Как да изберете софтуер за малка клиника или зъболекарски кабинет: 12 въпроса, които да зададете, преди да платите

Всяка програма за клиники има дълъг списък с функции и на хартия повечето изглеждат еднакво. Разликата е в усещането в 8:30 в понеделник, когато на гишето в регистратурата чакат трима души, телефонът звъни, а първият пациент вече е на стола.

Затова, преди да разгледате какъвто и да е софтуер, запишете деня си. Отнема двайсет минути и ще ви предпази от грешния избор:

• Кой какво прави? Регистратура, лекари, медицински сестри или асистенти, който приема парите, и собственикът.
• Как стигат до вас пациентите? По телефона, като влязат отвън, със съобщение или онлайн.
• Как получавате плащане? В брой на гишето, с карта, по банков път, на вноски или след края на лечението.
• Какво давате на счетоводителя в края на месеца и в какъв вид?
• Какво не е наред днес? Изгубени часове, неплатени салда, бележки, които никой не може да прочете, каса, която не излиза.

Подходящата програма премахва нещата, които днес вървят зле във вашата клиника. Функция, която никога няма да използвате, не е причина да изберете каквото и да е.

Задайте тези въпроси на всяка програма, която обмисляте. Те важат за обща практика, специализирана клиника, зъболекарски кабинет или малко болнично отделение. Добрият доставчик отговаря ясно и писмено, без „зависи“.

1. Ще водят ли лекарите ви картона наистина в нея?

Софтуерът за клиника стои или пада върху картона на пациента. Ако лекарите го намират за бавен, се връщат към хартията и всеки отчет, на който сте се надявали, остава празен. Поискайте едно досие на пациент с всеки преглед, документ и плащане в него; предупреждение, преди един и същ човек да бъде регистриран два пъти; бързо търсене по име, код или телефон; и записи, които отговарят на всяко отделение, например зъбна схема в дентална медицина, без да принуждават всички да минават през полета, които нямат смисъл за тях.

2. Отговаря ли календарът на начина, по който записвате часове, и напомня ли на пациентите?

Проверете изгледите за ден, седмица и месец за всеки лекар, работно време, което календарът спазва, бърз начин за приемане на пациенти без час и онлайн записване от собствената ви страница, ако го искате. После попитайте как се напомня на пациентите: по имейл, SMS или WhatsApp, само със съгласието на пациента, и колко струва съобщението. Пропуснатите часове са загубени приходи; напомнянията са един от най-евтините начини да ги възстановите.

3. Отговарят ли фактурите на вашите правила?

Фактурата е правен документ, а не разпечатка. Тя трябва да носи името, адреса и фирмения номер на вашия бизнес (данъчния или регистрационния номер, който използва вашата държава), да е номерирана в непрекъсната последователност и да не може да бъде изтрита след издаване, а само анулирана. Попитайте можете ли да издавате проформа фактура или оферта преди лечението, да задавате собствени ставки на ДДС (или никакви, когато услугите ви са освободени) и да изпращате фактурите като PDF по имейл.

4. Ще знаете ли в края на деня къде са парите?

Малките клиники рядко губят пари от измама; губят ги от салда, които никой не проследява. Поискайте дневна каса, която отваряте с начална сума и затваряте с преброените пари, с отчети в края на деня, които счетоводителят ви разпознава, и списък на неплатените салда, най-старите първи, по който някой може да работи всеки петък. Плащанията с карта и по банков път трябва да се записват със своя начин на плащане, а възстановяванията трябва да са възможни, без да се изтрива нищо.

5. Може ли всеки да вижда само онова, което му е нужно за работата?

Регистратурата има нужда от календара и парите, не от клиничните бележки. Финансите имат нужда от фактури, не от диагнози. Поискайте роли, които разпознавате (администратор, лекар, медицинска сестра или асистент, регистратура, финанси), които можете да настройвате, и личен акаунт за всеки. Споделените потребителски имена правят невъзможно да се разбере кой какво е променил и са една от най-честите слабости в малкия кабинет.

6. Как защитава данните на пациентите и може ли доставчикът да го докаже?

Здравната информация представлява чувствителни лични данни по законите за защита на данните в повечето държави, например Общия регламент на ЕС относно защитата на данните (външна връзка). Като клиника вие оставате отговорни за тях, дори когато софтуерът ги съхранява вместо вас. Затова попитайте:

• Има ли споразумение за обработване на данни, публикувано или подписано, което казва къде се съхраняват данните и кои доставчици ги обработват?
• Записите на всяка клиника отделени ли са от тези на останалите?
• Паролите съхраняват ли се само като хеш и използва ли всяка връзка HTTPS?
• Може ли всеки човек да включи двустепенна проверка и може ли екранът да се заключи, когато някой се отдалечи?
• Има ли дневник на дейността, който никой не може да редактира?
• Колко често се правят резервни копия и колко дълго се пазят?

7. На езика на вашия екип ли е?

