Software para consultório odontológico: do odontograma ao orçamento e à fatura
O software para consultório odontológico conquista o seu lugar na cadeira ou em lugar nenhum: se marcar uma face leva mais tempo do que dizê-la em voz alta, o odontograma volta para o papel e o plano de tratamento fica na cabeça do dentista. Este guia mostra o que um prontuário odontológico precisa conter, um atendimento no OPALEVI do agendamento ao retorno e onde se encaixam o plano de tratamento, o orçamento com preços e a fatura.
Pontos principais
- Registre por face, e não por dente, e deixe índices como o CPO-D serem contados a partir do odontograma, nunca digitados ao lado dele.
- Cada linha de um plano de tratamento precisa de um dente, um procedimento, uma fase e um custo estimado, e o orçamento precisa de uma data até a qual vale.
- Faça o orçamento primeiro e depois fature a partir dele, para que o preço combinado com o paciente seja o preço que ele paga.
- Teste qualquer programa em uma semana real dos seus próprios pacientes, odontogramas, orçamentos e pagamentos.
Sinais de que o consultório superou as fichas de papel e um programa genérico
Muitos consultórios odontológicos começam com uma ficha de papel por paciente, uma agenda e um programa genérico para as faturas. Isso se sustenta enquanto um único dentista conhece todas as bocas e falha quando entra um segundo dentista ou quando os pacientes passam a pagar uma ponte ao longo de vários meses. Os sinais:
- Um odontograma que só uma pessoa consegue ler. Abreviações em uma ficha, uma restauração desenhada a lápis e nenhum jeito de saber se ela já estava lá quando o paciente veio pela primeira vez.
- Orçamentos escritos três vezes: na cadeira, como proposta na recepção e de novo na fatura, cada um com um total diferente.
- Saldos que ninguém acompanha. Metade de uma coroa paga em março e, em junho, ninguém sabe dizer quanto ainda se deve.
- Radiografias em um só computador, ao lado do aparelho de raios X, fora do alcance do dentista da outra sala.
Um software odontológico vale o que custa quando o odontograma, o plano e o dinheiro descrevem a mesma boca, em um só lugar, para todos que precisam deles.
O que um prontuário odontológico precisa conter
Combine primeiro o que cada atendimento deve deixar registrado, seja qual for a ferramenta, papel inclusive:
| Campo | Por que importa |
|---|---|
| Odontograma por face | Cáries, restaurações, coroas, implantes, tratamentos de canal e dentes ausentes, na numeração FDI, para que o próximo dentista leia a boca como ela foi deixada. |
| Dentição | Permanente, decídua ou mista: o odontograma de uma criança não é o de um adulto. |
| Medidas periodontais | Profundidade de sondagem, recessão, sangramento e placa em seis sítios por dente, com mobilidade e furca, para comparar um atendimento com o seguinte. |
| Índice de cárie | CPO-D e ceo-d contados a partir do odontograma, para que o número e o odontograma concordem. |
| Oclusão, articulação da mandíbula, tecidos moles | A base para o trabalho ortodôntico, protético e da ATM, e o lugar onde cada lesão está. |
| Anestésico local | Substância, tubetes, técnica e número do lote (LOT), para o dia em que um lote for recolhido. |
| Radiografias | Quais radiografias foram feitas, com as imagens anexadas. |
| Plano de tratamento e orçamento | Dente, procedimento, fase e custo estimado em cada linha, e por quanto tempo o orçamento vale. |
| Trabalho realizado e pagamento | O que foi feito, faturado, pago e o que ainda se deve. |
O odontograma registra; o dentista decide
O software guarda os achados e faz contas com eles. Se uma bolsa precisa de tratamento ou o que é uma lesão continua sendo julgamento do dentista, nas palavras do próprio dentista.
Um atendimento na cadeira, no OPALEVI, passo a passo
Eis um atendimento no OPALEVI para clínicas odontológicas. As palavras em negrito são os nomes na tela.
Agende
A recepção escolhe Adicionar agendamento, o paciente, o serviço e o dentista; a agenda recusa um horário fora do expediente desse dentista ou sobre outro agendamento. Deixe Enviar ao paciente um lembrete por e-mail na véspera marcado e o paciente poderá receber um lembrete por e-mail.
Prepare
Um auxiliar abre o atendimento, acrescenta os serviços e os documentos do dia e pressiona Marcar como pronto para o dentista. O odontograma e o prontuário são do dentista para escrever.
Registre
Defina o Tipo de dentição: (Dentes permanentes, Dentes decíduos ou Dentição mista), escolha um achado na Ferramenta de marcação (Cárie, Restauração, Coroa, Ausente, Implante, Canal radicular ou Tratado) e clique em um dente ou em uma de suas cinco faces.
Sonde
Selecione um dente para registrar as suas seis profundidades de sondagem e abra a seção Periodontia para recessão, placa, supuração e furca; Sangramento à sondagem e Mobilidade podem ser definidos em vários dentes selecionados de uma só vez.
