Zobu laboratorijas programmatūra: katrs darbs no ārsta pasūtījuma līdz apmaksātam rēķinam

Lielākā daļa laboratoriju sāk vienādi. Ārsts piezvana vai atsūta ziņu, kāds uzraksta darbu uz lapiņas vai piezīmju grāmatiņā, nospiedums nonāk plauktā, bet pārējo īpašnieks tur galvā. Ar diviem tehniķiem un dažām klīnikām tas darbojas. Tad tas pārstāj darboties — vispirms nemanāmi, pēc tam uzreiz.

Pazīmes ir zināmas:

• Termiņš, ko neviens neredzēja. Pasūtījums pirmdienā pienāca pa tālruni, lapiņa nonāca zem citas paplātes, un ceturtdien klīnika zvana un jautā, kur ir krona.
• Darbs, kas pabeigts, bet nav izrakstīts rēķins. Pārtaisījums, papildu vienība, remonts, kas veikts pa draugam: ja rēķinus raksta vēlāk no atmiņas, daži netiek uzrakstīti nekad.
• Atlikumi, ko neviens nespēj nosaukt. Uz jautājumu „Cik šī klīnika mums ir parādā?” vajag veselu vakaru ar bankas izrakstiem un izklājlapu, un atbilde tik un tā ir minējums.
• Jautājumi, uz kuriem var atbildēt tikai viens cilvēks. Kurā posmā ir tilts? Kas taisa porcelānu? Kad īpašnieks ir prom, laboratorija bremzējas.

Nekas no tā nav cilvēku problēma. Tā ir informācijas problēma: fakti par katru darbu ir izkaisīti pa tālruni, lapiņu, plauktu un izklājlapu, un nekas tos nesaista. Zobu laboratorijas programmatūra pastāv tāpēc, lai šos faktus savāktu vienā ierakstā un tur arī noturētu — no brīža, kad pasūtījums pienācis, līdz brīdim, kad nauda ir saņemta.

Programmatūra pati par sevi laboratoriju nepadara ātrāku. Tā padara redzamu katru darbu, bet redzams darbs ir darbs, kas tiek pabeigts laikā un apmaksāts.

Pirms salīdzināt programmas, vienojieties, kas jābūt vienā darba ierakstā. Lai ko jūs izmantotu, arī papīru, katram pasūtījumam jāatbild uz šiem jautājumiem bez telefona zvana:

Šādu ierakstu ir lietderīgi glabāt arī regulatīvu iemeslu dēļ. Eiropas Savienībā krona vai protēza, kas izgatavota pēc ārsta nozīmējuma, ir pēc pasūtījuma izgatavota medicīniska ierīce saskaņā ar Regulu (ES) 2017/745 par medicīniskajām ierīcēm (ārēja saite). Tās XIII pielikums prasa ražotājam katrai ierīcei glabāt paziņojumu vismaz desmit gadus pēc tās laišanas tirgū, bet implantējamām ierīcēm — piecpadsmit. Ārpus ES piemēro valstu medicīnisko ierīču noteikumus, un jūsu pienākumi ir atkarīgi no tā, kur piegādājat. Šis ieradums ir derīgs jebkur: par katru darbu jāspēj pateikt, kas to pasūtīja, kuram pacientam, kad tas pienāca, kas pie tā strādāja un kad tas aizgāja.

Lūk, viena pasūtījuma ceļš programmā OPALEVI zobu laboratorijām no ārsta zvana līdz apmaksātam rēķinam. Treknrakstā izceltie vārdi ir nosaukumi, ko redzat ekrānā.

1. 1

   Klīnika kļūst par klientu

   Katrs ārsts vai prakse, kas jums sūta darbus, ir klients ar savu kartīti: kontaktpersona, adrese, tālrunis, uzņēmuma numurs un e-pasts. Uzņēmuma numurs tiek drukāts uz katra rēķina, ko izrakstāt šai klīnikai, bet kartītē ir apkopoti klīnikas pasūtījumi, kas izrakstīts rēķinos, kas samaksāts un kas vēl ir jāmaksā.

2. 2

   Pieņemiet pasūtījumu

   Izvēlieties Jauns pasūtījums, norādiet klientu un ierakstiet pacientu, saņemšanas datumu un termiņu. Pasūtījums saņem savu kodu (P-00001, P-00002 un tā tālāk). Darbus no sava cenrāža pievienojiet ar Izvēlieties pakalpojumu ar cenu… vai ierakstiet rindu, piemēram, „Cirkonija krona 21”, norādot daudzumu un cenu.

