Cara memilih perisian untuk klinik kecil atau amalan pergigian: 12 soalan sebelum anda membayar

Setiap program klinik mempunyai senarai ciri yang panjang, dan kebanyakannya kelihatan sama di atas kertas. Yang membezakannya ialah bagaimana ia terasa pada pukul 8:30 pagi hari Isnin, apabila kaunter mempunyai tiga orang di meja, telefon berdering dan pesakit pertama sudah berada di atas kerusi.

Jadi sebelum melihat sebarang perisian, tuliskan hari anda. Ia mengambil masa dua puluh minit dan akan menyelamatkan anda daripada pilihan yang salah:

• Siapa buat apa? Kaunter, doktor, jururawat atau pembantu, sesiapa yang menerima wang, dan pemilik.
• Bagaimana pesakit menghubungi anda? Melalui telefon, datang terus, melalui mesej, atau dalam talian.
• Bagaimana anda dibayar? Tunai di meja, kad, pindahan bank, secara ansuran, atau selepas rawatan selesai.
• Apa yang anda serahkan kepada akauntan anda pada hujung bulan, dan dalam bentuk apa?
• Apa yang tidak kena hari ini? Temu janji yang hilang, baki yang tidak dibayar, nota yang tiada siapa dapat baca, laci tunai yang tidak seimbang.

Program yang tepat menghapuskan perkara yang tidak kena dalam klinik anda hari ini. Ciri yang tidak akan anda gunakan bukan alasan untuk memilih apa-apa.

Kemukakan soalan-soalan ini kepada setiap program yang anda pertimbangkan. Ia sesuai untuk amalan am, klinik pakar, amalan pergigian atau jabatan hospital kecil. Pembekal yang baik menjawabnya dengan jelas, secara bertulis, tanpa “bergantung”.

1. Adakah doktor anda benar-benar akan menyimpan rekod di dalamnya?

Perisian klinik hidup atau mati bergantung pada rekod pesakit. Jika doktor mendapatinya perlahan, mereka kembali kepada kertas, dan setiap laporan yang anda harapkan kosong. Minta satu fail bagi setiap pesakit dengan setiap lawatan, dokumen dan bayaran di dalamnya; amaran sebelum orang yang sama didaftarkan dua kali; carian pantas mengikut nama, kod atau telefon; dan rekod yang sesuai dengan setiap jabatan, seperti carta gigi dalam pergigian, tanpa memaksa semua orang melalui medan yang tidak bermakna bagi mereka.

2. Adakah kalendar sepadan dengan cara anda menempah, dan adakah ia mengingatkan pesakit?

Semak paparan hari, minggu dan bulan bagi setiap doktor, waktu bekerja yang dipatuhi kalendar, cara pantas untuk menerima pesakit tanpa temu janji, dan tempahan dalam talian dari laman anda sendiri jika anda mahukannya. Kemudian tanya bagaimana pesakit diingatkan: melalui e-mel, SMS atau WhatsApp, hanya dengan persetujuan pesakit, dan berapa kos bagi setiap mesej. Temu janji yang terlepas ialah pendapatan yang hilang; peringatan ialah antara cara termurah untuk memulihkannya.

3. Adakah invois mengikut peraturan anda?

Invois ialah dokumen undang-undang, bukan cetakan biasa. Ia harus memuatkan nama perniagaan, alamat dan nombor perniagaan anda (nombor cukai atau pendaftaran syarikat yang digunakan negara anda), bernombor dalam urutan tidak terputus, dan mustahil dipadam selepas dikeluarkan, hanya boleh dibatalkan. Tanya sama ada anda boleh mengeluarkan invois pro forma atau anggaran sebelum rawatan, menetapkan kadar cukai nilai tambah anda sendiri (atau tiada, jika perkhidmatan anda dikecualikan), dan menghantar invois sebagai PDF melalui e-mel.

4. Adakah anda akan tahu di mana wang berada pada penghujung hari?

Klinik kecil jarang kehilangan wang kerana penipuan; mereka kehilangannya kerana baki yang tidak disusuli sesiapa. Minta peti tunai harian yang anda buka dengan jumlah permulaan dan tutup dengan wang tunai yang anda kira, dengan laporan hujung hari yang dikenali akauntan anda, dan senarai baki tidak dibayar, yang tertua dahulu, yang boleh diselesaikan seseorang setiap hari Jumaat. Bayaran dengan kad dan pindahan harus direkodkan beserta kaedahnya, dan bayaran balik harus boleh dilakukan tanpa memadam apa-apa.

