Perangkat lunak lab gigi: setiap kasus dari pesanan dokter gigi hingga faktur lunas

Sebagian besar lab memulai dengan cara yang sama. Dokter gigi menelepon atau mengirim pesan, seseorang mencatat pekerjaannya di secarik kertas atau buku, cetakan gigi diletakkan di rak, dan sisanya disimpan pemilik di kepalanya. Dengan dua teknisi dan beberapa klinik, cara ini berhasil. Lalu ia berhenti bekerja secara diam-diam, dan kemudian tiba-tiba sekaligus.

Tanda-tandanya sudah akrab:

• Tenggat yang tidak terlihat siapa pun. Pesanan masuk lewat telepon hari Senin, kertas catatannya terselip di bawah nampan lain, dan hari Kamis klinik menelepon menanyakan di mana mahkotanya.
• Pekerjaan yang sudah selesai tetapi tidak pernah ditagih. Pengerjaan ulang, satu unit tambahan, perbaikan yang dikerjakan sebagai bantuan: jika faktur ditulis belakangan berdasarkan ingatan, sebagian tidak pernah ditulis.
• Saldo yang tidak bisa disebutkan siapa pun. “Berapa utang klinik ini kepada kita?” memakan waktu satu malam dengan mutasi rekening dan spreadsheet, dan jawabannya tetap tebakan.
• Pertanyaan yang hanya bisa dijawab satu orang. Jembatan ini sudah di tahap mana? Siapa yang mengerjakan porselennya? Saat pemilik tidak ada, lab menjadi lambat.

Semua ini bukan masalah orang. Ini masalah informasi: fakta tentang setiap kasus tersebar di telepon, kertas, rak, dan spreadsheet, dan tidak ada yang menghubungkannya. Perangkat lunak lab gigi ada untuk menyatukan fakta-fakta itu dalam satu catatan dan menjaganya di sana, sejak pesanan tiba sampai uangnya masuk.

Perangkat lunak tidak membuat lab lebih cepat dengan sendirinya. Ia membuat setiap kasus terlihat, dan pekerjaan yang terlihat adalah pekerjaan yang selesai tepat waktu dan dibayar.

Sebelum membandingkan program, sepakati dulu apa yang harus dimuat oleh satu catatan kasus. Apa pun yang Anda pakai, termasuk kertas, setiap pesanan harus menjawab pertanyaan-pertanyaan ini tanpa perlu menelepon:

Ada juga alasan regulasi untuk menyimpan catatan ini. Di Uni Eropa, mahkota atau gigi tiruan yang dibuat sesuai resep dokter gigi adalah alat kesehatan buatan khusus menurut Regulasi (UE) 2017/745 tentang alat kesehatan (tautan eksternal). Lampiran XIII-nya meminta produsen menyimpan pernyataan untuk setiap alat sekurang-kurangnya sepuluh tahun setelah alat itu dipasarkan, dan lima belas tahun untuk alat implan. Di luar Uni Eropa berlaku aturan alat kesehatan nasional, dan kewajiban Anda bergantung pada tujuan pengiriman. Kebiasaan ini baik di mana pun: untuk setiap pekerjaan, Anda harus bisa menyebutkan siapa yang memesan, untuk pasien yang mana, kapan masuk, siapa yang mengerjakan, dan kapan keluar.

Berikut perjalanan satu pesanan melalui OPALEVI untuk laboratorium gigi, dari telepon dokter gigi hingga faktur lunas. Kata yang dicetak tebal adalah nama yang Anda lihat di layar.

1. 1

   Klinik menjadi klien

   Setiap dokter gigi atau praktik yang mengirim pekerjaan kepada Anda menjadi klien dengan berkasnya sendiri: nama kontak, alamat, telepon, nomor usaha, dan email. Nomor usaha tercetak di setiap faktur yang Anda buat untuk klinik itu, dan berkasnya mengumpulkan pesanan klinik, apa yang sudah difakturkan, apa yang sudah dibayar, dan apa yang masih terutang.

2. 2

   Terima pesanannya

   Pilih Order baru, pilih kliennya, lalu tulis pasien, tanggal diterima, dan tenggatnya. Pesanan mendapat kodenya sendiri (P-00001, P-00002, dan seterusnya). Tambahkan pekerjaan dari daftar harga Anda dengan Pilih tindakan berharga…, atau ketik satu baris seperti “Mahkota zirkonia 21” beserta jumlah dan harganya.

