Πώς να επιλέξετε λογισμικό για μια μικρή κλινική ή ένα οδοντιατρείο: 12 ερωτήσεις πριν πληρώσετε

Κάθε πρόγραμμα κλινικής έχει έναν μακρύ κατάλογο λειτουργιών και τα περισσότερα μοιάζουν στα χαρτιά. Αυτό που τα ξεχωρίζει είναι πώς αισθάνεται κανείς μαζί τους στις 8:30 μια Δευτέρα, όταν στην υποδοχή περιμένουν τρία άτομα, το τηλέφωνο χτυπά και ο πρώτος ασθενής βρίσκεται ήδη στην καρέκλα.

Πριν λοιπόν δείτε οποιοδήποτε λογισμικό, γράψτε την ημέρα σας. Παίρνει είκοσι λεπτά και θα σας γλιτώσει από τη λάθος επιλογή:

• Ποιος κάνει τι; Υποδοχή, γιατροί, νοσηλευτές ή βοηθοί, όποιος εισπράττει τα χρήματα, και ο ιδιοκτήτης.
• Πώς σας βρίσκουν οι ασθενείς; Τηλεφωνικά, με επίσκεψη χωρίς ραντεβού, με μήνυμα ή διαδικτυακά.
• Πώς πληρώνεστε; Μετρητά στο γκισέ, κάρτα, τραπεζική μεταφορά, σε δόσεις ή μετά το τέλος της θεραπείας.
• Τι δίνετε στον λογιστή σας στο τέλος του μήνα και με ποια μορφή;
• Τι δεν πάει καλά σήμερα; Χαμένα ραντεβού, απλήρωτα υπόλοιπα, σημειώσεις που κανείς δεν διαβάζει, ένα ταμείο που δεν βγαίνει.

Το σωστό πρόγραμμα αφαιρεί όσα δεν πάνε καλά σήμερα στην κλινική σας. Μια λειτουργία που δεν θα χρησιμοποιήσετε ποτέ δεν είναι λόγος να επιλέξετε οτιδήποτε.

Κάντε αυτές τις ερωτήσεις σε κάθε πρόγραμμα που εξετάζετε. Ισχύουν για γενικό ιατρείο, εξειδικευμένη κλινική, οδοντιατρείο ή μικρό τμήμα νοσοκομείου. Ένας καλός προμηθευτής τις απαντά καθαρά, εγγράφως, χωρίς «εξαρτάται».

1. Θα κρατούν πραγματικά οι γιατροί σας τον φάκελο εκεί;

Το λογισμικό κλινικής στέκεται ή πέφτει πάνω στον φάκελο του ασθενούς. Αν οι γιατροί το βρίσκουν αργό, επιστρέφουν στο χαρτί και κάθε αναφορά που περιμένατε μένει άδεια. Ζητήστε έναν φάκελο ανά ασθενή με κάθε επίσκεψη, έγγραφο και πληρωμή· προειδοποίηση πριν καταχωριστεί το ίδιο άτομο δύο φορές· γρήγορη αναζήτηση με όνομα, κωδικό ή τηλέφωνο· και καρτέλες που ταιριάζουν σε κάθε τμήμα, όπως το οδοντικό διάγραμμα στην οδοντιατρική, χωρίς να υποχρεώνουν όλους να περνούν από πεδία που δεν έχουν νόημα για αυτούς.

2. Ταιριάζει το ημερολόγιο στον τρόπο που κλείνετε ραντεβού και υπενθυμίζει στους ασθενείς;

Ελέγξτε προβολές ημέρας, εβδομάδας και μήνα ανά γιατρό, ωράριο που το ημερολόγιο σέβεται, έναν γρήγορο τρόπο για να δέχεστε ασθενείς χωρίς ραντεβού και ηλεκτρονική κράτηση από τη δική σας σελίδα, αν τη θέλετε. Έπειτα ρωτήστε πώς υπενθυμίζονται οι ασθενείς: με email, SMS ή WhatsApp, μόνο με τη συγκατάθεση του ασθενούς, και με ποιο κόστος ανά μήνυμα. Τα χαμένα ραντεβού είναι χαμένο εισόδημα· οι υπενθυμίσεις είναι από τους φθηνότερους τρόπους να το ανακτήσετε.