Програма, която персоналът ви разбира наполовина, създава наполовина попълнени записи. Попитайте дали целият интерфейс, а не само менютата, е на вашия език, дали документите за пациентите и фактурите се отпечатват на него и дали смесен екип може да работи на различни езици – например един език на регистратурата и английски за гостуващ специалист, или всички на един език, ако предпочитате.

8. Работи ли с това, което вече имате?

Програма, която работи в браузъра, действа на компютрите, таблетите и телефоните, които вече притежавате, обновява се сама и не се нуждае от сървър в килер. Попитайте дали трябва да се инсталира нещо, използваема ли е на телефон и какво става, когато връзката с интернет прекъсне; мобилната точка за достъп на телефона е евтин и разумен резервен план за всяка клиника.

9. Можете ли да си тръгнете със своите данни?

Най-доброто време да попитате как се излиза е преди да влезете. Попитайте как въвеждате съществуващите си пациенти (например импорт от таблица), какво можете да експортирате сами по всяко време, какво експортира доставчикът за вас при поискване и какво се случва с данните ви, ако закриете акаунта. Отговорите трябва да са в условията, а не в обещанието на търговеца.

10. Можете ли да предвидите цената?

Софтуерът за клиники се таксува на потребител, на пациент, на модул или на локация и разликите се натрупват. Попитайте какво точно се брои, струват ли допълнително пациентите, отделенията и локациите, колко струват напомнящите съобщения, има ли годишна отстъпка и как се променя цената, когато наемете още един човек. Изчислете цената си за днес и за след две години.

11. Кой отговаря, когато нещо се обърка?

Попитайте как се стига до поддръжката (имейл, телефон, WhatsApp, формуляр), на кой език и колко бързо. После я изпробвайте по време на пробния период с истински въпрос. Помощно ръководство в самата програма, написано за персонала на клиниката, а не за програмисти, отговаря на повечето ежедневни въпроси, преди някой да се наложи да звъни.

12. Позволява ли пробният период да го докажете?

Демонстрацията показва най-добрия ден на доставчика. Пробният период показва вашия. Поискайте безплатен пробен период без карта, с всички функции, за които бихте платили, достатъчно дълъг, за да проведете две истински седмици, и ясен отговор какво се случва, когато свърши.

• Не можете да научите цената без разговор с търговец. Ако цената зависи от това кой пита, тя ще се промени при подновяването.
• Демонстрацията използва перфектни примерни данни, а вие не можете да я изпробвате със своите.
• Изваждането на данните ви струва допълнително, или никой няма да запише на писмено как работи.
• Предлагат ви споделени потребителски имена, за да спестите лицензи.
• Никой не може да каже къде се съхраняват данните ви или кои компании ги обработват.
• На всеки въпрос за фактурите или закона отговарят „всички наши клиенти го използват“.

Повечето пробни периоди се провалят, защото никой не ги планира: акаунтът се отваря, някой разглежда системата един следобед и две седмици по-късно решението се взема по усещане. Използвайте вместо това този план:

1. 1

   Ден 1: основите

   Въведете данните на фирмата си, работното време, услугите и цените. Поканете двама-трима колеги с техните истински роли.

2. 2

   Ден 2: истински пациенти

   Импортирайте таблица с пациенти или добавете ръчно пациентите от тази седмица.

3. 3

   Дни 3 до 7: истинската седмица

   Записвайте всеки час в новата система успоредно с настоящата. Записвайте прегледите, приемайте плащания, отваряйте и затваряйте касата всеки ден.

4. 4

   Ден 8: фактури и равнение

   Издайте фактурите за седмицата и сравнете общите суми с онова, което знаете, че сте събрали. Те трябва да съвпадат до стотинка.

5. 5

   Дни 9 и 10: трудните въпроси

   Влезте като регистратура: виждате ли клинични бележки, които не бива? Експортирайте пациентите си в таблица. Изпратете на поддръжката истински въпрос и засечете времето за отговор.

6. 6

   Дни 11 и 12: покажете на счетоводителя

   Отпечатайте отчетите и една фактура и попитайте дали съдържат онова, което е нужно на счетоводителя.

7. 7

   Дни 13 и 14: решете заедно

   Оценете програмата с таблицата по-долу и попитайте хората, които са я използвали всеки ден. Техният отговор тежи повече от вашия.

Дайте на всяка област 0, 1 или 2 точки и дайте по-голяма тежест на областите, които са най-важни за вашата клиника. Програма, която получи 0 за фактури, роли или защита на данните, не бива да печели заради нищо друго.

Ние създаваме OPALEVI, затова ето нашите собствени отговори, включително тези, които са „не“. Оценете ги със същата таблица, която използвате за всички останали.

Управлявате зъботехническа лаборатория, а не клиника? Прочетете софтуер за зъботехническа лаборатория: всеки случай от поръчката до платената фактура или вижте OPALEVI за зъболекарски клиники, частни практики и клиники.