Kako izabrati softver za malu kliniku ili stomatološku ordinaciju: 12 pitanja pre nego što platite

Svaki program za klinike ima dugačak spisak funkcija i na papiru većina izgleda slično. Razlikuje ih to kako se osećaju u ponedeljak u 8:30, kada su na šalteru recepcije troje ljudi, telefon zvoni, a prvi pacijent već sedi u stolici.

Zato, pre nego što pogledate bilo koji softver, zapišite svoj dan. Potrebno je dvadeset minuta, a spasiće vas pogrešnog izbora:

• Ko šta radi? Recepcija, lekari, medicinske sestre ili asistenti, ko prima novac i vlasnik.
• Kako vas pacijenti kontaktiraju? Telefonom, dolaskom bez zakazivanja, porukom ili preko interneta.
• Kako se naplaćujete? Gotovinom na šalteru, karticom, bankovnim prenosom, na rate ili po završetku lečenja.
• Šta predajete računovođi na kraju meseca i u kom obliku?
• Šta danas ne funkcioniše? Izgubljeni termini, neplaćena dugovanja, beleške koje niko ne može da pročita, kasa koja se ne slaže.

Pravi program uklanja ono što u vašoj klinici danas ne funkcioniše. Funkcija koju nikada nećete koristiti nije razlog da se bilo šta izabere.

Postavite ova pitanja svakom programu koji razmatrate. Važe za opštu praksu, specijalističku kliniku, stomatološku ordinaciju ili malo bolničko odeljenje. Dobar dobavljač odgovara jasno, u pisanoj formi, bez „zavisi“.

1. Hoće li lekari zaista voditi karton u njemu?

Softver za kliniku živi ili umire na kartonu pacijenta. Ako lekari smatraju da je spor, vraćaju se papiru i svaki izveštaj kojem ste se nadali ostaje prazan. Tražite jedan karton po pacijentu sa svim pregledima, dokumentima i uplatama; upozorenje pre nego što se ista osoba upiše dvaput; brzu pretragu po imenu, šifri ili telefonu; i zapise prilagođene svakom odeljenju, poput šeme zuba u stomatologiji, bez prisiljavanja svih da popunjavaju polja koja za njih nemaju smisla.

2. Da li kalendar odgovara načinu na koji zakazujete i podseća li pacijente?

Proverite prikaze po danu, nedelji i mesecu za svakog lekara, radno vreme koje kalendar poštuje, brz način prijema pacijenata bez termina i, ako želite, online zakazivanje sa vaše stranice. Zatim pitajte kako se pacijenti podsećaju: imejlom, SMS-om ili WhatsApp-om, samo uz pristanak pacijenta, i po kojoj ceni po poruci. Propušteni termini su izgubljen prihod; podsetnici su među najjeftinijim načinima da se on povrati.

3. Da li fakture odgovaraju vašim pravilima?

Faktura je pravni dokument, a ne štampani izvod. Treba da nosi naziv, adresu i poslovni broj vaše firme (poreski ili matični broj koji koristi vaša zemlja), da bude numerisana neprekinutim nizom i da se ne može obrisati kada je izdata, već samo stornirati. Pitajte možete li izdati predračun ili procenu pre lečenja, podesiti sopstvene stope PDV-a (ili nijednu, tamo gde su vaše usluge oslobođene) i slati fakture kao PDF imejlom.

4. Znate li na kraju dana gde je novac?

Male klinike retko gube novac zbog prevare; gube ga zbog dugovanja koja niko ne prati. Tražite dnevnu kasu koju otvarate početnim iznosom i zatvarate prebrojanom gotovinom, sa izveštajima na kraju dana koje vaš računovođa prepoznaje, i listu neplaćenih dugovanja, od najstarijih, kroz koju neko može da prođe svakog petka. Uplate karticom i prenosom treba evidentirati sa načinom plaćanja, a povraćaji treba da budu mogući bez brisanja ičega.

5. Može li svako da vidi samo ono što njegov posao zahteva?

Recepciji trebaju kalendar i novac, a ne klinički zapisi. Finansijama trebaju fakture, a ne dijagnoze. Tražite uloge koje prepoznajete (administrator, lekar, medicinska sestra ili asistent, recepcija, finansije) i koje možete prilagoditi, kao i lični nalog za svakoga. Zajedničke prijave onemogućavaju da se zna ko je šta promenio i jedna su od najčešćih slabih tačaka male ordinacije.

6. Kako štiti podatke o pacijentima i može li to dobavljač da dokaže?

Zdravstveni podaci su osetljivi lični podaci prema propisima o zaštiti podataka u većini zemalja, kao što je Opšta uredba EU o zaštiti podataka (spoljašnja veza). Kao klinika ostajete odgovorni za njih, čak i kada ih za vas čuva softver. Zato pitajte:

• Postoji li ugovor o obradi podataka, objavljen ili potpisan, koji kaže gde se podaci čuvaju i koji ih dobavljači obrađuju?
• Da li su zapisi svake klinike odvojeni od zapisa svake druge klinike?
• Da li se lozinke čuvaju samo kao heš i koristi li svaka veza HTTPS?
• Može li svako da uključi dvostepenu verifikaciju i može li se ekran zaključati kada neko ode od računara?
• Postoji li dnevnik aktivnosti koji niko ne može da menja?
• Koliko često se prave rezervne kopije i koliko dugo se čuvaju?

