Fogtechnikai laborszoftver: minden munka a fogorvos megrendelésétől a kifizetett számláig

A legtöbb labor ugyanígy indul. A fogorvos felhív vagy üzenetet küld, valaki felírja a munkát egy cetlire vagy egy jegyzetfüzetbe, a lenyomat egy polcra kerül, a többit pedig a tulajdonos a fejében tartja. Két technikussal és néhány rendelővel ez működik. Aztán csendben elromlik, majd egyszerre mindent elönt.

A jelek ismerősek:

• Egy határidő, amelyet senki sem látott. A megrendelés hétfőn telefonon érkezett, a cetli egy másik tálca alá került, és csütörtökön a rendelő felhív, hogy hol van a korona.
• Elkészült, de ki nem számlázott munka. Egy újragyártás, egy plusz egység, egy szívességből elvégzett javítás: ha a számlák később, emlékezetből készülnek, némelyik soha nem készül el.
• Egyenlegek, amelyeket senki sem tud megmondani. A „Mennyivel tartozik nekünk ez a rendelő?” kérdés megválaszolása egy estét vesz igénybe bankszámlakivonatokkal és egy táblázattal, és a válasz még így is csak találgatás.
• Kérdések, amelyekre csak egy ember tud válaszolni. Melyik fázisnál tart a híd? Ki dolgozik a kerámiával? Amikor a tulajdonos távol van, a labor lelassul.

Mindez nem emberi probléma. Információs probléma: az egyes munkák adatai szétszóródnak egy telefon, egy cetli, egy polc és egy táblázat között, és semmi sem köti össze őket. A fogtechnikai laborszoftver azért van, hogy ezeket az adatokat egyetlen rekordba gyűjtse, és ott is tartsa, attól a pillanattól, hogy a megrendelés megérkezik, addig, amíg a pénz be nem érkezik.

A szoftver önmagában nem teszi gyorsabbá a labort. Azt éri el, hogy minden munka látható lesz, a látható munka pedig időben elkészül, és ki is fizetik.

Mielőtt programokat hasonlít össze, egyezzenek meg abban, mit kell tartalmaznia egyetlen munkaaktának. Bármit használ, még a papírt is, minden megrendelésnek telefonhívás nélkül meg kell tudnia válaszolni ezeket a kérdéseket:

Ennek az aktának a vezetésére jogszabályi ok is van. Az Európai Unióban a fogorvos rendelvénye alapján készített korona vagy fogsor egyedi gyártású orvostechnikai eszköz az orvostechnikai eszközökről szóló (EU) 2017/745 rendelet (külső hivatkozás) értelmében. Az XIII. melléklete előírja a gyártónak, hogy minden eszközről nyilatkozatot őrizzen meg a forgalomba hozatal után legalább tíz évig, beültethető eszközöknél pedig tizenöt évig. Az Európai Unión kívül a nemzeti orvostechnikai szabályok érvényesek, és a kötelezettségei attól függnek, hová szállít. A szokás mindenhol hasznos: minden elvégzett munkáról meg kell tudnia mondani, ki rendelte, melyik beteghez, mikor érkezett, ki dolgozott rajta, és mikor hagyta el a labort.

Itt egy megrendelés útja az OPALEVI fogtechnikai laboroknak szóló változatában, a fogorvos hívásától a kifizetett számláig. A félkövér szavak azok a nevek, amelyeket a képernyőn lát.

1. 1

   A rendelő ügyféllé válik

   Minden fogorvos vagy rendelő, amely munkát küld Önnek, külön aktával rendelkező ügyfél: kapcsolattartó, cím, telefonszám, adószám és e-mail-cím. Az adószám minden, az adott rendelőnek kiállított számlán szerepel, az akta pedig összegyűjti a rendelő megrendeléseit, a kiszámlázott és a kifizetett összegeket, valamint a még fennálló tartozást.

2. 2

   A megrendelés felvétele

   Válassza az Új megrendelés gombot, jelölje ki az ügyfelet, és írja be a beteget, a beérkezés dátumát és a határidőt. A megrendelés saját kódot kap (P-00001, P-00002 és így tovább). Az árlistából adja hozzá a munkát a Válasszon árazott munkát… lehetőséggel, vagy írjon be egy olyan sort, mint a „Cirkónium korona 21”, mennyiséggel és árral.

