Cara memilih perangkat lunak untuk klinik kecil atau praktik dokter gigi: 12 pertanyaan sebelum Anda membayar

Setiap program klinik punya daftar fitur yang panjang, dan sebagian besar tampak serupa di atas kertas. Yang membedakannya adalah rasanya pada pukul 8.30 hari Senin, saat resepsi dikerumuni tiga orang di meja, telepon berdering, dan pasien pertama sudah duduk di kursi.

Jadi sebelum melihat perangkat lunak apa pun, tuliskan hari kerja Anda. Butuh dua puluh menit dan akan menyelamatkan Anda dari pilihan yang salah:

• Siapa mengerjakan apa? Resepsi, dokter, perawat atau asisten, siapa pun yang menerima uang, dan pemilik.
• Bagaimana pasien menghubungi Anda? Lewat telepon, datang langsung, lewat pesan, atau daring.
• Bagaimana Anda dibayar? Tunai di meja, kartu, transfer bank, dicicil, atau setelah perawatan selesai.
• Apa yang Anda serahkan kepada akuntan di akhir bulan, dan dalam bentuk apa?
• Apa yang salah hari ini? Janji temu yang hilang, saldo yang belum dibayar, catatan yang tidak terbaca, laci kas yang tidak cocok.

Program yang tepat menghilangkan hal-hal yang salah di klinik Anda hari ini. Fitur yang tidak akan pernah Anda pakai bukan alasan untuk memilih apa pun.

Ajukan pertanyaan-pertanyaan ini kepada setiap program yang Anda pertimbangkan. Pertanyaan ini berlaku untuk praktik umum, klinik spesialis, praktik dokter gigi, atau bagian kecil dari sebuah rumah sakit. Vendor yang baik menjawabnya dengan lugas, secara tertulis, tanpa “tergantung”.

1. Apakah dokter Anda benar-benar akan menyimpan rekam medis di dalamnya?

Perangkat lunak klinik hidup atau mati di rekam pasien. Jika dokter merasanya lambat, mereka kembali ke kertas, dan setiap laporan yang Anda harapkan menjadi kosong. Mintalah satu berkas per pasien yang memuat setiap kunjungan, dokumen, dan pembayaran; peringatan sebelum orang yang sama didaftarkan dua kali; pencarian cepat menurut nama, kode, atau telepon; dan catatan yang sesuai dengan tiap bagian, seperti bagan gigi di kedokteran gigi, tanpa memaksa semua orang melewati kolom yang tidak masuk akal bagi mereka.

2. Apakah kalender sesuai dengan cara Anda menjadwalkan, dan apakah mengingatkan pasien?

Periksa tampilan hari, minggu, dan bulan per dokter, jam kerja yang dihormati kalender, cara cepat menerima pasien tanpa janji, dan pemesanan daring dari halaman Anda sendiri jika Anda menginginkannya. Lalu tanyakan bagaimana pasien diingatkan: lewat email, SMS, atau WhatsApp, hanya dengan persetujuan pasien, dan berapa biaya per pesan. Janji temu yang terlewat adalah pendapatan yang hilang; pengingat termasuk cara termurah untuk memulihkannya.

3. Apakah faktur sesuai dengan aturan Anda?

Faktur adalah dokumen hukum, bukan sekadar cetakan. Faktur harus memuat nama usaha, alamat, dan nomor usaha Anda (nomor pajak atau nomor pendaftaran perusahaan yang dipakai negara Anda), diberi nomor dalam urutan tak terputus, dan tidak mungkin dihapus setelah diterbitkan, hanya dibatalkan. Tanyakan apakah Anda dapat menerbitkan faktur proforma atau perkiraan biaya sebelum perawatan, menetapkan sendiri tarif PPN (atau tanpa PPN, jika layanan Anda dibebaskan), dan mengirim faktur sebagai PDF lewat email.

4. Apakah Anda akan tahu di mana uangnya pada akhir hari?

Klinik kecil jarang kehilangan uang karena penipuan; mereka kehilangannya karena saldo yang tidak ditindaklanjuti siapa pun. Mintalah kas harian yang dibuka dengan jumlah awal dan ditutup dengan uang tunai yang Anda hitung, dengan laporan akhir hari yang dikenali akuntan Anda, serta daftar saldo belum dibayar, mulai dari yang paling lama, yang bisa dikerjakan seseorang setiap hari Jumat. Pembayaran kartu dan transfer harus dicatat beserta metodenya, dan pengembalian dana harus dimungkinkan tanpa menghapus apa pun.

