Softver za stomatološku ordinaciju: od zubnog kartona do predračuna i fakture
Softver za stomatološku ordinaciju opravdava svoje mjesto uz stolicu ili nigdje: ako označavanje površine traje duže nego da se izgovori naglas, karton se vraća na papir, a plan liječenja ostaje u glavi stomatologa. Ovaj vodič obuhvata šta stomatološki zapis mora sadržavati, jednu posjetu u OPALEVI od zakazivanja do kontrole te gdje se uklapaju plan liječenja, ponuda s cijenama i faktura.
Najvažnije
- Bilježite po površini, ne po zubu, a indekse poput DMFT-a neka izračuna karton, nikada ih ne upisujte pored njega.
- Svaki red plana liječenja treba zub, zahvat, fazu i procijenjeni trošak, a predračun treba datum do kojeg važi.
- Prvo ponuda, pa faktura iz ponude, tako da cijena koju je pacijent prihvatio bude cijena koju plaća.
- Isprobajte svaki program na jednoj stvarnoj sedmici vlastitih pacijenata, kartona, predračuna i uplata.
Znakovi da je vaša ordinacija prerasla papirne kartone i opći program
Mnoge stomatološke ordinacije počinju s papirnim kartonom po pacijentu, knjigom termina i općim programom za fakture. To drži dok jedan stomatolog poznaje svaka usta, a puca kad se pridruži drugi stomatolog ili kad pacijenti počnu plaćati most u ratama kroz nekoliko mjeseci. Znakovi:
- Karton koji može pročitati samo jedna osoba. Kratice na kartici, ispuna nacrtana olovkom i nikakva sigurnost je li bila tu kad je pacijent prvi put došao.
- Predračuni napisani tri puta: uz stolicu, kao ponuda na šalteru i opet na fakturi, svaki s drugačijim iznosom.
- Saldi koje niko ne prati. Pola krunice plaćeno u martu, a u junu niko ne zna šta je još dugovano.
- Rendgenski snimci na jednom računaru, pored rendgen aparata, izvan dosega stomatologa u drugoj prostoriji.
Stomatološki softver vrijedi platiti kad karton, plan i novac opisuju ista usta, na jednom mjestu, za sve kojima trebaju.
Šta stomatološki zapis mora sadržavati
Prvo se dogovorite šta svaka posjeta mora ostaviti iza sebe, bez obzira na to šta koristite, uključujući papir:
| Polje | Zašto je važno |
|---|---|
| Zubni karton po površinama | Karijes, ispune, krunice, implantati, endodontski tretmani i nedostajući zubi, u FDI numeraciji, da sljedeći stomatolog pročita usta onako kako su ostavljena. |
| Denticija | Trajna, mliječna ili mješovita: dječiji karton nije isto što i karton odrasle osobe. |
| Parodontalna mjerenja | Dubina sondiranja, recesija, krvarenje i plak na šest mjesta po zubu, uz pokretljivost i furkaciju, radi poređenja jedne posjete sa sljedećom. |
| Indeks karijesa | DMFT i dmft izračunati iz kartona, tako da se broj i karton slažu. |
| Okluzija, čeljusni zglob, meka tkiva | Polazna osnova za ortodontski, protetski i TMZ rad te mjesto na kojem se nalazi svaka lezija. |
| Lokalni anestetik | Sredstvo, ampule, tehnika i broj serije (LOT), za dan kad se serija povuče. |
| Rendgenski snimci | Koji su snimci urađeni, s priloženim slikama. |
| Plan liječenja i predračun | Zub, zahvat, faza i procijenjeni trošak u svakom redu te koliko dugo predračun važi. |
| Urađeni rad i plaćanje | Šta je urađeno, fakturisano, plaćeno i još dugovano. |
Karton bilježi; stomatolog odlučuje
Softver čuva nalaze i računa s njima. Treba li džep liječiti ili šta je lezija ostaje procjena stomatologa, njegovim vlastitim riječima.
