Софтвер за забна лабораторија: секој случај од налогот на забарот до платената фактура
Забната лабораторија се води според ветувања: оваа коронка до четврток, онаа протеза по пробата, мостот пред пациентот да замине на пат. Водичов покажува што мора да содржи картонот на еден случај, како еден налог поминува од повикот на забарот до платената фактура и што да прашате пред да изберете софтвер за вашата лабораторија.
Главни заклучоци
- Еден случај е под контрола само кога еден запис ги содржи клиниката, пациентот, работата, рокот и фазата до која стигнал.
- Роковите треба да се гледаат без да прашате некого: на табла, во календар на испораки и на листата на секој техничар за денес.
- Фактурирајте директно од налогот. Така завршената работа никогаш не останува нефактурирана, а салдото на секоја клиника е ажурно секогаш кога ќе погледнете.
- Оценувајте го секој софтвер според вашата вистинска недела: за време на пробниот период внесете пет реални налози, а не демонстрација од продавач.
Зошто повиците, хартиените листчиња и табелите престануваат да функционираат
Повеќето лаборатории почнуваат на ист начин. Забарот се јавува или испраќа порака, некој ја запишува работата на листче или во тетратка, отпечатокот оди на полица, а остатокот сопственикот го памети. Со двајца техничари и неколку клиники тоа функционира. Престанува да функционира тивко, а потоа одеднаш.
Знаците се познати:
- Рок што никој не го видел. Налогот пристигнал по телефон во понеделник, листчето завршило под друг послужавник, а во четврток клиниката се јавува да праша каде е коронката.
- Завршена работа што никогаш не е фактурирана. Повторна изработка, дополнителна единица, поправка направена како услуга: кога фактурите се пишуваат подоцна по сеќавање, некои никогаш не се напишани.
- Салда што никој не може да ги каже. „Колку ни должи оваа клиника?“ одзема цела вечер со банкарски извадоци и табела, а одговорот сепак е претпоставка.
- Прашања на кои може да одговори само еден човек. Во која фаза е мостот? Кој го работи порцеланот? Кога сопственикот го нема, лабораторијата забавува.
Ништо од ова не е проблем со луѓето. Тоа е проблем со информациите: податоците за секој случај се раштркани меѓу телефон, листче, полица и табела, а ништо не ги поврзува. Софтверот за забна лабораторија постои за да ги собере тие податоци во еден запис и да ги чува таму, од моментот кога пристигнува налогот сè додека парите не се наплатени.
Софтверот не ја прави лабораторијата побрза сам по себе. Тој го прави секој случај видлив, а видливата работа е работа што се завршува на време и се наплатува.
Што мора да содржи записот на секој случај
Пред да ги споредувате програмите, договорете се што мора да содржи записот на еден случај. Што и да користите, вклучувајќи и хартија, секој налог треба да одговара на овие прашања без телефонски повик:
| Поле | Зошто е важно |
|---|---|
| Клиника-нарачател и забар | Кој ја нарачал работата, кого да го повикате со прашање и кому да му ја испратите фактурата. |
| Ознака на пациентот | Името или ознаката што ја користи забарот, за готовата работа да стигне до вистинскиот стол. |
| Работата, со количини и цени | Коронка, мост, протеза, имплантолошка работа или поправка: секоја ставка со цена, па фактурата се пишува сама. |
| Заби, нијанса и материјал | Деталите што му требаат на техничарот на работната маса, запишани таму каде што ќе ги прочита. |
| Датум на прием и рок | Ветувањето што сте го дале. Сè друго се планира наназад од него. |
| Фази и кој ги работи | Модел, скелет, порцелан, завршна обработка: каде е случајот сега и на чија маса се наоѓа. |
| Статус | На чекање, во тек, завршен, испорачан или откажан, читлив со еден поглед. |
| Фактура и плаќање | Дали готовата работа е фактурирана и дали клиниката има платено. |
Постои и регулаторна причина за водење на овој запис. Во Европската унија, коронка или протеза изработена по рецепт на забар е медицински уред изработен по мерка според Регулативата (ЕУ) 2017/745 за медицински средства (надворешна врска). Нејзиниот Прилог XIII бара од производителот да чува изјава за секој уред најмалку десет години откако е пуштен на пазарот, а петнаесет за имплантибилните уреди. Надвор од ЕУ важат националните прописи за медицински средства, а вашите обврски зависат од тоа каде испорачувате. Навиката е добра насекаде: за секое парче работа треба да можете да кажете кој го нарачал, за кој пациент, кога пристигнало, кој работел на него и кога заминало.
Запис, а не алатка за усогласеност
Софтверот на лабораторијата ги чува налогот, датумите, фазите и кому се доделени. Тој не ги пишува изјавите што ги бара вашиот регулатор. Тие документи чувајте ги како што налага законот, а софтверот користете го за податоците во нив брзо да се пронаоѓаат.
Еден случај, чекор по чекор, во OPALEVI
Еве го патот на еден налог низ OPALEVI за забни лаборатории, од повикот на забарот до платената фактура. Зборовите во задебелено се имињата што ги гледате на екранот.
Клиниката станува клиент
Секој забар или ординација што ви испраќа работа е клиент со своја картотека: лице за контакт, адреса, телефон, деловен број и е-пошта. Деловниот број се печати на секоја фактура што ја издавате на таа клиника, а картотеката ги собира налозите на клиниката, што е фактурирано, што е платено и што сè уште се должи.
Примете го налогот
Изберете Нов налог, одберете го клиентот и запишете го пациентот, датумот на прием и рокот. Налогот добива сопствена шифра (P-00001, P-00002 и така натаму). Додадете ја работата од вашиот ценовник со Изберете ценета работа… или внесете ставка како „Циркониумска коронка 21“ со количина и цена.
Испланирајте ги фазите
Во Работни фази изберете ги станиците низ кои поминува случајот, по редоследот по кој поминува: на пример CAD/CAM, па работа со порцелан. Новата лабораторија започнува со шест станици (коронки и мостови, забни импланти, протези, CAD/CAM, работа со порцелан и рецепција), а можете да ги преименувате, додавате или архивирате во Поставки → Работни единици.
Работете на случајот
Техничарите притискаат Започни и Заврши на своите фази, на самиот налог или на таблата Работен тек на лабораторијата. Статусот на налогот следи автоматски: на чекање, во тек, а завршен штом ќе се завршат сите фази.
Испорачајте
Отпечатете го Работен налог за да патува со работата, со редови за тоа кој ја испорачал и кој ја примил, па изберете Означи како испорачана. Датумот на испорака се впишува на налогот.
Фактурирајте
Притиснете Фактурирај ја оваа нарачка. Ставките на налогот се копираат на фактурата, ставките на налогот се заклучуваат за двете да не се разминат, а налогот се врзува со својата фактура.
Наплатете
Евидентирајте го плаќањето како готовина, картичка или банкарски превод. Додека не е платена целосно, сумата чека во Неплатени салда, најстарата прва, со копче Наплати покрај неа.
Две искрени забелешки за деталите. OPALEVI нема шема на заби ниту избор на нијанса на налогот: техничарите ги пишуваат броевите на забите и нијансата во ставката за работа или во белешките. Исто така, не чува скенови или фотографии на налогот, па STL-датотеките остануваат во софтверот на вашиот скенер или во е-поштата во која пристигнале, повикани преку шифрата на налогот.
Како сите рокови да бидат пред очи
Пропуштен рок чини повеќе од повторната изработка. Забарот мора да го помести пациентот и почнува да се прашува дали следниот случај да го однесе на друго место. Добриот софтвер за лабораторија не го чува само рокот; тој го става пред луѓето што сè уште можат нешто да сторат.
Во OPALEVI истиот рок се појавува на четири места:
- Налози, листата на сите налози, каде што може да филтрирате по статус и да пребарувате по шифра на налог, клиент или пациент.
- Работен тек на лабораторијата, табла со фазите на секој отворен налог во три колони (на чекање, во тек, завршени) и брзи филтри Мои задачи, Рок денес и Задоцнето. Картичките може да се влечат меѓу колоните и да се предадат на друг техничар од истата станица.
- Календар на испораки, еден месец од она што мора да ја напушти лабораторијата секој ден, обоено според статусот.
