Softver za zubotehničku laboratoriju: svaki rad od naloga stomatologa do naplaćene fakture
Zubotehnička laboratorija živi od datih obećanja: ova kruna do četvrtka, ona proteza posle probe, most pre pacijentovog putovanja. Ovaj vodič pokazuje šta mora da sadrži zapis o radu, kako jedan nalog prolazi od poziva stomatologa do naplaćene fakture i šta treba pitati pre izbora softvera za vašu laboratoriju.
Najvažnije
- Rad je pod kontrolom tek kada jedan zapis sadrži kliniku, pacijenta, posao, rok isporuke i fazu u kojoj se rad nalazi.
- Rokovi treba da budu vidljivi a da niko ne mora da se pita: na tabli, u kalendaru isporuka i na listi svakog tehničara za danas.
- Fakturišite direktno iz naloga. Tako nijedan završen posao ne ostaje nefakturisan, a stanje svake klinike je uvek ažurno.
- Svaki program procenjujte prema svojoj stvarnoj nedelji: tokom probnog perioda unesite pet pravih naloga, a ne prodavčevu demonstraciju.
Zašto telefonski pozivi, papirići i tabele prestaju da funkcionišu
Većina laboratorija počinje na isti način. Stomatolog pozove ili pošalje poruku, neko zapiše posao na papirić ili u svesku, otisak ode na policu, a vlasnik ostalo pamti. Sa dva tehničara i nekoliko klinika to funkcioniše. A onda prestane da funkcioniše, najpre neprimetno, pa odjednom.
Znaci su poznati:
- Rok koji niko nije video. Nalog je stigao telefonom u ponedeljak, papirić je završio ispod druge posude, a u četvrtak klinika zove da pita gde je kruna.
- Završen posao koji nikada nije fakturisan. Popravka, dodatni element, usluga iz ljubaznosti: kada se fakture pišu naknadno, po sećanju, neke se nikada ne napišu.
- Dugovanja koja niko ne može da navede. „Koliko nam ova klinika duguje?“ znači veče uz bankovne izvode i tabelu, a odgovor je i dalje procena.
- Pitanja na koja odgovara samo jedna osoba. U kojoj fazi je most? Ko radi keramiku? Kada vlasnika nema, laboratorija usporava.
Ništa od toga nije problem ljudi. To je problem informacija: podaci o svakom radu razbacani su po telefonu, papiriću, polici i tabeli, a ništa ih ne povezuje. Softver za zubotehničku laboratoriju postoji da te podatke objedini u jedan zapis i čuva ih tu, od trenutka kada nalog stigne do trenutka kada novac legne na račun.
Softver sam po sebi ne ubrzava laboratoriju. On čini svaki rad vidljivim, a vidljiv rad je rad koji se završi na vreme i bude naplaćen.
Šta mora da sadrži svaki zapis o radu
Pre nego što uporedite programe, dogovorite se šta jedan zapis o radu mora da sadrži. Bez obzira na to šta koristite, pa i papir, svaki nalog treba da odgovori na ova pitanja bez telefonskog poziva:
| Polje | Zašto je važno |
|---|---|
| Klinika naručilac i stomatolog | Ko je naručio rad, koga pozvati sa pitanjem i kome izdati fakturu. |
| Oznaka pacijenta | Ime ili oznaka koju stomatolog koristi, da gotov rad stigne u pravu stolicu. |
| Rad, sa količinama i cenama | Kruna, most, proteza, implantološki rad ili popravka: svaka stavka sa cenom, pa se faktura sama napiše. |
| Zubi, boja i materijal | Podaci koji su tehničaru potrebni za radnim stolom, upisani tamo gde će ih pročitati. |
| Datum prijema i rok isporuke | Obećanje koje ste dali. Sve ostalo se planira unazad od njega. |
| Faze i ko ih radi | Model, skelet, keramika, završna obrada: gde se rad trenutno nalazi i na čijem je stolu. |
| Status | Na čekanju, u radu, završen, isporučen ili otkazan, čitljivo na prvi pogled. |
| Faktura i uplata | Da li je završeni rad fakturisan i da li je klinika platila. |
Postoji i regulatorni razlog za vođenje ovakvog zapisa. U Evropskoj uniji kruna ili proteza izrađena po nalogu stomatologa jeste medicinsko sredstvo izrađeno po meri prema Uredbi (EU) 2017/745 o medicinskim sredstvima (spoljašnja veza). Njen Prilog XIII traži od proizvođača da za svako sredstvo čuva izjavu najmanje deset godina od stavljanja na tržište, a petnaest za ugradiva sredstva. Izvan EU važe nacionalni propisi o medicinskim sredstvima, a vaše obaveze zavise od toga gde isporučujete. Navika je dobra svuda: za svaki rad treba da možete da kažete ko ga je naručio, za kog pacijenta, kada je stigao, ko je radio na njemu i kada je izašao iz laboratorije.
