Software para laboratório de prótese dentária: cada caso, da ordem do dentista à fatura paga

A maioria dos laboratórios começa do mesmo jeito. O dentista liga ou manda uma mensagem, alguém anota o serviço em um papel ou em um caderno, a moldagem vai para uma prateleira e o dono guarda o resto de cabeça. Com dois técnicos e meia dúzia de clínicas, isso funciona. Depois deixa de funcionar, primeiro sem alarde e, em seguida, de uma vez.

Os sinais são conhecidos:

• Um prazo que ninguém viu. A ordem chegou por telefone na segunda-feira, o papel foi parar embaixo de outra bandeja e, na quinta, a clínica liga para saber onde está a coroa.
• Trabalho concluído que nunca foi cobrado. Uma refação, uma unidade a mais, um conserto feito como favor: quando as faturas são feitas depois, de memória, algumas nunca são feitas.
• Saldos que ninguém sabe informar. “Quanto esta clínica nos deve?” exige uma noite com extratos bancários e uma planilha, e a resposta ainda é um palpite.
• Perguntas que só uma pessoa sabe responder. Em que etapa está a ponte? Quem está fazendo a porcelana? Quando o dono se ausenta, o laboratório desacelera.

Nada disso é problema de pessoas. É problema de informação: os dados de cada caso estão espalhados entre um telefone, um papel, uma prateleira e uma planilha, e nada os liga. O software para laboratório de prótese existe para reunir esses dados em um único registro e mantê-los ali, desde o momento em que a ordem chega até o dinheiro entrar.

O software não torna um laboratório mais rápido por si só. Ele torna cada caso visível, e trabalho visível é trabalho que termina no prazo e é pago.

Antes de comparar programas, defina o que o registro de um caso precisa conter. Seja qual for a ferramenta, papel inclusive, cada ordem deve responder a estas perguntas sem um telefonema:

Há também um motivo regulatório para manter esse registro. Na União Europeia, uma coroa ou uma prótese feita sob a prescrição de um dentista é um dispositivo médico sob medida, nos termos do Regulamento (UE) 2017/745 relativo aos dispositivos médicos (link externo). O Anexo XIII exige que o fabricante conserve uma declaração para cada dispositivo por pelo menos dez anos após a colocação no mercado, e por quinze anos no caso de dispositivos implantáveis. Fora da UE, aplicam-se as normas nacionais de dispositivos médicos, e suas obrigações dependem do lugar para onde você entrega. O hábito é bom em qualquer lugar: para cada peça de trabalho, você deve saber dizer quem a pediu, para qual paciente, quando ela chegou, quem trabalhou nela e quando ela saiu.

Este é o caminho de uma ordem pelo OPALEVI para laboratórios de prótese, do telefonema do dentista à fatura paga. As palavras em negrito são os nomes que você vê na tela.

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   A clínica vira cliente

   Cada dentista ou consultório que lhe envia trabalho é um cliente com ficha própria: pessoa de contato, endereço, telefone, número de registro da empresa e e-mail. O número de registro é impresso em todas as faturas emitidas para essa clínica, e a ficha reúne os pedidos da clínica, o que foi faturado, o que foi pago e o que ainda está em aberto.

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   Receba a ordem

   Escolha Nova ordem de serviço, selecione o cliente e informe o paciente, a data de recebimento e o prazo de entrega. A ordem recebe um código próprio (P-00001, P-00002 e assim por diante). Acrescente o trabalho a partir da sua tabela de preços com Escolha o trabalho com preço…, ou digite uma linha como “Coroa de zircônia 21” com a quantidade e o preço.

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   Planeje as etapas

   Em Etapas de trabalho, escolha as estações pelas quais o caso passa, na ordem em que passa: por exemplo, CAD/CAM e depois porcelana. Um laboratório novo começa com seis estações (coroas e pontes, implantes dentários, próteses totais, CAD/CAM, porcelana e recepção), que você pode renomear, acrescentar ou arquivar em Configurações → Unidades de trabalho.

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   Execute o caso

   Os técnicos pressionam Iniciar e Concluir nas suas etapas, na própria ordem ou no quadro Fluxo do laboratório. O status da ordem acompanha sozinho: pendente, em andamento e, quando todas as etapas terminam, concluída.

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   Entregue

   Imprima a Ficha da ordem de serviço para acompanhar o trabalho, com linhas para quem entregou e quem recebeu, e depois escolha Marcar como entregue. A data de entrega fica registrada na ordem.

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   Fature

   Pressione Faturar este pedido. As linhas da ordem são copiadas para a fatura, ficam bloqueadas na ordem para que as duas não se separem e a ordem passa a apontar para a sua fatura.

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   Receba

   Registre o pagamento em dinheiro, cartão ou transferência bancária. Enquanto não for pago por inteiro, o valor aguarda em Saldos em aberto, do mais antigo para o mais recente, com um botão Cobrar ao lado.

Duas observações francas sobre detalhes. O OPALEVI não tem odontograma nem seletor de cor na ordem: os técnicos escrevem os números dos dentes e a cor na linha do trabalho ou nas observações. E ele não armazena escaneamentos nem fotos na ordem, de modo que os arquivos STL ficam no software do seu scanner ou no e-mail em que chegaram, referenciados pelo código da ordem.

