Hogyan válasszon szoftvert kisklinikának vagy fogorvosi rendelőnek: 12 kérdés fizetés előtt

Minden klinikai programnak hosszú funkciólistája van, és papíron legtöbbjük hasonlít egymásra. Az különbözteti meg őket, milyen érzés használni hétfőn reggel 8:30-kor, amikor a recepciós pultnál három ember áll, csörög a telefon, és az első beteg már a székben ül.

Ezért mielőtt bármilyen szoftvert megnézne, írja le a napját. Húsz percet vesz igénybe, és megóvja a rossz választástól:

• Ki mit csinál? Recepció, orvosok, ápolók vagy asszisztensek, aki a pénzt kezeli, és a tulajdonos.
• Hogyan érik el Önt a betegek? Telefonon, betérve, üzenetben vagy online.
• Hogyan kapja meg a pénzét? Készpénzben a pultnál, kártyával, banki átutalással, részletben vagy a kezelés befejezése után.
• Mit ad át a könyvelőjének a hónap végén, és milyen formában?
• Mi romlik el ma? Elveszett időpontok, ki nem fizetett egyenlegek, jegyzetek, amelyeket senki sem tud elolvasni, egy pénztárfiók, amely nem stimmel.

A megfelelő program megszünteti azokat a dolgokat, amelyek ma elromlanak a klinikáján. Egy funkció, amelyet soha nem fog használni, semmire sem ok.

Tegye fel ezeket a kérdéseket minden programnak, amelyet fontolóra vesz. Működnek háziorvosi rendelőre, szakrendelőre, fogorvosi rendelőre és egy kis kórházi osztályra is. A jó szállító egyszerűen válaszol rájuk, írásban, „attól függ” nélkül.

1. Az orvosai tényleg ebben fogják vezetni a betegaktát?

A klinikai szoftver a betegaktán áll vagy bukik. Ha az orvosok lassúnak találják, visszatérnek a papírhoz, és minden jelentés, amelyet remélt, üres marad. Kérjen betegenként egy aktát, amelyben minden vizit, dokumentum és fizetés benne van; figyelmeztetést, mielőtt ugyanazt a személyt kétszer rögzítik; gyors keresést név, kód vagy telefonszám szerint; és olyan nyilvántartást, amely illeszkedik az egyes osztályokhoz, például fogászatban fogtérképet, anélkül, hogy mindenkit olyan mezőkön kellene végigvinni, amelyeknek számára nincs értelmük.

2. A naptár illik ahhoz, ahogyan Ön foglal, és emlékezteti a betegeket?

Ellenőrizze a nap-, hét- és hónapnézetet orvosonként, a naptárban érvényesülő rendelési időt, a gyors módot a bejelentkezés nélkül érkezők fogadására, és ha szeretné, az online foglalást a saját oldaláról. Aztán kérdezze meg, hogyan emlékeztetik a betegeket: e-mailben, SMS-ben vagy WhatsAppon, csak a beteg hozzájárulásával, és üzenetenként mennyiért. Az elmulasztott időpontok elveszett bevételt jelentenek; az emlékeztetők a legolcsóbb módok közé tartoznak, hogy visszaszerezze.

3. A számlák megfelelnek a szabályainak?

A számla jogi dokumentum, nem kinyomtatott lap. Tartalmaznia kell a vállalkozása nevét, címét és adószámát (azt az adó- vagy cégnyilvántartási számot, amelyet az Ön országa használ), megszakítás nélküli sorszámozást kell kapnia, és kiállítás után nem lehet törölni, csak sztornózni. Kérdezze meg, kiállíthat-e díjbekérőt vagy árajánlatot a kezelés előtt, beállíthatja-e a saját áfakulcsait (vagy egyiket sem, ahol a szolgáltatásai mentesek), és elküldhet-e számlákat PDF-ként e-mailben.

