Rendelői recepció szoftver: a recepció napja az első hívástól a lezárt pénztárig
A rendelői recepció szoftverének lépést kell tartania egy olyan nappal, amely ritkán megy a terv szerint: a telefon csörög a bejelentkeztetés közben, egy páciens bejelentés nélkül besétál, valaki éjfélkor foglal online, és a fiókos pénztárnak záráskor is stimmelnie kell. Ez az útmutató végigköveti a recepciót ezen a napon az OPALEVI-ben, annak is megemlítésével, amit más eszközökre hagy.
A legfontosabb tudnivalók
- Foglaljon egyetlen naptárba, amely ismeri minden klinikus saját hetét, hogy a recepció soha ne ígérjen olyan időpontot, amelyet senki sem tud tartani.
- A hívások, a bejelentés nélkül érkezők, a weboldalról érkező foglalások és a beutalók egyetlen kéréslistába tartoznak, a legrégebbivel kezdve.
- Ha egy pácienst megérkezettnek jelölnek, elindul a várakozási óra, és a páciens a klinikus várótermébe kerül.
- A recepció pénze három dolog: egy nyugta minden fizetésről, egy fiók, amelyben csak készpénz van, és a tartozások listája.
Hol veszíti el a recepció a fonalat, és mit kell rögzítenie
Sok rendelő a recepciót papír naptárral, telefonnal, pénzesfiókkal és valakinek az emlékezetével működteti. Ez addig tart, amíg el nem kezd egy második orvos, és csütörtökönként meg nem változik a rendelési idő. Akkor ugyanazok a dolgok romlanak el:
- Lehetetlen foglalások. A naptár elfelejti, hogy egy orvos pénteken délben elmegy.
- Soha vissza nem hívott hívók. A 9:15-ös cetli 17:00-kor még mindig a monitoron van.
- Egy váróterem, amelyet senki sem tud elolvasni. Ki érkezett előbb, és tud-e róla az orvos?
- Egy pénzesfiók, amely nem stimmel, mert a kártyás és a készpénzes bevételt együtt számolták.
| Rögzítés | Miért fontos |
|---|---|
| Minden klinikus munkaideje | Csak akkor tudja a naptár elutasítani a lehetetlen foglalást. |
| Páciens, klinikus, szolgáltatás, kezdés és befejezés | A szolgáltatás hossza szabja meg a befejezést, így a következő időpont valódi. |
| Állapot és az érkezés ideje | A várakozást mérik, a lemondott sorok pedig megmaradnak. |
| Minden kérés, a forrásával | Semmi nem vár a listán kívül, amíg le nem foglalják vagy le nem zárják. |
| Minden fizetés: összeg, mód, ki vette át | A nyugta, a napi jelentés és az egyenleg egyetlen sorból jön. |
| A záráskor megszámolt készpénz | A hiányos napot leírják, nem vitatkoznak róla. |
A recepció az a hely, ahol a rendelő megígéri, amit megígér. A jó szoftver gondoskodik róla, hogy mindegyik betartható legyen.
A rendelői recepció szoftver egy naptárral kezdődik
Az OPALEVI-ben a recepció a Naptár alatt dolgozik: Időpontok, Kérések és Gyors felvétel. Az Időpontok Nap, Hét, Hónap és Lista nézetet kínál. A napi nézetben minden klinikus oszlopa mutatja a munkaidejét, a nem dolgozott órák pedig árnyékoltak.
Ezeket az órákat a Beállítások → Nyitvatartás alatt kell megadni, ahol a Nyitvatartás ehhez váltogat a rendelő hete és egy személy hete között; akinek nincs saját hete, a rendelőét követi.
Egy hívó lefoglalása
Egy szabad időpontra kattintva megnyílik az Időpont hozzáadása az idővel és a klinikussal kitöltve:
- A páciens. Egy Meglévő páciens, vagy egy Új páciens névvel, vezetéknévvel és telefonszámmal; a hasonló aktákat megmutatja, mielőtt duplikátum jönne létre.
- A szolgáltatás. A hossza szabja meg a befejezés idejét.
- Az ellenőrzés. Az ütközést vagy a klinikus saját hetén kívüli időpontot jelzi, és mentéskor elutasítja.
- Az emlékeztető. Jelölje be az E-mail-emlékeztető küldése a páciensnek az előző napon lehetőséget, ha a páciens aktájában van e-mail-cím.