Examine
O registro de Exame odontológico, abaixo do odontograma, reúne a oclusão, a articulação da mandíbula, as lesões de tecidos moles fixadas em uma imagem da boca, a Anestesia local com o seu Número de LOT do anestésico e as Radiografias realizadas; as próprias imagens vão em Documentos do atendimento.
Conclua
Acrescente os serviços realizados, com os dentes no Comentário do serviço, escreva o diagnóstico e a terapia e pressione Concluir o Atendimento. Em Próximos passos, quem emite faturas usa Faturar este atendimento para copiar os serviços com os seus preços, e Agendar um retorno abre um novo agendamento para o mesmo paciente.
O que o OPALEVI conta para você
A perda de inserção em cada sítio é a profundidade de sondagem mais a recessão, mostrada apenas onde ambas foram medidas. Sangramento, placa e supuração aparecem como proporções dos sítios registrados (23,3% de 30 sítios, por exemplo), e um sinal que ninguém avaliou não mostra percentual algum, em vez de um zero tranquilizador. O Índice CPO-D / ceo-d é contado a partir das marcações, com os dentes decíduos à parte.
Dois limites. Coroas, implantes e tratamentos de canal ficam fora do CPO-D, porque o odontograma não diz por que foram colocados, e um dente ausente conta qualquer que seja o motivo. E não há estágio, grau ou limiar de saúde periodontal: esse julgamento fica com o dentista.
Do plano de tratamento ao orçamento e à fatura
Os pacientes querem saber o que será feito e quanto vai custar. O OPALEVI tem três ferramentas para isso, e cada uma faz um trabalho diferente.
O plano que o paciente leva para casa
Em Plano de tratamento e orçamento, cada linha de Tratamento planejado indica o dente, o procedimento, a Fase (Urgente, Fase 1, Fase 2 ou Manutenção) e um Custo estimado, e Orçamento válido até fixa a data-limite. O Plano de tratamento odontológico e orçamento é impresso com os dentes registrados, uma tabela por fase, um Total estimado na moeda da clínica e as orientações pós-tratamento que o dentista marcou.
Os custos são digitados pelo dentista, e não tirados da tabela de preços. A folha soma os que consegue ler, diz quantas linhas deixou de fora e, quando não consegue ler nenhum, não imprime total algum, em vez de um zero.
O orçamento formal
Para uma proposta com as suas condições, escolha Novo orçamento em Orçamentos, selecione o paciente e as Condições do orçamento (o seu texto de validade, pagamento e garantia) e acrescente linhas com quantidades e preços. Imprima-o, baixe-o em PDF ou use Enviar por e-mail. Ele passa de Rascunho para Enviado e depois para Aceito ou Recusado; o envio fixa o preço, e Revisar reabre como rascunho um orçamento ainda sem resposta.
A fatura
Faturar o orçamento transforma um orçamento aceito em uma fatura regular com o mesmo paciente, as mesmas linhas e os mesmos impostos. O trabalho atendimento a atendimento é faturado com Faturar este atendimento. As faturas podem ser pagas em parcelas; o que resta aparece na ficha do paciente e em Saldos em aberto, com Cobrar ao lado.
Com franqueza: o plano e o orçamento são separados, e o OPALEVI não copia as linhas do plano para um orçamento. As linhas do plano não são marcadas à medida que o trabalho é feito. E, no ambiente odontológico, Salvar como oferta guarda um atendimento e os seus serviços com preços como uma proposta, que não conta como dívida até o atendimento ser concluído.
A agenda, a recepção e quem vê o quê
O OPALEVI agenda por dentista, e não por cadeira: cada dentista tem uma coluna com o seu próprio expediente, nas visões de dia, semana, mês e lista, e filtros de status separam os pacientes ainda esperados dos que estão na clínica, dos que terminaram ou faltaram. Dois dentistas que dividem uma cadeira são planejados por meio dos seus expedientes.
Um Ciclo de tratamento agenda até 30 sessões no mesmo horário nos dias da semana que você escolher, ou nenhuma se alguma delas entrar em conflito. Quando o agendamento on-line é ativado, os pacientes podem pedir um horário com o dentista que escolherem na página pública da clínica, e os pacientes sem hora marcada passam pela Admissão rápida. O dia inteiro da recepção está em nosso guia de software para recepção de clínica.
Quem vê o quê
- Dentista: registra o odontograma, escreve o prontuário, conclui atendimentos e redige orçamentos.
- Auxiliar ou enfermeiro: prepara os atendimentos, mas não pode escrever o odontograma nem concluir um atendimento.
- Recepção: agenda, admite, fatura e recebe pagamentos; se ela lê o histórico clínico depende de uma única chave da clínica.
- Financeiro: faturas, pagamentos e o caixa; nunca os prontuários clínicos.
As permissões podem ser alteradas perfil por perfil, e o Histórico de alterações de cada atendimento mostra quem mudou o quê, o odontograma inclusive. Coroas feitas por um laboratório? O lado dele do trabalho está em software para laboratório de prótese, da ordem à fatura paga.
