Perisian makmal pergigian: setiap kes dari pesanan doktor gigi hingga invois dibayar

Kebanyakan makmal bermula dengan cara yang sama. Doktor gigi menelefon atau menghantar mesej, seseorang menulis tugasan pada slip atau dalam buku nota, acuan diletakkan di atas rak, dan pemilik menyimpan selebihnya dalam kepala. Dengan dua juruteknik dan beberapa klinik, cara ini berjalan. Kemudian ia mula gagal secara senyap, lalu tiba-tiba semuanya kucar-kacir.

Tandanya sudah biasa:

• Tarikh akhir yang tidak dilihat sesiapa. Pesanan diterima melalui telefon pada hari Isnin, slip terselit di bawah dulang lain, dan pada hari Khamis klinik menelefon bertanya di mana mahkota itu.
• Kerja yang sudah siap tetapi tidak pernah dibilkan. Pembuatan semula, unit tambahan, pembaikan yang dibuat sebagai budi: apabila invois ditulis kemudian berdasarkan ingatan, ada yang tidak pernah ditulis.
• Baki yang tiada siapa dapat nyatakan. “Berapa yang klinik ini berhutang kepada kita?” memerlukan satu malam dengan penyata bank dan hamparan, dan jawapannya masih sekadar andaian.
• Soalan yang hanya seorang boleh jawab. Jambatan itu di peringkat mana? Siapa yang mengerjakan porselen? Apabila pemilik tiada, makmal menjadi perlahan.

Semua ini bukan masalah manusia. Ia masalah maklumat: fakta tentang setiap kes bertaburan di telefon, slip, rak dan hamparan, dan tiada apa yang menghubungkannya. Perisian makmal pergigian wujud untuk menghimpunkan fakta tersebut dalam satu rekod dan menyimpannya di situ, dari saat pesanan tiba hingga wang diterima.

Perisian tidak menjadikan makmal lebih pantas dengan sendirinya. Ia menjadikan setiap kes kelihatan, dan kerja yang kelihatan ialah kerja yang siap tepat pada masanya dan dibayar.

Sebelum membandingkan program, sepakati dahulu apa yang mesti ada dalam satu rekod kes. Apa pun yang anda gunakan, termasuk kertas, setiap pesanan seharusnya menjawab soalan-soalan ini tanpa panggilan telefon:

Ada juga sebab kawal selia untuk menyimpan rekod ini. Di Kesatuan Eropah, mahkota atau gigi palsu yang dibuat mengikut preskripsi doktor gigi ialah peranti perubatan buatan khas di bawah Regulation (EU) 2017/745 on medical devices (pautan luar). Annex XIII memerlukan pengilang menyimpan satu kenyataan bagi setiap peranti sekurang-kurangnya sepuluh tahun selepas peranti itu diletakkan di pasaran, dan lima belas tahun bagi peranti implan. Di luar EU, peraturan peranti perubatan negara masing-masing terpakai, dan kewajipan anda bergantung pada tempat anda menghantar kerja. Amalan ini baik di mana-mana: bagi setiap kerja, anda harus dapat menyatakan siapa yang memesannya, untuk pesakit yang mana, bila ia diterima, siapa yang mengerjakannya dan bila ia keluar.

Inilah perjalanan satu pesanan melalui OPALEVI untuk makmal pergigian, dari panggilan doktor gigi hingga invois dibayar. Perkataan yang dicetak tebal ialah nama yang anda lihat pada skrin.

1. 1

   Klinik menjadi klien

   Setiap doktor gigi atau klinik yang menghantar kerja kepada anda ialah klien dengan failnya sendiri: orang untuk dihubungi, alamat, telefon, nombor perniagaan dan e-mel. Nombor perniagaan itu tercetak pada setiap invois yang anda keluarkan kepada klinik tersebut, dan fail itu menghimpunkan pesanan klinik, apa yang telah diinvois, apa yang telah dibayar dan apa yang masih terhutang.

2. 2

   Terima pesanan

   Pilih Pesanan baharu, pilih klien, kemudian tulis pesakit, tarikh diterima dan tarikh akhir. Pesanan mendapat kodnya sendiri (P-00001, P-00002 dan seterusnya). Tambah kerja daripada senarai harga anda melalui Pilih kerja berharga…, atau taip satu baris seperti “Mahkota zirkonia 21” beserta kuantiti dan harganya.