5. Apakah setiap orang hanya melihat apa yang dibutuhkan pekerjaannya?

Resepsi membutuhkan kalender dan uang, bukan catatan klinis. Keuangan membutuhkan faktur, bukan diagnosis. Mintalah peran yang mudah dikenali (administrator, dokter, perawat atau asisten, resepsi, keuangan) yang dapat Anda sesuaikan, dan akun pribadi untuk setiap orang. Login bersama membuat mustahil mengetahui siapa mengubah apa, dan itu salah satu titik lemah paling umum di praktik kecil.

6. Bagaimana data pasien dilindungi, dan dapatkah vendor membuktikannya?

Informasi kesehatan adalah data pribadi yang sensitif menurut hukum perlindungan data di sebagian besar negara, seperti Regulasi Perlindungan Data Umum Uni Eropa (tautan eksternal). Sebagai klinik, Anda tetap bertanggung jawab atasnya, meskipun perangkat lunak yang menyimpannya untuk Anda. Jadi tanyakan:

• Apakah ada perjanjian pemrosesan data, yang dipublikasikan atau ditandatangani, yang menyatakan di mana data disimpan dan penyedia mana yang memprosesnya?
• Apakah catatan setiap klinik dipisahkan dari catatan klinik lain?
• Apakah kata sandi disimpan hanya sebagai hash, dan apakah setiap sambungan memakai HTTPS?
• Dapatkah setiap orang mengaktifkan verifikasi dua langkah, dan dapatkah layar dikunci ketika seseorang menjauh?
• Apakah ada log aktivitas yang tidak bisa diubah siapa pun?
• Seberapa sering data dicadangkan, dan berapa lama cadangan disimpan?

7. Apakah tersedia dalam bahasa yang digunakan tim Anda?

Program yang hanya setengah dipahami staf Anda menghasilkan catatan yang setengah terisi. Tanyakan apakah seluruh antarmuka, bukan hanya menunya, tersedia dalam bahasa Anda, apakah dokumen untuk pasien dan faktur tercetak dalam bahasa itu, dan apakah tim yang beragam dapat bekerja dalam bahasa yang berbeda, misalnya satu bahasa di resepsi dan bahasa Inggris untuk spesialis tamu, atau semuanya dalam satu bahasa jika Anda lebih suka begitu.

8. Apakah berjalan di perangkat yang sudah Anda miliki?

Program yang berjalan di peramban bekerja di komputer, tablet, dan ponsel yang sudah Anda miliki, memperbarui dirinya sendiri, dan tidak memerlukan server di dalam lemari. Tanyakan apakah ada yang harus dipasang, apakah bisa dipakai di ponsel, dan apa yang terjadi saat koneksi internet Anda terputus; hotspot seluler dari ponsel adalah rencana cadangan yang murah dan masuk akal untuk klinik mana pun.

9. Dapatkah Anda pergi dengan membawa data Anda?

Waktu terbaik untuk menanyakan cara Anda keluar adalah sebelum Anda masuk. Tanyakan bagaimana Anda memasukkan pasien yang ada (misalnya impor spreadsheet), apa yang dapat Anda ekspor sendiri kapan saja, apa yang diekspor vendor untuk Anda atas permintaan, dan apa yang terjadi pada data Anda jika Anda menutup akun. Jawabannya harus ada di dalam ketentuan, bukan dalam janji tenaga penjual.

10. Dapatkah Anda memperkirakan harganya?

Perangkat lunak klinik dihargai per pengguna, per pasien, per modul, atau per lokasi, dan selisihnya bertambah. Tanyakan apa persisnya yang dihitung, apakah pasien, bagian, dan lokasi dikenai biaya tambahan, berapa biaya pesan pengingat, apakah ada diskon tahunan, dan bagaimana harga berubah ketika Anda merekrut satu orang lagi. Hitung harga Anda untuk hari ini dan untuk dua tahun lagi.