- Egy sorozat. A Kezelési sorozat 2–30 foglalkozást foglal le ugyanarra az órára, vagy egyet sem, ha valamelyik ütközik.
Adjon a részmunkaidős klinikusoknak saját hetet
A rendelő nyitvatartása önmagában soha nem utasít el foglalást; csak a klinikus saját hete. Adja meg, mielőtt a recepció foglalni kezd.
Megerősítve, megérkezett, ellátva
A foglalások a Megerősítés, a Megérkezett, az Ellátva és a Nem jelent meg állapotokon haladnak át. A szűrők (Várt, Megerősítetlen, A klinikán, Befejezett, Kihagyva) átalakítják a napot; a Megerősítetlen a reggeli telefonlista. Az Áthelyezés átütemez, a Mégse megtartja a sort az aktában, a Visszaállítás visszahozza, amíg az óra szabad, a Megérkezés visszavonása pedig kijavít egy téves kattintást, mielőtt bármilyen vizit elindulna.
Visszahívandó hívások és foglalások a rendelő saját oldaláról
Egyes kéréseket nem lehet azonnal lefoglalni: a hívónak ellenőriznie kell egy műszakot, vagy egy üzenet „a jövő hét bármelyik reggelét” kéri. Ezek a Kérések között várnak: a Kérés hozzáadása rögzíti, ki kér, hogyan érkezett (telefon, bejelentés nélkül, weboldal vagy külső beutaló) és mit szeretne. A nyitott kérések a legrégebbivel kezdve állnak, a Megjelölés kapcsolatba léptként, az Időpont foglalása és a Bezárás gombbal, amely indoklást kér.
Online foglalás
Minden rendelő közzétehet saját oldalt, amelyet egy adminisztrátor állít be a Klinika weboldala alatt. A Közzététel és foglalás részben az Online foglalások elfogadása bekapcsolja a foglalást, a Legkorábbi foglalás és a Legtávolabbi foglalás pedig megadja az előzetes értesítési időt és a horizontot. Csak az Online foglalható jelzésű, az oldalon megjelenített klinikus által nyújtott szolgáltatások foglalhatók le.
A látogatók szolgáltatást, klinikust (vagy a Bárki elérhető lehetőséget) és a recepció saját naptárából szabad időpontot választanak, majd megadnak egy telefonszámot vagy e-mail-címet.
Kikapcsolt Foglalások automatikus megerősítése mellett a foglalások a Kérések közé kerülnek, és a recepciót a csengő értesíti; a lefoglalás megerősítő e-mailt küld annak a látogatónak, aki megadott címet. Bekapcsolva az időpont azonnal megerősítettként kerül a naptárba. Mindkét esetben a bejelentkeztetéskor a recepció a helyes aktát az Online foglalás — kapcsoljon hozzá egy pácienst lehetőséggel csatolja. A Cím és QR-kód alatt az oldal QR-kódja képként letölthető, hogy a pultra kinyomtassák.
Bejelentés nélküli páciensek, érkezések és a váróterem
A Gyors felvétel egyetlen űrlapon vesz fel egy bejelentés nélkül érkezőt: Páciens keresése név, telefonszám vagy azonosító alapján, vagy Új páciens regisztrálása. Ha egy begépelt név meglévő aktákkal egyezik, az OPALEVI megkérdezi: Melyik karton az övé?, minden jelölt azonosítójával, születési dátumával és utolsó vizitjével, a recepció pedig a Ő az gombot nyomja duplikátum létrehozása helyett.
Ezután a Vizit indítása megnyitja a vizitet, vagy a Hozzáadás a várólistához megérkezettnek jelöli a pácienst a klinikus első szabad fél órájában, és értesíti a klinikust. A Recepció osztály oldala megmutatja, hogyan illeszkedik a recepció a többi osztályhoz.
A nap egy képernyőn
A Ma, a recepció első képernyője, többek között ezeket a részeket mutatja a recepciónak:
- A váróteremben, a leghosszabb várakozással kezdve, húsz perc után pirossal.
- Hamarosan érkeznek, a következő két óra.
- Megerősítendő, a hét megerősítetlen foglalásai, mindegyik Megerősítés gombbal.
- A még nyitott Időpontkérések.
- Fizetetlen a pénztárnál, a mai vizitek, amelyek még tartoznak.
- Nem jelent meg, beleértve azokat a foglalásokat, amelyek több mint tizenöt perce véget értek érkezés nélkül.
