Aplikasi pendaftaran pasien klinik: hari kerja meja depan, dari telepon pertama hingga kas yang ditutup

Aplikasi pendaftaran pasien klinik harus mengimbangi hari yang jarang berjalan sesuai rencana: telepon berdering saat pasien melapor, seorang pasien datang tanpa pemberitahuan, seseorang memesan online tengah malam, dan laci uang tetap harus cocok saat penutupan. Panduan ini mengikuti meja depan sepanjang hari itu di OPALEVI, termasuk apa yang diserahkannya kepada alat lain.

Oleh tim OPALEVIDiterbitkan 18 Oktober 2026Bacaan 10 menit

Layar Penerimaan cepat di OPALEVI: satu baris yang menyatakan delapan pasien sedang menunggu, dengan tautan ke ruang tunggu; kotak pencarian untuk nama, telepon, atau kode pasien di atas daftar pasien terbaru; tombol Daftarkan pasien baru; dan pilihan departemen serta dokter.

Poin utama

Pesan ke satu kalender yang mengenal minggu kerja tiap klinisi, sehingga meja depan tidak pernah menjanjikan waktu yang tak dapat dipenuhi siapa pun.
Telepon, pasien walk-in, pemesanan dari situs web, dan rujukan masuk dalam satu daftar permintaan, yang terlama lebih dulu.
Menandai pasien sebagai tiba memulai jam tunggu dan menempatkannya di ruang tunggu klinisi.
Uang di meja depan ada tiga: satu kwitansi per pembayaran, laci yang hanya berisi uang tunai, dan daftar utang.

Di mana meja depan kehilangan jejak, dan apa yang harus dicatatnya

Banyak klinik menjalankan resepsi dengan buku agenda kertas, telepon, laci uang, dan ingatan seseorang. Itu bertahan sampai dokter kedua mulai bekerja dan jam kerja berubah pada hari Kamis. Lalu hal-hal yang sama mulai salah:

Pemesanan yang mustahil. Buku agenda lupa bahwa seorang dokter pulang tengah hari pada hari Jumat.
Penelepon yang tak pernah dihubungi kembali. Notes tempel pukul 09:15 masih menempel di monitor pukul 17:00.
Ruang tunggu yang tak terbaca siapa pun. Siapa yang datang lebih dulu, dan apakah dokter tahu?
Laci yang tidak cocok, karena kartu dan uang tunai dihitung bersama.

Apa yang harus dicatat meja depan, dan mengapa
Catatan	Mengapa penting
Jam kerja tiap klinisi	Hanya dengan itu kalender dapat menolak pemesanan yang mustahil.
Pasien, klinisi, layanan, mulai dan selesai	Lama layanan menentukan waktu selesai, sehingga slot berikutnya nyata.
Status dan waktu kedatangan	Waktu tunggu terukur, dan baris yang dibatalkan tetap tersimpan.
Setiap permintaan, beserta sumbernya	Tidak ada yang menunggu di luar daftar sampai dipesan atau ditutup.
Setiap pembayaran: jumlah, cara, siapa yang menerima	Kwitansi, laporan harian, dan saldo berasal dari satu baris.
Uang tunai yang dihitung saat penutupan	Hari yang kurang dituliskan, bukan diperdebatkan.

Meja depan adalah tempat klinik membuat janjinya. Aplikasi yang baik memastikan setiap janji dapat ditepati.

Aplikasi pendaftaran pasien klinik dimulai dengan satu kalender

Di OPALEVI meja depan bekerja di bawah Kalender: Janji temu, Permintaan, dan Penerimaan cepat. Janji temu memiliki tampilan Hari, Minggu, Bulan, dan Daftar. Pada tampilan hari, kolom setiap klinisi menunjukkan jam kerjanya, dan jam di luar kerja diberi bayangan.

Jam itu diatur di Pengaturan → Jam buka, tempat Jam untuk beralih antara minggu kerja klinik dan minggu kerja satu orang; siapa pun yang tak punya minggu sendiri mengikuti minggu klinik.

Tampilan hari Janji temu di OPALEVI: satu kolom per klinisi beserta departemennya, blok terpesan mulai pukul 08:00, kalender bulan di sebelah kiri, dan filter status di bagian atas. — Filter status mengubah hari yang sama menjadi daftar telepon atau daftar tunggu.

Memesankan penelepon

Satu klik pada slot kosong membuka Tambah janji dengan waktu dan klinisi sudah terisi:

Pasien. Pasien terdaftar, atau Pasien baru dengan nama, nama keluarga, dan telepon; berkas yang mirip ditampilkan sebelum duplikat dibuat.
Layanan. Lamanya menentukan waktu selesai.
Pemeriksaan. Bentrokan, atau waktu di luar minggu kerja klinisi itu sendiri, ditandai dan ditolak saat menyimpan.
Pengingat. Centang Kirim email pengingat ke pasien sehari sebelumnya untuk pasien yang berkasnya memuat alamat email.
Rangkaian. Rangkaian terapi memesan 2 sampai 30 sesi pada jam yang sama, atau tidak sama sekali bila ada yang bentrok.