3. Ταιριάζουν τα τιμολόγια στους κανόνες σας;

Το τιμολόγιο είναι νομικό έγγραφο, όχι εκτύπωση. Πρέπει να φέρει την επωνυμία, τη διεύθυνση και τον αριθμό επιχείρησής σας (τον φορολογικό αριθμό ή τον αριθμό εγγραφής εταιρείας που χρησιμοποιεί η χώρα σας), να αριθμείται σε αδιάκοπη σειρά και να μην μπορεί να διαγραφεί μόλις εκδοθεί, παρά μόνο να ακυρωθεί. Ρωτήστε αν μπορείτε να εκδώσετε προτιμολόγιο ή προσφορά πριν από τη θεραπεία, να ορίσετε τους δικούς σας συντελεστές ΦΠΑ (ή κανέναν, όπου οι υπηρεσίες σας απαλλάσσονται) και να στέλνετε τα τιμολόγια ως PDF με email.

4. Θα ξέρετε πού βρίσκονται τα χρήματα στο τέλος της ημέρας;

Οι μικρές κλινικές σπάνια χάνουν χρήματα από απάτη· τα χάνουν από υπόλοιπα που κανείς δεν παρακολουθεί. Ζητήστε ένα ημερήσιο ταμείο που ανοίγετε με αρχικό ποσό και κλείνετε με τα μετρητά που μετρήσατε, με αναφορές τέλους ημέρας που αναγνωρίζει ο λογιστής σας, και μια λίστα απλήρωτων υπολοίπων, με τα παλαιότερα πρώτα, που κάποιος μπορεί να διατρέχει κάθε Παρασκευή. Οι πληρωμές με κάρτα και μεταφορά πρέπει να καταγράφονται με τον τρόπο τους, και οι επιστροφές χρημάτων να είναι δυνατές χωρίς να διαγράφεται τίποτα.

5. Βλέπει κάθε άτομο μόνο όσα χρειάζεται η δουλειά του;

Η υποδοχή χρειάζεται το ημερολόγιο και τα χρήματα, όχι τις κλινικές σημειώσεις. Το οικονομικό τμήμα χρειάζεται τιμολόγια, όχι διαγνώσεις. Ζητήστε αναγνωρίσιμους ρόλους (διαχειριστής, γιατρός, νοσηλευτής ή βοηθός, υποδοχή, οικονομικά) που μπορείτε να προσαρμόσετε, και προσωπικό λογαριασμό για όλους. Οι κοινόχρηστες συνδέσεις κάνουν αδύνατο να ξέρετε ποιος άλλαξε τι, και είναι ένα από τα συνηθέστερα αδύναμα σημεία ενός μικρού ιατρείου.

6. Πώς προστατεύει τα δεδομένα των ασθενών και μπορεί ο προμηθευτής να το αποδείξει;

Οι πληροφορίες υγείας είναι ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα βάσει της νομοθεσίας προστασίας δεδομένων των περισσότερων χωρών, όπως ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων της ΕΕ (εξωτερικός σύνδεσμος). Ως κλινική παραμένετε υπεύθυνοι γι' αυτά, ακόμη και όταν τα φυλάσσει για λογαριασμό σας ένα λογισμικό. Ρωτήστε λοιπόν:

• Υπάρχει σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων, δημοσιευμένη ή υπογεγραμμένη, που αναφέρει πού αποθηκεύονται τα δεδομένα και ποιοι πάροχοι τα επεξεργάζονται;
• Διατηρούνται οι φάκελοι κάθε κλινικής χωριστά από τους φακέλους κάθε άλλης κλινικής;
• Αποθηκεύονται οι κωδικοί πρόσβασης μόνο ως hash και χρησιμοποιεί κάθε σύνδεση HTTPS;
• Μπορεί κάθε άτομο να ενεργοποιήσει επαλήθευση δύο βημάτων και να κλειδώνεται η οθόνη όταν κάποιος απομακρύνεται;
• Υπάρχει αρχείο δραστηριότητας που κανείς δεν μπορεί να επεξεργαστεί;
• Κάθε πότε δημιουργούνται αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων και για πόσο διατηρούνται;

7. Είναι στη γλώσσα που μιλά η ομάδα σας;

Ένα πρόγραμμα που το προσωπικό σας το καταλαβαίνει μισά παράγει μισογεμάτους φακέλους. Ρωτήστε αν ολόκληρη η διεπαφή, όχι μόνο τα μενού, είναι στη γλώσσα σας, αν τα έγγραφα για τους ασθενείς και τα τιμολόγια εκτυπώνονται σε αυτήν και αν μια μικτή ομάδα μπορεί να εργάζεται σε διαφορετικές γλώσσες, για παράδειγμα μία γλώσσα στην υποδοχή και αγγλικά για έναν επισκέπτη ειδικό, ή όλοι σε μία γλώσσα όταν το προτιμάτε.