3. 3

   A munkafázisok megtervezése

   A Munkafázisok résznél válassza ki azokat az állomásokat, amelyeken a munka végighalad, a haladás sorrendjében: például előbb CAD/CAM, majd kerámiamunka. Az új labor hat állomással indul (koronák és hidak, fogászati implantátumok, fogsorok, CAD/CAM, kerámiamunka és recepció), és ezeket átnevezheti, bővítheti vagy archiválhatja a Beállítások → Munkaegységek menüpontban.

4. 4

   A munka elvégzése

   A technikusok a saját fázisaiknál megnyomják a Kezdés és a Befejezés gombot, magán a megrendelésen vagy a Labor munkafolyamat táblán. A megrendelés állapota magától követi őket: függőben, folyamatban, és elkészült, amint minden fázis kész.

5. 5

   Leadás

   Nyomtassa ki a Megrendelőlapot, hogy a munkával együtt utazzon, sorokkal arra, ki adta le és ki vette át, majd válassza a Megjelölés leadottként gombot. A leadás dátuma ráíródik a megrendelésre.

6. 6

   Számlázás

   Nyomja meg a Megrendelés kiszámlázása gombot. A megrendelés sorai átmásolódnak a számlára, a megrendelés sorai zárolódnak, hogy a kettő ne csússzon szét, és a megrendelés hivatkozik a számlájára.

7. 7

   A kifizetés

   Rögzítse a fizetést készpénzként, kártyával vagy banki átutalásként. Amíg teljesen ki nincs fizetve, az összeg a Fennálló tartozások között vár, a legrégebbivel kezdve, mellette a Beszedés gombbal.

Két egyszerű megjegyzés a részletekről. Az OPALEVI-ben a megrendelésen nincs fogtérkép vagy árnyalatválasztó: a technikusok a fogszámokat és az árnyalatot a munkasorba vagy a megjegyzésekbe írják. És nem tárol szkenneléseket vagy fényképeket a megrendelésen, ezért az STL-fájlok a szkenner szoftverében vagy abban az e-mailben maradnak, amellyel megérkeztek, és a megrendelés kódjával hivatkozik rájuk.

Egy elmulasztott határidő többe kerül, mint az újragyártás. A fogorvosnak át kell tennie egy beteget, és elkezd azon gondolkodni, hogy a következő munkát nem kellene-e máshová küldeni. A jó laborszoftver nem csak tárolja a határidőt, hanem azok elé teszi, akik még tehetnek valamit.

Az OPALEVI-ben ugyanaz a határidő négy helyen jelenik meg:

• Megrendelések, az összes megrendelés listája, ahol állapot szerint szűrhet, és megrendelés-kód, ügyfél vagy beteg alapján kereshet.
• Labor munkafolyamat, egy tábla minden nyitott megrendelés fázisaival három oszlopban (függőben, folyamatban, elkészült), valamint gyorsszűrőkkel: Feladataim, Ma esedékes és Lejárt. A kártyák oszlopok között húzhatók, és átadhatók ugyanazon állomás másik technikusának.
• Leadási naptár, egy hónap azzal, aminek naponta el kell hagynia a labort, állapot szerint színezve.
• Ma, az első képernyő, amelyet a technikus lát: a saját feladatai, a ma esedékes munkák, a lejártak és a rá váró következő fázis.

Telefonon a képernyő alján lévő sáv közvetlenül a Megrendelésekhez, a Naptárhoz és a Labor munkafolyamat táblához visz, így a technikus a munkapadnál is megnézheti a napi munkát anélkül, hogy számítógéphez kellene mennie.

A laborok kétféle ritmusban számláznak: munkánként, amint egy megrendelést leadnak, vagy havonta egyszer rendelőnként. Bármelyiket használja, egy szabály érvényes: a számlának a megrendelésből kell származnia, nem emlékezetből.

Az OPALEVI-ben egy munka kiszámlázása egyetlen lépés. A Megrendelés kiszámlázása az árazott sorokat vagy egy rendes számlára másolja, amely megszakítás nélküli sorszámozást kap (F-00001, F-00002…), és sztornózható, de soha nem törölhető, vagy egy díjbekérőre, ha a rendelő a végső számla előtt egy összeget szeretne látni. A díjbekérő később rendes számlává alakítható. A havonta számlázó laboroknál ugyanezek az adatok egy helyen vannak: az ügyfél aktája minden megrendelést értékével együtt felsorol, és az Új számla ehhez az ügyfélhez innen indítja a hónap számláját.