Fölöttük A klinika sora megszámolja, ki vár és ki van egy klinikusnál, a Bejelentkezés nélküli páciens gomb mellett; a képernyő 20 másodpercenként frissül. A Küldés a kezelőorvosnak a megérkezett pácienst a klinikus listájára teszi, az az ápoló pedig, aki felvette a vitális paramétereket, a Megjelölés orvos számára készként gombot nyomja.
Mit olvashat a recepció
Az alapértelmezett Recepció szerepkör foglal, lemond, vizitet nyit és fizetést fogad, de nem rögzíthet vitális paramétereket, nem írhat klinikai rekordot, és egyet sem olvas, hacsak a rendelő be nem kapcsolja ezt a beállítást: A recepción láthatják a betegek látogatási előzményeit; a Beállítások → Egyéb beállítások alatt található. A szakterületi adatvédelmet a nőgyógyászati szoftver útmutatója tárgyalja.
Fizetések, nyugták, a pénztár és ami még tartozás
Nyugta minden fizetésről
Vegyen fel fizetést a viziten a Fizetés gombbal, vagy a páciens aktájában, ahol egy összeg a legrégebbi kifizetetlen vizitektől kezdve fedezi őket; az Előleg a munka előtt fogad pénzt. A Nyugta nyomtatása egy Fizetési nyugta dokumentumot ad a rendelő cégjegyzékszámával, a vizittel, a móddal és az összeggel, PDF-ként vagy e-mailben is. A visszatérítés, ha valaki, akinek szabad, adja, új sor indoklással; semmit sem törölnek.
A pénztárban csak készpénz van
A Napi pénztár a Nap megnyitása lehetőséggel és egy Nyitó összeg megadásával indul; a Bevétel vagy kiadás hozzáadása a kézzel kezelt készpénzt rögzíti. A Nap lezárása a Megszámolt készpénz összegét kéri, és megmutatja, hogy a fiók egyensúlyban van, hiányzik belőle vagy többlet van, az X jelentés, a Z jelentés és a Napi jelentés nyomtatásával. Csak a készpénz kerül a fiókba: a kártyás és az átutalásos fizetések minden jelentésen a módjuk alatt jelennek meg, így a kártyás bevétel soha nem hozza hiányosra a számolást.
Ki tartozik még a rendelőnek
A Fennálló tartozások felsorolja, mivel tartoznak a páciensek, a legrégebbi tartozással kezdve, a 30 napnál régebbieket lejártként jelölve. Keressen név, azonosító, telefonszám vagy számlaszám alapján, és nyomja meg a Beszedés gombot; a Fizetés felvétele rögzíti, és felajánlja a nyugtát. Minden pénteken fél óra ezzel a listával többet ér a legtöbb jelentésnél.
Nem pénzügyi (fiskális) rendszer
Az OPALEVI nyugtája a rendelő saját nyilvántartása. Nem nyomtat fiskális nyugtát, nem csatlakozik fiskális nyomtatóhoz vagy kártyaterminálhoz, és nem küld biztosítói igénylést; tartsa meg az országa által megkövetelt fiskális eszközt vagy szolgáltatást.
A számlák kezdettől fogva be vannak kapcsolva: a vizit Következő lépések része a Vizit számlázása lehetőséget kínálja a Kontrollvizit foglalása mellett. Az a rendelő, amely nem számláz, kikapcsolja a modult a Beállítások → Alkalmazásmenük alatt.
