Dantų technikos laboratorijos programa: kiekvienas darbas nuo gydytojo užsakymo iki apmokėtos sąskaitos

Dauguma laboratorijų pradeda vienodai. Gydytojas paskambina ar parašo žinutę, kažkas užrašo darbą ant lapelio ar į sąsiuvinį, nuospaudas padeda ant lentynos, o likusią dalį savininkas laiko galvoje. Su dviem technikais ir saujele klinikų tai veikia. Paskui nustoja veikti – iš pradžių nepastebimai, o tada staiga.

Požymiai gerai pažįstami:

• Terminas, kurio niekas nematė. Užsakymas pirmadienį atėjo telefonu, lapelis atsidūrė po kitu padėklu, o ketvirtadienį klinika skambina klausdama, kur jos vainikėlis.
• Darbas atliktas, bet neapmokestintas. Perdarymas, papildomas vienetas, remontas dėl gero santykio: kai sąskaitos rašomos vėliau iš atminties, dalis jų taip ir lieka neišrašytos.
• Skolos, kurių niekas negali įvardyti. Atsakymas į klausimą „Kiek ši klinika mums skolinga?“ užima vakarą su banko išrašais ir skaičiuokle, o galiausiai vis tiek lieka spėlionė.
• Klausimai, į kuriuos gali atsakyti tik vienas žmogus. Kuriame etape yra tiltas? Kas daro keramiką? Kai savininko nėra, laboratorija sulėtėja.

Tai nėra žmonių problema. Tai informacijos problema: faktai apie kiekvieną darbą išsibarstę tarp telefono, lapelio, lentynos ir skaičiuoklės, ir niekas jų nesieja. Dantų laboratorijos programa egzistuoja tam, kad sudėtų tuos faktus į vieną įrašą ir saugotų juos ten nuo užsakymo gavimo iki pinigų gavimo.

Programa pati laboratorijos nepagreitina. Ji padaro matomą kiekvieną darbą, o matomas darbas yra darbas, kuris baigiamas laiku ir už kurį sumokama.

Prieš lygindami programas, susitarkite, ką turi saugoti vienas darbo įrašas. Ką bebūtumėte pasirinkę, net ir popierių, kiekvienas užsakymas turėtų atsakyti į šiuos klausimus be telefono skambučio:

Šį įrašą verta saugoti ir dėl teisinių priežasčių. Europos Sąjungoje pagal gydytojo nurodymą pagamintas vainikėlis ar protezas yra pagal užsakymą pagamintas medicinos prietaisas pagal Reglamentą (ES) 2017/745 dėl medicinos priemonių (išorinė nuoroda). Jo XIII priede gamintojo prašoma kiekvieno prietaiso deklaraciją saugoti bent dešimt metų po prietaiso pateikimo rinkai, o implantuojamųjų prietaisų – penkiolika. Už Europos Sąjungos ribų taikomos nacionalinės medicinos priemonių taisyklės, o jūsų pareigos priklauso nuo to, kur pristatote darbus. Įprotis gerai visur: apie kiekvieną darbą turite sugebėti pasakyti, kas jį užsakė, kuriam pacientui, kada jis atėjo, kas jį dirbo ir kada jis išėjo.

Štai vieno užsakymo kelias per OPALEVI dantų laboratorijoms, nuo gydytojo skambučio iki apmokėtos sąskaitos. Paryškintas tekstas – pavadinimai, kuriuos matote ekrane.

1. 1

   Klinika tampa klientu

   Kiekviena klinika ar gydytojas, siunčiantis jums darbus, yra klientas su savo kortele: kontaktinis asmuo, adresas, telefonas, įmonės kodas ir el. paštas. Įmonės kodas spausdinamas kiekvienoje tai klinikai išrašomoje sąskaitoje, o kortelėje surenkami klinikos užsakymai, kas išrašyta, kas sumokėta ir kas dar skolinga.

2. 2

   Priimkite užsakymą

   Pasirinkite Naujas užsakymas, nurodykite klientą ir įrašykite pacientą, gavimo datą ir terminą. Užsakymas gauna savo kodą (P-00001, P-00002 ir t. t.). Darbus iš kainyno pridėkite per Pasirinkite kainą turintį darbą… arba įrašykite eilutę, pavyzdžiui, „Cirkonio vainikėlis 21“, su kiekiu ir kaina.