Az első számlázáskor az OPALEVI egyszer megkérdezi a vállalkozása adatait (név, cím, város és adószám), hogy minden számlán rajta legyenek. A számlák kinyomtathatók vagy PDF-ként letölthetők, e-mailben elküldhetők, és megjelenítik a bankszámla adatait az átutalással fizető rendelők számára.

Ki tartozik nekünk?

Ezt kérdezi minden tulajdonos, és másodpercekbe kellene telnie a válasznak. A Fennálló tartozások felsorolja, mivel tartoznak még a megrendelő rendelők a laborral szemben, a legrégebbi számlával kezdve, és jelzi, mi késik. Az egyes ügyfelek aktája ugyanezt mutatja egy rendelőre: a megrendelései értékét, mennyit számláztak ki, mennyit fizettek ki, és a fennmaradó tartozást.

Ha a laborja a pultnál is fogad készpénzt, a Pénztár a napot kezdőösszeggel nyitja, és a megszámolt készpénzzel zárja, így a hiány vagy a többlet azonnal látszik. Azok a rendelők, amelyek előbb árat kérnek, kaphatnak egy ajánlatot, amelyet az elfogadás után egy lépésben ki lehet számlázni; az ajánlatokat a Beállítások → Alkalmazásmenük menüpontban lehet bekapcsolni.

A laborban különböző emberek különböző dolgokra szorulnak, és a pénz nem mindenkinek tartozik rá. Az OPALEVI-ben mindenkinek van egy szerepköre:

• Fogtechnikus: felveszi a megrendeléseket, dolgozik rajtuk, és visszaadja őket; látja az ajánlatokat, de a labor pénzügyeit nem. A technikus nem vehet fel ügyfeleket és nem állíthat ki számlákat.
• Recepció: bejegyzi a munkákat, válaszol a rendelőknek, számlát állít ki és a pultnál átveszi a fizetést.
• Pénzügy / Számvitel: kezeli a számlákat, a fizetéseket és a pénztárat, és olvassa a pénzügyi jelentéseket.
• Adminisztrátor: vezeti az üzletet: ügyfelek, megrendelések, pénz, munkatársak és beállítások.

Minden szerepkör engedélyenként módosítható, ha a laborja másképp dolgozik. Mindenki a saját fiókjával jelentkezik be, így senki sem oszt meg jelszót, és mindenki a saját nyelvén dolgozhat.

Akár az OPALEVI-t választja, akár másik programot, tegye fel ezeket a kérdéseket minden szóba jövő lehetőségnek, és a saját megrendeléseivel válaszolja meg őket, ne egy bemutatóval.

A teljes árat, a csapatához szóló kalkulátorral, az árazási oldalon találja. Egy szélesebb ellenőrzőlistáért, amely a klinikákat is lefedi, olvassa el a hogyan válasszon klinikai szoftvert című írást.

Egy labor beállítása az OPALEVI-ben egy délutánt vesz igénybe, nem egy projektet. Miután fogtechnikai laborként regisztrált, a Ma képernyőn egy rövid ellenőrzőlista végigvezeti az első lépéseken, és ahogy halad, kipipálja őket:

1. 1

   Vegye fel a megrendelő fogorvosokat

   Minden rendelőt vagy fogorvost vegyen fel ügyfélként. Kezdetnek elég egy név; az elérhetőségek később is jöhetnek.

2. 2

   Állítsa be az árlistát

   Az OPALEVI egy rövid mintalistával indít (kerámia korona, teljes fogsor, fogsorjavítás). Az első megrendelés kiszámlázása előtt cserélje le a saját munkáira és áraira a Beállítások → Szolgáltatások menüpontban.

3. 3

   Vegye fel az első megrendelést

   Vigyen be egy valódi munkát. A fázisai a Labor munkafolyamat táblán megjelennek, amint hozzáadja őket.

4. 4

   Hívja meg a csapatát

   Adja hozzá a technikusait és a recepciót, mindenkit a saját szerepkörével, hogy a tábla valódi nevekkel teljen meg.