Software para psicólogos y psiquiatras: evaluaciones, sesiones semanales y notas que siguen siendo privadas

Muchas consultas empiezan con el programa que ya tiene la clínica, o con una agenda y cuestionarios impresos. Entonces los problemas empiezan, sin ruido:

• La recepción puede leer las notas. En muchos programas generales, quien abre la ficha de un paciente abre todas las sesiones que contiene.
• Los cuestionarios se quedan en papel. Alguien suma el PHQ-9 a mano y a la ficha solo llega el total, si llega algo.
• El plan de seguridad vive en un solo ordenador, con teléfonos que nadie ha vuelto a comprobar.
• Las sesiones semanales se dan una a una: diez pasadas por la agenda para diez sesiones.

En salud mental, la privacidad no es un ajuste que se añade más tarde. Es lo primero que el software tiene que hacer bien.

Acuerde esta lista con sus colegas antes de comparar programas; vale también en papel:

Este es el recorrido de un paciente por OPALEVI para centros de salud mental, en el departamento de Psicología y psiquiatría. Un negocio registrado como centro de salud mental ve Sesión donde otras clínicas ven visita, y clínico donde ven médico. Las palabras en negrita son las etiquetas de la pantalla.

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   Dar la cita

   La recepción o el clínico abre Agregar cita, busca o registra al paciente, elige el servicio y la hora, y ve al instante si el clínico está libre.

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   Llegada

   La recepción registra la llegada y pulsa Enviar al profesional, lo que pone al paciente en la lista del clínico sin abrir nada clínico.

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   Redactar el informe

   Doce secciones siguen la entrevista, desde los motivos de consulta y el estado emocional actual hasta el sueño y el patrón de alimentación, los objetivos de la terapia y los controles. Cada una muestra quién la escribió por última vez y cuándo.

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   Explorar

   En Evaluación psicológica, el Examen del estado mental marca once dominios, del aspecto al juicio, como normal, anormal o No evaluado; una fila en blanco significa simplemente que no se registró nada.

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   Anotar la terapia

   En Terapia: la Sesión n.º, el Enfoque terapéutico (cognitivo-conductual, psicodinámico, sistémico, de apoyo, otro), los objetivos, las intervenciones y la fecha de la Próxima sesión.

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   Planificar el siguiente paso

   Reservar una cita de seguimiento, en Próximos pasos, abre el calendario de este paciente en la fecha de esa próxima sesión. El pago se cobra en la misma pantalla, con Imprimir recibo.

Dos notas claras. La Sesión n.º la escribe usted; el calendario numera un curso por sí solo, y ambas cosas no están vinculadas. Y cada guardado que cambia algo queda en el Historial de cambios, que muestra quién cambió qué sección, antes y después. Las enfermeras y los auxiliares pueden preparar una sesión, pero la historia clínica la escribe el clínico que trata al paciente.

En Escalas de valoración están el Cuestionario PHQ-9 y el Cuestionario GAD-7. Cada ítem se responde con uno de cuatro botones, de «nunca» a «casi todos los días», y el panel los suma sobre la marcha, mostrando junto al total el número de respuestas y el rango: «3 (9/9 · 0–27)» no puede confundirse con un total de dos respuestas. Limpiar deshace una elección equivocada. Ambos pueden reproducirse libremente, como indica el sitio oficial de los cuestionarios (enlace externo), de modo que todos los ítems están en pantalla.

La misma sección registra el Estado de ánimo hoy (0–10), el Nivel de ansiedad (0–10), la calidad del sueño, las horas de sueño y el funcionamiento diario, todo introducido por el clínico. Cuando dos sesiones tienen valoraciones, Estado de ánimo y ansiedad a lo largo de las sesiones representa ambos valores a lo largo de las sesiones de este paciente en el departamento.

Dos límites sinceros. Los ítems, el orden y la puntuación son los publicados, y la redacción en inglés se mantiene cerca del texto publicado; en otros idiomas es una traducción de trabajo, no validada, así que compárela con la versión validada antes de fiarse de ella. Y sin portal del paciente, los cuestionarios se rellenan durante la sesión, no se envían antes.

Mantenga separados dos papeles. El registro del clínico está en Evaluación del riesgo, con el encabezado «Un registro, no una evaluación automática: el juicio sigue siendo del clínico»: una opción de Preocupación de seguridad, una cuadrícula de Sustancias psicoactivas (nunca, en el pasado, actualmente) y notas de seguridad.