Posjeta uz stolicu u OPALEVI, korak po korak
Evo jedne posjete u OPALEVI za stomatološke klinike. Podebljane riječi su nazivi na ekranu.
Zakazivanje
Recepcija odabere Dodaj termin, pacijenta, uslugu i stomatologa; kalendar odbija sat izvan radnog vremena tog stomatologa ili preko druge rezervacije. Ostavite označeno Pošalji pacijentu podsjetnik e-poštom dan ranije i pacijentu se može poslati podsjetnik e-poštom.
Priprema
Asistent otvori posjetu, doda usluge i dokumente dana te pritisne Označi kao spremno za stomatologa. Karton i zapis piše stomatolog.
Karton
Postavite Vrsta zuba: (Trajni zubi, Mliječni zubi ili Mješovita denticija), u Alat za označavanje odaberite nalaz (Karijes, Ispuna, Krunica, Nedostaje, Implantat, Endodoncija ili Tretiran) i kliknite zub ili jednu od njegovih pet površina.
Sondiranje
Odaberite jedan zub da upišete njegovih šest dubina sondiranja i otvorite njegov odjeljak Parodontologija za recesiju, plak, supuraciju i furkaciju; Krvarenje pri sondiranju i Pokretljivost mogu se postaviti na više odabranih zuba odjednom.
Pregled
Zapis Stomatološki pregled ispod kartona sadrži okluziju, čeljusni zglob, lezije mekih tkiva označene na slici usta, Lokalna anestezija s poljem LOT anestetika i Urađeni rendgenski snimci; same slike idu u Dokumenti posjete.
Završetak
Dodajte urađene usluge, sa zubima u polju Komentar usluge, upišite dijagnozu i terapiju te pritisnite Završi posjetu. Pod Sljedeći koraci, ko izdaje fakture koristi Fakturiraj ovu posjetu da prepiše usluge po njihovim cijenama, a Zakaži kontrolni termin otvara novu rezervaciju za istog pacijenta.
Šta OPALEVI računa umjesto vas
Gubitak pripoja na svakom mjestu je dubina sondiranja plus recesija, prikazan samo gdje su izmjerena oba. Krvarenje, plak i supuracija prikazuju se kao udjeli evidentiranih mjesta (recimo 23,3% od 30 mjesta), a znak koji niko nije procijenio ne prikazuje postotak, umjesto umirujuće nule. DMFT / dmft indeks računa se iz oznaka, s mliječnim zubima posebno.
Dva ograničenja. Krunice, implantati i endodontski tretmani izostavljeni su iz DMFT-a, jer karton ne kaže zašto su postavljeni, a nedostajući zub se broji bez obzira na razlog. I nema parodontalnog stadija, gradusa niti praga zdravlja: ta procjena ostaje stomatologu.
Od plana liječenja do ponude i fakture
Pacijenti žele znati šta će se raditi i koliko će koštati. OPALEVI za to ima tri alata i svaki radi drugi posao.
Plan koji pacijent nosi kući
U Plan liječenja i predračun, svaki red Planirani tretman daje zub, zahvat, Faza (Hitno, Faza 1, Faza 2 ili Održavajuća) i Procijenjeni trošak, a Procjena važi do ga datira. Plan stomatološkog liječenja i predračun ispisuje ga sa evidentiranim zubima, tabelom po fazi, Ukupna procjena u valuti klinike i savjetima za njegu koje je stomatolog označio.
Troškove upisuje stomatolog, ne uzimaju se iz cjenovnika. List sabira one koje može pročitati, navodi koliko je redova izostavio i ne ispisuje ukupan iznos, umjesto nule, kad nijedan ne može pročitati.
Formalna ponuda
Za ponudu s vašim uslovima odaberite Nova ponuda pod Ponude, izaberite pacijenta i Uslovi ponude (vaš tekst o važenju, plaćanju i garanciji) te dodajte redove s količinama i cijenama. Ispišite je, preuzmite kao PDF ili upotrijebite Pošaljite emailom. Prelazi iz stanja Nacrt u Poslano pa u Prihvaćeno ili Odbijeno; slanje fiksira cijenu, a Izmijeni ponovo otvara ponudu bez odgovora kao nacrt.
