Softver za zubotehnički laboratorij: svaki slučaj od narudžbe stomatologa do plaćenog računa

Većina laboratorija počinje na isti način. Stomatolog nazove ili pošalje poruku, netko zapiše posao na papirić ili u bilježnicu, otisak ode na policu, a ostalo vlasnik nosi u glavi. S dvojicom tehničara i šačicom klinika to funkcionira. Prestaje funkcionirati neprimjetno, a onda odjednom.

Znakovi su poznati:

• Rok koji nitko nije vidio. Nalog je u ponedjeljak stigao telefonom, papirić je završio ispod druge posude, a u četvrtak klinika zove i pita gdje je krunica.
• Rad koji je dovršen, ali nikad naplaćen. Preinaka, dodatna jedinica, popravak učinjen iz susretljivosti: kad se računi pišu naknadno iz sjećanja, neki se nikad ne napišu.
• Stanja koja nitko ne zna reći. „Koliko nam ova klinika duguje?“ traži cijelu večer uz bankovne izvatke i tablicu, a odgovor je i dalje procjena.
• Pitanja na koja može odgovoriti samo jedna osoba. U kojoj je etapi most? Tko radi keramiku? Kad vlasnika nema, laboratorij usporava.

Ništa od toga nije problem ljudi. To je problem informacija: podaci o svakom slučaju raspršeni su po telefonu, papiriću, polici i tablici, a ništa ih ne povezuje. Softver za zubotehnički laboratorij postoji da te podatke okupi u jedan zapis i drži ih tamo, od trenutka kad nalog stigne do trenutka kad novac legne na račun.

Softver sam po sebi ne ubrzava laboratorij. On čini svaki slučaj vidljivim, a vidljiv posao je posao koji se dovrši na vrijeme i bude plaćen.

Prije nego što usporedite programe, dogovorite što jedan zapis o slučaju mora sadržavati. Što god koristili, i papir, svaki bi nalog trebao odgovoriti na ova pitanja bez telefonskog poziva:

Postoji i regulatorni razlog za vođenje ovog zapisa. U Europskoj uniji krunica ili proteza izrađena prema stomatologovu nalogu spada u medicinski proizvod izrađen po mjeri prema Uredbi (EU) 2017/745 o medicinskim proizvodima (vanjska poveznica). Njezin Prilog XIII traži od proizvođača da za svaki proizvod čuva izjavu najmanje deset godina nakon stavljanja na tržište, a petnaest za proizvode za ugradnju. Izvan EU-a primjenjuju se nacionalna pravila o medicinskim proizvodima, a vaše obveze ovise o tome kamo isporučujete. Navika je dobra svugdje: za svaki rad trebali biste moći reći tko ga je naručio, za kojeg pacijenta, kada je stigao, tko je na njemu radio i kada je izašao iz laboratorija.

Evo puta jednog naloga kroz OPALEVI za zubotehničke laboratorije, od poziva stomatologa do plaćenog računa. Podebljane riječi nazivi su koje vidite na zaslonu.

1. 1

   Klinika postaje klijent

   Svaki stomatolog ili ordinacija koja vam šalje posao klijent je s vlastitim dosjeom: kontakt osoba, adresa, telefon, poslovni broj i e-pošta. Poslovni broj ispisuje se na svakom računu izdanom toj klinici, a dosje okuplja narudžbe klinike, što je fakturirano, što je plaćeno i što se još duguje.

2. 2

   Zaprimite nalog

   Odaberite Novi nalog, izaberite klijenta i upišite pacijenta, datum primitka i rok. Nalog dobiva vlastitu šifru (P-00001, P-00002 i tako dalje). Rad dodajte iz svog cjenika s pomoću Odaberite rad s cijenom… ili upišite stavku poput „Cirkonijska krunica 21“ s količinom i cijenom.

3. 3

   Isplanirajte etape

   U odjeljku Radne etape odaberite radna mjesta kroz koja slučaj prolazi, redoslijedom kojim ih prolazi: na primjer CAD/CAM, zatim keramički radovi. Novi laboratorij počinje sa šest radnih mjesta (krunice i mostovi, zubni implantati, proteze, CAD/CAM, keramički radovi i recepcija), a njih možete preimenovati, dodavati ili arhivirati u Postavke → Radne jedinice.

4. 4

   Obradite slučaj

   Tehničari pritišću Započni i Završi na svojim etapama, na samom nalogu ili na ploči Tijek rada laboratorija. Status naloga prati se sam: na čekanju, u radu, a dovršeno kad su sve etape gotove.

5. 5

   Isporuka

   Ispišite List naloga koji putuje s radom, s retcima za onoga tko ga je predao i onoga tko ga je primio, a zatim odaberite Označi kao predano. Datum isporuke bilježi se na nalogu.

6. 6

   Račun

   Pritisnite Izdaj račun za ovaj nalog. Stavke naloga kopiraju se na račun, stavke naloga se zaključavaju da se dva dokumenta ne mogu razići, a nalog se povezuje sa svojim računom.

7. 7

   Naplata

   Evidentirajte uplatu kao gotovinu, karticu ili bankovni prijenos. Dok nije plaćen u cijelosti, iznos čeka u Nepodmirena stanja, od najstarijeg, a uz njega je gumb Naplati.

Dvije iskrene napomene o detaljima. OPALEVI na nalogu nema shemu zuba ni birač boje: tehničari brojeve zuba i boju upisuju u stavku rada ili u napomene. Također ne pohranjuje skenove ni fotografije uz nalog, pa STL datoteke ostaju u softveru vašeg skenera ili u e-poruci u kojoj su stigle, s pozivanjem na šifru naloga.