- Денес, првиот екран што го гледа техничарот: неговите задачи, што е за денес, што е задоцнето и следната фаза што го чека.
На телефон, лентата на дното од екранот води директно до налозите, календарот и таблата за работниот тек на лабораторијата, па техничарот може да ја провери денешната работа на својата маса, без да оди до компјутер.
Запишете рок што можете да го одржите
Внесете го датумот кога ќе испорачате, а не датумот на кој се надевал забарот. Кога случајот бара проба, водете ја пробата како посебен налог со свој рок, за двата датума да стојат во календарот.
Фактурирање на клиниките и знаење кој колку должи
Лабораториите фактурираат во еден од два ритми: по случај, при испорака на секој налог, или еднаш месечно по клиника. Што и да користите, едно правило важи: фактурата треба да доаѓа од налогот, а не од сеќавање.
Во OPALEVI фактурирањето на еден случај е еден чекор. Фактурирај ја оваа нарачка ги копира ставките со цени или на редовна фактура, нумерирана во непрекинат редослед (F-00001, F-00002…) што може да се поништи, но никогаш да се избрише, или на профактура, за клиника што сака износ пред конечната фактура. Профактурата подоцна може да се претвори во редовна. Лабораториите што фактурираат месечно ги имаат истите податоци на едно место: картотеката на клиентот ги наведува сите налози со вредност, а Нова фактура за овој клиент ја започнува фактурата за месецот оттаму.
Првпат кога ќе фактурирате, OPALEVI ве прашува еднаш за вашите деловни податоци (име, адреса, град и деловен број), за да ги носи секоја фактура. Фактурите се печатат или преземаат како PDF, се испраќаат по е-пошта и ги прикажуваат вашите банкарски податоци за клиниките што плаќаат со превод.
Кој ни должи пари?
Тоа е прашањето што го поставува секој сопственик и одговорот треба да трае секунди. Неплатени салда го наведува она што клиниките-клиенти сè уште му го должат на лабораториумот, најстарата фактура прва, и го означува што е задоцнето. Картотеката на секој клиент ја раскажува истата приказна за една клиника: вредноста на нејзините налози, колку е фактурирано, колку е платено и долгот што останува.
Ако вашата лабораторија прима готовина на шалтер, Каса го отвора денот со почетна сума и го затвора со готовината што ја броите, па недостаток или вишок во денот се гледа веднаш. Клиниките што прво бараат цена може да добијат понуда, која се фактурира во еден чекор штом ќе ја прифатат; понудите се вклучуваат во Поставки → Менија на апликацијата.
Техничари, рецепција и сопственик: кој што гледа
Во лабораторијата има луѓе на кои им требаат различни работи, а парите не се работа на сите. Во OPALEVI секое лице има улога:
- Забен техничар: ги прима налозите, работи на нив и ги предава назад; гледа понуди, но не и парите на лабораторијата. Техничарот не може да додава клиенти ниту да издава фактури.
- Рецепција: ја запишува работата, одговара на клиниките, издава фактури и прима плаќања на шалтер.
- Финансии / Сметководство: ги води фактурите, плаќањата и касата и ги чита финансиските извештаи.
- Администратор: го води работењето: клиентите, налозите, парите, персоналот и поставките.
Секоја улога може да се прилагоди дозвола по дозвола ако вашата лабораторија работи поинаку. Секој се најавува со своја сметка, па никој не дели лозинка, а секој може да работи на свој јазик.
Десет прашања пред да изберете софтвер за забна лабораторија
Дали ќе изберете OPALEVI или друга програма, поставете ги овие прашања на секоја опција што ја разгледувате и одговорете им со ваши реални налози, а не со демонстрација.