5. Bolehkah setiap orang hanya melihat apa yang diperlukan tugasnya?

Kaunter memerlukan kalendar dan wang, bukan nota klinikal. Kewangan memerlukan invois, bukan diagnosis. Minta peranan yang mudah dikenali (pentadbir, doktor, jururawat atau pembantu, kaunter, kewangan) yang boleh anda selaraskan, dan akaun peribadi untuk setiap orang. Log masuk bersama menjadikan mustahil untuk mengetahui siapa yang mengubah apa, dan ia antara titik lemah yang paling biasa dalam amalan kecil.

6. Bagaimana data pesakit dilindungi, dan bolehkah pembekal membuktikannya?

Maklumat kesihatan ialah data peribadi sensitif di bawah undang-undang perlindungan data di kebanyakan negara, seperti General Data Protection Regulation EU (pautan luar). Sebagai klinik, anda kekal bertanggungjawab ke atasnya, walaupun perisian yang menyimpannya untuk anda. Maka tanyalah:

• Adakah terdapat perjanjian pemprosesan data, yang diterbitkan atau ditandatangani, yang menyatakan di mana data disimpan dan pembekal mana yang memprosesnya?
• Adakah rekod setiap klinik diasingkan daripada rekod klinik lain?
• Adakah kata laluan disimpan hanya sebagai cincangan, dan adakah setiap sambungan menggunakan HTTPS?
• Bolehkah setiap orang mengaktifkan pengesahan dua langkah, dan bolehkah skrin dikunci apabila seseorang beredar?
• Adakah terdapat log aktiviti yang tidak boleh disunting sesiapa?
• Berapa kerap data disandarkan, dan berapa lama sandaran disimpan?

7. Adakah ia dalam bahasa yang dituturkan pasukan anda?

Program yang separuh difahami kakitangan anda menghasilkan rekod yang separuh diisi. Tanya sama ada seluruh antara muka, bukan sekadar menu, dalam bahasa anda, sama ada dokumen untuk pesakit dan invois dicetak dalam bahasa itu, dan sama ada pasukan yang pelbagai boleh bekerja dalam bahasa berbeza, satu bahasa di kaunter dan bahasa Inggeris untuk pakar pelawat, sebagai contoh, atau semuanya dalam satu bahasa jika anda lebih suka.

8. Adakah ia berfungsi pada apa yang sudah anda miliki?

Program yang berjalan dalam pelayar berfungsi pada komputer, tablet dan telefon yang sudah anda miliki, mengemas kini dirinya sendiri, dan tidak memerlukan pelayan di dalam almari. Tanya sama ada apa-apa perlu dipasang, sama ada ia boleh digunakan pada telefon, dan apa yang berlaku apabila sambungan internet anda terputus; tempat liputan mudah alih telefon ialah pelan B yang murah dan munasabah untuk mana-mana klinik.

9. Bolehkah anda pergi dengan membawa data anda?

Masa terbaik untuk bertanya bagaimana anda keluar ialah sebelum anda masuk. Tanya bagaimana anda membawa masuk pesakit sedia ada (import hamparan, sebagai contoh), apa yang boleh anda eksport sendiri pada bila-bila masa, apa yang dieksport pembekal untuk anda atas permintaan, dan apa yang berlaku kepada data anda jika anda menutup akaun. Jawapannya harus terdapat dalam terma, bukan dalam janji jurujual.

10. Bolehkah anda meramalkan harganya?

Perisian klinik dihargakan mengikut pengguna, mengikut pesakit, mengikut modul atau mengikut lokasi, dan perbezaannya bertambah. Tanya apa sebenarnya yang dikira, sama ada pesakit, jabatan dan lokasi dikenakan bayaran tambahan, berapa kos mesej peringatan, sama ada ada diskaun tahunan, dan bagaimana harga berubah apabila anda mengambil seorang lagi pekerja. Kira harga anda untuk hari ini dan untuk dua tahun akan datang.

