Kako odabrati softver za malu kliniku ili stomatološku ordinaciju: 12 pitanja prije plaćanja

Svaki program za klinike ima dugačak popis funkcija i većina na papiru izgleda slično. Razlikuje ih to kako se osjećaju u ponedjeljak u 8:30, kada su na recepciji tri osobe, telefon zvoni, a prvi pacijent već sjedi u stolici.

Zato prije nego što pogledate bilo koji softver, zapišite svoj dan. Treba dvadeset minuta, a spasit će vas od pogrešnog izbora:

• Tko što radi? Recepcija, liječnici, medicinske sestre ili asistenti, tko prima novac i vlasnik.
• Kako vas pacijenti kontaktiraju? Telefonom, dolaskom bez najave, porukom ili internetom.
• Kako ste plaćeni? Gotovinom na šalteru, karticom, bankovnim prijenosom, u obrocima ili nakon završetka liječenja.
• Što predajete računovođi na kraju mjeseca i u kojem obliku?
• Što danas ne funkcionira? Izgubljeni termini, neplaćena stanja, bilješke koje nitko ne može pročitati, blagajna koja se ne slaže.

Pravi program uklanja ono što u vašoj klinici danas ne funkcionira. Funkcija koju nikad nećete koristiti nije razlog za odabir ičega.

Ova pitanja postavite svakom programu koji razmatrate. Vrijede za opću praksu, specijalističku kliniku, stomatološku ordinaciju ili mali bolnički odjel. Dobar dobavljač odgovara na njih jasno, u pisanom obliku, bez „to ovisi“.

1. Hoće li vaši liječnici u njemu doista voditi zapise?

Softver za kliniku stoji ili pada na kartonu pacijenta. Ako liječnici smatraju da je spor, vraćaju se papiru i svako izvješće kojem ste se nadali ostaje prazno. Tražite jedan dosje po pacijentu sa svakim posjetom, dokumentom i uplatom; upozorenje prije nego što se ista osoba upiše dvaput; brzu pretragu po imenu, šifri ili telefonu; te zapise prilagođene svakom odjelu, poput sheme zuba u stomatologiji, bez prisiljavanja svih na polja koja im nemaju smisla.

2. Odgovara li kalendar načinu na koji zakazujete i podsjeća li pacijente?

Provjerite prikaze dana, tjedna i mjeseca po liječniku, radno vrijeme koje kalendar poštuje, brz način prijema pacijenata bez najave i online zakazivanje s vaše stranice ako ga želite. Zatim pitajte kako se pacijenti podsjećaju: e-poštom, SMS-om ili WhatsApp, samo uz pristanak pacijenta i uz koju cijenu po poruci. Propušteni termini izgubljen su prihod; podsjetnici su među najjeftinijim načinima da ga vratite.

3. Odgovaraju li računi vašim pravilima?

Račun je pravni dokument, a ne ispis. Treba sadržavati naziv, adresu i poslovni broj vaše tvrtke (porezni ili matični broj koji koristi vaša zemlja), biti numeriran neprekinutim nizom i nakon izdavanja ga se ne smije moći izbrisati, nego samo stornirati. Pitajte možete li prije liječenja izdati predračun ili procjenu, odrediti vlastite stope PDV-a (ili nikakve, tamo gdje su vaše usluge oslobođene) i slati račune kao PDF e-poštom.

4. Znate li na kraju dana gdje je novac?

Male klinike rijetko gube novac zbog prijevare; gube ga zbog stanja koje nitko ne prati. Tražite dnevnu blagajnu koju otvarate s početnim iznosom i zatvarate s prebrojanom gotovinom, uz dnevna izvješća koja vaš računovođa prepoznaje, te popis neplaćenih stanja, od najstarijeg, kroz koji netko može proći svakog petka. Plaćanja karticom i prijenosom trebaju se bilježiti s načinom plaćanja, a povrati moraju biti mogući bez brisanja ičega.

5. Može li svatko vidjeti samo ono što mu treba za posao?

Recepciji trebaju kalendar i novac, a ne klinički zapisi. Financijama trebaju računi, a ne dijagnoze. Tražite uloge koje prepoznajete (administrator, liječnik, medicinska sestra ili asistent, recepcija, financije) i koje možete prilagoditi, te osobni račun za svakoga. Zajedničke prijave onemogućuju da se zna tko je što promijenio i jedna su od najčešćih slabih točaka male ordinacije.

6. Kako štiti podatke pacijenata i može li dobavljač to dokazati?

Zdravstveni podaci osjetljivi su osobni podaci prema propisima o zaštiti podataka u većini zemalja, kao što je Opća uredba EU-a o zaštiti podataka (vanjska poveznica). Kao klinika ostajete odgovorni za njih, čak i kad ih umjesto vas čuva softver. Zato pitajte:

• Postoji li ugovor o obradi podataka, objavljen ili potpisan, koji navodi gdje se podaci pohranjuju i koji ih pružatelji obrađuju?
• Čuvaju li se zapisi svake klinike odvojeno od zapisa svih ostalih klinika?
• Pohranjuju li se zaporke samo kao hash i koristi li svaka veza HTTPS?
• Može li svaka osoba uključiti dvostupanjsku provjeru i može li se zaslon zaključati kad netko ode od računala?
• Postoji li zapisnik aktivnosti koji nitko ne može uređivati?
• Koliko se često izrađuju sigurnosne kopije i koliko dugo se čuvaju?