Zapis, a ne alat za usklađenost
Softver za laboratoriju čuva nalog, datume, faze i ko im je dodeljen. On ne piše izjave koje traži vaš regulator. Te dokumente čuvajte onako kako zakon nalaže, a softver koristite da se podaci iz njih brzo pronađu.
Jedan rad, korak po korak, u programu OPALEVI
Evo puta jednog naloga kroz OPALEVI za zubotehničke laboratorije, od poziva stomatologa do naplaćene fakture. Reči podebljanim slovima su nazivi koje vidite na ekranu.
Klinika postaje klijent
Svaki stomatolog ili ordinacija koja vam šalje radove jeste klijent sa sopstvenim kartonom: kontakt osoba, adresa, telefon, poslovni broj i imejl. Poslovni broj se štampa na svakoj fakturi koju izdate toj klinici, a karton okuplja naloge klinike, šta je fakturisano, šta je plaćeno i šta se još duguje.
Primite nalog
Izaberite Novi nalog, odaberite klijenta i upišite pacijenta, datum prijema i rok. Nalog dobija sopstvenu šifru (P-00001, P-00002 i tako dalje). Radove dodajete iz cenovnika pomoću Izaberite fakturisani rad…, ili ukucate stavku poput „Cirkonijumska kruna 21“ sa količinom i cenom.
Isplanirajte faze
U odeljku Radne faze izaberite stanice kroz koje rad prolazi, redom kojim ih prolazi: na primer CAD/CAM, pa keramika. Nova laboratorija počinje sa šest stanica (krunice i mostovi, zubni implantati, proteze, CAD/CAM, keramika i recepcija), a možete ih preimenovati, dodati ili arhivirati u Podešavanja → Radne jedinice.
Radite na nalogu
Tehničari pritiskaju Započni i Završi na svojim fazama, na samom nalogu ili na tabli Radni tok laboratorije. Status naloga se menja sam: na čekanju, u radu, a završen kada su sve faze gotove.
Isporučite
Odštampajte Radni nalog koji prati rad, sa poljima za onog ko ga je predao i onog ko ga je primio, a zatim izaberite Označi kao isporučen. Datum isporuke se upisuje na nalog.
Fakturišite
Pritisnite Fakturiši ovaj nalog. Stavke naloga se kopiraju na fakturu, stavke naloga se zaključavaju da se njih dvoje ne mogu razići, a nalog se povezuje sa svojom fakturom.
Naplatite
Evidentirajte uplatu kao gotovinu, karticu ili bankovni prenos. Dok nije plaćen u celosti, iznos čeka u odeljku Neizmirena dugovanja, od najstarijeg, sa dugmetom Naplati pored sebe.
Dve otvorene napomene o detaljima. OPALEVI na nalogu nema šemu zuba ni izbor boje: tehničari upisuju brojeve zuba i boju u stavku rada ili u beleške. Takođe, ne čuva skenove ni fotografije uz nalog, pa STL datoteke ostaju u softveru skenera ili u imejlu u kom su stigle, povezane šifrom naloga.
Kako da svaki rok ostane na vidiku
Probijen rok košta više od ponovne izrade. Stomatolog mora da pomeri pacijenta i počinje da se pita da li sledeći rad treba poslati drugamo. Dobar softver za laboratoriju ne samo da čuva rok, već ga stavlja pred one koji još mogu nešto da učine.
U programu OPALEVI isti rok se pojavljuje na četiri mesta:
- Narudžbine, lista svih naloga, gde možete filtrirati po statusu i pretraživati po šifri naloga, klijentu ili pacijentu.
- Radni tok laboratorije, tabla sa fazama svih otvorenih naloga u tri kolone (na čekanju, u radu, završeno) i brzim filterima Moji zadaci, Rok je danas i Kasni. Kartice se mogu prevlačiti između kolona i predavati drugom tehničaru iste stanice.
- Kalendar isporuka, mesec dana onoga što svakog dana mora da napusti laboratoriju, obojeno prema statusu.