Kérdések a recepciós szoftver kiválasztása előtt
A teljes vásárlási ellenőrzőlista a hogyan válasszon rendelői szoftvert útmutatóban van. A recepcióhoz vigyen át minden programot egy valódi reggelen:
| Próba | Milyen a jó | OPALEVI |
|---|---|---|
| Foglalás egy orvos rendelési ideje után | Elutasítva, személyenként. | Igen, ha a klinikusnak van saját hete. |
| Két páciens foglalása ugyanarra az időre | Elutasítva a képernyőn és mentéskor. | Igen. |
| Bejelentés nélküli páciens felvétele | Egy képernyő, duplikátum-figyelmeztetéssel. | Igen: Gyors felvétel. |
| A páciensek online foglalhatnak | Az Ön szolgáltatásai és előzetes értesítési ideje, megerősítve vagy anélkül. | Igen: a rendelő saját oldala. |
| Páciens emlékeztetése | Egy emlékeztető, amelybe a páciens beleegyezett. | Igen: e-mail az előző napon. |
| A pénzesfiók lezárása | Csak a készpénzt számolják. | Igen. |
| A recepció távoltartása a klinikai jegyzetektől | Egy szerepkör, amely csak foglal és pénzt vesz át. | Igen, alapértelmezés szerint. |
| Fiskális nyugta nyomtatása vagy biztosítói igénylés küldése | Bármi, amit az országa megkövetel. | Nem: tartsa meg a fiskális eszközét vagy szolgáltatását. |
| Kártya terhelése | Terminálintegráció, vagy egy világos nem. | Nem: a kártyás fizetéseket rögzíti, nem terheli. |
Fogászati rendelőt vezet? Lásd a fogászati rendelő szoftver útmutatót. Állatokat kezel? Olvassa el az állatorvosi rendelő szoftver útmutatót. Ezek a recepciós eszközök az OPALEVI rendelőknek szóló változatának részei; a többi a funkciók oldalán, a munkatársankénti ár pedig az árak oldalon található.
A recepció első hete az OPALEVI-ben
A regisztráció után az Első lépések lista a Ma képernyőn kipipálja a beállítást:
A rendelési idők beállítása
Először a rendelő hete, majd az egyes részmunkaidős klinikusoké a Nyitvatartás ehhez alatt.
A szolgáltatások hozzáadása
Árakkal és hosszakkal, hogy a foglalások akkor érjenek véget, amikor a kezelések.
A recepció meghívása
Minden recepciós saját fiókkal és a Recepció szerepkörrel.
Az első nap megnyitása
Minden fizetést az OPALEVI-ben vegyen fel, majd zárja le a pénztárat valódi számolással.
Az oldal közzététele
Jelölje be a foglalható szolgáltatásokat, mutassa meg a klinikusait, és nyomtassa ki a QR-kódot.
Vezessen két naptárat egy hétig
Minden hívást foglaljon le az OPALEVI-ben és papíron is öt napig. Ha az OPALEVI minden időpontot tartalmaz, és a pénzesfiók minden este stimmelt, nyugdíjazza a papírt.
Gyakran ismételt kérdések
Mi a rendelői recepció szoftvere?
Program a rendelő recepciójához: az időpontnaptár, a hívóktól és a rendelő weboldaláról érkező kérések, a bejelentkeztetés és a bejelentés nélküli páciensek, a váróterem és a pultnál átvett pénz, egyetlen, az egész csapat által megosztott rekordban naptár, cetlik és pénztárkönyv helyett.
Láthatja a recepció a páciensek klinikai jegyzeteit?
Alapértelmezés szerint nem. Az OPALEVI Recepció szerepköre foglal, vizitet nyit és fizetést fogad, soha nem ír klinikai rekordot, és csak akkor olvas klinikai rekordokat, ha a rendelő bekapcsolja a „A recepción láthatják a betegek látogatási előzményeit” beállítást. A szerepkörök jogosultságonként hangolhatók.
Foglalhatnak a páciensek online időpontot?
Igen. A rendelő közzétehet saját oldalt, ahol a látogatók szolgáltatást, klinikust vagy bárki elérhető lehetőséget, és a valódi naptárból szabad időpontot választanak. A rendelő dönti el, hogy a foglalásokat azonnal megerősítik-e, vagy kérésként várnak a recepción.
Emlékezteti az OPALEVI a pácienseket az időpontjaikra?
Igen. A páciensnek az előző napon e-mail-emlékeztető küldhető: jelölje be az „E-mail-emlékeztető küldése a páciensnek az előző napon” lehetőséget olyan személy foglalásakor, akinek az aktájában van e-mail-cím. A jelölőnégyzet előre bejelölve vagy anélkül indul, ahogy a páciens aktája mondja.
Működik táblagépen vagy telefonon?
Igen, bármely számítógép, táblagép vagy telefon böngészőjében, telepítés nélkül. A kis képernyők a felső menü helyett egy alsó sávot kapnak.
Hogyan árazza az OPALEVI, és kipróbálhatjuk?
Az OPALEVI-t használó munkatársanként; a páciensek, az időpontok és az osztályok nem változtatják az árat. Az ingyenes próbaidőszakhoz nem kell kártya, és az a rendelő, amely nem fizet elő, semmit sem fizet: a rekordjai csak olvashatóvá válnak, semmit sem törölnek. Az összegek az árak oldalon vannak.
