Λογισμικό οδοντοτεχνικού εργαστηρίου: κάθε εργασία από την παραγγελία του οδοντιάτρου ως το εξοφλημένο τιμολόγιο

Τα περισσότερα εργαστήρια ξεκινούν με τον ίδιο τρόπο. Ένας οδοντίατρος τηλεφωνεί ή στέλνει μήνυμα, κάποιος γράφει την εργασία σε ένα χαρτάκι ή σε ένα τετράδιο, το αποτύπωμα πηγαίνει σε ένα ράφι και τα υπόλοιπα τα κρατά στο μυαλό του ο ιδιοκτήτης. Με δύο τεχνίτες και λίγες κλινικές, αυτό λειτουργεί. Σταματά να λειτουργεί αθόρυβα και μετά απότομα.

Τα σημάδια είναι γνωστά:

• Μια προθεσμία που δεν είδε κανείς. Η παραγγελία ήρθε τηλεφωνικά τη Δευτέρα, το χαρτάκι κατέληξε κάτω από άλλον δίσκο και την Πέμπτη η κλινική τηλεφωνεί να ρωτήσει πού είναι η θήκη.
• Εργασίες που ολοκληρώθηκαν αλλά δεν τιμολογήθηκαν ποτέ. Μια επανάληψη, μια επιπλέον μονάδα, μια επισκευή που έγινε για χάρη: όταν τα τιμολόγια γράφονται αργότερα από μνήμης, κάποια δεν γράφονται ποτέ.
• Υπόλοιπα που κανείς δεν μπορεί να πει. Το «πόσα μας χρωστά αυτή η κλινική;» απαιτεί ένα βράδυ με αντίγραφα τράπεζας και ένα υπολογιστικό φύλλο, και η απάντηση παραμένει εκτίμηση.
• Ερωτήσεις που μπορεί να απαντήσει μόνο ένα άτομο. Σε ποιο στάδιο είναι η γέφυρα; Ποιος κάνει την πορσελάνη; Όταν λείπει ο ιδιοκτήτης, το εργαστήριο επιβραδύνεται.

Τίποτα από αυτά δεν είναι πρόβλημα ανθρώπων. Είναι πρόβλημα πληροφορίας: τα στοιχεία κάθε εργασίας είναι διασκορπισμένα σε ένα τηλέφωνο, ένα χαρτάκι, ένα ράφι και ένα υπολογιστικό φύλλο, και τίποτα δεν τα συνδέει. Το λογισμικό οδοντοτεχνικού εργαστηρίου υπάρχει για να συγκεντρώνει αυτά τα στοιχεία σε μία εγγραφή και να τα κρατά εκεί, από τη στιγμή που φτάνει η παραγγελία ως τη στιγμή που εισπράττονται τα χρήματα.

Το λογισμικό από μόνο του δεν κάνει ένα εργαστήριο ταχύτερο. Κάνει ορατή κάθε εργασία, και η ορατή δουλειά είναι δουλειά που τελειώνει εγκαίρως και πληρώνεται.

Πριν συγκρίνετε προγράμματα, συμφωνήστε τι πρέπει να περιέχει η καρτέλα μιας εργασίας. Ό,τι κι αν χρησιμοποιείτε, ακόμη και χαρτί, κάθε παραγγελία πρέπει να απαντά σε αυτές τις ερωτήσεις χωρίς τηλεφώνημα:

Υπάρχει και ρυθμιστικός λόγος να κρατάτε αυτή την καρτέλα. Στην Ευρωπαϊκή Ένωση, μια θήκη ή μια οδοντοστοιχία που κατασκευάζεται βάσει ιατρικής οδηγίας οδοντιάτρου αποτελεί ιατροτεχνολογικό προϊόν κατά παραγγελία σύμφωνα με τον Κανονισμό (ΕΕ) 2017/745 για τα ιατροτεχνολογικά προϊόντα (εξωτερικός σύνδεσμος). Το Παράρτημα XIII ζητά από τον κατασκευαστή να τηρεί δήλωση για κάθε προϊόν επί τουλάχιστον δέκα έτη από τη διάθεσή του στην αγορά, και δεκαπέντε για τα εμφυτεύσιμα προϊόντα. