Kako odabrati softver za malu kliniku ili stomatološku ordinaciju: 12 pitanja koja treba postaviti prije plaćanja

Svaki program za klinike ima dugu listu funkcija, a većina izgleda slično na papiru. Razlikuje ih to kako se osjećaju u 8:30 u ponedjeljak, kad na šalteru recepcije stoje tri osobe, telefon zvoni, a prvi pacijent je već u stolici.

Zato, prije nego što pogledate bilo koji softver, zapišite svoj dan. Traje dvadeset minuta i spasit će vas od pogrešnog izbora:

• Ko šta radi? Recepcija, doktori, medicinske sestre ili asistenti, ko god prima novac i vlasnik.
• Kako vas pacijenti kontaktiraju? Telefonom, dolaskom bez najave, porukom ili putem interneta.
• Kako se naplaćujete? Gotovinom na šalteru, karticom, bankovnim prijenosom, na rate ili nakon završenog liječenja.
• Šta predajete računovođi na kraju mjeseca i u kojem obliku?
• Šta danas ne funkcionira? Izgubljeni termini, neplaćeni saldi, bilješke koje niko ne može pročitati, blagajna koja se ne slaže.

Pravi program uklanja stvari koje danas ne funkcionišu u vašoj klinici. Funkcija koju nikada nećete koristiti nije razlog da išta odaberete.

Postavite ova pitanja svakom programu koji razmatrate. Vrijede za opću praksu, specijalističku kliniku, stomatološku ordinaciju ili malo bolničko odjeljenje. Dobar dobavljač odgovara jasno, pisanim putem, bez „zavisi“.

1. Hoće li doktori zaista voditi karton u njemu?

Softver za klinike živi ili umire od kartona pacijenta. Ako ga doktori smatraju sporim, vraćaju se papiru, a svaki izvještaj kojem ste se nadali ostaje prazan. Tražite jedan karton po pacijentu sa svakim pregledom, dokumentom i uplatom; upozorenje prije nego što se ista osoba registruje dvaput; brzu pretragu po imenu, šifri ili telefonu; i zapise prilagođene svakom odjeljenju, poput zubne šeme u stomatologiji, bez prisiljavanja svih na polja koja im nemaju smisla.

2. Odgovara li kalendar načinu na koji zakazujete i podsjeća li pacijente?

Provjerite prikaze dana, sedmice i mjeseca po doktoru, radno vrijeme koje kalendar poštuje, brz način za primanje pacijenata bez najave i online zakazivanje s vaše vlastite stranice ako ga želite. Zatim pitajte kako se pacijenti podsjećaju: e-poštom, SMS-om ili WhatsApp-om, samo uz pristanak pacijenta, i po kojoj cijeni po poruci. Propušteni termini su izgubljen prihod; podsjetnici su među najjeftinijim načinima da se on povrati.

3. Odgovaraju li fakture vašim pravilima?

Faktura je pravni dokument, a ne ispis. Treba nositi naziv, adresu i poslovni broj vaše firme (porezni ili registarski broj koji koristi vaša zemlja), biti numerisana neprekinutim nizom i biti nemoguća za brisanje nakon izdavanja, samo za storniranje. Pitajte možete li prije liječenja izdati predračun ili procjenu, postaviti vlastite stope PDV-a (ili nijednu, gdje su vaše usluge oslobođene) i slati fakture kao PDF e-poštom.

4. Znate li na kraju dana gdje je novac?

Male klinike rijetko gube novac zbog prevare; gube ga zbog salda koje niko ne prati. Tražite dnevnu blagajnu koju otvarate s početnim iznosom i zatvarate s prebrojanom gotovinom, uz izvještaje na kraju dana koje vaš računovođa prepoznaje, te popis neplaćenih salda, od najstarijeg, koji neko može obraditi svakog petka. Plaćanja karticom i prijenosom trebaju biti evidentirana s načinom plaćanja, a povrati mogući bez brisanja ičega.

5. Može li svako vidjeti samo ono što mu treba za posao?

Recepciji trebaju kalendar i novac, a ne klinički zapisi. Finansijama trebaju fakture, a ne dijagnoze. Tražite uloge koje prepoznajete (administrator, doktor, medicinska sestra ili asistent, recepcija, finansije) i koje možete prilagoditi, te lični račun za svakoga. Zajedničke prijave onemogućavaju da se zna ko je šta promijenio i jedna su od najčešćih slabih tačaka male ordinacije.

6. Kako štiti podatke pacijenata i može li to dobavljač dokazati?

Zdravstveni podaci su osjetljivi lični podaci prema zakonima o zaštiti podataka većine zemalja, kao što je Opća uredba EU o zaštiti podataka (vanjska veza). Kao klinika ostajete odgovorni za njih, čak i kad ih softver čuva za vas. Zato pitajte:

• Postoji li ugovor o obradi podataka, objavljen ili potpisan, koji navodi gdje se podaci pohranjuju i koji ih dobavljači obrađuju?
• Čuvaju li se zapisi svake klinike odvojeno od zapisa svake druge klinike?
• Pohranjuju li se lozinke samo kao hash i koristi li svaka veza HTTPS?
• Može li svako uključiti dvostepenu provjeru i može li se ekran zaključati kad neko ode od računara?
• Postoji li dnevnik aktivnosti koji niko ne može uređivati?
• Koliko često se prave sigurnosne kopije i koliko se dugo čuvaju?