El papel del paciente es el Plan de seguridad y plan de tratamiento, que sigue los pasos de Stanley–Brown en su orden y se escribe con el paciente, con sus propias palabras:

• señales de alarma y cosas que puede hacer solo para distraerse;
• personas y lugares que ayudan, personas a quienes pedir ayuda, profesionales con quienes contactar, con teléfonos y horarios;
• Números de crisis y de emergencia, escritos para su país: no se rellena ninguno por usted;
• hacer más seguro su entorno y lo que más le importa;
• Acciones acordadas (qué, quién, para cuándo) y una Fecha de revisión.

Una vez guardado, el botón Plan de seguridad y afrontamiento lo imprime en el membrete de la clínica, solo con los pasos que usted escribió, numerados tal como están. No imprime nada de la sección de riesgo ni ninguna puntuación, así que el paciente puede enseñarlo en casa.

Dentro de una clínica compartida, la cuestión es quién del edificio puede leer una nota. OPALEVI responde en tres capas.

Recepción y finanzas

La recepción da las citas, registra las llegadas y cobra, pero solo lee las historias clínicas si la clínica marca la casilla La recepción puede ver el historial de visitas de los pacientes. Esa casilla está desactivada en una clínica nueva. Las finanzas nunca las leen. El día del mostrador está en el software para la recepción de una clínica.

Cada departamento

Privacidad del registro, en Configuración → Configuración de departamentos, ofrece Toda la clínica, El departamento (su personal, el clínico asignado y los administradores) o Solo el clínico. Psicología y psiquiatría empieza en el departamento cuando nadie ha elegido, de modo que un médico de cabecera de la misma policlínica no lee las notas de terapia. Una consulta de un solo departamento tiene Automático o Solo el clínico. Los administradores siempre pueden leer, así que dé ese rol con cuidado. En las listas, una historia cerrada conserva su fecha, su departamento y su clínico y muestra Restringido.

Cada clínico

Los médicos solo pueden acceder a sus propios pacientes limita a cada clínico a su propia lista de pacientes. Todos tienen un acceso personal, y los roles se pueden ajustar permiso por permiso o usar como base de uno propio, por ejemplo el de trabajador social.

En Agregar cita, un Curso de tratamiento marcado pide los Días de la semana y Cuántas sesiones, de dos a treinta, y las coloca todas a la hora de la primera sesión. Un choque rechaza el curso entero en lugar de reservarlo a medias. Cada sesión es entonces una cita normal con la etiqueta «Sesión 3 de 10», y Interrumpir el curso cancela la elegida y todas las posteriores. Los fisioterapeutas usan la misma herramienta; vea el software para clínica de fisioterapia. Cuando está marcada la opción Enviar al paciente un recordatorio por correo el día anterior, se aplica a todas las sesiones del curso, de modo que se puede enviar un correo al paciente antes de cada una si la ficha tiene una dirección de correo.

Registrado como centro de salud mental, un negocio recibe además Grupos (sesiones de grupo con lista de asistencia, una nota privada por participante y nombres visibles solo para el personal clínico), Programas (un programa de tratamiento con objetivos, profesional de referencia y plan de alta) y un libro de incidentes para sucesos como una autolesión o un paciente que se va sin avisar, que también trata el software para residencias de ancianos. Una consulta privada no usa ninguno de los tres.

Pruebe cada programa con la semana de un paciente real y no con una demostración, y pregunte:

Precios y una calculadora para su equipo: precios. Una lista general para clínicas: cómo elegir un software de clínica. El resto del producto: funciones.

Al registrarse como centro de salud mental se crea el departamento de Psicología y psiquiatría, y Primeros pasos, en la pantalla de hoy, enumera lo que sigue.

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   Poner precio a sus servicios

   Añada sus servicios y precios: una evaluación inicial, una sesión de terapia, una sesión familiar.

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   Decidir quién lee qué

   Abra Privacidad del registro antes de la primera nota real; elija Solo el clínico cuando las notas de un terapeuta deban seguir siendo suyas.

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   Incorporar al equipo

   Invite a sus colegas con sus roles reales, para que cada clínico tenga una columna en el calendario.

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   Hacer un curso real

   Dé las sesiones semanales de un paciente como un curso, rellene un PHQ-9 e imprima un plan de seguridad.