Kaip pasirinkti programą mažai klinikai ar odontologijos kabinetui: 12 klausimų prieš mokant

Kiekviena klinikos programa turi ilgą funkcijų sąrašą, ir popieriuje dauguma jų atrodo panašiai. Skiria jas tai, kaip jos jaučiasi pirmadienį 8:30, kai prie registratūros stovi trys žmonės, skamba telefonas, o pirmasis pacientas jau sėdi kėdėje.

Todėl, prieš žiūrėdami į bet kokią programą, užrašykite savo dieną. Tai užtrunka dvidešimt minučių ir apsaugos nuo klaidingo pasirinkimo:

• Kas ką daro? Registratūra, gydytojai, slaugytojai ar padėjėjai, kas priima pinigus ir savininkas.
• Kaip pacientai jus pasiekia? Telefonu, ateidami be registracijos, žinute ar internetu.
• Kaip gaunate apmokėjimą? Grynaisiais prie registratūros, kortele, banko pavedimu, dalimis ar baigus gydymą.
• Ką atiduodate buhalteriui mėnesio pabaigoje ir kokia forma?
• Kas dabar nesiseka? Prarastos vizitų registracijos, neapmokėti likučiai, užrašai, kurių niekas neįskaito, kasa, kuri nesusideda.

Tinkama programa pašalina tai, kas jūsų klinikoje šiandien nesiseka. Funkcija, kurios niekada nenaudosite, nėra pagrindas ką nors rinktis.

Užduokite šiuos klausimus kiekvienai svarstomai programai. Jie tinka bendrosios praktikos gydytojų kabinetui, specializuotai klinikai, odontologijos kabinetui ar nedideliam ligoninės skyriui. Geras tiekėjas atsako aiškiai, raštu, be „priklauso“.

1. Ar jūsų gydytojai iš tikrųjų joje tvarkys įrašus?

Klinikos programa gyvuoja arba žūva dėl paciento įrašo. Jei gydytojams ji atrodo lėta, jie grįžta prie popieriaus, ir visos laukiamos ataskaitos lieka tuščios. Reikalaukite vienos kortelės kiekvienam pacientui, kurioje būtų visi apsilankymai, dokumentai ir mokėjimai; įspėjimo, kai tas pats žmogus registruojamas dukart; greitos paieškos pagal vardą, kodą ar telefoną; ir kiekvienam skyriui pritaikytų įrašų, pavyzdžiui, dantų schemos odontologijoje, neverčiant visų pildyti laukų, kurie jiems neturi prasmės.

2. Ar kalendorius atitinka jūsų registraciją ir ar jis primena pacientams?

Patikrinkite dienos, savaitės ir mėnesio vaizdus kiekvienam gydytojui, darbo laiką, kurio kalendorius laikosi, greitą būdą priimti ateinančius be registracijos ir, jei norite, registraciją internetu iš savo puslapio. Tada paklauskite, kaip pacientams primenama: el. paštu, SMS ar WhatsApp, tik gavus paciento sutikimą, ir kiek kainuoja viena žinutė. Praleisti vizitai yra prarastos pajamos, o priminimai – vienas pigiausių būdų jas susigrąžinti.

3. Ar sąskaitos atitinka jūsų taisykles?

Sąskaita yra teisinis dokumentas, o ne spaudinys. Ji turi nurodyti jūsų įmonės pavadinimą, adresą ir įmonės kodą (mokesčių ar įmonės registracijos numerį, kurį naudoja jūsų šalis), būti sunumeruota nepertraukiama seka ir, kartą išrašyta, jos neturi būti galima ištrinti, tik anuliuoti. Paklauskite, ar prieš gydymą galima išrašyti išankstinę sąskaitą ar sąmatą, nustatyti savo PVM tarifus (arba jų nenaudoti, kai jūsų paslaugos neapmokestinamos) ir siųsti sąskaitas PDF formatu el. paštu.

4. Ar dienos pabaigoje žinosite, kur pinigai?

Mažos klinikos retai praranda pinigus dėl sukčiavimo; jos praranda juos dėl likučių, kurių niekas nesekė. Reikalaukite kasdienės kasos, kurią atidarote su pradine suma ir uždarote su suskaičiuotais pinigais, dienos pabaigos ataskaitų, kurias pažįsta jūsų buhalteris, ir neapmokėtų likučių sąrašo, seniausi pirmiausia, kurį kas nors galėtų peržiūrėti kiekvieną penktadienį. Mokėjimai kortele ir pavedimu turi būti užregistruoti nurodant būdą, o pinigų grąžinimas turi būti įmanomas nieko netrinant.