3. 3

   Rancang peringkat

   Di bawah Peringkat kerja, pilih stesen yang akan dilalui kes itu, mengikut susunan ia melaluinya: CAD/CAM, kemudian kerja porselen, sebagai contoh. Makmal baharu bermula dengan enam stesen (mahkota dan jambatan, implan pergigian, gigi palsu, CAD/CAM, kerja porselen dan penerimaan), dan anda boleh menamakan semula, menambah atau mengarkibkannya di bawah Tetapan → Unit kerja.

4. 4

   Kerjakan kes

   Juruteknik menekan Mula dan Selesai pada peringkat masing-masing, pada pesanan itu sendiri atau pada papan Aliran kerja makmal. Status pesanan mengikut dengan sendirinya: belum dimulakan, sedang dikerjakan, dan siap apabila setiap peringkat selesai.

5. 5

   Hantar

   Cetak Helaian pesanan untuk disertakan bersama kerja, dengan baris untuk siapa yang menghantar dan siapa yang menerima, kemudian pilih Tandakan sebagai dihantar. Tarikh penghantaran dicap pada pesanan.

6. 6

   Keluarkan invois

   Tekan Invois pesanan ini. Baris pesanan disalin ke invois, baris pesanan dikunci supaya kedua-duanya tidak menyimpang, dan pesanan dipautkan kepada invoisnya.

7. 7

   Terima bayaran

   Rekodkan bayaran sebagai tunai, kad atau pindahan bank. Sehingga dibayar penuh, jumlah itu menunggu di bawah Baki tertunggak, yang tertua dahulu, dengan butang Kutip di sebelahnya.

Dua catatan ringkas tentang butiran. OPALEVI tidak mempunyai carta gigi atau pemilih warna pada pesanan: juruteknik menulis nombor gigi dan warna dalam baris kerja atau dalam nota. Dan ia tidak menyimpan imbasan atau foto pada pesanan, jadi fail STL kekal dalam perisian pengimbas anda atau dalam e-mel tempat ia diterima, dirujuk dengan kod pesanan.

Tarikh akhir yang terlepas lebih mahal daripada kos membuat semula. Doktor gigi terpaksa mengubah temu janji pesakit, dan mula tertanya-tanya sama ada kes seterusnya patut dihantar ke tempat lain. Perisian makmal yang baik bukan sekadar menyimpan tarikh akhir; ia meletakkannya di hadapan mereka yang masih boleh bertindak.

Dalam OPALEVI tarikh akhir yang sama muncul di empat tempat:

• Pesanan, senarai setiap pesanan, tempat anda boleh menapis mengikut status dan mencari mengikut kod pesanan, klien atau pesakit.
• Aliran kerja makmal, papan yang memaparkan peringkat setiap pesanan terbuka dalam tiga lajur (belum dimulakan, sedang dikerjakan, siap) dengan penapis pantas untuk Tugasan saya, Akhir hari ini dan Lewat. Kad boleh diseret antara lajur, dan diserahkan kepada juruteknik lain di stesen yang sama.
• Kalendar penghantaran, sebulan kerja yang mesti keluar dari makmal setiap hari, diwarnakan mengikut status.
• Hari ini, skrin pertama yang dilihat juruteknik: tugasan mereka sendiri, apa yang perlu siap hari ini, apa yang sudah lewat dan peringkat seterusnya yang menunggu mereka.

Pada telefon, bar di bahagian bawah skrin terus membuka Pesanan, Kalendar dan papan Aliran kerja makmal, supaya juruteknik dapat menyemak kerja hari itu di meja kerja tanpa berjalan ke komputer.

Makmal membilkan mengikut salah satu daripada dua rentak: setiap kes, apabila setiap pesanan dihantar, atau sekali sebulan bagi setiap klinik. Mana-mana yang anda gunakan, satu peraturan tetap berlaku: invois harus datang daripada pesanan, bukan daripada ingatan.

Dalam OPALEVI, menginvois satu kes hanya satu langkah. Invois pesanan ini menyalin baris berharga ke dalam sama ada invois biasa, bernombor dalam urutan tidak terputus (F-00001, F-00002…) yang boleh dibatalkan tetapi tidak pernah dipadam, atau invois pro forma, untuk klinik yang mahukan angka sebelum invois akhir. Invois pro forma kemudiannya boleh ditukar kepada invois biasa. Makmal yang membil setiap bulan mempunyai fakta yang sama di satu tempat: fail klien menyenaraikan setiap pesanan beserta nilainya, dan Invois baharu untuk klien ini memulakan invois bulan itu dari sana.