Um prazo perdido custa mais do que a refação. O dentista precisa remarcar um paciente e começa a se perguntar se o próximo caso não deveria ir para outro laboratório. Um bom software de laboratório não apenas guarda o prazo: ele o coloca diante de quem ainda pode fazer algo a respeito.

No OPALEVI, o mesmo prazo aparece em quatro lugares:

• Ordens de serviço, a lista de todas as ordens, em que você pode filtrar por status e buscar por código da ordem, cliente ou paciente.
• Fluxo do laboratório, um quadro com as etapas de todas as ordens abertas em três colunas (pendente, em andamento, concluída) e filtros rápidos para Minhas tarefas, Vence hoje e Em atraso. Os cartões podem ser arrastados entre as colunas e repassados a outro técnico da mesma estação.
• Calendário de entregas, um mês do que precisa sair do laboratório a cada dia, colorido por status.
• Hoje, a primeira tela que o técnico vê: suas próprias tarefas, o que vence hoje, o que está atrasado e a próxima etapa que o espera.

No celular, a barra na parte de baixo da tela abre direto as Ordens, o Calendário e o quadro do Fluxo do laboratório, de modo que o técnico pode conferir o trabalho do dia na bancada, sem precisar ir até um computador.

Os laboratórios faturam em um de dois ritmos: por caso, a cada ordem entregue, ou uma vez por mês para cada clínica. Qualquer que seja o seu, vale uma regra: a fatura deve nascer da ordem, e não da memória.

No OPALEVI, faturar um caso é um único passo. Faturar este pedido copia as linhas com preço para uma fatura regular, numerada em sequência contínua (F-00001, F-00002…), que pode ser cancelada mas nunca excluída, ou para uma fatura pró-forma, para a clínica que quer saber o valor antes da fatura final. Uma fatura pró-forma pode depois ser convertida em regular. Os laboratórios que faturam por mês têm os mesmos dados em um só lugar: a ficha do cliente lista cada ordem com seu valor, e Nova fatura para este cliente inicia a fatura do mês a partir dali.

Na primeira vez que você fatura, o OPALEVI pede uma única vez os dados da sua empresa (nome, endereço, cidade e número de registro) para que todas as faturas os incluam. As faturas podem ser impressas ou baixadas em PDF, enviadas por e-mail e exibem os seus dados bancários para as clínicas que pagam por transferência.

Quem nos deve dinheiro?

É a pergunta que todo dono faz, e a resposta deve levar segundos. Saldos em aberto lista o que as clínicas clientes ainda devem ao laboratório, da fatura mais antiga para a mais recente, e destaca o que está em atraso. A ficha de cada cliente conta a mesma história para uma clínica: o valor das suas ordens, quanto foi faturado, quanto foi pago e a dívida que resta.

Se o seu laboratório recebe dinheiro no balcão, o Caixa abre o dia com um valor inicial e o fecha com o dinheiro que você contou, de modo que uma sobra ou uma falta aparece de imediato. As clínicas que pedem o preço antes podem receber um orçamento, que é faturado em um único passo quando elas o aceitam; os orçamentos são ativados em Configurações → Menus do aplicativo.

Um laboratório tem pessoas que precisam de coisas diferentes, e o dinheiro não é da conta de todos. No OPALEVI, cada pessoa tem um perfil:

• Técnico em prótese dentária: recebe as ordens, trabalha nelas e as devolve; vê os orçamentos, mas não o dinheiro do laboratório. O técnico não pode cadastrar clientes nem emitir faturas.
• Recepção: registra os trabalhos, atende as clínicas, emite faturas e recebe pagamentos no balcão.
• Financeiro / Contabilidade: cuida das faturas, dos pagamentos e do caixa, e lê os relatórios financeiros.
• Administrador: dirige o negócio: clientes, ordens, dinheiro, equipe e configurações.

Cada perfil pode ser ajustado permissão por permissão, se o seu laboratório trabalhar de outro jeito. Cada pessoa entra com a própria conta, então ninguém divide senha, e cada uma pode trabalhar no seu idioma.

Escolha o OPALEVI ou outro programa, faça estas perguntas a todas as opções que considerar e responda a elas com as suas próprias ordens, e não com uma demonstração.

O preço completo, com uma calculadora para a sua equipe, está na página de preços. Para uma lista de verificação mais ampla, que também abrange clínicas, leia como escolher um software para clínica.

Configurar um laboratório no OPALEVI leva uma tarde, não um projeto. Depois que você se cadastra como laboratório de prótese, uma pequena lista de tarefas na tela Hoje conduz pelos primeiros passos e os marca à medida que você avança:

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   Cadastre os dentistas que enviam trabalho

   Cadastre cada clínica ou dentista como cliente. Um nome basta para começar; os dados de contato podem vir depois.

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   Monte a sua tabela de preços

   O OPALEVI começa com uma pequena lista de exemplo (coroa de porcelana, prótese total, reparo de prótese). Troque-a pelos seus trabalhos e preços em Configurações → Serviços antes de faturar a primeira ordem.

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   Receba a sua primeira ordem

   Lance um caso real. As etapas dele aparecem no quadro do Fluxo do laboratório assim que você as adiciona.

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   Convide a sua equipe

   Adicione os técnicos e a recepção, cada um com o seu perfil, para que o quadro se encha de nomes reais.