Beri klinisi paruh waktu minggu kerjanya sendiri

Jam buka klinik tidak pernah menolak pemesanan dengan sendirinya; hanya minggu kerja klinisi sendiri yang menolak. Masukkan sebelum meja depan mulai memesan.

Dikonfirmasi, tiba, diperiksa

Pemesanan bergerak melalui Konfirmasi, Tiba, Sudah diperiksa, dan Tidak datang. Filter (Diharapkan, Belum dikonfirmasi, Di klinik, Selesai, Terlewat) membentuk ulang hari itu; Belum dikonfirmasi adalah daftar telepon pagi hari. Pindahkan menjadwalkan ulang, Batal menyimpan barisnya dalam berkas, Pulihkan mengembalikannya selama jamnya masih kosong, dan Batalkan kedatangan memperbaiki klik yang salah sebelum kunjungan dimulai.

Telepon yang harus dibalas dan pemesanan dari halaman klinik sendiri

Sebagian permintaan tidak dapat dipesan seketika: penelepon harus memeriksa jadwal shift, atau sebuah pesan meminta “pagi mana pun minggu depan”. Permintaan itu menunggu di Permintaan: Tambah permintaan mencatat siapa yang meminta, bagaimana masuknya (telepon, walk-in, situs web, atau rujukan dari luar), dan apa yang diinginkannya. Permintaan terbuka berurutan dari yang terlama, dengan Sudah menelepon kembali, Buat janji temu, dan Tutup, yang meminta alasan.

Kotak masuk Permintaan di OPALEVI: permintaan terbuka sebagai kartu dengan sumber, telepon, email, layanan, klinisi, dan waktu yang diinginkan, lencana Baru, serta tombol Sudah menelepon kembali, Buat janji temu, dan Tutup. — Permintaan hanya meninggalkan tumpukan terbuka bila dipesan atau ditutup dengan alasan.

Pemesanan online

Setiap klinik dapat menerbitkan halamannya sendiri, yang disiapkan administrator di Situs web klinik. Di Penerbitan dan pemesanan, Terima pemesanan online mengaktifkan pemesanan, dan Pemesanan terdekat serta Pemesanan terjauh menentukan pemberitahuan minimal dan batas ke depan. Hanya layanan yang dicentang Dapat dipesan online, yang diberikan oleh klinisi yang ditampilkan di halaman, yang dapat dipesan.

Pengunjung memilih layanan, klinisi atau Siapa pun yang tersedia, dan waktu kosong dari kalender meja depan sendiri, lalu meninggalkan nomor telepon atau email.

Formulir pemesanan publik sebuah klinik: Siapa pun yang tersedia terpilih di samping seorang dokter bernama, lalu seminggu hari dengan Selasa terpilih dan waktu kosong dikelompokkan menjadi pagi, siang, dan malam. — Pengunjung hanya melihat waktu yang kosong, tidak pernah jam yang sudah dipesan meja depan.

Bila Konfirmasi pemesanan otomatis nonaktif, pemesanan masuk ke Permintaan dan resepsi diberi tahu lewat lonceng; memesankannya mengirim email konfirmasi kepada pengunjung yang meninggalkan alamat. Bila aktif, waktunya langsung masuk kalender sebagai terkonfirmasi. Dalam kedua hal, saat pasien melapor, meja depan menautkan berkas yang tepat dengan Dipesan daring — tautkan pasien. Di Alamat dan kode QR, kode QR halaman diunduh sebagai gambar untuk dicetak dan dipasang di konter.

Pasien walk-in, kedatangan, dan ruang tunggu

Penerimaan cepat menerima pasien walk-in dalam satu formulir: Cari pasien menurut nama, telepon, atau kode, atau Daftarkan pasien baru. Bila nama yang diketik cocok dengan berkas yang ada, OPALEVI bertanya Berkas yang mana? dengan kode, tanggal lahir, dan kunjungan terakhir setiap kandidat, dan meja depan menekan Ini dia alih-alih membuat duplikat.

Lalu Mulai kunjungan membuka kunjungan, atau Tambahkan ke antrean menandai pasien tiba pada setengah jam kosong pertama klinisi dan memberi tahu klinisi. Halaman departemen Resepsi menunjukkan bagaimana meja depan berpadu dengan departemen lain.

