Como escolher o software de uma pequena clínica ou consultório odontológico: 12 perguntas antes de pagar

Todo programa para clínicas tem uma longa lista de funções, e a maioria parece igual no papel. O que os diferencia é como eles se comportam às 8:30 de uma segunda-feira, quando a recepção tem três pessoas no balcão, o telefone está tocando e o primeiro paciente já está na cadeira.

Por isso, antes de olhar qualquer software, escreva o seu dia. Leva vinte minutos e evita uma escolha errada:

• Quem faz o quê? Recepção, médicos, enfermeiros ou auxiliares, quem recebe o dinheiro e o proprietário.
• Como os pacientes chegam até você? Por telefone, sem hora marcada, por mensagem ou on-line.
• Como você recebe? Dinheiro no balcão, cartão, transferência bancária, parcelado ou depois de concluído o tratamento.
• O que você entrega ao seu contador no fim do mês e em que formato?
• O que dá errado hoje? Consultas perdidas, saldos em aberto, anotações que ninguém consegue ler, um caixa que não fecha.

O programa certo elimina o que dá errado na sua clínica hoje. Uma função que você nunca vai usar não é motivo para escolher coisa alguma.

Faça estas perguntas a todos os programas que considerar. Elas valem para um consultório geral, uma clínica de especialidade, um consultório odontológico ou um pequeno setor hospitalar. Um bom fornecedor as responde com clareza, por escrito, sem “depende”.

1. Seus médicos vão mesmo manter o prontuário nele?

Um software de clínica vive ou morre pelo prontuário do paciente. Se os médicos o acharem lento, voltam ao papel, e todos os relatórios que você esperava ficam vazios. Peça uma ficha por paciente com todas as consultas, documentos e pagamentos; um aviso antes de cadastrar a mesma pessoa duas vezes; busca rápida por nome, código ou telefone; e registros adequados a cada departamento, como o odontograma na odontologia, sem obrigar todos a preencher campos que não fazem sentido para eles.

2. A agenda corresponde ao seu jeito de marcar e lembra os pacientes?

Verifique as visões de dia, semana e mês por médico, o respeito da agenda aos horários de trabalho, uma forma rápida de atender quem chega sem hora marcada e o agendamento on-line a partir da sua própria página, se você o quiser. Depois pergunte como os pacientes são lembrados: por e-mail, SMS ou WhatsApp, somente com o consentimento do paciente, e a que custo por mensagem. Faltas são receita perdida; os lembretes estão entre as formas mais baratas de recuperá-la.

3. As faturas atendem às suas regras?

Uma fatura é um documento legal, não uma impressão. Ela deve trazer o nome, o endereço e o número de registro da sua empresa (o número fiscal ou de registro empresarial usado no seu país), ser numerada em sequência contínua e não poder ser excluída depois de emitida, apenas cancelada. Pergunte se é possível emitir uma fatura pró-forma ou um orçamento antes do tratamento, definir as suas próprias alíquotas de imposto sobre o valor agregado (ou nenhuma, quando os seus serviços são isentos) e enviar as faturas em PDF por e-mail.

4. Você saberá onde está o dinheiro no fim do dia?

As pequenas clínicas raramente perdem dinheiro com fraude; perdem com saldos que ninguém cobra. Peça um caixa diário que você abre com um valor inicial e fecha com o dinheiro que contou, com relatórios de fim de dia que o seu contador reconheça, e uma lista de saldos em aberto, do mais antigo para o mais recente, que alguém possa percorrer toda sexta-feira. Pagamentos por cartão e transferência devem ser registrados com a forma de pagamento, e os estornos devem ser possíveis sem apagar nada.

5. Cada pessoa vê somente o que o seu trabalho exige?

A recepção precisa da agenda e do dinheiro, não das anotações clínicas. O financeiro precisa das faturas, não dos diagnósticos. Peça perfis de acesso reconhecíveis (administrador, médico, enfermeiro ou auxiliar, recepção, financeiro) que você possa ajustar e uma conta pessoal para cada um. Logins compartilhados tornam impossível saber quem alterou o quê e estão entre os pontos fracos mais comuns de um pequeno consultório.

6. Como ele protege os dados dos pacientes, e o fornecedor consegue provar isso?

As informações de saúde são dados pessoais sensíveis perante as leis de proteção de dados da maioria dos países, como o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados da UE (link externo). Como clínica, você continua responsável por elas, mesmo quando um software as guarda para você. Por isso, pergunte:

• Existe um contrato de tratamento de dados, publicado ou assinado, que diga onde os dados são armazenados e quais prestadores os processam?
• Os registros de cada clínica são mantidos separados dos de todas as outras?
• As senhas são armazenadas apenas como hash, e toda conexão usa HTTPS?
• Cada pessoa pode ativar a verificação em duas etapas, e é possível bloquear a tela quando alguém se afasta?
• Existe um registro de atividades que ninguém consegue editar?
• Com que frequência é feito o backup dos dados e por quanto tempo os backups são mantidos?