Kali pertama anda mengeluarkan invois, OPALEVI meminta butiran perniagaan anda sekali sahaja (nama, alamat, bandar dan nombor perniagaan) supaya setiap invois memuatkannya. Invois boleh dicetak atau dimuat turun sebagai PDF, dihantar melalui e-mel, dan memaparkan butiran bank anda untuk klinik yang membayar melalui pindahan.

Siapa yang berhutang dengan kita?

Itulah soalan yang ditanya setiap pemilik, dan ia sepatutnya mengambil masa beberapa saat sahaja. Baki tertunggak menyenaraikan apa yang masih terhutang oleh klinik pelanggan kepada makmal, invois tertua dahulu, dan menandakan apa yang sudah lewat. Fail setiap klien menceritakan kisah yang sama bagi satu klinik: nilai pesanannya, berapa yang telah diinvois, berapa yang telah dibayar dan hutang yang berbaki.

Jika makmal anda menerima wang tunai di kaunter, Peti tunai dibuka pada awal hari dengan jumlah permulaan dan ditutup dengan wang tunai yang anda kira, supaya kekurangan atau lebihan pada hari itu ternampak serta-merta. Klinik yang meminta harga dahulu boleh menerima tawaran, yang diinvois dalam satu langkah selepas mereka bersetuju; tawaran diaktifkan di bawah Tetapan → Menu aplikasi.

Sebuah makmal mempunyai orang yang memerlukan perkara berbeza, dan wang bukan urusan semua orang. Dalam OPALEVI setiap orang mempunyai peranan:

• Juruteknik pergigian: menerima pesanan, mengerjakannya dan menyerahkannya semula; melihat tawaran, tetapi tidak melihat wang makmal. Juruteknik tidak boleh menambah klien atau mengeluarkan invois.
• Kaunter: mendaftarkan kerja, menjawab klinik, mengeluarkan invois dan menerima bayaran di meja.
• Kewangan / Perakaunan: menyimpan invois, bayaran dan peti tunai, serta membaca laporan kewangan.
• Pentadbir: mengendalikan perniagaan: klien, pesanan, wang, kakitangan dan tetapan.

Setiap peranan boleh diselaraskan mengikut kebenaran satu demi satu jika makmal anda bekerja secara berbeza. Setiap orang log masuk dengan akaun masing-masing, jadi tiada sesiapa berkongsi kata laluan, dan setiap orang boleh bekerja dalam bahasanya sendiri.

Sama ada anda memilih OPALEVI atau program lain, kemukakan soalan-soalan ini kepada setiap pilihan yang anda pertimbangkan, dan jawab dengan pesanan anda sendiri, bukan demonstrasi.

Harga penuh, dengan kalkulator untuk pasukan anda, berada di halaman harga. Untuk senarai semak yang lebih luas yang turut merangkumi klinik, baca cara memilih perisian klinik.

Menyediakan makmal dalam OPALEVI mengambil masa satu petang, bukan satu projek. Selepas anda mendaftar sebagai makmal pergigian, senarai semak ringkas pada skrin Hari ini membimbing anda melalui langkah-langkah pertama dan menandakannya satu demi satu apabila selesai:

1. 1

   Tambah doktor gigi yang membuat pesanan

   Tambah setiap klinik atau doktor gigi sebagai klien. Nama sudah memadai untuk bermula; butiran hubungan boleh menyusul.

2. 2

   Tetapkan senarai harga anda

   OPALEVI memulakan anda dengan senarai contoh yang ringkas (mahkota porselen, gigi palsu penuh, pembaikan gigi palsu). Gantikannya dengan kerja dan harga anda sendiri di bawah Tetapan → Perkhidmatan sebelum pesanan pertama dibilkan.

3. 3

   Terima pesanan pertama anda

   Masukkan satu kes sebenar. Peringkatnya muncul pada papan Aliran kerja makmal sebaik sahaja anda menambahnya.

4. 4

   Jemput pasukan anda

   Tambah juruteknik dan kaunter anda, masing-masing dengan peranannya, supaya papan terisi dengan nama sebenar.