3. 3

   Rencanakan tahapannya

   Di Tahapan kerja, pilih stasiun yang akan dilalui kasus itu, sesuai urutan lewatnya: misalnya CAD/CAM, lalu pekerjaan porselen. Lab baru dimulai dengan enam stasiun (mahkota dan jembatan, implan gigi, gigi tiruan, CAD/CAM, pekerjaan porselen, dan resepsi), dan Anda dapat mengubah namanya, menambah, atau mengarsipkannya di Pengaturan → Unit kerja.

4. 4

   Kerjakan kasusnya

   Teknisi menekan Mulai dan Selesai pada tahapan mereka, di pesanannya sendiri atau di papan Alur kerja lab. Status pesanan mengikuti dengan sendirinya: tertunda, sedang dikerjakan, dan selesai setelah semua tahapan rampung.

5. 5

   Serahkan

   Cetak Lembar pesanan untuk menyertai pekerjaan, lengkap dengan baris untuk siapa yang menyerahkan dan siapa yang menerima, lalu pilih Tandai diserahkan. Tanggal penyerahan dicap pada pesanan.

6. 6

   Buat faktur

   Tekan Fakturkan pesanan ini. Baris pesanan disalin ke faktur, baris pesanan dikunci agar keduanya tidak bisa berbeda, dan pesanan tertaut ke fakturnya.

7. 7

   Terima pembayaran

   Catat pembayaran sebagai tunai, kartu, atau transfer bank. Sampai lunas seluruhnya, jumlahnya menunggu di Saldo tertunggak, mulai dari yang paling lama, dengan tombol Tagih di sampingnya.

Dua catatan lugas tentang rinciannya. OPALEVI tidak punya bagan gigi atau pemilih warna pada pesanan: teknisi menuliskan nomor gigi dan warnanya di baris pekerjaan atau di catatan. Dan ia tidak menyimpan hasil pindai atau foto pada pesanan, jadi berkas STL tetap berada di perangkat lunak pemindai Anda atau di email asalnya, dirujuk dengan kode pesanan.

Tenggat yang terlewat lebih mahal daripada pengerjaan ulang. Dokter gigi harus memindahkan jadwal pasien, dan mulai bertanya-tanya apakah kasus berikutnya sebaiknya dikirim ke tempat lain. Perangkat lunak lab yang baik tidak sekadar menyimpan tenggat; ia menampilkannya di depan orang yang masih bisa berbuat sesuatu.

Di OPALEVI tenggat yang sama muncul di empat tempat:

• Pesanan, daftar semua pesanan, tempat Anda dapat menyaring menurut status dan mencari menurut kode pesanan, klien, atau pasien.
• Alur kerja lab, papan dengan tahapan setiap pesanan terbuka dalam tiga kolom (tertunda, sedang dikerjakan, selesai) dan filter cepat untuk Tugas saya, Tenggat hari ini, dan Terlambat. Kartu dapat diseret antarkolom, dan diserahkan kepada teknisi lain di stasiun yang sama.
• Kalender penyerahan, sebulan penuh tentang apa yang harus keluar dari lab setiap harinya, diberi warna menurut status.
• Hari ini, layar pertama yang dilihat teknisi: tugasnya sendiri, apa yang jatuh tempo hari ini, apa yang terlambat, dan tahap berikutnya yang menunggunya.

Di ponsel, bilah di bagian bawah layar langsung membuka Pesanan, Kalender, dan papan Alur kerja lab, sehingga teknisi dapat memeriksa pekerjaan hari itu dari meja kerjanya tanpa harus berjalan ke komputer.

Lab menagih dengan salah satu dari dua ritme: per kasus, saat setiap pesanan diserahkan, atau sebulan sekali per klinik. Apa pun yang Anda pakai, satu aturan berlaku: faktur harus berasal dari pesanan, bukan dari ingatan.