Propušteni rok košta više od ponovne izrade. Stomatolog mora premjestiti pacijenta i počinje se pitati treba li sljedeći slučaj poslati drugamo. Dobar laboratorijski softver ne samo da pohranjuje rok, nego ga stavlja pred ljude koji još mogu nešto poduzeti.

U OPALEVI se isti rok pojavljuje na četiri mjesta:

• Narudžbe, popis svih naloga, na kojem možete filtrirati po statusu i pretraživati po šifri naloga, klijentu ili pacijentu.
• Tijek rada laboratorija, ploča s etapama svakog otvorenog naloga u tri stupca (na čekanju, u radu, dovršeno) i brzim filtrima Moji zadaci, Rok je danas i Dospjelo. Kartice se mogu povlačiti među stupcima i predati drugom tehničaru istog radnog mjesta.
• Kalendar isporuka, mjesec dana onoga što svaki dan mora izaći iz laboratorija, obojeno prema statusu.
• Danas, prvi zaslon koji tehničar vidi: njegovi zadaci, što je danas na redu, što kasni i sljedeća etapa koja ga čeka.

Na telefonu traka pri dnu zaslona izravno otvara narudžbe, kalendar i ploču tijeka rada laboratorija, pa tehničar može provjeriti dnevni posao za radnim stolom, bez odlaska do računala.

Laboratoriji naplaćuju u jednom od dva ritma: po slučaju, kako se svaki nalog isporuči, ili jednom mjesečno po klinici. Što god koristili, vrijedi jedno pravilo: račun treba dolaziti iz naloga, a ne iz sjećanja.

U OPALEVI je fakturiranje slučaja jedan korak. Izdaj račun za ovaj nalog kopira stavke s cijenama na redovni račun, numeriran neprekinutim nizom (F-00001, F-00002…) koji se može stornirati, ali nikad izbrisati, ili na predračun, za kliniku koja želi znati iznos prije konačnog računa. Predračun se kasnije može pretvoriti u redovni račun. Laboratoriji koji naplaćuju mjesečno imaju iste podatke na jednom mjestu: dosje klijenta navodi svaku narudžbu s vrijednošću, a Novi račun za ovog klijenta odatle započinje mjesečni račun.

Prvi put kad izdajete račun, OPALEVI jednom traži vaše poslovne podatke (naziv, adresu, grad i poslovni broj) kako bi se nalazili na svakom računu. Računi se ispisuju ili preuzimaju kao PDF, šalju e-poštom i prikazuju vaše bankovne podatke za klinike koje plaćaju prijenosom.

Tko nam duguje novac?

To je pitanje koje postavlja svaki vlasnik i odgovor bi trebao stići za nekoliko sekundi. Nepodmirena stanja navodi što klinike klijenti još duguju laboratoriju, od najstarijeg računa, i označava što kasni. Dosje svakog klijenta govori istu priču za jednu kliniku: vrijednost njezinih naloga, koliko je fakturirano, koliko plaćeno i dug koji ostaje.

Ako vaš laboratorij prima gotovinu na šalteru, Blagajna otvara dan s početnim iznosom i zatvara ga gotovinom koju prebrojite, pa se manjak ili višak odmah vidi. Klinike koje najprije traže cijenu mogu dobiti ponudu, koja se fakturira u jednom koraku čim je prihvate; ponude se uključuju u Postavke → Izbornici aplikacije.

U laboratoriju rade ljudi kojima treba različito, a novac nije svačija stvar. U OPALEVI svaka osoba ima ulogu:

• Zubni tehničar: zaprima naloge, radi na njima i predaje ih; vidi ponude, ali ne i novac laboratorija. Tehničar ne može dodavati klijente ni izdavati račune.
• Recepcija: upisuje posao, odgovara klinikama, izdaje račune i prima uplate na šalteru.
• Financije / Računovodstvo: vodi račune, uplate i blagajnu te čita financijska izvješća.
• Administrator: vodi poslovanje: klijente, naloge, novac, osoblje i postavke.

Svaku ulogu možete prilagoditi dozvolu po dozvolu ako vaš laboratorij radi drukčije. Svatko se prijavljuje svojim računom, pa nitko ne dijeli zaporku, a svaka osoba može raditi na svom jeziku.

Odaberete li OPALEVI ili neki drugi program, ova pitanja postavite svakoj opciji koju razmatrate i odgovorite na njih svojim stvarnim nalozima, a ne demonstracijom.

Cijeli cjenik, s kalkulatorom za vaš tim, nalazi se na stranici s cijenama. Za širi popis provjere koji obuhvaća i klinike pročitajte kako odabrati softver za kliniku.

Postavljanje laboratorija u OPALEVI traje poslijepodne, a ne projekt. Nakon što se registrirate kao zubotehnički laboratorij, kratak popis na zaslonu Danas vodi vas kroz prve korake i označava ih kako ih odrađujete:

1. 1

   Dodajte stomatologe koji naručuju

   Svaku kliniku ili stomatologa dodajte kao klijenta. Za početak je dovoljno ime; kontakt podaci mogu doći poslije.

2. 2

   Postavite cjenik

   OPALEVI vam daje kratak primjer cjenika (keramička krunica, potpuna proteza, popravak proteze). Zamijenite ga svojim radovima i cijenama u Postavke → Usluge prije nego što se prvi nalog fakturira.

3. 3

   Zaprimite prvi nalog

   Unesite stvaran slučaj. Njegove etape pojavljuju se na ploči tijeka rada laboratorija čim ih dodate.

4. 4

   Pozovite svoj tim

   Dodajte tehničare i recepciju, svakoga s njegovom ulogom, da se ploča popuni stvarnim imenima.