Како да изберете софтвер за мала клиника или забна ординација: 12 прашања пред да платите

Секоја програма за клиники има долга листа на функции и на хартија повеќето личат една на друга. Ги разликува тоа како се чувствуваат во 8:30 во понеделник, кога на рецепцијата има тројца на шалтерот, телефонот ѕвони, а првиот пациент веќе седи на столот.

Затоа, пред да погледнете каков било софтвер, запишете го вашиот ден. Одзема дваесет минути и ќе ве спаси од погрешен избор:

• Кој што работи? Рецепција, лекари, медицински сестри или асистенти, кој ги прима парите и сопственикот.
• Како ве наоѓаат пациентите? По телефон, со доаѓање без закажување, преку порака или преку интернет.
• Како се плаќате? Готовина на шалтер, картичка, банкарски превод, на рати или откако ќе заврши третманот.
• Што му предавате на сметководителот на крајот од месецот и во каква форма?
• Што не функционира денес? Изгубени термини, неплатени салда, белешки што никој не може да ги прочита, каса што не се сложува.

Вистинската програма ги отстранува нештата што во вашата клиника денес не функционираат. Функција што никогаш нема да ја користите не е причина да изберете што било.

Поставете ги овие прашања на секоја програма што ја разгледувате. Важат за општа пракса, специјалистичка клиника, забна ординација или мало болничко одделение. Добар добавувач одговара јасно, писмено, без „зависи“.

1. Дали вашите лекари навистина ќе го водат записот во неа?

Софтверот за клиника живее или умира од картонот на пациентот. Ако лекарите го сметаат за бавен, се враќаат на хартија и сите извештаи на кои сте се надевале остануваат празни. Побарајте една картотека по пациент со секоја посета, документ и плаќање во неа; предупредување пред истото лице да биде регистрирано двапати; брзо пребарување по име, шифра или телефон; и записи што одговараат на секое одделение, како шема на заби во стоматологијата, без сите да се терани да пополнуваат полиња што за нив немаат смисла.

2. Дали календарот одговара на тоа како закажувате и дали ги потсетува пациентите?

Проверете прикази по ден, недела и месец за секој лекар, работно време што календарот го почитува, брз начин за примање пациенти без термин и онлајн закажување од вашата страница ако го сакате тоа. Потоа прашајте како се потсетуваат пациентите: по е-пошта, SMS или WhatsApp, само со согласност на пациентот и по каква цена за порака. Пропуштените термини се изгубен приход; потсетниците се меѓу најевтините начини да се врати.

3. Дали фактурите одговараат на вашите правила?

Фактурата е правен документ, а не печатење. Таа треба да го носи името на вашата фирма, адресата и деловниот број (даночниот или регистарскиот број на фирмата што го користи вашата земја), да биде нумерирана во непрекинат редослед и да не може да се избрише откако ќе се издаде, туку само да се поништи. Прашајте дали можете да издадете профактура или пресметка пред третманот, да поставите свои стапки на ДДВ (или никакви, каде што вашите услуги се ослободени) и да испраќате фактури како PDF по е-пошта.

4. Дали ќе знаете каде се парите на крајот од денот?

Малите клиники ретко губат пари од измама; ги губат од салда што никој не ги следи. Побарајте дневна каса што ја отворате со почетна сума и ја затворате со пребројаната готовина, со извештаи на крајот на денот што вашиот сметководител ги препознава, и листа на неплатени салда, најстарото прво, низ која некој може да поминува секој петок. Плаќањата со картичка и превод треба да се евидентираат со својот начин, а враќањето на пари треба да е можно без да се брише ништо.

5. Дали секој гледа само она што му треба за работата?

Рецепцијата ги треба календарот и парите, а не клиничките белешки. Финансиите ги требаат фактурите, а не дијагнозите. Побарајте улоги што ги препознавате (администратор, лекар, медицинска сестра или асистент, рецепција, финансии) што можете да ги прилагодите, и лична сметка за секого. Заедничките најави прават невозможно да се знае кој што променил и се една од најчестите слаби точки во малата ординација.

6. Како ги заштитува податоците на пациентите и може ли добавувачот да го докаже тоа?

Здравствените информации се чувствителни лични податоци според законите за заштита на податоци во повеќето земји, како Општата регулатива за заштита на податоци на ЕУ (надворешна врска). Како клиника, вие останувате одговорни за нив дури и кога софтверот ги чува наместо вас. Затоа прашајте:

• Дали има договор за обработка на податоци, објавен или потпишан, што кажува каде се чуваат податоците и кои добавувачи ги обработуваат?
• Дали записите на секоја клиника се чуваат одвоено од записите на сите други клиники?
• Дали лозинките се чуваат само како хеш и дали секоја врска користи HTTPS?
• Може ли секое лице да вклучи верификација во два чекора и може ли екранот да се заклучи кога некој ќе се оддалечи?
• Постои ли дневник на активности што никој не може да го менува?
• Колку често се прави резервна копија на податоците и колку долго се чуваат копиите?

7. Дали е на јазикот што го зборува вашиот тим?