Satu hari dalam satu layar

Hari ini, layar pertama meja depan, menampilkan kepada resepsi bagian-bagian ini, di antara yang lain:

Di ruang tunggu, yang menunggu terlama lebih dulu, merah setelah dua puluh menit.
Akan tiba, dua jam berikutnya.
Untuk dikonfirmasi, pemesanan minggu ini yang belum dikonfirmasi, masing-masing dengan Konfirmasi.
Permintaan janji temu yang masih terbuka.
Belum dibayar di meja, kunjungan hari ini yang masih berutang.
Tidak datang, termasuk pemesanan yang berakhir lebih dari lima belas menit lalu tanpa kedatangan.

Di atasnya, Antrean klinik menghitung siapa yang menunggu dan siapa yang bersama klinisi, di samping tombol Pasien walk-in (tanpa janji temu); layar menyegarkan diri setiap 20 detik. Kirim ke klinisi menaruh pasien yang telah tiba pada daftar klinisi, dan perawat yang telah mengambil tanda vital menekan Tandai siap untuk dokter.

Apa yang boleh dibaca resepsi

Peran bawaan Resepsionis memesan, membatalkan, membuka kunjungan, dan menerima pembayaran, tetapi tidak dapat mencatat tanda vital atau menulis rekam klinis, dan tidak membaca satu pun kecuali klinik mengaktifkan Bagian penerima tamu dapat melihat riwayat kunjungan pasien di Pengaturan → Pengaturan lain. Privasi spesialisasi dibahas dalam aplikasi klinik kandungan.

Pembayaran, kwitansi, kas harian, dan apa yang masih terutang

Kwitansi untuk setiap pembayaran

Terima pembayaran pada kunjungan dengan Bayar, atau pada berkas pasien, tempat satu jumlah melunasi kunjungan yang belum dibayar paling lama lebih dulu; Uang muka menerima uang sebelum pekerjaannya. Cetak kwitansi menghasilkan Kwitansi pembayaran dengan nomor usaha klinik, kunjungan, cara bayar, dan totalnya, juga sebagai PDF atau lewat email. Pengembalian dana, oleh orang yang berwenang, adalah baris baru dengan alasan; tidak ada yang dihapus.

Kwitansi pembayaran di OPALEVI di bawah Cetak, Unduh PDF, dan Kirim lewat email, dengan catatan bahwa pembayaran kartu tidak dihitung dalam laci kas, serta data klinik, pasien, tanggal, cara bayar, kunjungan, dan total. — Catatan di atas memberi tahu meja depan apakah uang ini masuk laci.

Kas hanya berisi uang tunai

Kas harian dimulai dengan Mulai hari dan Jumlah pembukaan; Tambah uang masuk atau keluar mencatat uang tunai yang ditangani secara manual. Tutup hari meminta Uang tunai dihitung dan menunjukkan apakah laci seimbang, kurang, atau lebih, dengan Laporan X, Laporan Z, dan Laporan harian untuk dicetak. Hanya uang tunai yang masuk laci: pembayaran kartu dan transfer muncul di setiap laporan menurut caranya, sehingga penerimaan kartu tidak pernah membuat hitungan kurang.

Siapa yang masih berutang kepada klinik

Saldo tertunggak mencantumkan apa yang terutang oleh pasien, utang tertua lebih dulu, dengan apa pun yang melewati 30 hari ditandai terlambat. Cari menurut nama, kode, telepon, atau nomor faktur dan tekan Tagih; Terima pembayaran mencatatnya dan menawarkan kwitansi. Setengah jam dengan daftar ini setiap hari Jumat mengalahkan sebagian besar laporan.

Saldo tertunggak di OPALEVI: ubin untuk total tertunggak, terlambat, saldo kunjungan, dan faktur belum dibayar, filter, serta kunjungan belum dibayar seorang pasien menurut tanggal dengan usia, jumlah, dan tombol Tagih. — Utang tertua berada di atas, satu tombol dari pelunasan.

Bukan sistem fiskal

Kwitansi OPALEVI adalah catatan klinik sendiri. Ia tidak mencetak struk fiskal, tidak terhubung ke printer fiskal atau terminal kartu, dan tidak mengirim klaim asuransi; pertahankan perangkat atau layanan fiskal yang diwajibkan negara Anda.

Faktur aktif sejak awal: Langkah berikutnya pada suatu kunjungan menawarkan Fakturkan kunjungan ini di samping Buat janji temu lanjutan. Klinik yang tidak membuat faktur mematikan modulnya di Pengaturan → Menu aplikasi.