3. 3

   Saplānojiet posmus

   Sadaļā Darba posmi izvēlieties darba vietas, caur kurām darbs iet, tādā secībā, kādā tas iet: piemēram, vispirms CAD/CAM, pēc tam porcelāna darbs. Jauna laboratorija sāk ar sešām darba vietām (kroņi un tilti, zobu implanti, protēzes, CAD/CAM, porcelāna darbs un reģistratūra), un tās var pārdēvēt, pievienot vai arhivēt sadaļā Iestatījumi → Darba vienības.

4. 4

   Veiciet darbu

   Tehniķi savos posmos nospiež Sākt un Pabeigt, vai nu pašā pasūtījumā, vai pārskatā Laboratorijas darbplūsma. Pasūtījuma statuss mainās pats: gaida, izpildē un pabeigts, kad visi posmi ir izpildīti.

5. 5

   Piegāde

   Izdrukājiet dokumentu Pasūtījuma lapa, kas pavada darbu, ar rindām, kur norādīt, kas to piegādāja un kas saņēma, un pēc tam izvēlieties Atzīmēt kā piegādātu. Pasūtījumā tiek ierakstīts piegādes datums.

6. 6

   Rēķins

   Nospiediet pogu Izrakstīt rēķinu par šo pasūtījumu. Pasūtījuma rindas tiek pārkopētas rēķinā, pasūtījuma rindas tiek bloķētas, lai abi dokumenti nevarētu atšķirties, un pasūtījums tiek sasaistīts ar savu rēķinu.

7. 7

   Saņemiet maksājumu

   Ierakstiet maksājumu kā skaidru naudu, karti vai bankas pārskaitījumu. Kamēr rēķins nav samaksāts pilnībā, summa gaida sadaļā Nesamaksātie atlikumi, vecākie vispirms, un blakus tai ir poga Iekasēt.

Divas vienkāršas piezīmes par detaļām. Programmā OPALEVI pasūtījumā nav zobu shēmas vai nokrāsu izvēles: tehniķi zobu numurus un nokrāsu ieraksta darba rindā vai piezīmēs. Tā arī neglabā skenējumus vai fotogrāfijas pasūtījumā, tāpēc STL faili paliek jūsu skenera programmā vai e-pastā, ar kuru tie atnāca, un uz tiem norāda pasūtījuma kods.

Nokavēts termiņš izmaksā vairāk nekā pārtaisījums. Ārstam jāpārceļ pacients, un viņš sāk domāt, vai nākamais darbs nebūtu jānodod citur. Laba laboratorijas programmatūra termiņu ne tikai glabā, bet arī parāda tiem, kas vēl var kaut ko darīt.

Programmā OPALEVI viens un tas pats termiņš redzams četrās vietās:

• Pasūtījumi — visu pasūtījumu saraksts, kur var filtrēt pēc statusa un meklēt pēc pasūtījuma koda, klienta vai pacienta.
• Laboratorijas darbplūsma — panelis ar visu atvērto pasūtījumu posmiem trīs kolonnās (gaida, izpildē, pabeigts) un ātrajiem filtriem Mani uzdevumi, Termiņš šodien un Kavēts. Kartītes var pārvilkt starp kolonnām un nodot citam tās pašas darba vietas tehniķim.
• Piegāžu kalendārs — mēnesis ar to, kas katru dienu jāiznes no laboratorijas, iekrāsots pēc statusa.
• Šodien — pirmais ekrāns, ko redz tehniķis: viņa paša uzdevumi, kas jāizpilda šodien, kas ir nokavēts un nākamais posms, kas viņu gaida.

Tālrunī josla ekrāna apakšā uzreiz atver pasūtījumus, kalendāru un laboratorijas darbplūsmas paneli, tāpēc tehniķis dienas darbus var pārbaudīt pie darba galda, nedodoties pie datora.

Laboratorijas rēķinus izraksta vienā no diviem ritmiem: par katru darbu, kad pasūtījums ir piegādāts, vai reizi mēnesī katrai klīnikai. Lai kuru izmantotu, noteikums ir viens: rēķins jāraksta no pasūtījuma, nevis no atmiņas.

Programmā OPALEVI darba rēķina izrakstīšana ir viens solis. Darbība Izrakstīt rēķinu par šo pasūtījumu pārkopē rindas ar cenām vai nu parastā rēķinā, kas numurēts nepārtrauktā secībā (F-00001, F-00002…) un ko var anulēt, bet nekad nevar dzēst, vai priekšrēķinā klīnikai, kas pirms gala rēķina vēlas redzēt summu. Priekšrēķinu vēlāk var pārvērst parastā rēķinā. Laboratorijām, kas rēķinus raksta reizi mēnesī, tie paši fakti ir vienuviet: klienta kartītē ir visi pasūtījumi ar to vērtību, un darbība Jauns rēķins šim klientam no turienes sāk mēneša rēķinu.