Faktura
Fakturiraj ponudu pretvara prihvaćenu ponudu u običnu fakturu s istim pacijentom, redovima i porezom. Rad po posjetama fakturiše se s Fakturiraj ovu posjetu. Fakture se mogu plaćati u dijelovima; ono što preostane prikazuje se u dosijeu pacijenta i pod Neizmireni saldi, s dugmetom Naplati pored.
Jasno rečeno: plan i ponuda su odvojeni, a OPALEVI ne prepisuje redove plana u ponudu. Redovi plana se ne označavaju kao obavljeni kako se rad izvršava. A u stomatološkom radnom prostoru Sačuvaj kao ponudu čuva posjetu i njene usluge s cijenama kao ponudu, koja se ne računa kao dug dok posjeta nije završena.
Kalendar, šalter i ko šta vidi
OPALEVI zakazuje po stomatologu, ne po stolici: svaki stomatolog ima kolonu s vlastitim radnim vremenom, u prikazima po danu, sedmici, mjesecu i listi, a filteri statusa odvajaju pacijente koji se još očekuju od onih u klinici, završenih ili propuštenih. Dva stomatologa koji dijele jednu stolicu planiraju se preko svog radnog vremena.
Kurs terapije zakazuje do 30 sesija u isti sat na radnim danima koje odaberete, ili nijednu ako se neka sudara. Kad se uključi online zakazivanje, pacijenti mogu zatražiti termin kod stomatologa kojeg izaberu na javnoj stranici klinike, a pacijenti bez termina idu preko Brzi prijem. Cijeli dan na šalteru opisan je u našem vodiču kroz softver za recepciju klinike.
Ko šta vidi
- Stomatolog: bilježi u karton, piše zapis, završava posjete i piše ponude.
- Asistent ili sestra: priprema posjete, ali ne može pisati karton niti završiti posjetu.
- Recepcija: zakazuje, prima, fakturiše i naplaćuje; čita li kliničku historiju, odlučuje jedna postavka klinike.
- Finansije: fakture, uplate i blagajna; nikada klinički zapisi.
Dozvole se mogu mijenjati po ulogama, a Historija promjena na svakoj posjeti pokazuje ko je šta promijenio, uključujući karton. Krunice izrađuje laboratorija? Njena strana posla opisana je u softveru za zubotehničku laboratoriju, od naloga do plaćene fakture.
Pitanja prije odabira softvera za stomatološku ordinaciju
Postavite ova pitanja svakom programu i odgovorite na njih sa svojim pacijentima.
| Pitanje | Na šta obratiti pažnju | OPALEVI |
|---|---|---|
| Bilježenje po površini? | Pet površina; trajni, mliječni i mješoviti zubi; FDI brojevi. | Da. |
| Indeksi se računaju, a ne upisuju? | DMFT te udjeli krvarenja i plaka iz kartona. | Da, uz gubitak pripoja. |
| Bilježi li se serija anestetika? | Sredstvo, ampule i LOT u posjeti. | Da. |
| Plan po fazama za kući? | Redovi po fazama, ukupan iznos, datum važenja. | Da. |
| Od prihvaćene ponude do fakture? | Jedan korak, isti redovi. | Da: Fakturiraj ponudu. |
| Djelomične uplate? | Saldo po pacijentu i lista dužnika. | Da. |
| Stolice u kalendaru? | Kolona po stolici gdje se stolice dijele. | Ne: jedna kolona po stomatologu. |
| Šestomjesečni podsjetnik? | Lista podsjetnika izrađena prema posljednjoj posjeti. | Ne: zakažite sljedeći kontrolni pregled iz posjete ili postavite zadatak praćenja. |
| Veza s rendgen opremom? | Slike koje sa senzora stižu same. | Ne: priložite izvezene slike (DICOM se prihvata). |
| Puni li plan ponudu? | Redovi plana prepisani u ponudu. | Ne: unose se odvojeno. |
Za opća pitanja, uključujući zaštitu podataka, pročitajte kako odabrati softver za kliniku. Sve ostalo nalazi se na stranici s mogućnostima, a cijeli stomatološki zapis na stranici stomatološkog odjela.
