Softver za zubotehničku laboratoriju: svaki slučaj od naloga doktora do plaćene fakture

Većina laboratorija počinje na isti način. Doktor nazove ili pošalje poruku, neko zapiše posao na papirić ili u bilježnicu, otisak ode na policu, a ostalo vlasnik drži u glavi. S dva tehničara i nekoliko klinika to funkcionira. Prestaje funkcionirati tiho, a onda odjednom.

Znakovi su poznati:

• Rok koji niko nije vidio. Nalog je u ponedjeljak stigao telefonom, papirić je završio ispod druge posude, a u četvrtak klinika zove da pita gdje je kruna.
• Rad koji je završen, ali nikada fakturisan. Popravak, dodatni element, usluga urađena iz ljubaznosti: kad se fakture pišu naknadno, po sjećanju, neke se nikad ne napišu.
• Saldi koje niko ne može navesti. „Koliko nam ova klinika duguje?“ znači jedno veče uz bankovne izvode i tabelu, a odgovor je i dalje nagađanje.
• Pitanja na koja može odgovoriti samo jedna osoba. U kojoj je fazi most? Ko radi keramiku? Kad vlasnika nema, laboratorija usporava.

Ništa od toga nije problem ljudi. To je problem informacija: činjenice o svakom slučaju raštrkane su po telefonu, papiriću, polici i tabeli, a ništa ih ne povezuje. Softver za zubotehničku laboratoriju postoji da te činjenice stavi u jedan zapis i drži ih tamo, od trenutka kada nalog stigne do trenutka kada novac legne na račun.

Softver sam od sebe ne čini laboratoriju bržom. Čini svaki slučaj vidljivim, a vidljiv posao je posao koji se završi na vrijeme i bude plaćen.

Prije nego što usporedite programe, dogovorite se šta jedan zapis o slučaju mora sadržavati. Šta god koristili, uključujući papir, svaki nalog treba odgovoriti na ova pitanja bez telefonskog poziva:

Postoji i regulatorni razlog za vođenje ovog zapisa. U Evropskoj uniji kruna ili proteza izrađena po doktorovom nalogu je medicinsko sredstvo izrađeno po mjeri prema Uredbi (EU) 2017/745 o medicinskim sredstvima (vanjska veza). Njen Prilog XIII traži od proizvođača da za svako sredstvo čuva izjavu najmanje deset godina nakon stavljanja na tržište, a petnaest za ugradive proizvode. Izvan EU primjenjuju se nacionalni propisi o medicinskim sredstvima, a vaše obaveze zavise od toga gdje isporučujete. Navika je dobra svugdje: za svaki komad rada trebate moći reći ko ga je naručio, za kojeg pacijenta, kada je stigao, ko je radio na njemu i kada je otišao iz laboratorije.

Evo puta jednog naloga kroz OPALEVI za zubotehničke laboratorije, od doktorovog poziva do plaćene fakture. Riječi podebljanim slovima su nazivi koje vidite na ekranu.

1. 1

   Klinika postaje klijent

   Svaki doktor ili ordinacija koja vam šalje rad je klijent sa svojim kartonom: kontakt osoba, adresa, telefon, poslovni broj i e-pošta. Poslovni broj štampa se na svakoj fakturi koju izdate toj klinici, a karton okuplja naloge klinike, šta je fakturisano, šta plaćeno i šta se još duguje.

2. 2

   Primite nalog

   Odaberite Novi nalog, izaberite klijenta i upišite pacijenta, datum prijema i rok. Nalog dobija vlastitu šifru (P-00001, P-00002 i tako dalje). Rad dodajte iz svog cjenovnika pomoću Odaberite cijenjeni rad… ili upišite stavku poput „Cirkonijska kruna 21“ s količinom i cijenom.

3. 3

   Isplanirajte faze

   U odjeljku Radne faze odaberite stanice kroz koje slučaj prolazi, redoslijedom kojim prolazi: na primjer CAD/CAM, zatim keramika. Nova laboratorija počinje sa šest stanica (krune i mostovi, zubni implantati, proteze, CAD/CAM, keramika i recepcija), a možete ih preimenovati, dodati ili arhivirati u Postavke → Radne jedinice.

4. 4

   Radite na slučaju

   Tehničari pritišću Započni i Završi na svojim fazama, na samom nalogu ili na tabli Radni tok laboratorije. Status naloga se mijenja sam: na čekanju, u radu, a završen kad su sve faze gotove.

5. 5

   Isporučite

   Odštampajte Radni nalog koji putuje uz rad, s redovima za ime osobe koja je isporučila i osobe koja je primila, a zatim odaberite Označi kao isporučeno. Datum isporuke upisuje se na nalog.

6. 6

   Fakturišite

   Pritisnite Fakturiraj ovaj nalog. Stavke naloga kopiraju se na fakturu, stavke naloga se zaključavaju da se njih dvoje ne mogu razići, a nalog se povezuje sa svojom fakturom.

7. 7

   Naplatite

   Evidentirajte uplatu kao gotovinu, karticu ili bankovni prijenos. Dok nije plaćen u cijelosti, iznos čeka u odjeljku Neizmireni saldi, od najstarijeg, a pored njega je dugme Naplati.

Dvije jasne napomene o pojedinostima. OPALEVI nema zubnu šemu niti birač nijanse na nalogu: tehničari upisuju brojeve zuba i nijansu u stavku rada ili u napomene. I ne pohranjuje skenove ni fotografije uz nalog, pa STL datoteke ostaju u softveru vašeg skenera ili u e-poruci u kojoj su stigle, s pozivanjem na šifru naloga.