8. Λειτουργεί σε ό,τι ήδη έχετε;

Ένα πρόγραμμα που τρέχει στο πρόγραμμα περιήγησης λειτουργεί στους υπολογιστές, τα tablet και τα κινητά που ήδη διαθέτετε, ενημερώνεται μόνο του και δεν χρειάζεται διακομιστή σε μια ντουλάπα. Ρωτήστε αν πρέπει να εγκατασταθεί κάτι, αν χρησιμοποιείται στο κινητό και τι γίνεται όταν διακοπεί η σύνδεσή σας στο διαδίκτυο· το σημείο πρόσβασης του κινητού είναι ένα φθηνό και λογικό εφεδρικό σχέδιο για κάθε κλινική.

9. Μπορείτε να φύγετε παίρνοντας τα δεδομένα σας;

Η καλύτερη στιγμή να ρωτήσετε πώς φεύγετε είναι πριν φτάσετε. Ρωτήστε πώς φέρνετε τους υπάρχοντες ασθενείς σας (για παράδειγμα με εισαγωγή από υπολογιστικό φύλλο), τι μπορείτε να εξαγάγετε μόνοι σας οποιαδήποτε στιγμή, τι εξάγει ο προμηθευτής για λογαριασμό σας κατόπιν αιτήματος και τι γίνεται με τα δεδομένα σας αν κλείσετε τον λογαριασμό. Οι απαντήσεις πρέπει να βρίσκονται στους όρους, όχι στην υπόσχεση ενός πωλητή.

10. Μπορείτε να προβλέψετε την τιμή;

Το λογισμικό κλινικής τιμολογείται ανά χρήστη, ανά ασθενή, ανά ενότητα ή ανά τοποθεσία, και οι διαφορές αθροίζονται. Ρωτήστε τι ακριβώς μετριέται, αν οι ασθενείς, τα τμήματα και οι τοποθεσίες κοστίζουν επιπλέον, πόσο κοστίζουν τα μηνύματα υπενθύμισης, αν υπάρχει ετήσια έκπτωση και πώς αλλάζει η τιμή όταν προσλαμβάνετε ένα ακόμη άτομο. Υπολογίστε την τιμή σας για σήμερα και για δύο χρόνια από τώρα.

11. Ποιος απαντά όταν κάτι πάει στραβά;

Ρωτήστε πώς επικοινωνείτε με την υποστήριξη (email, τηλέφωνο, WhatsApp, φόρμα), σε ποια γλώσσα και πόσο γρήγορα. Έπειτα δοκιμάστε την κατά τη διάρκεια της δοκιμής με μια πραγματική ερώτηση. Ένας οδηγός βοήθειας μέσα στο πρόγραμμα, γραμμένος για το προσωπικό της κλινικής και όχι για προγραμματιστές, απαντά στις περισσότερες καθημερινές ερωτήσεις προτού χρειαστεί να τηλεφωνήσει κανείς.

12. Σας επιτρέπει η δοκιμή να το αποδείξετε;

Μια επίδειξη δείχνει την καλύτερη ημέρα του προμηθευτή. Μια δοκιμή δείχνει τη δική σας. Ζητήστε δωρεάν δοκιμή χωρίς κάρτα, με κάθε λειτουργία που θα πληρώνατε, αρκετά μεγάλη ώστε να διαρκέσει δύο πραγματικές εβδομάδες, και μια σαφή απάντηση για το τι συμβαίνει όταν λήξει.