Pertanyaan sebelum memilih aplikasi pendaftaran pasien

Daftar belanja lengkap ada di cara memilih perangkat lunak klinik. Untuk meja depan, uji setiap program dengan satu pagi yang nyata:

Sembilan uji meja depan, dengan hasil OPALEVI sendiri
Uji	Seperti apa yang baik	OPALEVI
Memesan di luar jam kerja dokter	Ditolak, orang demi orang.	Ya, setelah klinisi punya minggu kerjanya sendiri.
Memesan dua pasien pada satu waktu	Ditolak di layar dan saat menyimpan.	Ya.
Menerima pasien walk-in	Satu layar, dengan peringatan duplikat.	Ya: Penerimaan cepat.
Membiarkan pasien memesan online	Layanan dan masa pemberitahuan Anda, dikonfirmasi atau tidak.	Ya: halaman klinik sendiri.
Mengingatkan pasien	Pengingat yang disetujui pasien.	Ya: email sehari sebelumnya.
Menutup laci	Hanya uang tunai yang dihitung.	Ya.
Menjauhkan resepsi dari catatan klinis	Peran yang hanya memesan dan menerima uang.	Ya, secara bawaan.
Mencetak struk fiskal atau mengirim klaim asuransi	Apa pun yang diwajibkan negara Anda.	Tidak: pertahankan perangkat atau layanan fiskal Anda.
Menggesek kartu	Integrasi terminal, atau jawaban tidak yang jelas.	Tidak: pembayaran kartu dicatat, tidak ditagihkan.

Menjalankan praktik dokter gigi? Lihat aplikasi klinik gigi. Menangani hewan? Baca aplikasi klinik hewan. Alat meja depan ini bagian dari OPALEVI untuk klinik; sisanya ada di halaman fitur, dan harga per anggota staf di halaman harga.

Minggu pertama meja depan di OPALEVI

Setelah Anda mendaftar, Langkah pertama di Hari ini mencentang penyiapannya:

Atur jam kerja
Minggu kerja klinik, lalu minggu kerja tiap klinisi paruh waktu di bawah Jam untuk.
Tambahkan layanan
Dengan harga dan lamanya, agar pemesanan berakhir saat tindakan selesai.
Undang meja depan
Setiap resepsionis dengan akunnya sendiri dan peran Resepsionis.
Buka hari pertama
Terima setiap pembayaran di OPALEVI, lalu tutup kas dengan hitungan yang nyata.
Terbitkan halamannya
Centang layanan yang dapat dipesan, tampilkan klinisi Anda, dan cetak kode QR.

Simpan dua buku agenda selama seminggu

Catat setiap telepon di OPALEVI dan di kertas selama lima hari. Bila OPALEVI memuat setiap janji temu dan laci cocok setiap malam, pensiunkan kertasnya.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa itu aplikasi pendaftaran pasien klinik?

Aplikasi untuk meja depan klinik: kalender janji temu, permintaan dari penelepon dan situs web klinik, pelaporan kedatangan dan pasien walk-in, ruang tunggu, dan uang yang diterima di konter, disimpan dalam satu rekam yang dipakai bersama seluruh tim sebagai pengganti buku agenda, notes tempel, dan buku kas.

Bisakah resepsionis melihat catatan klinis pasien?

Tidak secara bawaan. Peran Resepsionis di OPALEVI memesan, membuka kunjungan, dan menerima pembayaran, tidak pernah menulis rekam klinis, dan membaca rekam klinis hanya bila klinik mengaktifkan “Bagian penerima tamu dapat melihat riwayat kunjungan pasien”. Peran dapat disesuaikan izin demi izin.

Bisakah pasien membuat janji temu online?

Bisa. Klinik dapat menerbitkan halamannya sendiri tempat pengunjung memilih layanan, klinisi atau siapa pun yang tersedia, dan waktu kosong dari kalender yang sebenarnya. Klinik menentukan apakah pemesanan langsung dikonfirmasi atau menunggu di meja sebagai permintaan.

Apakah OPALEVI mengingatkan pasien tentang janji temunya?

Ya. Pasien dapat dikirimi email pengingat sehari sebelumnya: centang “Kirim email pengingat ke pasien sehari sebelumnya” saat memesankan pasien yang berkasnya memuat alamat email. Kotak itu awalnya tercentang atau tidak, sesuai isi berkas pasien.

Apakah berfungsi di tablet atau ponsel?

Berfungsi, di peramban komputer, tablet, atau ponsel mana pun, tanpa apa pun yang perlu dipasang. Layar kecil mendapat bilah di sepanjang bagian bawah sebagai pengganti menu atas.

Berapa harga OPALEVI, dan bisakah kami mencobanya?

Per anggota staf yang memakai OPALEVI; pasien, janji temu, dan departemen tidak mengubah harga. Uji coba gratis tidak memerlukan kartu, dan klinik yang tidak berlangganan tidak membayar apa pun: rekamnya menjadi hanya-baca, tanpa ada yang dihapus. Angkanya ada di halaman harga.