Probijen rok košta više od ponovne izrade. Doktor mora pomjeriti pacijenta i počne se pitati treba li sljedeći slučaj poslati negdje drugdje. Dobar softver za laboratoriju ne samo da pohranjuje rok; on ga stavlja pred ljude koji još mogu nešto poduzeti.

U OPALEVI se isti rok pojavljuje na četiri mjesta:

• Nalozi, popis svih naloga, na kojem možete filtrirati po statusu i tražiti po šifri naloga, klijentu ili pacijentu.
• Radni tok laboratorije, tabla s fazama svakog otvorenog naloga u tri kolone (na čekanju, u radu, završeno) i brzim filterima Moji zadaci, Rok je danas i Dospjelo. Kartice se mogu prevlačiti između kolona i predati drugom tehničaru iste stanice.
• Kalendar isporuka, mjesec onoga što svakog dana mora napustiti laboratoriju, obojen prema statusu.
• Danas, prvi ekran koji tehničar vidi: njegovi zadaci, šta je za danas, šta kasni i sljedeća faza koja ga čeka.

Na telefonu traka pri dnu ekrana otvara direktno Naloge, Kalendar i tablu Radni tok laboratorije, pa tehničar može provjeriti današnji posao za radnim stolom, bez odlaska do računara.

Laboratorije fakturišu u jednom od dva ritma: po slučaju, kako se svaki nalog isporučuje, ili jednom mjesečno po klinici. Šta god koristili, vrijedi jedno pravilo: faktura treba nastati iz naloga, a ne iz sjećanja.

U OPALEVI je fakturisanje slučaja jedan korak. Fakturiraj ovaj nalog kopira cijenjene stavke na redovnu fakturu, numerisanu neprekinutim nizom (F-00001, F-00002…) koja se može stornirati, ali nikada obrisati, ili na predračun, za kliniku koja želi iznos prije konačne fakture. Predračun se kasnije može pretvoriti u redovnu fakturu. Laboratorije koje fakturišu mjesečno imaju iste podatke na jednom mjestu: karton klijenta navodi svaki nalog s njegovom vrijednošću, a Nova faktura za ovog klijenta odatle započinje mjesečnu fakturu.

Prvi put kad fakturišete, OPALEVI jednom traži vaše poslovne podatke (naziv, adresu, grad i poslovni broj) kako bi ih svaka faktura nosila. Fakture se štampaju ili preuzimaju kao PDF, šalju e-poštom i prikazuju vaše bankovne podatke za klinike koje plaćaju prijenosom.

Ko nam duguje novac?

To je pitanje koje postavlja svaki vlasnik i odgovor treba biti na dohvat ruke, za nekoliko sekundi. Neizmireni saldi navodi šta klinike klijenti još duguju laboratoriji, od najstarije fakture, i označava šta je dospjelo. Karton svakog klijenta priča istu priču za jednu kliniku: vrijednost njenih naloga, koliko je fakturisano, koliko plaćeno i dug koji ostaje.

Ako vaša laboratorija prima gotovinu na šalteru, Blagajna otvara dan s početnim iznosom i zatvara ga s gotovinom koju prebrojite, pa manjak ili višak dana odmah postaje vidljiv. Klinike koje prvo traže cijenu mogu dobiti ponudu, koja se fakturiše jednim korakom čim je prihvate; ponude se uključuju u Postavke → Meniji aplikacije.

U laboratoriji rade ljudi kojima trebaju različite stvari, a novac nije posao svakoga. U OPALEVI svaka osoba ima ulogu:

• Zubni tehničar: prima naloge, radi na njima i vraća ih; vidi ponude, ali ne i novac laboratorije. Tehničar ne može dodavati klijente ni izdavati fakture.
• Recepcija: upisuje poslove, odgovara klinikama, izdaje fakture i prima uplate na šalteru.
• Finansije / Računovodstvo: vodi fakture, uplate i blagajnu te čita finansijske izvještaje.
• Administrator: vodi poslovanje: klijente, naloge, novac, osoblje i postavke.

Svaka uloga može se prilagoditi dozvolu po dozvolu ako vaša laboratorija radi drugačije. Svako se prijavljuje svojim računom, pa niko ne dijeli lozinku, a svaka osoba može raditi na svom jeziku.

Bez obzira da li odaberete OPALEVI ili drugi program, postavite ova pitanja svakoj opciji koju razmatrate i odgovarajte na njih svojim nalozima, a ne demonstracijom.

Potpuna cijena, s kalkulatorom za vaš tim, nalazi se na stranici s cijenama. Za širu kontrolnu listu koja obuhvata i klinike pročitajte kako odabrati softver za kliniku.

Postavljanje laboratorije u OPALEVI traje jedno popodne, a ne projekt. Nakon što se registrujete kao zubotehnička laboratorija, kratka kontrolna lista na ekranu Danas vodi vas kroz prve korake i označava ih kako ih obavljate:

1. 1

   Dodajte doktore koji naručuju

   Dodajte svaku kliniku ili doktora kao klijenta. Za početak je dovoljno ime; kontakt podaci mogu slijediti.

2. 2

   Postavite cjenovnik

   OPALEVI vam daje kratak probni popis (keramička kruna, potpuna proteza, popravak proteze). Zamijenite ga vlastitim radovima i cijenama u Postavke → Usluge prije nego što se fakturiše prvi nalog.

3. 3

   Primite prvi nalog

   Unesite stvaran slučaj. Njegove faze pojavljuju se na tabli Radni tok laboratorije čim ih dodate.

4. 4

   Pozovite svoj tim

   Dodajte tehničare i recepciju, svakog s njegovom ulogom, da se tabla ispuni stvarnim imenima.