क्लिनिक रिसेप्शन सॉफ़्टवेयर: फ्रंट डेस्क का दिन, पहले फ़ोन से बंद कैश बॉक्स तक
क्लिनिक रिसेप्शन सॉफ़्टवेयर को ऐसे दिन के साथ चलना होता है जो शायद ही योजना के अनुसार जाता है: चेक-इन के दौरान फ़ोन बजता है, कोई रोगी बिना बताए आ जाता है, कोई आधी रात को ऑनलाइन बुक करता है, और बंद करते समय दराज़ का हिसाब फिर भी मिलना चाहिए। यह गाइड OPALEVI में फ्रंट डेस्क के उस दिन का अनुसरण करती है, इस सहित कि वह क्या दूसरे उपकरणों पर छोड़ देता है।
मुख्य बातें
- एक कैलेंडर में बुक करें जो हर चिकित्सक का अपना सप्ताह जानता हो, ताकि डेस्क कभी ऐसा समय न दे जो कोई निभा न सके।
- फ़ोन, वॉक-इन, वेबसाइट की बुकिंग और रेफ़रल अनुरोधों की एक ही सूची में आने चाहिए, सबसे पुराना पहले।
- रोगी को पहुँचा हुआ चिह्नित करने से प्रतीक्षा की घड़ी शुरू होती है और वह चिकित्सक के प्रतीक्षा कक्ष में पहुँचता है।
- डेस्क का पैसा तीन चीज़ें हैं: हर भुगतान की रसीद, केवल नकदी रखने वाली दराज़, और बकाया की सूची।
फ्रंट डेस्क कहाँ सुराग़ खो देता है, और उसे क्या दर्ज करना चाहिए
कई क्लिनिक रिसेप्शन को काग़ज़ की डायरी, एक फ़ोन, नकदी की दराज़ और किसी की याददाश्त से चलाते हैं। यह तब तक चलता है जब तक दूसरा डॉक्टर शुरू नहीं करता और गुरुवार को समय बदल नहीं जाता। फिर वही चीज़ें बिगड़ने लगती हैं:
- असंभव बुकिंग। डायरी भूल जाती है कि एक डॉक्टर शुक्रवार को दोपहर में चला जाता है।
- फ़ोन करने वाले जिन्हें कभी वापस फ़ोन नहीं किया गया। 09:15 की चिपकी पर्ची 17:00 बजे भी मॉनिटर पर लगी है।
- प्रतीक्षा कक्ष जिसे कोई पढ़ नहीं सकता। पहले कौन आया, और क्या डॉक्टर को पता है?
- दराज़ जिसका हिसाब नहीं मिलता, क्योंकि कार्ड और नकदी साथ गिन ली गईं।
| रिकॉर्ड | यह क्यों ज़रूरी है |
|---|---|
| हर चिकित्सक के काम के घंटे | तभी कैलेंडर असंभव बुकिंग को मना कर सकता है। |
| रोगी, चिकित्सक, सेवा, शुरू और अंत | सेवा की अवधि अंत तय करती है, इसलिए अगला स्लॉट असली होता है। |
| स्थिति और आगमन का समय | प्रतीक्षा नापी जाती है, और रद्द की गई पंक्तियाँ फ़ाइल में रहती हैं। |
| हर अनुरोध, उसके स्रोत के साथ | बुक या बंद होने तक कुछ भी सूची के बाहर इंतज़ार नहीं करता। |
| हर भुगतान: राशि, तरीक़ा, किसने लिया | रसीद, दिन की रिपोर्ट और बकाया एक ही पंक्ति से आते हैं। |
| बंद करते समय गिनी गई नकदी | कम पड़ा दिन लिख लिया जाता है, उस पर बहस नहीं होती। |
फ्रंट डेस्क वह जगह है जहाँ क्लिनिक अपने वादे करता है। अच्छा सॉफ़्टवेयर सुनिश्चित करता है कि हर वादा निभाया जा सके।
क्लिनिक रिसेप्शन सॉफ़्टवेयर एक कैलेंडर से शुरू होता है
OPALEVI में डेस्क कैलेंडर के नीचे काम करता है: अपॉइंटमेंट, अनुरोध और शीघ्र प्रवेश। अपॉइंटमेंट में दिन, सप्ताह, महीना और सूची दृश्य हैं। दिन के दृश्य में हर चिकित्सक का कॉलम उसके घंटे दिखाता है, और जिन घंटों में वह काम नहीं करता वे छायांकित रहते हैं।