Perguntas antes de escolher um software para consultório odontológico
Faça estas perguntas a todos os programas e responda a elas com os seus próprios pacientes.
| Pergunta | O que procurar | OPALEVI |
|---|---|---|
| Registro por face? | Cinco faces; dentes permanentes, decíduos e mistos; numeração FDI. | Sim. |
| Índices contados, não digitados? | CPO-D e as proporções de sangramento e placa a partir do odontograma. | Sim, com a perda de inserção. |
| Lote do anestésico registrado? | Substância, tubetes e LOT no atendimento. | Sim. |
| Um plano em fases para levar para casa? | Linhas por fase, um total, uma data de validade. | Sim. |
| Do orçamento aceito à fatura? | Um passo, as mesmas linhas. | Sim: Faturar o orçamento. |
| Pagamentos parciais? | Um saldo por paciente e uma lista de quem deve. | Sim. |
| As cadeiras na agenda? | Uma coluna por cadeira onde as cadeiras são compartilhadas. | Não: uma coluna por dentista. |
| Retorno semestral? | Uma lista de retornos montada a partir do último atendimento. | Não: agende o próximo check-up a partir do atendimento ou defina uma tarefa de acompanhamento. |
| Uma ligação com o equipamento de raios X? | Imagens que chegam do sensor por conta própria. | Não: anexe as imagens exportadas (DICOM é aceito). |
| O plano alimenta o orçamento? | Linhas do plano copiadas para o orçamento. | Não: são lançadas separadamente. |
Para as perguntas gerais, a proteção de dados inclusive, leia como escolher um software para clínica. Todo o resto está na página de recursos, e o prontuário odontológico completo está na página do departamento de Odontologia.
Sua primeira semana com o OPALEVI em um consultório odontológico
Depois que você se cadastra como clínica odontológica, Primeiros passos, na tela Hoje, orienta a configuração. Passe a primeira semana assim:
Dia 1: preços e papel timbrado
Troque os serviços iniciais pelos seus em Adicione os serviços e os preços e configure o cabeçalho dos relatórios.
Dia 2: as suas condições
Escreva as suas condições de validade, pagamento e garantia em Revisar as condições do orçamento; cada orçamento imprime as condições que você escolher para ele.
Dia 3: a equipe
Use Convide os colegas com os respectivos perfis e defina o expediente de cada dentista.
Dias 4 e 5: trabalho de verdade
Registre o odontograma dos pacientes desta semana, imprima um plano, envie um orçamento e fature um atendimento concluído.
Comece pelos pacientes em meio ao tratamento
Registre primeiro aqueles cujo tratamento ainda está em curso, com o que resta do plano: os orçamentos e os saldos deles serão as perguntas da semana que vem.
Perguntas frequentes
O que é um software para consultório odontológico?
Um programa que mantém juntos os registros clínicos e administrativos de um consultório odontológico: o odontograma e as medidas periodontais de cada atendimento, os planos de tratamento com orçamentos, a agenda de cada dentista e as faturas e os pagamentos que se seguem. Um bom programa conta índices como o CPO-D a partir do próprio odontograma.
Posso dar ao paciente um orçamento por escrito antes do tratamento?
Sim. O plano de tratamento do atendimento é impresso como plano de tratamento odontológico e orçamento, por fase, com um total e uma data de validade. Para uma proposta formal com as suas condições, crie um orçamento em Faturamento, envie-o por e-mail ou imprima-o e fature-o em um único passo quando for aceito.
Os auxiliares e a recepção podem ver o odontograma?
Um auxiliar com o perfil de enfermagem vê o odontograma, mas não pode alterá-lo: ele prepara o atendimento, acrescenta serviços e documentos e deixa o odontograma, o prontuário e a conclusão do atendimento para o dentista. A recepção agenda e recebe pagamentos; se ela pode ler o histórico clínico depende de uma única chave da clínica. O perfil financeiro nunca lê prontuários clínicos. A privacidade dos registros do departamento de Odontologia também pode ser restringida à sua própria equipe ou ao dentista responsável.
Funciona em um tablet na cadeira?
Sim. O OPALEVI abre no navegador de um tablet, notebook ou celular ao lado da cadeira, e não há nada para instalar. Em uma tela estreita, o menu vira quatro abas no pé da página, com todo o resto em “Mais”. É preciso ter conexão com a internet.
Posso experimentar o OPALEVI antes de pagar?
Sim: um teste grátis, sem cartão. Durante ele, registre pacientes reais, imprima um plano de tratamento e envie um orçamento. Quando o teste termina sem assinatura, nada é cobrado e os seus registros permanecem, somente para leitura. Cadastre-se como clínica odontológica para começar.
Como é o preço do OPALEVI para um consultório odontológico?
O OPALEVI é cobrado por membro da equipe que o utiliza, e pagar um ano de uma vez reduz a tarifa mensal. Pacientes, departamentos e unidades nunca são contados, de modo que o preço muda quando você contrata um higienista, e não quando o mês está movimentado. Veja a página de preços.