- Danas, prvi ekran koji tehničar vidi: sopstveni zadaci, šta je za danas, šta kasni i sledeća faza koja ga čeka.
Na telefonu traka pri dnu ekrana vodi pravo na narudžbine, kalendar i tablu radnog toka laboratorije, pa tehničar može da proveri današnji posao za radnim stolom, bez odlaska do računara.
Upišite rok koji možete da ispoštujete
Unesite datum kada ćete zaista isporučiti, a ne datum kojem se stomatolog nadao. Kada rad zahteva probu, probu vodite kao poseban nalog sa sopstvenim rokom, da oba datuma stoje u kalendaru.
Fakturisanje klinika i znanje ko šta duguje
Laboratorije fakturišu u jednom od dva ritma: po radu, pri isporuci svakog naloga, ili jednom mesečno po klinici. Šta god da koristite, važi jedno pravilo: faktura treba da dolazi iz naloga, a ne iz sećanja.
U programu OPALEVI fakturisanje rada je jedan korak. Fakturiši ovaj nalog kopira cenovno određene stavke na redovnu fakturu, numerisanu neprekinutim nizom (F-00001, F-00002…) koja se može stornirati, ali nikada obrisati, ili na predračun, za kliniku koja želi iznos pre konačne fakture. Predračun se kasnije može pretvoriti u redovnu fakturu. Laboratorije koje fakturišu mesečno imaju iste podatke na jednom mestu: karton klijenta navodi svaki nalog sa vrednošću, a Nova faktura za ovog klijenta odatle započinje mesečnu fakturu.
Pri prvom fakturisanju OPALEVI jednom traži vaše poslovne podatke (naziv, adresu, grad i poslovni broj) da ih svaka faktura nosi. Fakture se štampaju ili preuzimaju kao PDF, šalju imejlom i prikazuju vaše bankovne podatke za klinike koje plaćaju prenosom.
Ko nam duguje novac?
To je pitanje koje postavlja svaki vlasnik i odgovor treba da stigne za nekoliko sekundi. Neizmirena dugovanja navode šta klinike klijenti još duguju laboratoriji, od najstarije fakture, i označavaju šta je dospelo. Karton svakog klijenta pripoveda istu priču za jednu kliniku: vrednost naloga, koliko je fakturisano, koliko plaćeno i dug koji ostaje.
Ako vaša laboratorija prima gotovinu na šalteru, Kasa se otvara na početku dana početnim iznosom i zatvara gotovinom koju prebrojite, pa se manjak ili višak odmah vidi. Klinike koje prvo traže cenu mogu dobiti ponudu, koja se fakturiše u jednom koraku kada je prihvate; ponude se uključuju u Podešavanja → Meniji aplikacije.
Tehničari, recepcija i vlasnik: ko šta vidi
U laboratoriji rade ljudi kojima trebaju različite stvari, a novac nije posao svih. U programu OPALEVI svaka osoba ima ulogu:
- Zubni tehničar: prima naloge, radi na njima i vraća ih; vidi ponude, ali ne i novac laboratorije. Tehničar ne može da dodaje klijente niti da izdaje fakture.
- Recepcija: upisuje radove, odgovara klinikama, izdaje fakture i prima uplate na šalteru.
- Finansije / Računovodstvo: vodi fakture, uplate i kasu i čita finansijske izveštaje.
- Administrator: vodi poslovanje: klijente, naloge, novac, zaposlene i podešavanja.
Svaka uloga može da se prilagodi dozvolu po dozvolu ako vaša laboratorija radi drugačije. Svako se prijavljuje sopstvenim nalogom, tako da niko ne deli lozinku, a svaka osoba može da radi na svom jeziku.
Deset pitanja pre izbora softvera za zubotehničku laboratoriju
Bilo da izaberete OPALEVI ili drugi program, postavite ova pitanja svakoj opciji koju razmatrate i odgovarajte na njih sopstvenim nalozima, a ne demonstracijom.