वे घंटे सेटिंग्स → खुलने का समय के नीचे तय होते हैं, जहाँ घंटे क्लिनिक के सप्ताह और किसी एक व्यक्ति के सप्ताह के बीच बदलता है; जिसका अपना सप्ताह नहीं है वह क्लिनिक का सप्ताह अपनाता है।
फ़ोन करने वाले को बुक करना
खाली स्लॉट पर एक क्लिक अपॉइंटमेंट जोड़ें खोलता है जिसमें समय और चिकित्सक भरे होते हैं:
- रोगी। एक मौजूदा रोगी, या नाम, उपनाम और फ़ोन के साथ नया रोगी; डुप्लिकेट बनने से पहले मिलती-जुलती फ़ाइलें दिखती हैं।
- सेवा। उसकी अवधि अंत का समय तय करती है।
- जाँच। टकराव, या चिकित्सक के अपने सप्ताह के बाहर का समय, चिह्नित होता है और सहेजते समय अस्वीकार हो जाता है।
- अनुस्मारक। फ़ाइल में ईमेल पता वाले रोगी के लिए रोगी को एक दिन पहले ईमेल से अनुस्मारक भेजें पर निशान लगाएँ।
- कोर्स। उपचार का कोर्स एक ही समय पर 2 से 30 सत्र बुक करता है, या कोई नहीं अगर एक टकराए।
अंशकालिक चिकित्सकों को उनका अपना सप्ताह दें
क्लिनिक के खुलने के घंटे अपने आप कभी बुकिंग अस्वीकार नहीं करते; केवल चिकित्सक का अपना सप्ताह करता है। डेस्क के बुकिंग शुरू करने से पहले उसे भर दें।
पुष्ट, पहुँचे, देखे गए
बुकिंग पुष्टि करें, आ गए, देख लिया और उपस्थित नहीं हुए से गुज़रती हैं। फ़िल्टर (अपेक्षित, अपुष्ट, क्लिनिक में, पूर्ण, छूटी) दिन का रूप बदलते हैं; अपुष्ट सुबह की फ़ोन सूची है। स्थानांतरित करें समय बदलता है, रद्द करें पंक्ति को फ़ाइल में रखता है, बहाल करें उसे तब वापस लाता है जब तक घंटा खाली है, और आगमन वापस लें किसी भी विज़िट के शुरू होने से पहले ग़लत क्लिक को ठीक करता है।
लौटाने वाले फ़ोन और क्लिनिक के अपने पृष्ठ से बुकिंग
कुछ अनुरोध उसी समय बुक नहीं हो सकते: फ़ोन करने वाले को अपनी शिफ़्ट देखनी है, या कोई संदेश “अगले सप्ताह कोई भी सुबह” माँगता है। वे अनुरोध में इंतज़ार करते हैं: अनुरोध जोड़ें दर्ज करता है कि कौन माँग रहा है, कैसे आया (फ़ोन, वॉक-इन, वेबसाइट या बाहरी रेफ़रल) और क्या चाहिए। खुले अनुरोध सबसे पुराने पहले रहते हैं, वापस फ़ोन किया, अपॉइंटमेंट बुक करें और बंद करें के साथ, जो कारण माँगता है।
ऑनलाइन बुकिंग
हर क्लिनिक अपना पृष्ठ प्रकाशित कर सकता है, जिसे व्यवस्थापक क्लिनिक वेबसाइट के नीचे सेट करता है। प्रकाशन और बुकिंग में ऑनलाइन बुकिंग स्वीकार करें बुकिंग चालू करता है, और सबसे जल्दी की बुकिंग तथा सबसे दूर की बुकिंग सूचना की अवधि और क्षितिज तय करते हैं। केवल ऑनलाइन बुक करने योग्य पर निशान वाली सेवाएँ, जो पृष्ठ पर दिखाए गए चिकित्सक देते हैं, बुक की जा सकती हैं।
आगंतुक एक सेवा, एक चिकित्सक या जो भी उपलब्ध हो, और डेस्क के अपने कैलेंडर से एक खाली समय चुनते हैं, फिर फ़ोन नंबर या ईमेल छोड़ते हैं।