5. Ar kiekvienas mato tik tai, ko reikia jo darbui?

Registratūrai reikia kalendoriaus ir pinigų, o ne klinikinių užrašų. Finansams reikia sąskaitų, o ne diagnozių. Reikalaukite vaidmenų, kuriuos atpažįstate (administratorius, gydytojas, slaugytojas ar padėjėjas, registratūra, finansai) ir kuriuos galima pritaikyti, bei asmeninės paskyros kiekvienam. Bendri prisijungimai neleidžia sužinoti, kas ką pakeitė, ir tai yra viena dažniausių silpnų vietų mažame kabinete.

6. Kaip saugomi pacientų duomenys ir ar tiekėjas tai gali įrodyti?

Sveikatos informacija daugumos šalių duomenų apsaugos įstatymuose, pavyzdžiui, Europos Sąjungos Bendrajame duomenų apsaugos reglamente (išorinė nuoroda), yra jautrūs asmens duomenys. Kaip klinika, už juos atsakote jūs, net kai juos jums saugo programa. Todėl klauskite:

• Ar yra paskelbta arba pasirašyta duomenų tvarkymo sutartis, nurodanti, kur saugomi duomenys ir kurie tiekėjai juos tvarko?
• Ar kiekvienos klinikos įrašai laikomi atskirai nuo kitų klinikų?
• Ar slaptažodžiai saugomi tik kaip maišos kodas ir ar kiekvienas ryšys naudoja HTTPS?
• Ar kiekvienas gali įjungti dviejų žingsnių patvirtinimą ir ar ekraną galima užrakinti, kai žmogus pasitraukia?
• Ar yra veiklos žurnalas, kurio niekas negali keisti?
• Kaip dažnai daromos atsarginės kopijos ir kiek laiko jos saugomos?

7. Ar ji jūsų komandos kalba?

Programa, kurią darbuotojai suvokia per pusę, kuria pusiau užpildytus įrašus. Paklauskite, ar visa sąsaja, o ne tik meniu, yra jūsų kalba, ar pacientams skirti dokumentai ir sąskaitos spausdinami ja ir ar mišri komanda gali dirbti skirtingomis kalbomis: pavyzdžiui, registratūroje viena kalba, o atvykstančiam specialistui – anglų, arba visi viena kalba, jei taip norite.

8. Ar ji veikia su tuo, ką jau turite?

Programa, veikianti naršyklėje, veikia kompiuteriuose, planšetėse ir telefonuose, kuriuos jau turite, pati atsinaujina ir jai nereikia serverio spintoje. Paklauskite, ar reikia ką nors diegti, ar ją galima naudoti telefone ir kas atsitinka nutrūkus interneto ryšiui; telefono mobilusis ryšio taškas yra pigus ir protingas atsarginis planas bet kuriai klinikai.

9. Ar galite išeiti pasiėmę savo duomenis?

Geriausias laikas paklausti, kaip išeiti, yra dar prieš ateinant. Paklauskite, kaip perkelsite esamus pacientus (pavyzdžiui, importuodami skaičiuoklę), ką galite bet kada eksportuoti patys, ką tiekėjas eksportuoja jums paprašius ir kas nutinka jūsų duomenims uždarius paskyrą. Atsakymai turi būti sąlygose, o ne pardavėjo pažade.

10. Ar galite numatyti kainą?

Klinikos programos kaina skaičiuojama už naudotoją, už pacientą, už modulį ar už vietą, ir skirtumai susideda. Paklauskite, kas tiksliai skaičiuojama, ar pacientai, skyriai ir vietos kainuoja papildomai, kiek kainuoja priminimų žinutės, ar yra metinė nuolaida ir kaip kaina keičiasi pasamdžius dar vieną žmogų. Apskaičiuokite savo kainą šiandien ir po dvejų metų.

