Софтуер за зъботехническа лаборатория: всеки случай от поръчката на лекаря до платената фактура

Повечето лаборатории започват по един и същи начин. Лекар се обажда или пише съобщение, някой записва работата на бележка или в тетрадка, отпечатъкът отива на рафта, а собственикът помни останалото. С двама техници и шепа клиники това върши работа. После спира да върши работа – първо незабележимо, а след това изведнъж.

Признаците са познати:

• Срок, който никой не е видял. Поръчката е дошла по телефона в понеделник, бележката е свършила под друга табла и в четвъртък клиниката се обажда да попита къде е короната.
• Свършена работа, която не е фактурирана. Преработка, допълнителна единица, ремонт като услуга: когато фактурите се пишат по-късно по памет, някои от тях никога не се пишат.
• Салда, които никой не може да посочи. Въпросът „Колко ни дължи тази клиника?“ отнема цяла вечер с банкови извлечения и таблица, а отговорът пак е догадка.
• Въпроси, на които може да отговори само един човек. На какъв етап е мостът? Кой прави порцелана? Когато собственикът отсъства, лабораторията се забавя.

Нищо от това не е проблем на хората. Това е проблем с информацията: фактите за всеки случай са пръснати между телефон, бележка, рафт и таблица и нищо не ги свързва. Софтуерът за зъботехническа лаборатория съществува, за да събере тези факти в един запис и да ги пази там – от момента, в който поръчката пристигне, до момента, в който парите постъпят.

Софтуерът сам по себе си не прави лабораторията по-бърза. Той прави всеки случай видим, а видимата работа е работа, която се завършва навреме и се заплаща.

Преди да сравнявате програми, уговорете се какво трябва да съдържа записът на един случай. Каквото и да използвате, включително хартия, всяка поръчка трябва да отговаря на тези въпроси без телефонно обаждане:

Има и нормативна причина да водите такъв запис. В Европейския съюз коронка или протеза, изработена по предписание на лекар, е медицинско изделие по поръчка съгласно Регламент (ЕС) 2017/745 за медицинските изделия (външна връзка). Приложение XIII изисква производителят да съхранява декларация за всяко изделие поне десет години след пускането му на пазара, а за имплантируемите изделия – петнайсет. Извън ЕС се прилагат националните правила за медицинските изделия и задълженията ви зависят от мястото, където доставяте. Навикът е добър навсякъде: за всяка работа трябва да можете да кажете кой я е поръчал, за кой пациент, кога е постъпила, кой е работил по нея и кога е излязла.

Ето пътя на една поръчка през OPALEVI за зъботехнически лаборатории – от обаждането на лекаря до платената фактура. Думите в получер шрифт са имената, които виждате на екрана.

1. 1

   Клиниката става клиент

   Всеки лекар или кабинет, който ви изпраща работа, е клиент със собствено досие: лице за контакт, адрес, телефон, фирмен номер и имейл. Фирменият номер се отпечатва на всяка фактура към тази клиника, а досието събира поръчките на клиниката, фактурираното, платеното и все още дължимото.

2. 2

   Приемете поръчката

   Изберете Нова поръчка, посочете клиента и въведете пациента, датата на получаване и крайния срок. Поръчката получава собствен код (P-00001, P-00002 и така нататък). Добавете работата от ценовата си листа с Изберете ценообразувана работа… или въведете ред като „Циркониева корона 21“ с количество и цена.

3. 3

   Планирайте етапите

   Под Работни етапи изберете работните места, през които минава случаят, в реда, в който минава през тях: например CAD/CAM, после работа с порцелан. Новата лаборатория започва с шест работни места (корони и мостове, зъбни импланти, протези, CAD/CAM, работа с порцелан и приемна), а вие можете да ги преименувате, добавяте или архивирате в Настройки → Работни единици.

4. 4

   Работете по случая

   Техниците натискат Начало и Приключване на своите етапи – в самата поръчка или на таблото Лабораторен работен процес. Статусът на поръчката следва автоматично: чакаща, в процес и завършена, когато всички етапи са приключили.

5. 5

   Доставете

   Отпечатайте Бланка на поръчката, която да придружава работата, с редове за този, който я е предал, и този, който я е приел, и после изберете Маркиране като доставена. Датата на доставка се записва върху поръчката.

6. 6

   Фактурирайте

   Изберете Фактуриране на тази поръчка. Редовете на поръчката се копират във фактурата, заключват се, за да не се разминат двата документа, а поръчката се свързва със своята фактура.

7. 7

   Получете плащането

   Запишете плащането – в брой, с карта или по банков път. Докато не бъде платена изцяло, сумата стои в Неплатени салда, като най-старите са най-отгоре, с бутон Инкасирай до нея.

Две бележки за подробностите. OPALEVI няма зъбна схема и избор на нюанс в поръчката: техниците записват номерата на зъбите и нюанса в реда на работата или в бележките. А сканиранията и снимките не се съхраняват в поръчката, затова STL файловете остават в софтуера на скенера или в имейла, с който са дошли, и се свързват с поръчката чрез нейния код.