Pirmajā reizē, kad izrakstāt rēķinu, OPALEVI vienreiz pajautā jūsu uzņēmuma datus (nosaukumu, adresi, pilsētu un uzņēmuma numuru), lai tie būtu uz katra rēķina. Rēķinus var drukāt vai lejupielādēt kā PDF, nosūtīt pa e-pastu, un tajos redzami jūsu bankas rekvizīti klīnikām, kas maksā ar pārskaitījumu.

Kas mums ir parādā?

Šo jautājumu uzdod katrs īpašnieks, un atbildei jābūt dažās sekundēs. Sadaļā Nesamaksātie atlikumi ir saraksts ar to, ko klientu klīnikas laboratorijai vēl ir parādā, vecākie rēķini vispirms, un ar atzīmētiem nokavētajiem. Katra klienta kartīte stāsta to pašu par vienu klīniku: pasūtījumu vērtība, cik izrakstīts rēķinos, cik samaksāts un cik parāda palicis.

Ja jūsu laboratorija pieņem skaidru naudu uz vietas, Kase dienu sāk ar sākuma summu un noslēdz ar saskaitīto naudu, tāpēc iztrūkums vai pārpalikums ir redzams uzreiz. Klīnikas, kas vispirms vēlas cenu, var saņemt piedāvājumu, ko pēc apstiprināšanas izraksta kā rēķinu vienā solī; piedāvājumus ieslēdz sadaļā Iestatījumi → Lietotnes izvēlnes.

Laboratorijā ir cilvēki, kuriem vajag dažādas lietas, un nauda nav visu darīšana. Programmā OPALEVI katram cilvēkam ir loma:

• Zobu tehniķis: pieņem pasūtījumus, strādā pie tiem un nodod tos atpakaļ; redz piedāvājumus, bet neredz laboratorijas naudu. Tehniķis nevar pievienot klientus vai izrakstīt rēķinus.
• Reģistratūra: reģistrē darbus, atbild klīnikām, izraksta rēķinus un pieņem maksājumus pie letes.
• Finanses / Grāmatvedība: kārto rēķinus, maksājumus un kasi un lasa finanšu pārskatus.
• Administrators: vada uzņēmumu — klientus, pasūtījumus, naudu, personālu un iestatījumus.

Katru lomu var pielāgot atļauju pēc atļaujas, ja jūsu laboratorija strādā citādi. Katrs piesakās ar savu kontu, tāpēc paroli neviens nedala, un katrs cilvēks var strādāt savā valodā.

Vai izvēlaties OPALEVI vai citu programmu, uzdodiet šos jautājumus katram variantam, ko izskatāt, un atbildiet uz tiem ar saviem pasūtījumiem, nevis ar demonstrāciju.

Pilna cena ar kalkulatoru jūsu komandai ir cenu lapā. Plašākam kontrolsarakstam, kas aptver arī klīnikas, lasiet kā izvēlēties klīnikas programmatūru.

Laboratorijas iestatīšana programmā OPALEVI aizņem pēcpusdienu, nevis veselu projektu. Pēc reģistrācijas kā zobu laboratorija īss kontrolsaraksts ekrānā Šodien pavada jūs pirmajos soļos un atzīmē paveikto:

1. 1

   Pievienojiet ārstus, kas pasūta

   Pievienojiet katru klīniku vai ārstu kā klientu. Sākumam pietiek ar nosaukumu; kontaktinformāciju var pievienot vēlāk.

2. 2

   Sagatavojiet savu cenrādi

   OPALEVI sākumā piedāvā īsu paraugsarakstu (porcelāna krona, pilna protēze, protēzes remonts). Pirms pirmā pasūtījuma rēķina nomainiet to ar saviem darbiem un cenām sadaļā Iestatījumi → Pakalpojumi.

3. 3

   Pieņemiet pirmo pasūtījumu

   Ievadiet īstu darbu. Tā posmi parādās laboratorijas darbplūsmas panelī, tiklīdz tos pievienojat.

4. 4

   Uzaiciniet komandu

   Pievienojiet savus tehniķus un reģistratūru, katru ar savu lomu, lai panelis piepildās ar īstiem vārdiem.