4. Tudni fogja a nap végén, hol van a pénz?

A kisklinikák ritkán csalás miatt veszítenek pénzt; olyan egyenlegek miatt veszítik el, amelyeket senki sem követ. Kérjen napi pénztárat, amelyet kezdőösszeggel nyit, és a megszámolt készpénzzel zár, olyan napi zárójelentésekkel, amelyeket a könyvelője felismer, valamint a ki nem fizetett egyenlegek listáját, a legrégebbivel kezdve, amelyen valaki minden pénteken végigmehet. A kártyás és átutalásos fizetéseket a módjukkal együtt kell rögzíteni, a visszatérítéseknek pedig törlés nélkül kell lehetségesnek lenniük.

5. Mindenki csak azt látja, amire a munkájához szüksége van?

A recepciónak a naptárra és a pénzre van szüksége, nem a klinikai jegyzetekre. A pénzügynek számlákra, nem diagnózisokra. Kérjen felismerhető szerepköröket (adminisztrátor, orvos, ápoló vagy asszisztens, recepció, pénzügy), amelyeket módosíthat, és személyes fiókot mindenkinek. A megosztott belépések lehetetlenné teszik annak megállapítását, ki mit változtatott, és a kisrendelők egyik leggyakoribb gyenge pontjai.

6. Hogyan védi a betegadatokat, és be tudja ezt bizonyítani a szállító?

Az egészségügyi információ a legtöbb ország adatvédelmi jogában érzékeny személyes adat, például az Európai Unió általános adatvédelmi rendeletében (külső hivatkozás). Klinikaként Ön marad érte felelős, akkor is, ha a szoftver tárolja Ön helyett. Ezért kérdezze meg:

• Van-e adatfeldolgozási megállapodás, közzétéve vagy aláírva, amely megmondja, hol tárolják az adatokat, és mely szolgáltatók dolgozzák fel őket?
• Külön tartják-e az egyes klinikák nyilvántartását minden más klinikáétól?
• A jelszavakat csak hash formájában tárolják-e, és minden kapcsolat HTTPS-t használ-e?
• Bekapcsolhatja-e mindenki a kétlépcsős azonosítást, és zárolható-e a képernyő, ha valaki felkel a gép elől?
• Van-e tevékenységnapló, amelyet senki sem szerkeszthet?
• Milyen gyakran készül biztonsági mentés, és mennyi ideig őrzik meg?

7. A csapata nyelvén van?

Egy program, amelyet a munkatársai félig értenek, félig kitöltött aktákat eredményez. Kérdezze meg, hogy a teljes felület, nem csak a menük, az Ön nyelvén van-e, hogy a betegeknek szóló dokumentumok és a számlák ezen a nyelven nyomtathatók-e, és hogy egy vegyes csapat dolgozhat-e különböző nyelveken: például a recepción egy nyelven, egy vendégszakorvosnak angolul, vagy mindenki egyetlen nyelven, ha Ön így szeretné.

8. Működik azon, ami már megvan?

A böngészőben futó program a már meglévő számítógépeken, táblagépeken és telefonokon működik, magától frissül, és nincs szükség egy szekrényben álló szerverre. Kérdezze meg, kell-e bármit telepíteni, használható-e telefonon, és mi történik, ha megszakad az internetkapcsolat; a telefon mobil hotspotja olcsó és ésszerű B terv minden klinikának.

9. Elviheti az adatait, ha távozik?

A legjobb idő megkérdezni, hogyan távozhat, mielőtt megérkezik. Kérdezze meg, hogyan viheti be a meglévő betegeit (például táblázatból importálva), mit exportálhat Ön bármikor, mit exportál Önnek a szállító kérésre, és mi történik az adataival, ha megszünteti a fiókot. A válaszoknak a feltételekben kell szerepelniük, nem egy értékesítő ígéretében.

10. Megjósolható az ára?

A klinikai szoftver ára felhasználónként, betegenként, modulonként vagy telephelyenként alakul, és a különbségek összeadódnak. Kérdezze meg, pontosan mit számolnak, kerül-e többe a betegek, osztályok és telephelyek száma, mennyibe kerülnek az emlékeztető üzenetek, van-e éves kedvezmény, és hogyan változik az ár, ha még egy embert felvesz. Számolja ki az árat mára és két év múlvára.