बुकिंग स्वतः पुष्ट करें बंद होने पर बुकिंग अनुरोध में आती हैं और रिसेप्शन को घंटी में बताया जाता है; एक को बुक करने पर पता छोड़ने वाले आगंतुक को पुष्टि ईमेल जाती है। उसके चालू होने पर समय सीधे कैलेंडर में पुष्ट के रूप में चला जाता है। दोनों में, चेक-इन पर डेस्क सही फ़ाइल ऑनलाइन बुक — रोगी को जोड़ें से जोड़ता है। पता और QR कोड के नीचे पृष्ठ का QR कोड काउंटर के लिए छापने हेतु छवि के रूप में डाउनलोड होता है।
वॉक-इन, आगमन और प्रतीक्षा कक्ष
शीघ्र प्रवेश एक फ़ॉर्म पर वॉक-इन को भर्ती करता है: नाम, फ़ोन या कोड से रोगी खोजें, या नए रोगी को पंजीकृत करें। जब टाइप किया गया नाम मौजूदा फ़ाइलों से मेल खाता है, तो OPALEVI हर उम्मीदवार के कोड, जन्म तिथि और अंतिम विज़िट के साथ पूछता है यह कौन-सी फ़ाइल है?, और डेस्क डुप्लिकेट बनाने की जगह यही वे हैं दबाता है।
फिर विज़िट प्रारंभ करें विज़िट खोलता है, या कतार में जोड़ें रोगी को चिकित्सक के पहले खाली आधे घंटे में पहुँचा हुआ चिह्नित करता है और चिकित्सक को बताता है। रिसेप्शन विभाग का पृष्ठ दिखाता है कि डेस्क बाक़ी विभागों के साथ कैसे बैठता है।
एक स्क्रीन पर दिन
आज, डेस्क की पहली स्क्रीन, रिसेप्शन को ये अनुभाग दिखाती है, और भी कई के साथ:
- प्रतीक्षा कक्ष में, सबसे लंबी प्रतीक्षा पहले, बीस मिनट बाद लाल।
- जल्द पहुँच रहे हैं, अगले दो घंटे।
- पुष्टि करने हेतु, सप्ताह की अपुष्ट बुकिंग, हर एक के साथ पुष्टि करें।
- अपॉइंटमेंट अनुरोध जो अब भी खुले हैं।
- डेस्क पर अवैतनिक, आज की विज़िटें जिन पर अब भी पैसा बाक़ी है।
- नहीं आए, उन बुकिंग समेत जो बिना आगमन के पंद्रह मिनट से ज़्यादा पहले समाप्त हो गईं।
उनके ऊपर, क्लिनिक की कतार गिनती है कि कौन प्रतीक्षा में है और कौन चिकित्सक के साथ, वॉक-इन रोगी (बिना अपॉइंटमेंट) बटन के बगल में; स्क्रीन हर 20 सेकंड में ताज़ा होती है। चिकित्सक को भेजें पहुँचे हुए रोगी को चिकित्सक की सूची में रखता है, और जीवन संकेत ले चुकी नर्स डॉक्टर के लिए तैयार चिह्नित करें दबाती है।
रिसेप्शन क्या पढ़ सकता है
डिफ़ॉल्ट रिसेप्शन भूमिका बुक करती है, रद्द करती है, विज़िट खोलती है और भुगतान लेती है, पर जीवन संकेत दर्ज नहीं कर सकती या नैदानिक रिकॉर्ड नहीं लिख सकती, और कुछ नहीं पढ़ती जब तक क्लिनिक रिसेप्शन में मरीज़ों का दौरा इतिहास देखा जा सकता है को सेटिंग्स → अन्य सेटिंग्स के नीचे चालू न कर दे। विशेषता की गोपनीयता गायनेकोलॉजी सॉफ़्टवेयर में बताई गई है।
भुगतान, रसीदें, कैश बॉक्स और जो अब भी बाक़ी है
हर भुगतान की रसीद
विज़िट पर भुगतान करें से भुगतान लें, या रोगी की फ़ाइल पर, जहाँ एक राशि सबसे पुरानी अवैतनिक विज़िटों को पहले चुकाती है; अग्रिम भुगतान काम से पहले पैसे लेता है। रसीद प्रिंट करें क्लिनिक के व्यवसाय नंबर, विज़िट, तरीक़े और कुल के साथ भुगतान रसीद देता है, PDF के रूप में या ईमेल से भी। वापसी, किसी अनुमति प्राप्त व्यक्ति द्वारा, कारण के साथ एक नई पंक्ति है; कुछ नहीं मिटता।
कैश बॉक्स में केवल नकदी रहती है