3. 3

   Suplanuokite etapus

   Skiltyje Darbo etapai pasirinkite padalinius, per kuriuos darbas eis, tokia tvarka, kokia eis: pavyzdžiui, pirmiausia CAD/CAM, po to keramikos darbai. Naujoje laboratorijoje yra šeši padaliniai (vainikėliai ir tiltai, dantų implantai, protezai, CAD/CAM, keramikos darbai ir registratūra), o juos galite pervadinti, pridėti ar archyvuoti per Nustatymai → Darbo vienetai.

4. 4

   Atlikite darbą

   Technikai savo etapuose spaudžia Pradėti ir Baigti – pačiame užsakyme arba lentoje Laboratorijos darbo eiga. Užsakymo būsena pasikeičia pati: laukia, vykdomas, o kai visi etapai atlikti, – atliktas.

5. 5

   Pristatykite

   Atspausdinkite Užsakymo lapas, kuris keliaus kartu su darbu, su eilutėmis, kas pristatė ir kas gavo, tada pasirinkite Pažymėti kaip pristatytą. Pristatymo data įrašoma užsakyme.

6. 6

   Išrašykite sąskaitą

   Spauskite Išrašyti sąskaitą už šį užsakymą. Užsakymo eilutės nukopijuojamos į sąskaitą, užsakymo eilutės užrakinamos, kad abu dokumentai nesiskirtų, o užsakymas susiejamas su savo sąskaita.

7. 7

   Gaukite apmokėjimą

   Užregistruokite mokėjimą grynaisiais, kortele ar banko pavedimu. Kol sąskaita nesumokėta visa, suma laukia skiltyje Neapmokėti likučiai, seniausia pirmiausia, o šalia jos yra mygtukas Priimti mokėjimą.

Dvi paprastos pastabos dėl detalių. Užsakyme OPALEVI nėra nei dantų schemos, nei atspalvių parinkimo įrankio: technikai dantų numerius ir atspalvį užrašo darbo eilutėje arba pastabose. Be to, užsakyme nesaugomi skenavimo failai ar nuotraukos, todėl STL failai lieka jūsų skenerio programoje arba el. laiške, su kuriuo atkeliavo, o užsakymas nurodomas pagal jo kodą.

Praleistas terminas kainuoja daugiau nei perdarymas. Gydytojas turi perkelti pacientą ir ima galvoti, ar kitą darbą nereikėtų siųsti kitur. Gera laboratorijos programa terminą ne tik išsaugo, bet ir pateikia žmonėms, kurie dar gali ką nors pakeisti.

Programoje OPALEVI tas pats terminas matomas keturiose vietose:

• Užsakymai – visų užsakymų sąrašas, kurį galite filtruoti pagal būseną ir ieškoti pagal užsakymo kodą, klientą ar pacientą.
• Laboratorijos darbo eiga – lenta, kurioje kiekvieno atviro užsakymo etapai išdėstyti trijuose stulpeliuose (laukia, vykdomi, atlikti), su greitaisiais filtrais Mano užduotys, Terminas šiandien ir Vėluojama. Korteles galima tempti tarp stulpelių ir perduoti kitam to paties padalinio technikui.
• Pristatymų kalendorius – mėnuo, kuriame kiekvieną dieną matyti, kas turi išeiti iš laboratorijos, nuspalvinta pagal būseną.
• Šiandien – pirmas ekranas, kurį mato technikas: jo paties užduotys, kas turi būti atlikta šiandien, kas vėluoja ir kitas jo laukiantis etapas.

Telefone apatinė juosta tiesiogiai atidaro užsakymus, kalendorių ir laboratorijos darbo eigos lentą, todėl technikas dienos darbus gali pasitikrinti prie darbo stalo, neinant prie kompiuterio.

Laboratorijos sąskaitas išrašo vienu iš dviejų ritmų: už kiekvieną darbą, kai jis pristatomas, arba kartą per mėnesį kiekvienai klinikai. Kad ir kurį pasirinktumėte, galioja viena taisyklė: sąskaita turi atsirasti iš užsakymo, o ne iš atminties.

Programoje OPALEVI darbo apmokestinimas yra vienas žingsnis. Išrašyti sąskaitą už šį užsakymą nukopijuoja eilutes su kainomis į įprastą sąskaitą faktūrą, sunumeruotą nepertraukiama seka (F-00001, F-00002…), kurią galima anuliuoti, bet niekada ištrinti, arba į išankstinę sąskaitą klinikai, norinčiai žinoti sumą prieš galutinę sąskaitą. Išankstinę sąskaitą vėliau galima paversti įprasta. Laboratorijos, kurios sąskaitas išrašo kas mėnesį, tuos pačius faktus turi vienoje vietoje: kliento kortelėje išvardyti visi užsakymai su jų verte, o Nauja sąskaita šiam klientui iš ten pradeda mėnesio sąskaitą.