11. Ki válaszol, ha valami elromlik?

Kérdezze meg, hogyan éri el az ügyfélszolgálatot (e-mail, telefon, WhatsApp, űrlap), milyen nyelven, és milyen gyorsan. Aztán a próba alatt tesztelje egy valódi kérdéssel. A programon belüli súgó, amelyet klinikai dolgozóknak írtak, nem programozóknak, a mindennapi kérdések többségére válaszol, mielőtt bárkinek telefonálnia kellene.

12. A próba lehetővé teszi, hogy bebizonyítsa?

A bemutató a szállító legjobb napját mutatja. A próba az Önét. Kérjen ingyenes próbát bankkártya nélkül, minden funkcióval, amelyért fizetne, elég hosszút ahhoz, hogy két valódi hetet lefuttathasson, és egyértelmű választ arra, mi történik, amikor lejár.

• Az árat nem tudhatja meg értékesítői hívás nélkül. Ha az ár attól függ, ki kérdezi, a megújításkor változni fog.
• A bemutató tökéletes mintaadatokat használ, és a sajátjaival nem próbálhatja ki.
• Az adatai kinyerése pluszköltség, vagy senki sem hajlandó írásban megadni, hogyan működik.
• Megosztott belépést javasolnak, hogy licenceken spóroljon.
• Senki sem tudja megmondani, hol tárolják az adatait, vagy mely cégek dolgozzák fel őket.
• A számlákkal vagy a joggal kapcsolatos minden kérdésre azt válaszolják, hogy „minden ügyfelünk használja”.

A legtöbb próba azért bukik el, mert senki sem tervezi meg: megnyitják a fiókot, valaki egy délutánig kattintgat, és két hét múlva érzés alapján döntenek. Használja inkább ezt a tervet:

1. 1

   1. nap: az alapok beállítása

   Adja meg a vállalkozása adatait, a rendelési időt, a szolgáltatásokat és az árakat. Hívjon meg két-három kollégát a valódi szerepkörükkel.

2. 2

   2. nap: valódi betegek bevitele

   Importáljon egy beteglistát tartalmazó táblázatot, vagy vegye fel kézzel a hét betegeit.

3. 3

   3.–7. nap: a valódi hét lefuttatása

   Foglaljon minden időpontot az új rendszerben a jelenlegi mellett. Rögzítse a vizitéket, fogadja a fizetéseket, és minden nap nyissa és zárja a pénztárat.

4. 4

   8. nap: számlázás és egyeztetés

   Állítsa ki a hét számláit, és hasonlítsa össze az összesítéseket azzal, amit biztosan bevett. Fillérre egyezniük kell.

5. 5

   9. és 10. nap: a nehéz kérdések

   Jelentkezzen be recepcióként: látja-e azokat a klinikai jegyzeteket, amelyeket nem kellene? Exportálja a betegeit egy táblázatba. Küldjön az ügyfélszolgálatnak egy valódi kérdést, és mérje a válaszidőt.

6. 6

   11. és 12. nap: mutassa meg a könyvelőjének

   Nyomtassa ki a jelentéseket és egy számlát, és kérdezze meg, megvan-e bennük, amire a könyvelőnek szüksége van.

7. 7

   13. és 14. nap: döntsenek együtt

   Pontozza a programot az alábbi lappal, és kérdezze meg azokat, akik mindennap használták. Az ő válaszuk többet számít, mint az Öné.

Minden területre adjon 0, 1 vagy 2 pontot, és súlyozza azokat a területeket, amelyek a klinikájának a legfontosabbak. Az a program, amely 0 pontot kap a számláknál, a szerepköröknél vagy az adatvédelemnél, semmi másban sem győzhet.

Mi építjük az OPALEVI-t, ezért itt vannak a saját válaszaink, azokat is beleértve, amelyek „nem”-ek. Ítélje meg őket ugyanazzal a lappal, amelyet mindenki másnál használ.

Fogtechnikai laboratóriumot vezet, nem klinikát? Olvassa el a fogtechnikai laborszoftver: minden munka a megrendeléstől a kifizetett számláig című írást, vagy nézze meg az OPALEVI-t fogászati klinikáknak, magánrendelőknek és klinikáknak.