Kā izvēlēties programmatūru nelielai klīnikai vai zobārstniecības praksei: 12 jautājumi pirms maksāšanas

Katrai klīnikas programmai ir gari funkciju saraksti, un uz papīra lielākā daļa izskatās vienādi. Atšķirība ir tajā, kāda tā ir pirmdienas rītā pulksten 8:30, kad pie reģistratūras ir trīs cilvēki, zvana tālrunis un pirmais pacients jau sēž krēslā.

Tāpēc, pirms skatāties jebkādu programmatūru, uzrakstiet savu dienu. Tas aizņem divdesmit minūtes un pasargās no nepareizas izvēles:

• Kas ko dara? Reģistratūra, ārsti, māsas vai asistenti, tas, kas pieņem naudu, un īpašnieks.
• Kā pacienti jūs sasniedz? Pa tālruni, ierodoties uz vietas, ar ziņu vai tiešsaistē.
• Kā jūs saņemat samaksu? Skaidra nauda pie letes, karte, bankas pārskaitījums, pa daļām vai pēc ārstēšanas pabeigšanas.
• Ko jūs nododat grāmatvedim mēneša beigās un kādā veidā?
• Kas šobrīd nenotiek pareizi? Zaudēti pieraksti, nesamaksāti atlikumi, piezīmes, ko neviens nevar izlasīt, kases atvilktne, kas nesakrīt.

Pareizā programma novērš to, kas jūsu klīnikā šodien nenotiek pareizi. Funkcija, ko nekad nelietosiet, nav iemesls kaut ko izvēlēties.

Uzdodiet šos jautājumus katrai programmai, ko izskatāt. Tie der ģimenes ārsta praksei, speciālistu klīnikai, zobārstniecības praksei vai nelielai slimnīcas nodaļai. Labs pārdevējs uz tiem atbild skaidri un rakstiski, bez „tas atkarīgs”.

1. Vai jūsu ārsti tajā patiešām glabās ierakstus?

Klīnikas programmatūra stāv vai krīt ar pacienta ierakstu. Ja ārstiem tas šķiet lēns, viņi atgriežas pie papīra, un visi gaidītie pārskati paliek tukši. Prasiet vienu kartīti katram pacientam ar visiem apmeklējumiem, dokumentiem un maksājumiem; brīdinājumu, pirms tas pats cilvēks tiek reģistrēts divreiz; ātru meklēšanu pēc vārda, koda vai tālruņa; un ierakstus, kas der katrai nodaļai, piemēram, zobu shēmu zobārstniecībā, nespiežot visus izpildīt laukus, kuriem viņu darbā nav jēgas.

2. Vai kalendārs atbilst jūsu pierakstam un vai tas atgādina pacientiem?

Pārbaudiet dienas, nedēļas un mēneša skatus katram ārstam, darba laiku, ko kalendārs ievēro, ātru veidu, kā pieņemt pacientus bez pieraksta, un tiešsaistes pierakstu no savas lapas, ja to vēlaties. Pēc tam jautājiet, kā pacientiem tiek atgādināts: pa e-pastu, SMS vai WhatsApp, tikai ar pacienta piekrišanu, un kāda ir cena par ziņu. Neapmeklēti pieraksti ir zaudēti ieņēmumi; atgādinājumi ir viens no lētākajiem veidiem, kā tos atgūt.

3. Vai rēķini atbilst jūsu noteikumiem?

Rēķins ir juridisks dokuments, nevis izdruka. Tajā jābūt jūsu uzņēmuma nosaukumam, adresei un uzņēmuma numuram (nodokļu vai uzņēmuma reģistrācijas numuram, ko lieto jūsu valstī), tam jābūt numurētam nepārtrauktā secībā, un pēc izrakstīšanas to nedrīkst varēt izdzēst, tikai anulēt. Jautājiet, vai varat pirms ārstēšanas izrakstīt priekšrēķinu vai tāmi, iestatīt savas PVN likmes (vai nevienu, ja jūsu pakalpojumi ir atbrīvoti), un nosūtīt rēķinus kā PDF pa e-pastu.