Програма што персоналот ја разбира наполовина создава наполовина пополнети записи. Прашајте дали целиот интерфејс, а не само менијата, е на вашиот јазик, дали документите за пациентите и фактурите се печатат на него и дали мешан тим може да работи на различни јазици, на пример еден јазик на рецепцијата и англиски за специјалист што е на гостување, или сите на еден јазик кога така претпочитате.

8. Дали работи на она што веќе го имате?

Програма што работи во прелистувач функционира на компјутерите, таблетите и телефоните што веќе ги имате, се ажурира сама и не бара сервер во орман. Прашајте дали треба нешто да се инсталира, дали може да се користи на телефон и што се случува кога ќе падне интернет врската; мобилниот хотспот на телефонот е евтин и разумен план Б за секоја клиника.

9. Може ли да заминете со вашите податоци?

Најдоброто време да прашате како се заминува е пред да пристигнете. Прашајте како ги внесувате постојните пациенти (на пример увоз од табела), што можете сами да извезете во секое време, што добавувачот го извезува за вас на барање и што се случува со вашите податоци ако ја затворите сметката. Одговорите треба да стојат во условите, а не во ветување на продавач.

10. Може ли да ја предвидите цената?

Софтверот за клиники се наплаќа по корисник, по пациент, по модул или по локација, а разликите се собираат. Прашајте што точно се брои, дали пациентите, одделенијата и локациите чинат дополнително, колку чинат потсетничките пораки, дали има годишен попуст и како се менува цената кога ќе вработите уште едно лице. Пресметајте ја вашата цена за денес и за две години од сега.

11. Кој одговара кога нешто ќе тргне наопаку?

Прашајте како стигнувате до поддршката (е-пошта, телефон, WhatsApp, формулар), на кој јазик и колку брзо. Потоа проверете го тоа за време на пробниот период со вистинско прашање. Водич за помош во самата програма, напишан за персонал на клиника а не за програмери, одговара на повеќето секојдневни прашања пред некој воопшто да мора да се јави.

12. Дали пробниот период ви дозволува да го докажете тоа?

Демонстрацијата го покажува најдобриот ден на добавувачот. Пробниот период го покажува вашиот. Побарајте бесплатен пробен период без картичка, со секоја функција за која би платиле, доволно долг за две вистински недели, и јасен одговор што се случува кога ќе заврши.

• Не можете да ја дознаете цената без разговор со продажба. Ако цената зависи од тоа кој прашува, ќе се промени кога ќе го обновувате договорот.
• Демонстрацијата користи совршени примерни податоци, а не смеете да пробате со свои.
• Изнесувањето на вашите податоци чини дополнително, или никој не сака писмено да каже како функционира.
• Се предлагаат заеднички најави за да се заштедат лиценци.
• Никој не може да каже каде се чуваат вашите податоци или кои компании ги обработуваат.
• На секое прашање за фактури или закон се одговара со „го користат сите наши клиенти“.

Повеќето пробни периоди не успеваат затоа што никој не ги планира: се отвора сметка, некој се шета низ програмата едно попладне, а две недели подоцна одлуката се носи по чувство. Наместо тоа, користете го овој план:

1. 1

   Ден 1: поставете ги основите

   Внесете ги вашите деловни податоци, работно време, услуги и цени. Поканете двајца или тројца колеги со нивните вистински улоги.

2. 2

   Ден 2: внесете вистински пациенти

   Увезете табела со пациенти или додајте ги рачно пациентите од оваа недела.

3. 3

   Денови 3 до 7: водете ја вистинската недела

   Закажете го секој термин во новиот систем покрај сегашниот. Евидентирајте посети, примајте плаќања, отворајте и затворајте ја касата секој ден.

4. 4

   Ден 8: фактурирајте и усогласете

   Издадете ги фактурите за неделата и споредете ги збировите со тоа што знаете дека сте го примиле. Треба да се совпаѓаат до последниот денар.

5. 5

   Денови 9 и 10: поставете ги тешките прашања

   Најавете се како рецепција: гледате ли клинички белешки што не треба да ги гледате? Извезете ги вашите пациенти во табела. Испратете на поддршката вистинско прашање и измерете колку време трае одговорот.

6. 6

   Денови 11 и 12: покажете му на сметководителот

   Отпечатете ги извештаите и една фактура и прашајте дали го содржат она што му треба на сметководителот.

7. 7

   Денови 13 и 14: одлучете заедно

   Оценете ја програмата со листот подолу и прашајте ги луѓето што ја користеле секој ден. Нивниот одговор тежи повеќе од вашиот.

Дајте му на секоја област 0, 1 или 2 бода и дајте поголема тежина на областите што се најважни за вашата клиника. Програма што добива 0 за фактури, улоги или заштита на податоци не треба да победи во ништо друго.

Ние го градиме OPALEVI, па еве ги нашите сопствени одговори, вклучувајќи ги и оние што се „не“. Оценете ги со истиот лист што го користите за сите други.

Водите забна лабораторија, а не клиника? Прочитајте софтвер за забна лабораторија: секој случај од налогот до платената фактура или погледнете го OPALEVI за забни клиники, приватни ординации и клиники.