| Pitanje | Dobar odgovor | OPALEVI |
|---|---|---|
| Da li jedan zapis sadrži ceo rad? | Klijent, pacijent, rad sa cenama, datumi, faze i status na jednom ekranu. | Da: nalog. |
| Može li svaki tehničar da vidi šta je za danas? | Tabla ili lista po osobi, sa filterima za danas i kašnjenje. | Da: tabla radnog toka laboratorije i ekran Danas. |
| Mogu li se isporuke nedelje videti na prvi pogled? | Kalendar rokova, a ne samo lista. | Da: kalendar isporuka. |
| Dolazi li faktura iz naloga? | Jedan korak, sa stavkama i cenama samog naloga. | Da: Fakturiši ovaj nalog. |
| Možete li reći šta svaka klinika duguje upravo sada? | Stanje po klijentu i lista neplaćenih faktura, od najstarije. | Da: karton klijenta i Neizmirena dugovanja. |
| Možete li držati novac podalje od radnog stola? | Uloge koje tehničarima sakrivaju finansije. | Da: uloga Zubni tehničar ne vidi novac. |
| Radi li na telefonu u vašem džepu? | Ništa za instalaciju; upotrebljiv za radnim stolom i na putu. | Da, u pregledaču na telefonu. |
| Da li je na vašem jeziku? | Ceo interfejs, uključujući fakture. | 47 jezika interfejsa; fakture se štampaju na 35 od njih. |
| Sadrži li šeme zuba, boje i skenove? | Strukturisana polja, ili bar jasno mesto za upis. | Delimično: zubi i boja idu u stavku rada ili beleške; skenovi ostaju u softveru skenera. |
| Koliko će koštati kako rastete? | Cena koju možete unapred izračunati. | Po članu osoblja; nalozi i klinike klijenti se nikada ne broje. |
Puna cena, sa kalkulatorom za vaš tim, nalazi se na stranici sa cenama. Za širi spisak provera koji obuhvata i klinike, pročitajte kako izabrati softver za kliniku.
Vaše prvo popodne: od registracije do prvog naloga
Postavljanje laboratorije u programu OPALEVI traje jedno popodne, a ne čitav projekat. Pošto se registrujete kao zubotehnička laboratorija, kratak spisak na ekranu Danas provodi vas kroz prve korake i označava ih kako ih završavate:
Dodajte stomatologe koji naručuju
Dodajte svaku kliniku ili stomatologa kao klijenta. Za početak je dovoljan naziv; kontakt podaci mogu kasnije.
Podesite cenovnik
OPALEVI vam daje kratak uzorak liste (porcelanska kruna, totalna proteza, popravka proteze). Zamenite je svojim radovima i cenama u Podešavanja → Usluge pre nego što se fakturiše prvi nalog.
Primite prvi nalog
Unesite pravi rad. Njegove faze se pojavljuju na tabli radnog toka laboratorije čim ih dodate.
Pozovite tim
Dodajte tehničare i recepciju, svakog sa njegovom ulogom, da se tabla popuni pravim imenima.
Probni period vodite na pravom poslu
Pet radnih dana unosite prave naloge ove nedelje. Do petka ćete znati da li tabla, kalendar i fakture odgovaraju vašoj laboratoriji, što vam nijedna demonstracija ne može reći.
Često postavljana pitanja
Šta je softver za zubotehničku laboratoriju?
Program koji beleži svaki rad koji zubotehnička laboratorija primi od klinika, prati ga kroz stanice laboratorije do isporuke i pretvara gotov rad u fakture i uplate. On zamenjuje knjigu naloga, papiriće na posudama i tabelu za fakturisanje jednim zajedničkim zapisom.
Mogu li tehničari da ga koriste a da ne vide finansije laboratorije?
Da. U programu OPALEVI uloga Zubni tehničar prima naloge i radi na njima, ali ne može da izdaje fakture i ne vidi novac laboratorije: uplate, kasu i finansijske izveštaje.
Radi li na telefonu ili tabletu?
Da. OPALEVI radi u pregledaču na računaru, tabletu ili telefonu, bez ičega za instalaciju. Na telefonu donja traka otvara narudžbine, kalendar i tablu radnog toka laboratorije.
Koliko OPALEVI košta za zubnu laboratoriju?
OPALEVI se naplaćuje po članu osoblja koji ga koristi: 10,95 € mesečno na mesečnom planu ili 7,95 € mesečno na godišnjem planu. Nalozi i klinike klijenti se nikada ne broje. Cene su u evrima, a porez se dodaje pri plaćanju tamo gde se primenjuje. Pogledajte stranicu sa cenama.
Mogu li da ga isprobam pre plaćanja?
Da. Registracijom počinje besplatan probni period bez kartice. Ako po isteku probnog perioda ne izaberete plan, ništa se ne naplaćuje, a vaš nalog jednostavno postaje samo za čitanje.