11. Kas atsako, kai kas nors nepavyksta?

Paklauskite, kaip susisiekti su pagalba (el. paštu, telefonu, WhatsApp, forma), kuria kalba ir kaip greitai. Tada išbandykite bandomuoju laikotarpiu su tikru klausimu. Programoje esantis pagalbos vadovas, parašytas klinikos darbuotojams, o ne programuotojams, atsako į daugumą kasdienių klausimų, kol niekam nereikia skambinti.

12. Ar bandomasis laikotarpis leidžia viską įrodyti?

Demonstracija parodo geriausią tiekėjo dieną. Bandymas parodo jūsų dieną. Prašykite nemokamo bandomojo laikotarpio be kortelės, su visomis funkcijomis, už kurias mokėtumėte, pakankamai ilgo, kad išbandytumėte dvi tikras savaites, ir aiškaus atsakymo, kas nutinka jam pasibaigus.

• Kainos negalima sužinoti be pardavimų skambučio. Jei kaina priklauso nuo to, kas klausia, atnaujinant ji pasikeis.
• Demonstracijoje naudojami tobuli pavyzdiniai duomenys, o su savo duomenimis išbandyti neleidžiama.
• Duomenų išsiėmimas kainuoja papildomai, arba niekas nenori raštu pasakyti, kaip tai vyksta.
• Siūloma naudoti bendrus prisijungimus, kad sutaupytumėte licencijų.
• Niekas negali pasakyti, kur laikomi jūsų duomenys ar kurios įmonės juos tvarko.
• Į kiekvieną klausimą apie sąskaitas ar teisę atsakoma „visi mūsų klientai ja naudojasi“.

Dauguma bandymų nepavyksta, nes niekas jų neplanuoja: paskyra atidaroma, kažkas popietę paklaidžioja, o po dviejų savaičių sprendžiama pagal įspūdį. Verčiau naudokite šį planą:

1. 1

   1 diena: nustatykite pagrindus

   Įveskite įmonės duomenis, darbo laiką, paslaugas ir kainas. Pakvieskite du ar tris kolegas su jų tikraisiais vaidmenimis.

2. 2

   2 diena: perkelkite tikrus pacientus

   Importuokite pacientų skaičiuoklę arba įveskite šios savaitės pacientus rankomis.

3. 3

   3–7 dienos: pragyvenkite tikrą savaitę

   Registruokite kiekvieną vizitą naujoje sistemoje kartu su dabartine. Užrašykite apsilankymus, priimkite mokėjimus, kiekvieną dieną atidarykite ir uždarykite kasą.

4. 4

   8 diena: išrašykite sąskaitas ir suderinkite

   Išrašykite savaitės sąskaitas ir palyginkite sumas su tuo, ką žinote gavę. Jos turi sutapti iki cento.

5. 5

   9 ir 10 dienos: užduokite sunkius klausimus

   Prisijunkite kaip registratūra: ar matote klinikinius užrašus, kurių neturėtumėte matyti? Eksportuokite pacientus į skaičiuoklę. Nusiųskite pagalbos tarnybai tikrą klausimą ir pamatuokite atsakymo laiką.

6. 6

   11 ir 12 dienos: parodykite buhalteriui

   Atspausdinkite ataskaitas ir sąskaitą ir paklauskite, ar jose yra viskas, ko reikia buhalteriui.

7. 7

   13 ir 14 dienos: nuspręskite kartu

   Įvertinkite programą pagal lentelę žemiau ir paklauskite žmonių, kurie ja naudojosi kasdien. Jų atsakymas sveria daugiau nei jūsų.

Kiekvienai sričiai skirkite 0, 1 arba 2 balus ir padidinkite svorį toms sritims, kurios svarbiausios jūsų klinikai. Programa, gavusi 0 už sąskaitas, vaidmenis ar duomenų apsaugą, neturėtų laimėti dėl nieko kito.

OPALEVI kuriame mes, todėl štai mūsų pačių atsakymai, įskaitant tuos, kurie yra „ne“. Vertinkite juos ta pačia lentele, kuria vertinate visus kitus.

Vadovaujate dantų technikos laboratorijai, o ne klinikai? Skaitykite dantų laboratorijos programa: kiekvienas darbas nuo užsakymo iki apmokėtos sąskaitos arba pažiūrėkite OPALEVI odontologijos klinikoms, privačioms praktikoms ir klinikoms.