• Δεν μπορείτε να μάθετε την τιμή χωρίς τηλεφώνημα πωλήσεων. Αν η τιμή εξαρτάται από το ποιος ρωτά, θα αλλάξει όταν ανανεώσετε.
• Η επίδειξη χρησιμοποιεί τέλεια δεδομένα δείγματος και δεν επιτρέπεται να το δοκιμάσετε με τα δικά σας.
• Η εξαγωγή των δεδομένων σας κοστίζει επιπλέον, ή κανείς δεν θέλει να γράψει πώς λειτουργεί.
• Προτείνονται κοινόχρηστες συνδέσεις για εξοικονόμηση αδειών.
• Κανείς δεν μπορεί να πει πού φυλάσσονται τα δεδομένα σας ή ποιες εταιρείες τα επεξεργάζονται.
• Κάθε ερώτηση για τα τιμολόγια ή τον νόμο απαντιέται με «το χρησιμοποιούν όλοι οι πελάτες μας».

Οι περισσότερες δοκιμές αποτυγχάνουν επειδή κανείς δεν τις σχεδιάζει: ανοίγει ο λογαριασμός, κάποιος κάνει κλικ ένα απόγευμα και δύο εβδομάδες αργότερα η απόφαση παίρνεται με βάση μια αίσθηση. Χρησιμοποιήστε αντί γι' αυτό το παρακάτω πρόγραμμα:

1. 1

   Ημέρα 1: ορίστε τα βασικά

   Καταχωρίστε τα στοιχεία της επιχείρησής σας, το ωράριο, τις υπηρεσίες και τις τιμές. Προσκαλέστε δύο ή τρεις συναδέλφους με τους πραγματικούς ρόλους τους.

2. 2

   Ημέρα 2: φέρτε πραγματικούς ασθενείς

   Εισαγάγετε ένα υπολογιστικό φύλλο με ασθενείς ή προσθέστε με το χέρι τους ασθενείς αυτής της εβδομάδας.

3. 3

   Ημέρες 3 έως 7: ζήστε την πραγματική εβδομάδα

   Κλείστε κάθε ραντεβού στο νέο σύστημα παράλληλα με το τρέχον. Καταγράψτε επισκέψεις, εισπράξτε πληρωμές, ανοίξτε και κλείστε το ταμείο κάθε ημέρα.

4. 4

   Ημέρα 8: τιμολογήστε και συμφωνήστε τα ποσά

   Εκδώστε τα τιμολόγια της εβδομάδας και συγκρίνετε τα σύνολα με όσα ξέρετε ότι εισπράξατε. Πρέπει να ταιριάζουν μέχρι το λεπτό.

5. 5

   Ημέρες 9 και 10: κάντε τις δύσκολες ερωτήσεις

   Συνδεθείτε ως υποδοχή: βλέπετε κλινικές σημειώσεις που δεν θα έπρεπε; Εξαγάγετε τους ασθενείς σας σε υπολογιστικό φύλλο. Στείλτε στην υποστήριξη μια πραγματική ερώτηση και χρονομετρήστε την απάντηση.

6. 6

   Ημέρες 11 και 12: δείξτε το στον λογιστή σας

   Εκτυπώστε τις αναφορές και ένα τιμολόγιο και ρωτήστε αν έχουν όσα χρειάζεται ο λογιστής.

7. 7

   Ημέρες 13 και 14: αποφασίστε μαζί

   Βαθμολογήστε το πρόγραμμα με το παρακάτω φύλλο και ρωτήστε τους ανθρώπους που το χρησιμοποίησαν καθημερινά. Η απάντησή τους μετράει περισσότερο από τη δική σας.

Δώστε σε κάθε τομέα 0, 1 ή 2 βαθμούς και δώστε μεγαλύτερο βάρος στους τομείς που μετρούν περισσότερο για την κλινική σας. Ένα πρόγραμμα που παίρνει 0 στα τιμολόγια, στους ρόλους ή στην προστασία δεδομένων δεν πρέπει να κερδίσει σε τίποτε άλλο.

Εμείς φτιάχνουμε το OPALEVI, οπότε εδώ είναι οι δικές μας απαντήσεις, και εκείνες που είναι «όχι». Κρίνετέ τες με το ίδιο φύλλο που χρησιμοποιείτε για όλους τους άλλους.

Διευθύνετε οδοντοτεχνικό εργαστήριο και όχι κλινική; Διαβάστε το λογισμικό οδοντοτεχνικού εργαστηρίου: κάθε εργασία από την παραγγελία ως το εξοφλημένο τιμολόγιο, ή δείτε το OPALEVI για οδοντιατρεία, ιδιωτικά ιατρεία και κλινικές.