दैनिक कैश बॉक्स दिन शुरू करें और प्रारंभिक राशि से शुरू होता है; आवक या जावक जोड़ें हाथ से सँभाली गई नकदी दर्ज करता है। दिन बंद करें गिनी नकदी माँगता है और दिखाता है कि दराज़ का हिसाब मिलता है, कम है या ज़्यादा, साथ में छापने के लिए X रिपोर्ट, Z रिपोर्ट और दैनिक रिपोर्ट। दराज़ में केवल नकदी जाती है: कार्ड और ट्रांसफ़र भुगतान हर रिपोर्ट में अपने तरीक़े के नीचे दिखते हैं, इसलिए कार्ड की आमदनी से गिनती कभी कम नहीं पड़ती।
क्लिनिक का पैसा अब भी किस पर बाक़ी है
बकाया शेष सूचीबद्ध करता है कि रोगियों पर क्या बाक़ी है, सबसे पुराना कर्ज़ पहले, और 30 दिन से ऊपर की हर चीज़ अतिदेय चिह्नित। नाम, कोड, फ़ोन या इनवॉइस नंबर से खोजें और वसूल करें दबाएँ; भुगतान लें उसे दर्ज करता है और रसीद पेश करता है। हर शुक्रवार इस सूची के साथ आधा घंटा ज़्यादातर रिपोर्टों से बेहतर है।
राजकोषीय प्रणाली नहीं
OPALEVI की रसीद क्लिनिक का अपना रिकॉर्ड है। वह राजकोषीय रसीदें नहीं छापता, किसी राजकोषीय प्रिंटर या कार्ड टर्मिनल से नहीं जुड़ता और बीमा दावे नहीं भेजता; आपके देश को जो राजकोषीय उपकरण या सेवा चाहिए वह रखें।
इनवॉइस शुरू से चालू हैं: विज़िट के अगले कदम इस विज़िट का इनवॉइस बनाएँ पेश करते हैं, फॉलो-अप अपॉइंटमेंट बुक करें के बगल में। जो क्लिनिक इनवॉइस नहीं बनाता वह सेटिंग्स → एप्लिकेशन मेनू के नीचे मॉड्यूल बंद कर देता है।
रिसेप्शन सॉफ़्टवेयर चुनने से पहले पूछने के सवाल
ख़रीद की पूरी चेकलिस्ट क्लिनिक सॉफ़्टवेयर कैसे चुनें में है। डेस्क के लिए, हर प्रोग्राम को एक असली सुबह से गुज़ारें:
| परीक्षण | अच्छा कैसा दिखता है | OPALEVI |
|---|---|---|
| डॉक्टर के घंटों के बाहर बुक करें | व्यक्ति दर व्यक्ति अस्वीकार। | हाँ, चिकित्सक का अपना सप्ताह होने पर। |
| एक ही समय पर दो रोगी बुक करें | स्क्रीन पर और सहेजते समय अस्वीकार। | हाँ। |
| वॉक-इन को भर्ती करें | एक स्क्रीन, डुप्लिकेट की चेतावनी के साथ। | हाँ: शीघ्र प्रवेश। |
| रोगियों को ऑनलाइन बुक करने दें | आपकी सेवाएँ और सूचना अवधि, पुष्ट या नहीं। | हाँ: क्लिनिक का अपना पृष्ठ। |
| रोगी को याद दिलाएँ | ऐसा अनुस्मारक जिसके लिए रोगी सहमत हो। | हाँ: एक दिन पहले ईमेल। |
| दराज़ बंद करें | केवल नकदी गिनी जाए। | हाँ। |
| रिसेप्शन को नैदानिक नोट से दूर रखें | ऐसी भूमिका जो केवल बुक करे और पैसे ले। | हाँ, डिफ़ॉल्ट रूप से। |
| राजकोषीय रसीद छापें या बीमा दावा भेजें | जो भी आपके देश को चाहिए। | नहीं: अपना राजकोषीय उपकरण या सेवा रखें। |
| कार्ड चार्ज करें | टर्मिनल एकीकरण, या साफ़ नहीं। | नहीं: कार्ड भुगतान दर्ज होते हैं, चार्ज नहीं। |
डेंटल प्रैक्टिस चलाते हैं? डेंटल क्लिनिक सॉफ़्टवेयर देखें। पशुओं का इलाज करते हैं? पशु चिकित्सा प्रैक्टिस सॉफ़्टवेयर पढ़ें। ये डेस्क के उपकरण क्लिनिकों के लिए OPALEVI का हिस्सा हैं; बाक़ी सुविधाएँ पृष्ठ पर है, और प्रति स्टाफ़ सदस्य की कीमत कीमत पृष्ठ पर।