11. Siapa yang menjawab apabila ada masalah?

Tanya bagaimana anda menghubungi sokongan (e-mel, telefon, WhatsApp, borang), dalam bahasa apa, dan seberapa cepat. Kemudian ujinya semasa percubaan dengan soalan sebenar. Panduan bantuan di dalam program, ditulis untuk kakitangan klinik dan bukan pengaturcara, menjawab kebanyakan soalan harian sebelum sesiapa perlu menelefon.

12. Adakah percubaan membolehkan anda membuktikannya?

Demonstrasi menunjukkan hari terbaik pembekal. Percubaan menunjukkan hari anda. Minta percubaan percuma tanpa kad, dengan setiap ciri yang akan anda bayar, cukup lama untuk menjalankan dua minggu sebenar, dan jawapan yang jelas tentang apa yang berlaku apabila ia tamat.

• Anda tidak dapat mengetahui harga tanpa panggilan jualan. Jika harga bergantung pada siapa yang bertanya, ia akan berubah apabila anda memperbaharui.
• Demonstrasi menggunakan data contoh yang sempurna, dan anda tidak dibenarkan mencubanya dengan data anda sendiri.
• Mengeluarkan data anda dikenakan bayaran tambahan, atau tiada sesiapa mahu menulis bagaimana ia berfungsi.
• Log masuk bersama dicadangkan untuk menjimatkan lesen.
• Tiada sesiapa dapat menyatakan di mana data anda disimpan atau syarikat mana yang memprosesnya.
• Setiap soalan tentang invois atau undang-undang dijawab dengan “semua pelanggan kami menggunakannya”.

Kebanyakan percubaan gagal kerana tiada sesiapa merancangnya: akaun dibuka, seseorang menjelajah selama satu petang, dan dua minggu kemudian keputusan dibuat berdasarkan perasaan. Gunakan pelan ini sebaliknya:

1. 1

   Hari 1: tetapkan asas

   Masukkan butiran perniagaan, waktu operasi, perkhidmatan dan harga anda. Jemput dua atau tiga rakan sekerja dengan peranan sebenar mereka.

2. 2

   Hari 2: bawa masuk pesakit sebenar

   Import hamparan pesakit, atau tambah pesakit minggu ini secara manual.

3. 3

   Hari 3 hingga 7: jalankan minggu sebenar

   Tempah setiap temu janji dalam sistem baharu di samping sistem semasa anda. Rekodkan lawatan, terima bayaran, buka dan tutup peti tunai setiap hari.

4. 4

   Hari 8: keluarkan invois dan padankan

   Keluarkan invois minggu itu dan bandingkan jumlahnya dengan apa yang anda tahu telah anda terima. Ia harus sepadan hingga ke sen.

5. 5

   Hari 9 dan 10: tanya soalan sukar

   Log masuk sebagai kaunter: bolehkah anda melihat nota klinikal yang tidak sepatutnya? Eksport pesakit anda ke hamparan. Hantar soalan sebenar kepada sokongan dan catat masa jawapannya.

6. 6

   Hari 11 dan 12: tunjukkan kepada akauntan anda

   Cetak laporan dan satu invois, dan tanya sama ada ia mempunyai apa yang diperlukan akauntan.

7. 7

   Hari 13 dan 14: putuskan bersama

   Beri markah kepada program dengan helaian di bawah, dan tanya mereka yang menggunakannya setiap hari. Jawapan mereka lebih penting daripada jawapan anda.

Beri setiap bidang 0, 1 atau 2 mata, dan beri pemberat kepada bidang yang paling penting bagi klinik anda. Program yang mendapat 0 untuk invois, peranan atau perlindungan data tidak patut menang dalam apa-apa yang lain.

Kami membina OPALEVI, jadi inilah jawapan kami sendiri, termasuk yang “tidak”. Nilailah dengan helaian yang sama yang anda gunakan untuk semua yang lain.

Menguruskan makmal pergigian dan bukan klinik? Baca perisian makmal pergigian: setiap kes dari pesanan hingga invois dibayar, atau lihat OPALEVI untuk klinik pergigian, amalan persendirian dan klinik.