Software para farmácia de clínica e hospital: da receita do médico ao balcão
O software para farmácia de uma clínica ou hospital que mantém os próprios medicamentos tem uma tarefa acima das outras: garantir que o que o médico escreveu seja o que sai da prateleira, da caixa certa, na conta certa. Este guia mostra o que ele precisa registrar, acompanha uma receita no OPALEVI até o balcão e lista o que a farmácia do OPALEVI não faz.
Pontos principais
- Uma receita deve viajar como linhas estruturadas, medicamento, dose, via, frequência, dias e quantidade, nunca como uma nota que o balcão precise decifrar.
- Dispensar por lote, com a caixa que vence primeiro saindo primeiro, mantém o estoque vencido fora da prateleira e diz qual lote o paciente recebeu.
- Medicamentos controlados exigem uma segunda pessoa e um saldo corrente; um registro feito no momento da dispensa vale mais do que um copiado no fim da semana.
- A farmácia do OPALEVI atende apenas os pacientes da própria clínica: sem venda no balcão ao público, sem receitas eletrônicas para farmácias externas e sem pedidos de reembolso a seguradoras.
Sinais de que a farmácia da sua clínica superou o caderno
A farmácia de uma clínica muitas vezes começa como um armário trancado, uma planilha de estoque e um caderno para os controlados. Funciona enquanto uma só pessoa cuida dela. Entra um segundo turno, e as falhas são conhecidas:
- A via que nunca chegou. O paciente chegou ao balcão sem ela, ou com a de outra pessoa.
- Ninguém sabe o que está esperando. O farmacêutico fica sabendo de uma receita quando o paciente já está parado ali.
- A caixa mais nova sai primeiro. O estoque antigo fica no fundo da prateleira até o dia em que é encontrado vencido.
- Os medicamentos saem sem cobrança. A caixa foi entregue, o atendimento foi faturado, e os dois nunca se encontraram.
- O livro de controlados tem lacunas. Lançamentos copiados depois, um saldo que não bate mais com o armário.
Uma farmácia dentro de uma clínica é um elo de uma cadeia: prescritor, prateleira, paciente, conta. O software justifica seu lugar mantendo todos os elos unidos.
O que a farmácia da clínica deve registrar em cada dispensa
Combine primeiro o que cada dispensa deve deixar registrado, seja qual for o sistema:
| Campo | Por que importa |
|---|---|
| Medicamento, dose, via, frequência, dias, quantidade | O balcão entrega o que se pretendia, e o paciente toma como foi escrito. |
| Prescritor e atendimento | A quem perguntar quando algo não está claro e a qual conta os medicamentos pertencem. |
| A resposta por linha | Dispensado, substituído por quê, ou recusado e por quê: o prescritor precisa saber. |
| Lote e validade do que saiu da prateleira | Um recolhimento ou uma dúvida sobre um lote é respondido em minutos, não em dias. |
| Preço e forma de cobrança | Na conta ou gratuito, decidido uma vez e visível para o financeiro. |
| Testemunha e saldo dos medicamentos controlados | Um segundo par de olhos no momento da entrega e um saldo contra o qual contar. |
| Estornos com um motivo | Um erro corrigido deixa um rastro em vez de uma linha apagada. |
Um registro do que aconteceu, não um juízo do farmacêutico
O software deve guardar o que foi prescrito e o que foi entregue. Se um medicamento convém ao paciente ou interage com outro continua com o prescritor e o farmacêutico; o OPALEVI não verifica nenhum dos dois.
Ligar a farmácia e preparar a prateleira
Uma clínica nova começa sem a farmácia. O administrador abre Configurações → Menus do aplicativo, marca Farmácia entre os Módulos do aplicativo e aperta Salvar alterações. Isso acrescenta o departamento de Farmácia e liga o Estoque, já que toda dispensa tira da prateleira. O módulo é oferecido a clínicas e hospitais de pessoas; as clínicas veterinárias não o recebem.
Desligada, a fila e o painel do atendimento se fecham, nada é apagado, e o registro de substâncias controladas continua legível e exportável.
Depois marque seus medicamentos. Em um item de estoque, a seção Medicamento contém Este item é um medicamento que a farmácia dispensa, Substância controlada, um Preço de venda e IVA na venda (%). Quando o preço de venda está em branco, o OPALEVI cobra o preço de custo mais a margem da clínica; sem preço de venda e sem margem definida, o medicamento é gratuito. Uma entrega que informa o lote e a validade preenche o cartão Lotes do item, e um lote em recolhimento vai para Quarentena, onde nada o dispensa.