OPALEVI में डेस्क का पहला सप्ताह
पंजीकरण के बाद पहला कदम, आज पर, सेटअप पर निशान लगाता चलता है:
घंटे तय करें
क्लिनिक का सप्ताह, फिर हर अंशकालिक चिकित्सक का घंटे के नीचे।
सेवाएँ जोड़ें
कीमतों और अवधियों के साथ, ताकि बुकिंग उसी समय ख़त्म हों जब उपचार।
डेस्क को आमंत्रित करें
हर रिसेप्शनिस्ट को अपने खाते और रिसेप्शन भूमिका के साथ।
पहला दिन खोलें
हर भुगतान OPALEVI में लें, फिर कैश बॉक्स को असली गिनती के साथ बंद करें।
पृष्ठ प्रकाशित करें
बुक होने वाली सेवाओं पर निशान लगाएँ, अपने चिकित्सकों को दिखाएँ और QR कोड छापें।
एक सप्ताह दो डायरियाँ रखें
पाँच दिन हर फ़ोन OPALEVI में और काग़ज़ पर भी बुक करें। अगर OPALEVI में हर अपॉइंटमेंट है और हर शाम दराज़ का हिसाब मिला, तो काग़ज़ को विदा कर दें।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्लिनिक रिसेप्शन सॉफ़्टवेयर क्या है?
क्लिनिक के फ्रंट डेस्क का प्रोग्राम: अपॉइंटमेंट कैलेंडर, फ़ोन करने वालों और क्लिनिक की वेबसाइट के अनुरोध, चेक-इन और वॉक-इन, प्रतीक्षा कक्ष और काउंटर पर लिया गया पैसा, डायरी, चिपकी पर्चियों और कैश बुक की जगह एक ऐसे रिकॉर्ड में जिसे पूरी टीम साझा करती है।
क्या रिसेप्शन रोगियों के नैदानिक नोट देख सकता है?
डिफ़ॉल्ट रूप से नहीं। OPALEVI में रिसेप्शन भूमिका बुक करती है, विज़िट खोलती है और भुगतान लेती है, नैदानिक रिकॉर्ड कभी नहीं लिखती, और नैदानिक रिकॉर्ड तभी पढ़ती है जब क्लिनिक “रिसेप्शन में मरीज़ों का दौरा इतिहास देखा जा सकता है” चालू करे। भूमिकाओं को अनुमति दर अनुमति ढाला जा सकता है।
क्या रोगी ऑनलाइन अपॉइंटमेंट बुक कर सकते हैं?
हाँ। क्लिनिक अपना पृष्ठ प्रकाशित कर सकता है जहाँ आगंतुक असली कैलेंडर से एक सेवा, एक चिकित्सक या जो भी उपलब्ध हो, और एक खाली समय चुनते हैं। क्लिनिक तय करता है कि बुकिंग तुरंत पुष्ट होंगी या अनुरोध बनकर डेस्क पर इंतज़ार करेंगी।
क्या OPALEVI रोगियों को उनके अपॉइंटमेंट याद दिलाता है?
हाँ। रोगी को एक दिन पहले अनुस्मारक ईमेल किया जा सकता है: फ़ाइल में ईमेल पता वाले किसी को बुक करते समय “रोगी को एक दिन पहले ईमेल से अनुस्मारक भेजें” पर निशान लगाएँ। बॉक्स चिह्नित शुरू होता है या नहीं, यह रोगी की फ़ाइल कहती है।
क्या यह टैबलेट या फ़ोन पर चलता है?
हाँ, किसी भी कंप्यूटर, टैबलेट या फ़ोन के ब्राउज़र में, बिना कुछ इंस्टॉल किए। छोटी स्क्रीन पर ऊपरी मेनू की जगह नीचे एक पट्टी मिलती है।
OPALEVI की कीमत कैसे तय होती है, और क्या हम इसे आज़मा सकते हैं?
OPALEVI इस्तेमाल करने वाले हर स्टाफ़ सदस्य के हिसाब से; रोगी, अपॉइंटमेंट और विभाग कीमत नहीं बदलते। मुफ़्त परीक्षण में कार्ड नहीं चाहिए, और जो क्लिनिक सदस्यता नहीं लेता वह कुछ नहीं देता: उसके रिकॉर्ड केवल-पढ़ने योग्य हो जाते हैं, कुछ नहीं मिटता। आँकड़े कीमत पृष्ठ पर हैं।