7. Je li na jeziku kojim govori vaš tim?

Program koji osoblje samo napola razumije proizvodi napola ispunjene zapise. Pitajte je li cijelo sučelje, a ne samo izbornici, na vašem jeziku, ispisuju li se na njemu dokumenti za pacijente i računi te može li mješoviti tim raditi na različitim jezicima, na primjer jedan jezik na recepciji i engleski za specijalista gosta, ili svi na jednom jeziku kad to više volite.

8. Radi li na onome što već imate?

Program koji radi u pregledniku radi na računalima, tabletima i telefonima koje već imate, sam se ažurira i ne treba poslužitelj u ormaru. Pitajte treba li išta instalirati, može li se koristiti na telefonu i što se događa kad pukne internetska veza; mobilna pristupna točka telefona jeftin je i razuman plan B za svaku kliniku.

9. Možete li otići sa svojim podacima?

Najbolje je vrijeme za pitanje kako se odlazi prije dolaska. Pitajte kako unosite postojeće pacijente (na primjer uvozom iz tablice), što sami možete izvesti u bilo kojem trenutku, što dobavljač izvozi za vas na zahtjev i što se događa s vašim podacima ako zatvorite račun. Odgovori moraju stajati u uvjetima, a ne u obećanju prodavača.

10. Možete li predvidjeti cijenu?

Softver za klinike naplaćuje se po korisniku, po pacijentu, po modulu ili po lokaciji, a razlike se zbrajaju. Pitajte što se točno broji, koštaju li pacijenti, odjeli i lokacije dodatno, koliko stoje poruke podsjetnika, postoji li godišnji popust i kako se cijena mijenja kad zaposlite još jednu osobu. Izračunajte svoju cijenu za danas i za dvije godine.

11. Tko odgovara kad nešto pođe po zlu?

Pitajte kako dopirete do podrške (e-pošta, telefon, WhatsApp, obrazac), na kojem jeziku i koliko brzo. Zatim to isprobajte tijekom probnog razdoblja stvarnim pitanjem. Vodič unutar programa, pisan za osoblje klinike, a ne za programere, odgovara na većinu svakodnevnih pitanja prije nego što itko mora nazvati.

12. Omogućuje li vam probno razdoblje da to dokažete?

Demonstracija pokazuje najbolji dan dobavljača. Probno razdoblje pokazuje vaš. Tražite besplatno probno razdoblje bez kartice, sa svim funkcijama koje biste plaćali, dovoljno dugo da provedete dva stvarna tjedna, te jasan odgovor na pitanje što se događa kad završi.

• Cijenu ne možete saznati bez poziva prodaji. Ako cijena ovisi o tome tko pita, promijenit će se pri obnovi.
• Demonstracija koristi savršene probne podatke, a ne smijete je isprobati sa svojima.
• Izvoz vaših podataka košta dodatno ili nitko ne želi pisano potvrditi kako funkcionira.
• Predlažu se zajedničke prijave radi uštede na licencama.
• Nitko ne zna reći gdje se čuvaju vaši podaci ni koje ih tvrtke obrađuju.
• Na svako pitanje o računima ili zakonu odgovara se: „koriste ga svi naši klijenti“.

Većina probnih razdoblja propada jer ih nitko ne planira: otvori se račun, netko poslijepodne klikće naokolo, a dva tjedna poslije odluka se donosi po osjećaju. Umjesto toga koristite ovaj plan:

1. 1

   Dan 1: postavite osnove

   Unesite podatke o poslovanju, radno vrijeme, usluge i cijene. Pozovite dvoje ili troje kolega s njihovim stvarnim ulogama.

2. 2

   Dan 2: unesite stvarne pacijente

   Uvezite tablicu pacijenata ili ručno dodajte pacijente ovog tjedna.

3. 3

   Dani 3 do 7: provedite stvaran tjedan

   Zakažite svaki termin u novom sustavu uz postojeći. Evidentirajte posjete, primajte uplate, svaki dan otvarajte i zatvarajte blagajnu.

4. 4

   Dan 8: izdajte račune i uskladite

   Izdajte račune tjedna i usporedite ukupne iznose s onim što znate da ste primili. Moraju se slagati do centa.

5. 5

   Dani 9 i 10: postavite teška pitanja

   Prijavite se kao recepcija: možete li vidjeti kliničke bilješke koje ne biste smjeli? Izvezite pacijente u tablicu. Pošaljite podršci stvarno pitanje i izmjerite vrijeme odgovora.

6. 6

   Dani 11 i 12: pokažite računovođi

   Ispišite izvješća i jedan račun te pitajte ima li sve što računovođi treba.

7. 7

   Dani 13 i 14: odlučite zajedno

   Ocijenite program listom u nastavku i pitajte ljude koji su ga koristili svaki dan. Njihov odgovor vrijedi više od vašeg.

Svakom području dodijelite 0, 1 ili 2 boda i vagajte područja koja su vašoj klinici najvažnija. Program koji dobije 0 za račune, uloge ili zaštitu podataka ne bi smio pobijediti ni u čemu drugom.

Mi gradimo OPALEVI, pa evo naših odgovora, uključujući i one koji glase „ne“. Ocijenite ih istom listom kojom ocjenjujete sve ostale.

Vodite zubotehnički laboratorij, a ne kliniku? Pročitajte softver za zubotehnički laboratorij: svaki slučaj od naloga do plaćenog računa ili pogledajte OPALEVI za stomatološke klinike, privatne ordinacije i klinike.