Software de farmacia para una farmacia interna: de la receta del médico al mostrador
El software de farmacia para una clínica o un hospital que tiene sus propios medicamentos tiene un trabajo por encima de todos: asegurar que lo que escribió el médico es lo que sale del estante, de la caja correcta y en la cuenta correcta. Esta guía explica qué debe registrar, sigue una receta en OPALEVI hasta el mostrador y enumera lo que la farmacia de OPALEVI no hace.
Ideas clave
- Una receta debe viajar en líneas estructuradas, medicamento, dosis, vía, frecuencia, días y cantidad, nunca como una nota que el mostrador tenga que descifrar.
- Dispensar por lote, saliendo primero la caja que caduca antes, mantiene el stock caducado fuera del estante y dice qué partida recibió un paciente.
- Los medicamentos controlados necesitan una segunda persona y un saldo corriente; un registro escrito en el momento de la dispensación vale más que uno copiado al final de la semana.
- La farmacia de OPALEVI atiende solo a los pacientes de la propia clínica: sin ventas al público en el mostrador, sin recetas electrónicas a farmacias externas y sin reclamaciones a seguros.
Señales de que su farmacia interna se ha quedado pequeña para el cuaderno
La farmacia de una clínica suele empezar como un armario cerrado con llave, una hoja de existencias y un cuaderno para los medicamentos controlados. Aguanta mientras la lleva una sola persona. Añada un segundo turno y las grietas son conocidas:
- El papel que nunca llegó. El paciente llegó al mostrador sin él, o con el de otra persona.
- Nadie sabe qué está esperando. El farmacéutico se entera de una receta cuando el paciente ya está allí de pie.
- La caja más nueva sale primero. El stock viejo se queda al fondo del estante hasta el día en que se lo encuentra caducado.
- Los medicamentos salen sin cobrar. La caja se entregó, la visita se facturó y ambas cosas nunca se encontraron.
- El libro de controlados tiene lagunas. Asientos copiados más tarde, un saldo que ya no coincide con el armario.
Una farmacia dentro de una clínica es un eslabón de una cadena: prescriptor, estante, paciente, cuenta. El software se gana su sitio manteniendo unidos todos los eslabones.
Qué debe registrar una farmacia interna en cada dispensación
Acuerde primero qué debe dejar cada dispensación, sea cual sea el sistema:
| Campo | Por qué importa |
|---|---|
| Medicamento, dosis, vía, frecuencia, días, cantidad | El mostrador entrega lo que se quiso, y el paciente lo toma tal como está escrito. |
| Prescriptor y visita | A quién preguntar cuando algo no está claro y a qué cuenta pertenecen los medicamentos. |
| La respuesta por línea | Dispensado, sustituido y con qué, o rechazado y por qué: el prescriptor necesita saberlo. |
| Lote y caducidad de lo que salió del estante | Una retirada o una duda sobre una partida se resuelve en minutos, no en días. |
| Precio y forma de cobro | En la cuenta o gratuito, decidido una vez y visible para finanzas. |
| Testigo y saldo de los medicamentos controlados | Un segundo par de ojos en el momento de la entrega y un saldo con el que contrastar. |
| Anulaciones con motivo | Un error corregido deja un rastro en lugar de una línea borrada. |
Un registro de lo ocurrido, no el juicio de un farmacéutico
El software debe guardar lo que se prescribió y lo que se entregó. Si un medicamento conviene al paciente o interacciona con otro sigue siendo cosa del prescriptor y del farmacéutico; OPALEVI no comprueba ninguna de las dos cosas.
Activar la farmacia y preparar el estante
Una clínica nueva empieza sin la farmacia. El administrador abre Configuración → Menús de la aplicación, marca Farmacia entre los Módulos de la aplicación y pulsa Guardar cambios. Eso añade el departamento de Farmacia y activa Existencias, ya que cada dispensación toma del estante. El módulo se ofrece a clínicas y hospitales de personas; las clínicas veterinarias no lo tienen.
Desactivada, la cola y el panel de la visita se cierran, no se borra nada, y el registro de sustancias controladas sigue siendo legible y exportable.
Después marque sus medicamentos. En un artículo de existencias, el apartado Medicamento contiene Este artículo es un medicamento que dispensa la farmacia, Sustancia controlada, un Precio de venta y IVA de la venta (%). Cuando el precio de venta está en blanco, OPALEVI cobra el precio de coste más el margen de la clínica; sin precio de venta y sin margen fijado, el medicamento es gratuito. Una entrega que indica su lote y su caducidad rellena la ficha Lotes y partidas del artículo, y un lote retirado pasa a Cuarentena, donde nada lo dispensa.