7. Da li je na jeziku koji vaš tim govori?

Program koji osoblje samo napola razume daje napola popunjene zapise. Pitajte da li je ceo interfejs, a ne samo meniji, na vašem jeziku, da li se dokumenti za pacijente i fakture štampaju na njemu i može li mešoviti tim da radi na različitim jezicima, na primer jedan jezik na recepciji i engleski za specijalistu u poseti, ili svi na jednom jeziku kada to više volite.

8. Radi li na onome što već imate?

Program koji radi u pregledaču funkcioniše na računarima, tabletima i telefonima koje već imate, sam se ažurira i ne traži server u ormaru. Pitajte da li bilo šta mora da se instalira, da li je upotrebljiv na telefonu i šta se dešava kada veza sa internetom padne; mobilni hotspot na telefonu jeste jeftin i razuman plan B za svaku kliniku.

9. Možete li otići sa svojim podacima?

Najbolje vreme da pitate kako se odlazi jeste pre dolaska. Pitajte kako unosite postojeće pacijente (na primer uvozom iz tabele), šta možete sami da izvezete u svakom trenutku, šta dobavljač izvozi za vas na zahtev i šta se dešava sa vašim podacima ako zatvorite nalog. Odgovori treba da stoje u uslovima, a ne u obećanju prodavca.

10. Možete li predvideti cenu?

Softver za klinike se naplaćuje po korisniku, po pacijentu, po modulu ili po lokaciji, a razlike se sabiraju. Pitajte šta se tačno broji, da li pacijenti, odeljenja i lokacije koštaju dodatno, koliko koštaju poruke podsetnika, da li postoji godišnji popust i kako se cena menja kada zaposlite još jednu osobu. Izračunajte svoju cenu za danas i za dve godine unapred.

11. Ko odgovara kada nešto pođe naopako?

Pitajte kako se stupa u kontakt sa podrškom (imejl, telefon, WhatsApp, obrazac), na kom jeziku i koliko brzo. Zatim to proverite tokom probnog perioda pravim pitanjem. Uputstvo u samom programu, napisano za osoblje klinike, a ne za programere, odgovara na većinu svakodnevnih pitanja pre nego što iko mora da pozove.

12. Da li vam probni period omogućava da to dokažete?

Demonstracija pokazuje najbolji dan dobavljača. Probni period pokazuje vaš. Tražite besplatan probni period bez kartice, sa svim funkcijama koje biste plaćali, dovoljno dug da obuhvati dve prave nedelje, i jasan odgovor na to šta se dešava kada se završi.

• Cenu ne možete saznati bez poziva prodaji. Ako cena zavisi od toga ko pita, promeniće se kad produžavate.
• Demonstracija koristi savršene probne podatke, a ne dozvoljavaju vam da probate sa svojima.
• Preuzimanje vaših podataka se dodatno naplaćuje, ili niko neće pismeno reći kako to funkcioniše.
• Predlažu se zajedničke prijave radi uštede na licencama.
• Niko ne može da kaže gde se čuvaju vaši podaci niti koje ih kompanije obrađuju.
• Na svako pitanje o fakturama ili zakonu odgovara se sa „koriste ga svi naši klijenti“.

Većina probnih perioda propada jer ih niko ne planira: nalog se otvori, neko po podne klikće naokolo, a dve nedelje kasnije odluka se donosi po osećaju. Umesto toga koristite ovaj plan:

1. 1

   Dan 1: podesite osnove

   Unesite poslovne podatke, radno vreme, usluge i cene. Pozovite dvoje ili troje kolega sa njihovim pravim ulogama.

2. 2

   Dan 2: unesite prave pacijente

   Uvezite tabelu pacijenata ili ručno dodajte pacijente ove nedelje.

3. 3

   Dani 3 do 7: vodite pravu nedelju

   Zakazujte svaki termin u novom sistemu uporedo sa dosadašnjim. Evidentirajte preglede, primajte uplate, otvarajte i zatvarajte kasu svakog dana.

4. 4

   Dan 8: fakturišite i uskladite

   Izdajte fakture za nedelju i uporedite zbirove sa onim što znate da ste naplatili. Treba da se slažu do poslednje pare.

5. 5

   Dani 9 i 10: postavite teška pitanja

   Prijavite se kao recepcija: možete li da vidite kliničke beleške koje ne biste smeli? Izvezite pacijente u tabelu. Pošaljite podršci pravo pitanje i izmerite vreme odgovora.

6. 6

   Dani 11 i 12: pokažite računovođi

   Odštampajte izveštaje i jednu fakturu i pitajte imaju li ono što računovođi treba.

7. 7

   Dani 13 i 14: odlučite zajedno

   Ocenite program listom ispod i pitajte ljude koji su ga svakodnevno koristili. Njihov odgovor vredi više od vašeg.

Svakoj oblasti dajte 0, 1 ili 2 boda i dajte veću težinu oblastima koje su vašoj klinici najvažnije. Program koji dobije 0 za fakture, uloge ili zaštitu podataka ne bi smeo da pobedi ni u čemu drugom.

Mi pravimo OPALEVI, pa su ovo naši odgovori, uključujući i one koji glase „ne“. Procenite ih istom listom koju koristite za sve ostale.

Vodite zubotehničku laboratoriju, a ne kliniku? Pročitajte softver za zubotehničku laboratoriju: svaki rad od naloga do naplaćene fakture, ili pogledajte OPALEVI za stomatološke klinike, privatne ordinacije i klinike.