Пропуснатият срок струва повече от преработката. Лекарят трябва да премести пациент и започва да се чуди дали следващият случай не трябва да отиде другаде. Добрият софтуер за лаборатория не просто съхранява крайния срок, а го поставя пред хората, които все още могат да направят нещо.

В OPALEVI един и същ срок се появява на четири места:

• Поръчки – списъкът на всички поръчки, в който можете да филтрирате по статус и да търсите по код на поръчка, клиент или пациент.
• Лабораторен работен процес – табло с етапите на всяка отворена поръчка в три колони (чакащи, в процес, завършени) и бързи филтри Моите задачи, Краен срок днес и Просрочени. Картите могат да се местят между колоните и да се предават на друг техник от същото работно място.
• Календар на доставките – месец с всичко, което трябва да напусне лабораторията всеки ден, оцветено по статус.
• Днес – първият екран, който вижда техникът: собствените му задачи, какво е с краен срок днес, какво е просрочено и следващият етап, който го чака.

На телефон лентата в долната част на екрана води направо към поръчките, календара и таблото за лабораторния работен процес, така че техникът да види работата за деня на работното си място, без да отива до компютър.

Лабораториите фактурират по един от два ритъма: на случай, при доставката на всяка поръчка, или веднъж месечно за клиника. Както и да работите, едно правило важи: фактурата трябва да идва от поръчката, а не от паметта.

В OPALEVI фактурирането на един случай е една стъпка. Фактуриране на тази поръчка копира редовете с цени или в редовна фактура, номерирана в непрекъсната последователност (F-00001, F-00002…), която може да бъде анулирана, но никога изтрита, или в проформа фактура за клиника, която иска сума преди окончателната фактура. Проформа фактурата може по-късно да бъде превърната в редовна. Лабораториите, които фактурират месечно, имат същите данни на едно място: досието на клиента изброява всяка поръчка със стойността ѝ, а Нова фактура за този клиент започва месечната фактура оттам.

При първото фактуриране OPALEVI веднъж пита за данните на вашата фирма (име, адрес, град и фирмен номер), за да ги носи всяка фактура. Фактурите се печатат или изтеглят като PDF, изпращат се по имейл и показват банковите ви данни за клиниките, които плащат по банков път.

Кой ни дължи пари?

Това е въпросът, който си задава всеки собственик, и отговорът трябва да отнема секунди. Неплатени салда показва какво клиниките клиенти все още дължат на лабораторията, като най-старите фактури са най-отгоре, и отбелязва просрочените. Досието на всеки клиент разказва същата история за една клиника: стойността на поръчките ѝ, колко е фактурирано, колко е платено и какъв дълг остава.

Ако лабораторията ви приема пари в брой на гише, Каса отваря деня със начална сума и го затваря с преброените пари, така че липса или излишък се виждат веднага. Клиниките, които първо искат цена, могат да получат оферта, която се фактурира с една стъпка, щом я приемат; офертите се включват в Настройки → Менюта на приложението.

В лабораторията има хора, на които са нужни различни неща, а парите не са работа на всеки. В OPALEVI всеки човек има роля:

• Дентален техник: приема поръчки, работи по тях и ги предава; вижда офертите, но не и парите на лабораторията. Техникът не може да добавя клиенти или да издава фактури.
• Регистратура: записва работата, отговаря на клиниките, издава фактури и приема плащания на гишето.
• Финанси / Счетоводство: води фактурите, плащанията и касата и чете финансовите отчети.
• Администратор: управлява бизнеса: клиентите, поръчките, парите, персонала и настройките.

Всяка роля може да се настройва разрешение по разрешение, ако лабораторията ви работи по различен начин. Всеки влиза със собствен акаунт, така че никой не споделя парола, и всеки човек може да работи на собствения си език.

Независимо дали изберете OPALEVI, или друга програма, задайте тези въпроси на всеки вариант, който обмисляте, и отговаряйте на тях със собствените си поръчки, а не с демонстрация.

Пълната цена, с калкулатор за вашия екип, е на страницата с цените. За по-широк списък за проверка, който обхваща и клиниките, прочетете как да изберете софтуер за клиника.

Настройването на лаборатория в OPALEVI отнема един следобед, а не проект. След като се регистрирате като зъботехническа лаборатория, кратък списък на екрана Днес ви превежда през първите стъпки и ги отмята, докато напредвате:

1. 1

   Добавете лекарите, които поръчват

   Добавете всяка клиника или лекар като клиент. За начало е достатъчно име; данните за контакт могат да се добавят по-късно.

2. 2

   Задайте ценовата си листа

   OPALEVI започва с кратък примерен списък (порцеланова корона, пълна протеза, ремонт на протеза). Заменете го със собствените си работи и цени в Настройки → Услуги, преди да бъде фактурирана първата поръчка.

3. 3

   Приемете първата си поръчка

   Въведете истински случай. Етапите му се появяват на таблото за лабораторния работен процес веднага щом ги добавите.

4. 4

   Поканете екипа си

   Добавете техниците и регистратурата, всеки със своята роля, така че таблото да се напълни с истински имена.