7. Je li na jeziku kojim govori vaš tim?

Program koji osoblje upola razumije proizvodi upola popunjene zapise. Pitajte je li cijeli interfejs, a ne samo meniji, na vašem jeziku, štampaju li se dokumenti za pacijente i fakture na njemu i može li mješoviti tim raditi na različitim jezicima, na primjer jedan jezik na recepciji, a engleski za specijalistu u posjeti, ili svi na jednom jeziku kad to više volite.

8. Radi li na onome što već imate?

Program koji radi u pregledniku funkcionira na računarima, tabletima i telefonima koje već imate, sam se ažurira i ne treba server u ormaru. Pitajte treba li išta instalirati, može li se koristiti na telefonu i šta se dešava kad internetska veza prekine; mobilna pristupna tačka telefona jeftin je i razuman plan B za svaku kliniku.

9. Možete li otići sa svojim podacima?

Najbolje vrijeme da pitate kako se odlazi je prije dolaska. Pitajte kako unosite postojeće pacijente (na primjer uvozom iz tabele), šta sami možete izvesti u bilo koje vrijeme, šta dobavljač izvozi za vas na zahtjev i šta se dešava s vašim podacima ako zatvorite račun. Odgovori trebaju biti u uslovima korištenja, a ne u obećanju prodavača.

10. Možete li predvidjeti cijenu?

Softver za klinike naplaćuje se po korisniku, po pacijentu, po modulu ili po lokaciji, a razlike se zbrajaju. Pitajte šta se tačno broji, koštaju li pacijenti, odjeljenja i lokacije dodatno, koliko koštaju poruke podsjetnika, postoji li godišnji popust i kako se cijena mijenja kad zaposlite još jednu osobu. Izračunajte svoju cijenu za danas i za dvije godine.

11. Ko odgovara kad nešto pođe po zlu?

Pitajte kako dopirete do podrške (e-pošta, telefon, WhatsApp, obrazac), na kojem jeziku i koliko brzo. Zatim to provjerite tokom probnog perioda stvarnim pitanjem. Vodič unutar programa, pisan za osoblje klinike, a ne za programere, odgovara na većinu svakodnevnih pitanja prije nego što iko mora zvati.

12. Omogućava li probni period da to dokažete?

Demonstracija pokazuje dobavljačev najbolji dan. Probni period pokazuje vaš. Tražite besplatan probni period bez kartice, sa svim funkcijama koje biste plaćali, dovoljno dug da provedete dvije stvarne sedmice, i jasan odgovor šta se dešava kad završi.

• Cijenu ne možete saznati bez poziva prodaji. Ako cijena zavisi od toga ko pita, promijenit će se kad obnovite.
• Demonstracija koristi savršene probne podatke, a ne smijete isprobati sa svojim.
• Izvoz vaših podataka košta dodatno, ili niko neće pisanim putem reći kako funkcionira.
• Predlažu se zajedničke prijave radi uštede na licencama.
• Niko ne može reći gdje se čuvaju vaši podaci niti koje ih kompanije obrađuju.
• Na svako pitanje o fakturama ili zakonu odgovara se: „koriste ga svi naši klijenti“.

Većina probnih perioda propadne jer ih niko ne planira: račun se otvori, neko se popodne igra klikanjem, a dvije sedmice kasnije odluka se donosi po osjećaju. Umjesto toga koristite ovaj plan:

1. 1

   Dan 1: postavite osnove

   Unesite poslovne podatke, radno vrijeme, usluge i cijene. Pozovite dvoje-troje kolega s njihovim stvarnim ulogama.

2. 2

   Dan 2: unesite stvarne pacijente

   Uvezite tabelu pacijenata ili dodajte pacijente ove sedmice ručno.

3. 3

   Dani 3 do 7: provedite stvarnu sedmicu

   Zakažite svaki termin u novom sistemu uporedo s postojećim. Evidentirajte preglede, primajte uplate, svaki dan otvarajte i zatvarajte blagajnu.

4. 4

   Dan 8: fakturišite i uskladite

   Izdajte fakture sedmice i usporedite ukupne iznose s onim što znate da ste naplatili. Trebaju se slagati do posljednjeg centa.

5. 5

   Dani 9 i 10: postavite teška pitanja

   Prijavite se kao recepcija: vidite li kliničke zapise koje ne biste smjeli? Izvezite pacijente u tabelu. Pošaljite podršci stvarno pitanje i izmjerite vrijeme odgovora.

6. 6

   Dani 11 i 12: pokažite računovođi

   Odštampajte izvještaje i jednu fakturu te pitajte imaju li ono što računovođi treba.

7. 7

   Dani 13 i 14: odlučite zajedno

   Ocijenite program listom ispod i pitajte ljude koji su ga koristili svakog dana. Njihov odgovor vrijedi više od vašeg.

Svakom području dodijelite 0, 1 ili 2 boda i pojačajte težinu područja koja su vašoj klinici najvažnija. Program koji dobije 0 za fakture, uloge ili zaštitu podataka ne bi smio pobijediti ni u čemu drugom.

Mi gradimo OPALEVI, pa evo naših vlastitih odgovora, uključujući one koji glase „ne“. Procijenite ih istom listom koju koristite za sve ostale.

Vodite zubotehničku laboratoriju, a ne kliniku? Pročitajte softver za zubotehničku laboratoriju: svaki slučaj od naloga do plaćene fakture ili pogledajte OPALEVI za stomatološke klinike, privatne ordinacije i klinike.