Una receta en OPALEVI, de la visita al mostrador
Un tratamiento con antibióticos en una clínica de medicina general con farmacia propia, en OPALEVI para clínicas; las palabras en negrita son las de la propia pantalla.
El médico prescribe
En la visita, el panel Farmacia admite hasta veinte medicamentos. Cada uno se elige entre los medicamentos de la clínica, con lo que hay en el estante junto a su nombre, o se escribe en O escriba el medicamento, y luego se le da su Dosis, Vía, Frecuencia, días, Cantidad e Indicaciones al paciente. Enviar a la farmacia la envía, y se avisa a los miembros de la farmacia.
Espera en la cola
Farmacia abre la Cola de dispensación. La pestaña En espera lista las recetas abiertas por orden de antigüedad, con el prescriptor y el número de artículos, y se actualiza sola; el personal de enfermería y los administradores ven también En espera en la farmacia en Hoy.
El mostrador responde a cada línea
Dispensar abre la receta: lo que se pidió, lo que hay en el estante y el precio unitario, que es lo que cobrará el guardado, margen incluido. La Respuesta de cada línea es Dispensar, Sustituir (con Dispensar en su lugar nombrando el otro medicamento), Rechazar con Por qué se rechaza, o Dejar para después.
Se elige el lote
Lote empieza en Primero el que caduca antes: OPALEVI reparte la cantidad entre los lotes por orden de caducidad, el stock sin fecha el último. También se puede elegir un lote a mano; los lotes caducados, en cuarentena o vacíos nunca se ofrecen.
Cobro y guardado
Cobro es En la cuenta de la visita o Gratuito. Registrar la dispensación descuenta los medicamentos del estante lote por lote, añade cada línea cobrada a la visita y avisa al prescriptor.
En la visita, Imprimir receta imprime las líneas de medicación del médico y una tabla titulada Enviada a la farmacia, con la respuesta de la farmacia junto a cada medicamento, y Facturar esta visita cobra los medicamentos junto con la consulta. Las recetas anteriores de un paciente están en la pestaña Recetas de su ficha.
Hasta que el mostrador empieza con ella, el médico puede cambiarla con Reescribir la receta o, indicando un motivo, cancelarla con Retirar la receta.
Medicamentos controlados, el registro y cómo corregir un error
Cuando una línea es un medicamento controlado, el formulario pide un Testigo: un colega activo que vio la entrega, nunca la persona que dispensa. Sin él, no se guarda nada. Cada línea controlada se escribe en el Registro de sustancias controladas en el momento en que sale del estante, con el saldo posterior.
- Contar el armario. Registrar un recuento toma el medicamento, Contados ahora y un testigo; una diferencia con el saldo corriente se escribe como ajuste, de modo que tras un recuento el saldo del registro es lo que físicamente hay.
- El libro para una inspección. Exportar el libro (CSV) da todos los asientos del más antiguo al más reciente: fecha, medicamento, lote, tipo, entrada, salida, saldo, quién lo registró, el testigo, el paciente y la nota.
- Qué lista. Dispensaciones, anulaciones y recuentos; las entregas se registran en Existencias. Llevar el registro es un permiso propio, que tienen los administradores por defecto.
Ante una caja equivocada o un medicamento devuelto, Anular, con un motivo, devuelve los medicamentos a los mismos lotes y quita el cobro de la visita; una anulación de controlados pasa al registro. Una anulación se rechaza cuando la visita tiene una factura vigente; cancele primero la factura y después anule.
Quién prescribe, quién dispensa y el resto de la clínica
Cada persona tiene su propia cuenta y su rol. Por defecto:
- Los médicos emiten recetas desde las visitas que pueden escribir y leen la cola.
- Enfermería lee la cola y dispensa; la cuenta de un farmacéutico puede usar este rol o uno que usted construya a partir de él.
- Recepción lee la cola y no dispensa salvo que usted conceda Dispensar medicamentos a su rol en Roles y finanzas.
- Los administradores hacen todo, incluido el registro y la Configuración de la farmacia de la cola: Margen sobre el coste (%), IVA de los medicamentos (%) y Marcar como retrasada tras (minutos), pasados los cuales una receta en espera se señala como retrasada.
En Informes, una pestaña de Farmacia cuenta las recetas emitidas, dispensadas y rechazadas, la espera media y los medicamentos dispensados.
En un hospital, la farmacia no abastece las plantas: la Ronda de medicación registra las dosis frente a las órdenes de la pestaña Medicación del paciente, no desde la cola de dispensación. La guía de hospital, cirugía y plantas trata la ronda, y el software para residencias de mayores la sigue turno a turno. Para el mostrador que cita la visita y cobra el pago, lea software de recepción de clínica; OPALEVI para hospitales muestra la configuración mayor.