Vaša prva sedmica s OPALEVI u stomatološkoj ordinaciji
Nakon što se registrirate kao stomatološka klinika, Prvi koraci na ekranu Danas vode vas kroz postavljanje. Prvu sedmicu provedite ovako:
Dan 1: cijene i memorandum
Zamijenite početne usluge vlastitim pod Dodajte usluge i cijene i postavite memorandum izvještaja.
Dan 2: vaši uslovi
Napišite uslove važenja, plaćanja i garancije pod Pregledajte uslove ponude; svaka ponuda ispisuje uslove koje za nju odaberete.
Dan 3: tim
Pozovite kolege s njihovim ulogama i postavite radno vrijeme svakog stomatologa.
Dani 4 i 5: stvaran rad
Unesite u karton ovosedmične pacijente, ispišite plan, pošaljite ponudu i fakturišite završenu posjetu.
Počnite s pacijentima usred liječenja
Prvo unesite one čije liječenje još traje, s onim što je ostalo od njihovog plana: njihovi predračuni i saldi su pitanja sljedeće sedmice.
Često postavljana pitanja
Šta je softver za stomatološku ordinaciju?
Program koji klinički i poslovni zapis stomatološke ordinacije čuva zajedno: zubni karton i parodontalna mjerenja svake posjete, planove liječenja s predračunima, termine svakog stomatologa te fakture i uplate koje slijede. Dobar program indekse poput DMFT-a računa iz samog kartona.
Mogu li pacijentu dati pisani predračun prije liječenja?
Da. Plan liječenja posjete ispisuje se kao plan stomatološkog liječenja i predračun, po fazama, s ukupnim iznosom i datumom važenja. Za formalnu ponudu s vašim uslovima napravite ponudu pod Naplata, pošaljite je e-poštom ili ispišite te je fakturišite u jednom koraku kad bude prihvaćena.
Mogu li asistenti i recepcija vidjeti zubni karton?
Asistent s ulogom sestre vidi karton, ali ga ne može mijenjati: priprema posjetu, dodaje usluge i dokumente, a karton, zapis i završetak posjete prepušta stomatologu. Recepcija zakazuje i naplaćuje; smije li čitati kliničku historiju, ovisi o jednoj postavci klinike. Uloga finansija nikada ne čita klinički zapis. Privatnost zapisa stomatološkog odjela može se suziti i na njegovo osoblje ili na stomatologa koji liječi.
Radi li na tabletu uz stolicu?
Da. OPALEVI se otvara u pregledniku tableta, laptopa ili telefona pored stolice, a ništa se ne instalira. Na uskom ekranu meni postaje četiri kartice na dnu stranice, a sve ostalo je pod „Više“. Potrebna je internetska veza.
Mogu li isprobati OPALEVI prije plaćanja?
Da: besplatan probni period, bez kartice. Tokom njega unesite stvarne pacijente u karton, ispišite plan liječenja i pošaljite ponudu. Kad probni period završi bez pretplate, ništa se ne naplaćuje, a vaši zapisi ostaju, samo za čitanje. Registrirajte se kao stomatološka klinika da počnete.
Kako se OPALEVI naplaćuje za stomatološku ordinaciju?
OPALEVI se naplaćuje po članu osoblja koji ga koristi, a plaćanje godinu dana unaprijed snižava mjesečnu cijenu. Pacijenti, odjeli i lokacije se nikada ne broje, pa se cijena mijenja kad zaposlite higijeničara, a ne kad je mjesec prometan. Pogledajte stranicu s cijenama.