Uma receita no OPALEVI, do atendimento ao balcão
Um tratamento com antibiótico em uma clínica geral com farmácia própria, no OPALEVI para clínicas; as palavras em negrito são as da própria tela.
O médico prescreve
No atendimento, o painel Farmácia aceita até vinte medicamentos. Cada um é escolhido entre os medicamentos da clínica, com o que há na prateleira ao lado do nome, ou digitado em Ou escreva o medicamento, e recebe então sua Dose, Via de uso, Frequência, dias, Quantidade e Instruções ao paciente. Enviar à farmácia a envia, e os membros da farmácia são avisados.
Ela espera na fila
Farmácia abre a Fila de dispensa. A aba Em espera lista as receitas abertas, das mais antigas às mais novas, com o prescritor e o número de itens, e se atualiza sozinha; enfermeiros e administradores veem também À espera na farmácia em Hoje.
O balcão responde a cada linha
Dispensar abre a receita: o que foi pedido, o que há na prateleira e o preço de cada um, que é o que a gravação vai cobrar, margem incluída. A Resposta de cada linha é Dispensar, Substituir (com Dispensar em vez disso nomeando o outro medicamento), Recusar com Porque é recusada, ou Deixar para depois.
O lote é escolhido
O Lote começa em Primeiro a vencer, primeiro a sair: o OPALEVI divide a quantidade entre os lotes por ordem de validade, deixando por último o estoque sem data. Um lote também pode ser escolhido à mão; lotes vencidos, em quarentena e vazios nunca são oferecidos.
Cobrar e gravar
A Cobrança pode ser Na conta do atendimento ou Gratuito. Registrar a dispensa tira os medicamentos da prateleira lote a lote, lança cada linha cobrada no atendimento e avisa o prescritor.
No atendimento, Imprimir receita imprime as linhas de medicação do médico e uma tabela com o título Enviada à farmácia, com a resposta da farmácia ao lado de cada medicamento, e Faturar este atendimento cobra os medicamentos junto com a consulta. As receitas anteriores de um paciente estão na aba Receitas da ficha dele.
Até o balcão começar a atendê-la, o médico pode alterá-la com Reescrever a receita ou, informando um motivo, cancelá-la com Retirar a receita.
Medicamentos controlados, o registro e como corrigir um erro
Quando uma linha é um medicamento controlado, o formulário pede uma Testemunha: um colega ativo que viu a entrega, nunca quem está dispensando. Sem uma, nada é gravado. Cada linha controlada é escrita no Registro de substâncias controladas no momento em que sai da prateleira, com o saldo depois dela.
- Contar o armário. Registrar uma contagem pede o medicamento, o Contado agora e uma testemunha; uma diferença em relação ao saldo corrente é escrita como ajuste, de modo que depois de uma contagem o saldo do registro é o que de fato existe.
- O livro para uma fiscalização. Exportar o livro (CSV) entrega todos os lançamentos do mais antigo ao mais novo: data, medicamento, lote, tipo, entrada, saída, saldo, quem registrou, a testemunha, o paciente e a observação.
- O que ele lista. Dispensas, estornos e contagens; as entregas são registradas no Estoque. Manter o registro é uma permissão própria, que os administradores têm por padrão.
Para uma caixa errada ou um medicamento devolvido, Estornar, com um motivo, devolve os medicamentos aos mesmos lotes e tira a cobrança do atendimento; um estorno de controlado vai para o registro. O estorno é recusado quando o atendimento tem uma fatura vigente; cancele primeiro a fatura e depois estorne.
Quem prescreve, quem dispensa e o resto da clínica
Cada pessoa tem sua própria conta e seu perfil. Por padrão:
- Os médicos emitem receitas nos atendimentos que podem escrever e leem a fila.
- Os enfermeiros leem a fila e dispensam; a conta de um farmacêutico pode usar este perfil ou um construído a partir dele.
- A Recepção lê a fila e não dispensa, a menos que você conceda Dispensar medicamentos ao perfil dela em Perfis e finanças.
- Os administradores fazem tudo, inclusive o registro e as Configurações da farmácia na fila: Margem sobre o custo (%), IVA dos medicamentos (%) e Marcar como atrasada após (minutos), depois do qual uma receita em espera é sinalizada como atrasada.
Em Relatórios, uma aba de Farmácia conta as receitas emitidas, dispensadas e recusadas, a espera média e os medicamentos dispensados.
Em um hospital, a farmácia não abastece as enfermarias: a Ronda de medicação registra as doses conforme as prescrições da aba Medicação do paciente, não a partir da fila de dispensa. O guia de hospital, cirurgia e enfermaria trata da ronda, e o software para casa de repouso a acompanha turno a turno. Para a recepção que agenda o atendimento e recebe o pagamento, leia software para recepção de clínica; o OPALEVI para hospitais mostra a configuração maior.