Preguntas antes de elegir un software de farmacia
Hágaselas a todos los proveedores, OPALEVI incluido, y compruebe las respuestas durante la prueba.
| Pregunta | Una buena respuesta | OPALEVI |
|---|---|---|
| ¿La receta llega al mostrador en líneas estructuradas? | Medicamento, dosis, vía, frecuencia, días y cantidad, enviados desde la visita. | Sí: el panel Farmacia de la visita. |
| ¿Se dispensa el stock por lote, con la caducidad más próxima primero? | Automático, con elección manual y sin lotes caducados. | Sí, con cuarentena para los lotes retirados. |
| ¿Los medicamentos controlados tienen testigo y saldo? | Una segunda persona y un saldo corriente, exportable. | Sí: testigo obligatorio, registro exportado como CSV. |
| ¿Puede vender al público en el mostrador? | Un mostrador de venta con sus propios recibos. | No: solo dispensa contra las recetas de la clínica. |
| ¿Abastece la ronda de las plantas? | Órdenes de planta servidas con el stock de la farmacia. | No: la ronda de medicación es aparte. |
| ¿Pueden las recetas ir a una farmacia externa? | Un servicio de receta electrónica que funcione en su país. | No: el paciente puede llevarse la receta impresa. |
| ¿Comprueba interacciones o envía reclamaciones a seguros? | Límites claros, dichos desde el principio. | No a ambas cosas. |
| ¿Cómo crece el precio? | Conocido antes de firmar. | Por miembro del personal; las recetas y los medicamentos nunca se cuentan. |
La página del departamento de farmacia resume el módulo, la página de funciones lista el resto de OPALEVI y la página de precios tiene el precio de hoy.
Una primera tarde con la farmacia
Activarla
Como administrador, marque Farmacia en Menús de la aplicación y fije después el margen, el IVA de los medicamentos y el límite de retraso en Configuración de la farmacia.
Llenar el estante
Marque como medicamentos los artículos que más dispensa, señale los controlados y registre sus entregas con lote y caducidad.
Probar un caso completo
Prescriba en la visita de un paciente de prueba, dispénselo, anúlelo y compruebe que el stock y la cuenta de la visita volvieron a donde estaban.
Cuente antes de la primera dispensación de controlados
Registre el primer día un recuento de cada medicamento controlado con un testigo, para que el registro se abra con un saldo que usted mismo ha comprobado.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un software de farmacia para una clínica o un hospital?
Un programa que une la receta del médico con el mostrador de la farmacia: las recetas llegan como líneas estructuradas, esperan en una cola, se dispensan del stock por lote y se cobran en la visita correcta, y los medicamentos controlados se registran con un testigo y un saldo corriente.
¿Puede la farmacia de OPALEVI vender medicamentos al público en el mostrador?
No. Solo dispensa contra recetas emitidas en las visitas de la propia clínica, de modo que cada caja sale hacia un paciente con una visita y una cuenta. No hay caja de venta al público. Una farmacia que también vende al público necesita un software de venta aparte para ese lado.
¿Se puede enviar una receta a una farmacia externa?
No por vía electrónica: OPALEVI no se conecta a ningún servicio de receta electrónica y no envía reclamaciones a seguros. Se puede entregar al paciente la receta impresa, que lista los medicamentos del médico y, para lo que pasó por la farmacia interna, la respuesta del mostrador.
¿Puede la recepción dispensar medicamentos?
No por defecto. La recepción puede leer la cola de dispensación, de modo que el mostrador puede decir a un paciente si sus medicamentos están listos, pero dispensar corresponde a enfermería y a los administradores. Una clínica que quiera a su recepción en el mostrador concede el permiso Dispensar medicamentos al rol de recepción. El personal de finanzas no tiene por defecto ningún permiso de la farmacia.
¿Podemos probarlo antes de pagar?
Sí. Registre su clínica y la prueba gratuita empieza al instante, sin pedir tarjeta: active la farmacia y dispense una receta de prueba. Si la prueba termina sin un plan, no se cobra nada y sus registros siguen siendo legibles.
¿Cuánto cuesta OPALEVI para una clínica con farmacia?
Por licencia de personal: cada miembro del personal con una cuenta activa en la clínica cuenta una vez, y pagar por un año reduce la cuota mensual. Activar la farmacia no añade nada, y las recetas, los medicamentos y los lotes nunca se cuentan. Vea la página de precios.