Pirmą kartą išrašant sąskaitą, OPALEVI vieną kartą paprašo jūsų įmonės duomenų (pavadinimo, adreso, miesto ir įmonės kodo), kad jie būtų kiekvienoje sąskaitoje. Sąskaitas galima spausdinti ar atsisiųsti PDF formatu, siųsti el. paštu, o jose nurodomi jūsų banko duomenys klinikoms, mokančioms pavedimu.

Kas mums skolingas?

Tai klausimas, kurį užduoda kiekvienas savininkas, ir atsakymas turėtų užtrukti sekundes. Neapmokėti likučiai parodo, ką klientų klinikos dar skolingos laboratorijai, seniausia sąskaita pirmiausia, ir pažymi, kas pradelsta. Kiekvieno kliento kortelė pasakoja tą pačią istoriją apie vieną kliniką: jos užsakymų vertę, kiek išrašyta, kiek sumokėta ir kokia skola liko.

Jei laboratorija priima grynuosius prie lango, Kasa dieną atidaro nurodžius pradinę sumą, o uždaro su suskaičiuotais pinigais, todėl trūkumas ar perteklius matomi iš karto. Klinikoms, kurios pirmiausia prašo kainos, galima pateikti pasiūlymą, kuris vienu žingsniu paverčiamas sąskaita jiems sutikus; pasiūlymai įjungiami per Nustatymai → Programos meniu.

Laboratorijoje dirba žmonės, kuriems reikia skirtingų dalykų, o pinigai nėra visų reikalas. Programoje OPALEVI kiekvienas žmogus turi vaidmenį:

• Odontologijos technikas: priima užsakymus, juos dirba ir grąžina; mato pasiūlymus, bet nemato laboratorijos pinigų. Technikas negali pridėti klientų ar išrašyti sąskaitų.
• Registratūra: registruoja darbus, atsako klinikoms, išrašo sąskaitas ir priima mokėjimus prie lango.
• Finansai / Buhalterija: tvarko sąskaitas, mokėjimus ir kasą, skaito finansines ataskaitas.
• Administratorius: valdo verslą: klientus, užsakymus, pinigus, darbuotojus ir nustatymus.

Kiekvieną vaidmenį galima pritaikyti pagal leidimus, jei jūsų laboratorija dirba kitaip. Kiekvienas prisijungia su savo paskyra, todėl niekas nesidalija slaptažodžiu, o kiekvienas gali dirbti sava kalba.

Rinkdamiesi OPALEVI ar kitą programą, užduokite šiuos klausimus kiekvienam svarstomam variantui ir atsakykite į juos remdamiesi savo užsakymais, o ne demonstracija.

Pilna kaina su skaičiuokle jūsų komandai pateikta kainų puslapyje. Platesnį kontrolinį sąrašą, apimantį ir klinikas, rasite straipsnyje kaip pasirinkti klinikos programą.

Laboratorijos paruošimas programoje OPALEVI užtrunka popietę, o ne projektą. Kai užsiregistruojate kaip dantų technikos laboratorija, trumpas kontrolinis sąrašas ekrane Šiandien veda per pirmuosius žingsnius ir juos pažymi, kai juos atliekate:

1. 1

   Pridėkite gydytojus, kurie užsako

   Pridėkite kiekvieną kliniką ar gydytoją kaip klientą. Pradžiai pakanka pavadinimo; kontaktinius duomenis galėsite įrašyti vėliau.

2. 2

   Nustatykite kainyną

   OPALEVI pradžiai pateikia trumpą pavyzdinį sąrašą (keraminis vainikėlis, pilnas protezas, protezo remontas). Prieš išrašydami pirmą sąskaitą, pakeiskite jį savo darbais ir kainomis per Nustatymai → Paslaugos.

3. 3

   Priimkite pirmą užsakymą

   Suveskite tikrą darbą. Jo etapai atsiranda laboratorijos darbo eigos lentoje, vos juos pridėjus.

4. 4

   Pakvieskite komandą

   Pridėkite technikus ir registratūrą, kiekvieną su savo vaidmeniu, kad lenta užsipildytų tikrais vardais.