para recepção
A lista completa de compra está em como escolher um software para clínica. Para o balcão, submeta cada programa a uma manhã real:
| Teste | Como é o bom | OPALEVI |
|---|---|---|
| Agendar fora do horário de um médico | Recusado, pessoa por pessoa. | Sim, assim que o profissional tem uma semana própria. |
| Agendar dois pacientes no mesmo horário | Recusado na tela e ao salvar. | Sim. |
| Admitir um paciente sem hora marcada | Uma tela, com aviso de duplicidade. | Sim: Admissão rápida. |
| Deixar os pacientes agendarem online | Seus serviços e prazo de antecedência, confirmados ou não. | Sim: a página da própria clínica. |
| Lembrar um paciente | Um lembrete com o qual o paciente concordou. | Sim: um e-mail na véspera. |
| Fechar a gaveta | Só o dinheiro em espécie contado. | Sim. |
| Manter a recepção fora das anotações clínicas | Uma função que só agenda e recebe dinheiro. | Sim, por padrão. |
| Imprimir um cupom fiscal ou enviar uma cobrança a convênio | O que o seu país exigir. | Não: mantenha seu equipamento ou serviço fiscal. |
| Cobrar num cartão | Uma integração com máquina de cartão, ou um não claro. | Não: os pagamentos com cartão são registrados, não cobrados. |
Tem um consultório odontológico? Veja software para consultório odontológico. Trata animais? Leia software para clínica veterinária. Essas ferramentas de balcão fazem parte do OPALEVI para clínicas; o restante está na página de recursos, e o preço por membro da equipe na página de preços.
A primeira semana do balcão no OPALEVI
Depois que você se cadastra, Primeiros passos em Hoje vai marcando a configuração:
Defina os horários
A semana da clínica e depois a de cada profissional de meio período em Horário de.
Adicione os serviços
Com preços e durações, para que os agendamentos terminem quando os tratamentos terminam.
Convide o balcão
Cada recepcionista com a própria conta e a função Recepção.
Abra o primeiro dia
Receba todos os pagamentos no OPALEVI e depois feche o caixa com uma contagem real.
Publique a página
Marque os serviços agendáveis, mostre seus profissionais e imprima o código QR.
Mantenha duas agendas por uma semana
Registre cada ligação no OPALEVI e no papel por cinco dias. Se o OPALEVI guardar todos os agendamentos e a gaveta fechar certinho todas as noites, aposente o papel.
Perguntas frequentes
O que é um software para recepção de clínica?
Um programa para o balcão de uma clínica: a agenda de consultas, as solicitações de quem liga e do site da clínica, o check-in e os pacientes sem hora marcada, a sala de espera e o dinheiro recebido no balcão, tudo num único registro compartilhado por toda a equipe, em vez de agenda de papel, bilhetes e um livro-caixa.
A recepção pode ver as anotações clínicas dos pacientes?
Por padrão, não. A função Recepção no OPALEVI agenda, abre atendimentos e recebe pagamentos, nunca escreve o prontuário clínico e só lê prontuários clínicos quando a clínica ativa “A recepção pode ver o histórico de visitas dos pacientes.”. As funções podem ser ajustadas permissão por permissão.
Os pacientes podem agendar uma consulta online?
Sim. Uma clínica pode publicar a própria página, onde os visitantes escolhem um serviço, um profissional ou qualquer profissional disponível e um horário livre da agenda real. A clínica decide se os agendamentos são confirmados na hora ou esperam no balcão como solicitações.
O OPALEVI lembra os pacientes de suas consultas?
Sim. Um paciente pode receber um lembrete por e-mail na véspera: marque “Enviar ao paciente um lembrete por e-mail na véspera” ao agendar alguém com e-mail no cadastro. A caixa já vem marcada ou não, conforme o cadastro do paciente.
Funciona num tablet ou num celular?
Funciona, no navegador de qualquer computador, tablet ou celular, sem nada para instalar. As telas pequenas ganham uma barra na parte inferior no lugar do menu superior.
Como é o preço do OPALEVI, e podemos experimentá-lo?
Por membro da equipe que usa o OPALEVI; pacientes, agendamentos e departamentos não alteram o preço. O período de teste gratuito não exige cartão, e uma clínica que não assinar não paga nada: os registros passam a ser somente de leitura, sem nada apagado. Os valores estão na página de preços.