11. Siapa yang menjawab ketika ada yang salah?

Tanyakan bagaimana Anda menghubungi dukungan (email, telepon, WhatsApp, formulir), dalam bahasa apa, dan seberapa cepat. Lalu ujilah selama masa uji coba dengan pertanyaan nyata. Panduan bantuan di dalam program, ditulis untuk staf klinik dan bukan untuk programmer, menjawab sebagian besar pertanyaan sehari-hari sebelum ada yang perlu menelepon.

12. Apakah uji cobanya memungkinkan Anda membuktikannya?

Demo menunjukkan hari terbaik vendor. Uji coba menunjukkan hari Anda. Mintalah uji coba gratis tanpa kartu, dengan semua fitur yang akan Anda bayar, cukup lama untuk menjalankan dua minggu nyata, dan jawaban yang jelas tentang apa yang terjadi ketika uji coba berakhir.

• Anda tidak bisa mengetahui harganya tanpa panggilan penjualan. Jika harga bergantung pada siapa yang bertanya, harga itu akan berubah saat Anda memperpanjang.
• Demo memakai data contoh yang sempurna, dan Anda tidak boleh mencobanya dengan data Anda sendiri.
• Mengeluarkan data Anda dikenai biaya tambahan, atau tak seorang pun mau menuliskan cara kerjanya.
• Login bersama disarankan untuk menghemat lisensi.
• Tak seorang pun bisa mengatakan di mana data Anda disimpan atau perusahaan mana yang memprosesnya.
• Setiap pertanyaan tentang faktur atau hukum dijawab dengan “semua klien kami memakainya”.

Sebagian besar uji coba gagal karena tak seorang pun merencanakannya: akun dibuat, seseorang menjelajah sore itu, dan dua minggu kemudian keputusan diambil berdasarkan perasaan. Gunakan rencana ini sebagai gantinya:

1. 1

   Hari 1: atur dasar-dasarnya

   Masukkan data usaha, jam buka, layanan, dan harga Anda. Undang dua atau tiga rekan dengan peran mereka yang sebenarnya.

2. 2

   Hari 2: masukkan pasien nyata

   Impor spreadsheet pasien, atau tambahkan pasien minggu ini secara manual.

3. 3

   Hari 3 sampai 7: jalankan minggu yang nyata

   Jadwalkan setiap janji temu di sistem baru berdampingan dengan sistem Anda saat ini. Catat kunjungan, terima pembayaran, buka dan tutup kas setiap hari.

4. 4

   Hari 8: buat faktur dan cocokkan

   Terbitkan faktur minggu itu dan bandingkan totalnya dengan yang Anda tahu telah diterima. Angkanya harus cocok sampai ke sen.

5. 5

   Hari 9 dan 10: ajukan pertanyaan sulit

   Masuk sebagai resepsi: dapatkah Anda melihat catatan klinis yang tidak seharusnya? Ekspor pasien Anda ke spreadsheet. Kirim pertanyaan nyata ke dukungan dan catat waktu jawabannya.

6. 6

   Hari 11 dan 12: tunjukkan kepada akuntan Anda

   Cetak laporan dan sebuah faktur, lalu tanyakan apakah isinya sudah yang dibutuhkan akuntan.

7. 7

   Hari 13 dan 14: putuskan bersama

   Nilai program dengan lembar di bawah ini, dan tanyakan kepada orang-orang yang memakainya setiap hari. Jawaban mereka lebih berbobot daripada jawaban Anda.

Beri setiap area 0, 1, atau 2 poin, dan beri bobot lebih pada area yang paling penting bagi klinik Anda. Program yang mendapat 0 pada faktur, peran, atau perlindungan data tidak boleh menang dalam hal lain apa pun.

Kami membuat OPALEVI, jadi inilah jawaban kami sendiri, termasuk yang berupa “tidak”. Nilailah dengan lembar yang sama yang Anda pakai untuk semua yang lain.

Menjalankan laboratorium gigi, bukan klinik? Baca perangkat lunak lab gigi: setiap kasus dari pesanan hingga faktur lunas, atau lihat OPALEVI untuk klinik gigi, praktik pribadi, dan klinik.