Perguntas a fazer antes de escolher um software para farmácia
Pergunte a todo fornecedor, o OPALEVI inclusive, e teste as respostas durante o período de teste.
| Pergunta | Uma boa resposta | OPALEVI |
|---|---|---|
| A receita chega ao balcão como linhas estruturadas? | Medicamento, dose, via, frequência, dias e quantidade, enviados do atendimento. | Sim: o painel Farmácia no atendimento. |
| O estoque é dispensado por lote, o de validade mais próxima primeiro? | Automático, com escolha manual e sem lotes vencidos. | Sim, com quarentena para lotes em recolhimento. |
| Os medicamentos controlados têm testemunha e saldo? | Uma segunda pessoa e um saldo corrente, exportável. | Sim: testemunha obrigatória, registro exportado em CSV. |
| Ele pode vender no balcão ao público? | Um balcão de varejo com recibos próprios. | Não: dispensa apenas contra as receitas da própria clínica. |
| Ele abastece a ronda das enfermarias? | Prescrições das enfermarias atendidas com o estoque da farmácia. | Não: a ronda de medicação é separada. |
| As receitas podem ir para uma farmácia externa? | Um serviço de receita eletrônica operado em seu país. | Não: o paciente pode levar a receita impressa. |
| Ele verifica interações ou envia pedidos de reembolso a seguradoras? | Limites claros, declarados de início. | Não a ambos. |
| Como o preço cresce? | Conhecido antes de assinar. | Por profissional; receitas e medicamentos nunca são contados. |
A página do departamento de farmácia resume o módulo, a página de recursos lista o resto do OPALEVI, e a página de preços traz o preço de hoje.
Uma primeira tarde com a farmácia
Ligue-a
Como administrador, marque Farmácia em Menus do aplicativo e defina depois a margem, o IVA dos medicamentos e o limite de atraso em Configurações da farmácia.
Abasteça a prateleira
Marque como medicamentos os itens mais dispensados, sinalize os controlados e registre as entregas deles com lote e validade.
Faça um teste completo
Prescreva no atendimento de um paciente de teste, dispense, estorne e confira se o estoque e a conta do atendimento voltaram ao que eram.
Conte antes da primeira dispensa de controlado
Registre no primeiro dia uma contagem de cada medicamento controlado com uma testemunha, para que o registro abra com um saldo que você mesmo conferiu.
Perguntas frequentes
O que é um software de farmácia para uma clínica ou hospital?
Um programa que liga a receita do médico ao balcão da farmácia: as receitas chegam como linhas estruturadas, esperam em uma fila, são dispensadas do estoque por lote e cobradas no atendimento certo, e os medicamentos controlados são registrados com uma testemunha e um saldo corrente.
A farmácia do OPALEVI pode vender medicamentos no balcão ao público?
Não. Ela dispensa apenas contra receitas emitidas nos atendimentos da própria clínica, de modo que toda caixa sai para um paciente com um atendimento e uma conta. Não há caixa de varejo. Uma farmácia que também vende ao público precisa de um software de varejo à parte para esse lado.
Uma receita pode ser enviada a uma farmácia externa?
Não por via eletrônica: o OPALEVI não se conecta a nenhum serviço de receita eletrônica e não envia pedidos de reembolso a seguradoras. O paciente pode receber a receita impressa, que lista os medicamentos do médico e, para o que passou pela farmácia interna, a resposta do balcão.
A recepção pode dispensar medicamentos?
Não por padrão. A recepção pode ler a fila de dispensa, de modo que o balcão de atendimento informa ao paciente se os medicamentos estão prontos, mas dispensar cabe aos enfermeiros e administradores. Uma clínica que quer a recepção no balcão da farmácia concede a permissão Dispensar medicamentos ao perfil da recepção. O financeiro não tem nenhuma das permissões da farmácia por padrão.
Podemos testar antes de pagar?
Sim. Cadastre sua clínica e o período de teste gratuito começa na hora, sem pedir cartão: ligue a farmácia e dispense uma receita de teste. Se o teste terminar sem um plano, nada é cobrado e seus registros continuam legíveis.
Como o OPALEVI é cobrado em uma clínica com farmácia?
Por licença de profissional: cada membro da equipe com conta ativa na clínica conta uma vez, e pagar por um ano reduz o valor mensal. Ligar a farmácia não acrescenta nada, e receitas, medicamentos e lotes nunca são contados. Veja a página de preços.