Di OPALEVI, memfakturkan satu kasus hanya satu langkah. Fakturkan pesanan ini menyalin baris berharga ke faktur reguler, bernomor dalam urutan tak terputus (F-00001, F-00002…) yang bisa dibatalkan tetapi tidak pernah dihapus, atau ke faktur proforma, untuk klinik yang menginginkan angka sebelum faktur akhir. Faktur proforma kemudian dapat diubah menjadi faktur reguler. Lab yang menagih bulanan memiliki fakta yang sama di satu tempat: berkas klien mencantumkan setiap pesanan beserta nilainya, dan Faktur baru untuk klien ini memulai faktur bulan itu dari sana.

Saat pertama kali membuat faktur, OPALEVI meminta data usaha Anda satu kali (nama, alamat, kota, dan nomor usaha) agar setiap faktur memuatnya. Faktur dapat dicetak atau diunduh sebagai PDF, dikirim lewat email, dan menampilkan rincian rekening bank Anda bagi klinik yang membayar dengan transfer.

Siapa yang berutang kepada kita?

Itulah pertanyaan setiap pemilik, dan jawabannya harus didapat dalam hitungan detik. Saldo tertunggak mencantumkan apa yang masih terutang oleh klinik klien kepada lab, mulai dari faktur paling lama, dan menandai yang terlambat. Berkas setiap klien menceritakan hal yang sama untuk satu klinik: nilai pesanannya, berapa yang sudah difakturkan, berapa yang sudah dibayar, dan utang yang tersisa.

Jika lab Anda menerima uang tunai di meja, Kas dibuka pada awal hari dengan jumlah awal dan ditutup dengan uang yang Anda hitung, sehingga selisih kurang atau lebih langsung terlihat. Klinik yang meminta harga terlebih dahulu dapat menerima penawaran, yang difakturkan dalam satu langkah setelah mereka menyetujuinya; penawaran diaktifkan di Pengaturan → Menu aplikasi.

Sebuah lab punya orang-orang dengan kebutuhan berbeda, dan soal uang bukan urusan semua orang. Di OPALEVI setiap orang memiliki peran:

• Teknisi gigi: menerima pesanan, mengerjakannya, dan menyerahkannya kembali; melihat penawaran, tetapi tidak melihat uang lab. Teknisi tidak dapat menambah klien atau menerbitkan faktur.
• Resepsionis: mencatat pekerjaan masuk, menjawab klinik, menerbitkan faktur, dan menerima pembayaran di meja.
• Keuangan / Akuntansi: menyimpan faktur, pembayaran, dan kas, serta membaca laporan keuangan.
• Administrator: menjalankan usaha: klien, pesanan, uang, staf, dan pengaturan.

Setiap peran dapat disesuaikan izin demi izin jika lab Anda bekerja secara berbeda. Semua orang masuk dengan akunnya sendiri, sehingga tidak ada yang berbagi kata sandi, dan setiap orang dapat bekerja dalam bahasanya sendiri.

Entah Anda memilih OPALEVI atau program lain, ajukan pertanyaan-pertanyaan ini kepada setiap pilihan yang Anda pertimbangkan, dan jawablah dengan pesanan Anda sendiri, bukan dengan demo.

Harga lengkapnya, dengan kalkulator untuk tim Anda, ada di halaman harga. Untuk daftar periksa yang lebih luas dan mencakup klinik, baca cara memilih perangkat lunak klinik.

Menyiapkan lab di OPALEVI memakan satu sore, bukan sebuah proyek. Setelah Anda mendaftar sebagai laboratorium gigi, daftar periksa singkat di layar Hari ini memandu langkah-langkah pertama dan mencentangnya seiring Anda mengerjakannya:

1. 1

   Tambahkan dokter gigi yang memesan

   Tambahkan setiap klinik atau dokter gigi sebagai klien. Sebuah nama sudah cukup untuk memulai; data kontak bisa menyusul.

2. 2

   Atur daftar harga Anda

   OPALEVI memulai Anda dengan daftar contoh singkat (mahkota porselen, gigi tiruan penuh, perbaikan gigi tiruan). Ganti dengan pekerjaan dan harga Anda sendiri di Pengaturan → Layanan sebelum pesanan pertama difakturkan.

3. 3

   Terima pesanan pertama Anda

   Masukkan kasus nyata. Tahapannya muncul di papan Alur kerja lab begitu Anda menambahkannya.

4. 4

   Undang tim Anda

   Tambahkan teknisi dan resepsi Anda, masing-masing dengan perannya, agar papan terisi nama-nama yang sebenarnya.