4. Vai dienas beigās zināsiet, kur ir nauda?

Nelielas klīnikas reti zaudē naudu krāpšanas dēļ; tās zaudē to atlikumu dēļ, kurus neviens neseko. Prasiet ikdienas kasi, ko atverat ar sākuma summu un aizverat ar saskaitīto naudu, ar dienas beigu pārskatiem, ko atpazīst jūsu grāmatvedis, un nesamaksāto atlikumu sarakstu, vecākie vispirms, ko kāds var apstrādāt katru piektdienu. Maksājumi ar karti un pārskaitījumu jāieraksta kopā ar to veidu, un atmaksām jābūt iespējamām, neko nedzēšot.

5. Vai katrs var redzēt tikai to, ko prasa viņa darbs?

Reģistratūrai vajag kalendāru un naudu, nevis klīniskās piezīmes. Finansēm vajag rēķinus, nevis diagnozes. Prasiet atpazīstamas lomas (administrators, ārsts, māsa vai asistents, reģistratūra, finanses), ko varat pielāgot, un personīgu kontu ikvienam. Kopīgi pieteikšanās dati neļauj zināt, kurš ko mainīja, un tie ir viens no biežākajiem vājajiem punktiem nelielā praksē.

6. Kā tiek aizsargāti pacientu dati un vai pārdevējs to var pierādīt?

Veselības informācija ir sensitīvi personas dati vairuma valstu datu aizsardzības tiesību aktos, piemēram, ES Vispārīgajā datu aizsardzības regulā (ārēja saite). Klīnika paliek atbildīga par tiem, pat ja programmatūra tos glabā jūsu vietā. Tāpēc jautājiet:

• Vai ir datu apstrādes līgums, publicēts vai parakstīts, kurā norādīts, kur dati tiek glabāti un kuri pakalpojumu sniedzēji tos apstrādā?
• Vai katras klīnikas ieraksti tiek glabāti atsevišķi no visu pārējo klīniku ierakstiem?
• Vai paroles tiek glabātas tikai kā jaucējkods un vai katrs savienojums izmanto HTTPS?
• Vai katrs cilvēks var ieslēgt divpakāpju verifikāciju un vai ekrānu var bloķēt, kad kāds attālinās?
• Vai ir darbību žurnāls, ko neviens nevar rediģēt?
• Cik bieži dati tiek dublēti un cik ilgi dublējumi tiek glabāti?

7. Vai tā ir valodā, kādā runā jūsu komanda?

Programma, ko darbinieki saprot tikai pa pusei, rada pa pusei aizpildītus ierakstus. Jautājiet, vai visa saskarne, ne tikai izvēlnes, ir jūsu valodā, vai pacientu dokumenti un rēķini tiek drukāti tajā un vai jauktā komanda var strādāt dažādās valodās — piemēram, reģistratūrā vienā valodā, bet ciemos nākošam speciālistam angliski, vai visi vienā valodā, ja tā vēlaties.

8. Vai tā darbojas uz tā, kas jums jau ir?

Programma, kas darbojas pārlūkprogrammā, strādā datoros, planšetēs un tālruņos, kas jums jau ir, atjaunojas pati un neprasa serveri skapī. Jautājiet, vai kaut kas jāinstalē, vai to var lietot tālrunī un kas notiek, kad pazūd interneta savienojums; tālruņa mobilais tīklājs ir lēts un saprātīgs rezerves plāns jebkurai klīnikai.

9. Vai varat aiziet ar saviem datiem?

Labākais laiks pajautāt, kā aiziet, ir pirms ierašanās. Jautājiet, kā ievest esošos pacientus (piemēram, importējot izklājlapu), ko varat eksportēt paši jebkurā laikā, ko pārdevējs eksportē jums pēc pieprasījuma un kas notiek ar jūsu datiem, ja aizverat kontu. Atbildēm jābūt noteikumos, nevis pārdevēja solījumā.

10. Vai varat paredzēt cenu?

Klīnikas programmatūras cena ir atkarīga no lietotāja, pacienta, moduļa vai atrašanās vietas, un atšķirības summējas. Jautājiet, kas tieši tiek skaitīts, vai pacienti, nodaļas un atrašanās vietas maksā papildus, cik maksā atgādinājumu ziņas, vai ir gada atlaide un kā cena mainās, pieņemot vēl vienu cilvēku. Aprēķiniet savu cenu šodienai un pēc diviem gadiem.