| Прашање | Добар одговор | OPALEVI |
|---|---|---|
| Дали еден запис го содржи целиот случај? | Клиент, пациент, работа со цени, датуми, фази и статус на еден екран. | Да: налогот. |
| Може ли секој техничар да види што е за денес? | Табла или листа по лице, со филтри за денешен и задоцнет рок. | Да: таблата за работниот тек на лабораторијата и екранот за денес. |
| Може ли испораките за неделата да се видат со еден поглед? | Календар на рокови, а не само листа. | Да: календарот на испораки. |
| Дали фактурата доаѓа од налогот? | Еден чекор, со сопствените ставки и цени на налогот. | Да: фактурирање на налогот. |
| Може ли да знаете што му должи секоја клиника токму сега? | Салдо по клиент и листа на неплатени фактури, најстарата прва. | Да: картотеката на клиентот и неплатените салда. |
| Може ли парите да се држат подалеку од работната маса? | Улоги што ги кријат финансиите од техничарите. | Да: улогата на забен техничар не гледа пари. |
| Работи ли на телефонот во џебот? | Ништо за инсталирање; употреблив на работната маса и на пат. | Да, во прелистувачот на телефонот. |
| Дали е на вашиот јазик? | Целиот интерфејс, вклучувајќи ги и фактурите. | 47 јазици на интерфејсот; фактурите се печатат на 35 од нив. |
| Дали содржи шеми на заби, нијанси и скенови? | Структурирани полиња или барем јасно место каде да се запишат. | Делумно: забите и нијансата одат во ставката за работа или во белешките; скеновите остануваат во софтверот на скенерот. |
| Колку ќе чини додека растете? | Цена што може однапред да ја пресметате. | По член на персоналот; налозите и клиниките-клиенти никогаш не се броат. |
Целосната цена, со калкулатор за вашиот тим, е на страницата со цени. За поширока листа за проверка што ги опфаќа и клиниките, прочитајте како да изберете софтвер за клиника.
Вашето прво попладне: од регистрацијата до првиот налог
Поставувањето на лабораторија во OPALEVI трае едно попладне, а не цел проект. Откако ќе се регистрирате како забна лабораторија, кратка листа за проверка на екранот Денес ве води низ првите чекори и ги штиклира додека одите:
Додадете ги забарите што нарачуваат
Додадете ја секоја клиника или забар како клиент. За почеток доволно е името; контакт податоците може да следат.
Поставете го вашиот ценовник
OPALEVI ве започнува со кратка пробна листа (порцеланска коронка, целосна протеза, поправка на протеза). Заменете ја со ваша работа и цени во Поставки → Услуги пред да се фактурира првиот налог.
Примете го првиот налог
Внесете вистински случај. Неговите фази се појавуваат на таблата за работниот тек на лабораторијата штом ќе ги додадете.
Поканете го тимот
Додадете ги вашите техничари и рецепцијата, секој со својата улога, за таблата да се исполни со вистински имиња.
Пробниот период направете го на реална работа
Пет работни дена внесувајте ги вистинските налози од оваа недела. До петок ќе знаете дали таблата, календарот и фактурите одговараат на вашата лабораторија, а тоа ниедна демонстрација не може да го каже.
Најчесто поставувани прашања
Што е софтвер за забна лабораторија?
Програма што го евидентира секој случај што забната лабораторија го прима од клиниките, го следи низ станиците на лабораторијата до испораката и ја претвора готовата работа во фактури и плаќања. Таа ги заменува книгата со налози, листчињата на послужавниците и табелата за фактурирање со еден заеднички запис.
Може ли техничарите да ја користат без да ги гледаат финансиите на лабораторијата?
Да. Во OPALEVI улогата на забен техничар ги прима налозите и работи на нив, но не може да издава фактури и не ги гледа парите на лабораторијата: плаќањата, касата и финансиските извештаи.
Дали работи на телефон или таблет?
Да. OPALEVI работи во прелистувач на компјутер, таблет или телефон, без ништо за инсталирање. На телефон, долната лента ги отвора налозите, календарот и таблата за работниот тек на лабораторијата.
Колку чини OPALEVI за забна лабораторија?
OPALEVI се наплаќа по член на персоналот што го користи: 10,95 € месечно на месечниот план или 7,95 € месечно на годишниот план. Налозите и клиниките-клиенти никогаш не се броат. Цените се во евра, а данокот се додава при плаќањето таму каде што се применува. Видете ја страницата со цени.
Може ли да го пробам пред да платам?
Да. Регистрацијата започнува бесплатен пробен период без картичка. Ако не изберете план кога ќе заврши пробниот период, ништо не се наплаќа, а вашата сметка едноставно станува само за читање.