7. Ele está no idioma da sua equipe?

Um programa que a sua equipe entende pela metade produz registros preenchidos pela metade. Pergunte se a interface inteira, e não só os menus, está no seu idioma, se os documentos para pacientes e as faturas são impressos nele e se uma equipe mista pode trabalhar em idiomas diferentes, por exemplo um idioma na recepção e inglês para um especialista visitante, ou todos em um só idioma, se você preferir.

8. Ele funciona com o que você já tem?

Um programa que roda no navegador funciona nos computadores, tablets e celulares que você já possui, atualiza-se sozinho e dispensa um servidor guardado em um armário. Pergunte se é preciso instalar alguma coisa, se dá para usar no celular e o que acontece quando a conexão com a internet cai; o ponto de acesso do celular é um plano B barato e sensato para qualquer clínica.

9. Você consegue sair levando os seus dados?

A melhor hora de perguntar como você sai é antes de chegar. Pergunte como trazer os seus pacientes atuais (por exemplo, importando uma planilha), o que você mesmo pode exportar a qualquer momento, o que o fornecedor exporta para você a pedido e o que acontece com os seus dados se você encerrar a conta. As respostas devem estar nos termos de uso, e não na promessa de um vendedor.

10. Dá para prever o preço?

O software de clínica é cobrado por usuário, por paciente, por módulo ou por unidade, e as diferenças se somam. Pergunte exatamente o que é contado, se pacientes, departamentos e unidades custam à parte, quanto custam as mensagens de lembrete, se há desconto anual e como o preço muda quando você contrata mais uma pessoa. Calcule o seu preço para hoje e para daqui a dois anos.

11. Quem responde quando algo dá errado?

Pergunte como falar com o suporte (e-mail, telefone, WhatsApp, formulário), em que idioma e com que rapidez. Depois teste isso durante o período de teste com uma pergunta real. Um guia de ajuda dentro do programa, escrito para a equipe de clínicas e não para programadores, responde à maioria das dúvidas do dia a dia antes que alguém precise ligar.

12. O teste permite que você comprove tudo isso?

Uma demonstração mostra o melhor dia do fornecedor. Um teste mostra o seu. Peça um teste grátis, sem cartão, com todas as funções pelas quais você pagaria, longo o bastante para conduzir duas semanas reais, e uma resposta clara sobre o que acontece quando ele termina.

• Não é possível saber o preço sem uma ligação de vendas. Se o preço depende de quem pergunta, ele vai mudar na renovação.
• A demonstração usa dados de exemplo perfeitos, e você não pode testar com os seus.
• Retirar os seus dados custa à parte, ou ninguém aceita colocar por escrito como isso funciona.
• Sugerem-se logins compartilhados para economizar licenças.
• Ninguém sabe dizer onde ficam os seus dados nem quais empresas os processam.
• Toda pergunta sobre faturas ou sobre a lei é respondida com “todos os nossos clientes usam”.

A maioria dos testes fracassa porque ninguém os planeja: a conta é aberta, alguém clica por aí durante uma tarde e, duas semanas depois, a decisão sai por impressão. Use este plano:

1. 1

   Dia 1: configure o básico

   Informe os dados da empresa, o horário de funcionamento, os serviços e os preços. Convide dois ou três colegas com os seus perfis reais.

2. 2

   Dia 2: traga pacientes reais

   Importe uma planilha de pacientes ou cadastre à mão os pacientes desta semana.

3. 3

   Dias 3 a 7: viva a semana real

   Marque cada consulta no novo sistema, em paralelo ao atual. Registre as consultas, receba os pagamentos, abra e feche o caixa todos os dias.

4. 4

   Dia 8: fature e concilie

   Emita as faturas da semana e compare os totais com o que você sabe que recebeu. Devem coincidir até o centavo.

5. 5

   Dias 9 e 10: faça as perguntas difíceis

   Entre como recepção: dá para ver anotações clínicas que não deveriam ser vistas? Exporte os seus pacientes para uma planilha. Envie ao suporte uma pergunta real e cronometre a resposta.

6. 6

   Dias 11 e 12: mostre ao seu contador

   Imprima os relatórios e uma fatura e pergunte se eles trazem o que o contador precisa.

7. 7

   Dias 13 e 14: decidam juntos

   Pontue o programa com a planilha abaixo e consulte as pessoas que o usaram todos os dias. A resposta delas vale mais do que a sua.

Dê a cada área 0, 1 ou 2 pontos e dê mais peso às áreas que mais importam para a sua clínica. Um programa que tira 0 em faturas, perfis de acesso ou proteção de dados não deve vencer em mais nada.

Nós desenvolvemos o OPALEVI, então aqui estão as nossas próprias respostas, inclusive as que são “não”. Avalie-as com a mesma planilha que você usa para todos os outros.

Dirige um laboratório de prótese em vez de uma clínica? Leia software para laboratório de prótese dentária: cada caso, da ordem à fatura paga, ou conheça o OPALEVI para clínicas odontológicas, consultórios particulares e clínicas.