11. Kas atbild, kad kaut kas noiet greizi?

Jautājiet, kā sazināties ar atbalstu (e-pasts, tālrunis, WhatsApp, veidlapa), kādā valodā un cik ātri. Pēc tam pārbaudiet to izmēģinājuma laikā ar īstu jautājumu. Programmas iekšējais palīdzības ceļvedis, kas rakstīts klīnikas darbiniekiem, nevis programmētājiem, atbild uz lielāko daļu ikdienas jautājumu, pirms kādam jāzvana.

12. Vai izmēģinājums ļauj to pierādīt?

Demonstrācija rāda pārdevēja labāko dienu. Izmēģinājums rāda jūsējo. Prasiet bezmaksas izmēģinājumu bez kartes, ar visām funkcijām, par ko maksātu, pietiekami ilgu, lai izietu divas īstas nedēļas, un skaidru atbildi, kas notiek, kad tas beidzas.

• Cenu nevar uzzināt bez pārdošanas zvana. Ja cena ir atkarīga no tā, kas jautā, tā mainīsies, kad atjaunosiet līgumu.
• Demonstrācijā izmanto ideālus paraugdatus, un jums neļauj izmēģināt ar saviem.
• Datu izgūšana maksā papildus, vai neviens nevēlas rakstiski apstiprināt, kā tas notiek.
• Piedāvā kopīgus pieteikšanās datus, lai ietaupītu uz licencēm.
• Neviens nevar pateikt, kur jūsu dati tiek glabāti vai kuri uzņēmumi tos apstrādā.
• Uz katru jautājumu par rēķiniem vai likumu atbild ar „to lieto visi mūsu klienti”.

Lielākā daļa izmēģinājumu neizdodas tāpēc, ka neviens tos neplāno: konts tiek atvērts, kāds pēcpusdienu pašķirsta programmu, un pēc divām nedēļām lēmums tiek pieņemts pēc sajūtas. Tā vietā izmantojiet šo plānu:

1. 1

   1. diena: iestatiet pamatus

   Ievadiet uzņēmuma datus, darba laiku, pakalpojumus un cenas. Uzaiciniet divus vai trīs kolēģus ar viņu īstajām lomām.

2. 2

   2. diena: ievediet īstus pacientus

   Importējiet pacientu izklājlapu vai pievienojiet šīs nedēļas pacientus ar rokām.

3. 3

   3.–7. diena: nostrādājiet īstu nedēļu

   Pierakstiet katru pierakstu jaunajā sistēmā līdztekus pašreizējai. Ierakstiet apmeklējumus, pieņemiet maksājumus, katru dienu atveriet un aizveriet kasi.

4. 4

   8. diena: izrakstiet rēķinus un salīdziniet

   Izrakstiet nedēļas rēķinus un salīdziniet kopsummas ar to, ko zināt, ka esat ieņēmuši. Tām jāsakrīt līdz centam.

5. 5

   9. un 10. diena: uzdodiet grūtos jautājumus

   Piesakieties kā reģistratūra: vai varat redzēt klīniskās piezīmes, ko nedrīkstētu? Eksportējiet pacientus uz izklājlapu. Nosūtiet atbalstam īstu jautājumu un izmēriet atbildes laiku.

6. 6

   11. un 12. diena: parādiet grāmatvedim

   Izdrukājiet pārskatus un rēķinu un pajautājiet, vai tajos ir tas, kas grāmatvedim vajadzīgs.

7. 7

   13. un 14. diena: izlemiet kopā

   Novērtējiet programmu ar tālāk redzamo lapu un pajautājiet cilvēkiem, kas to lietoja katru dienu. Viņu atbilde ir svarīgāka par jūsējo.

Katrai jomai piešķiriet 0, 1 vai 2 punktus un piešķiriet lielāku svaru jomām, kas jūsu klīnikai ir vissvarīgākās. Programma, kas rēķinos, lomās vai datu aizsardzībā saņem 0, nedrīkst uzvarēt ne ar ko citu.

Mēs veidojam OPALEVI, tāpēc šeit ir mūsu pašu atbildes, ieskaitot tās, kas ir „nē”. Vērtējiet tās ar to pašu lapu, ko izmantojat visiem pārējiem.

Vadāt zobu laboratoriju, nevis klīniku? Lasiet zobu laboratorijas programmatūra: katrs darbs no pasūtījuma līdz apmaksātam rēķinam vai skatiet OPALEVI zobārstniecības klīnikām, privātpraksēm un klīnikām.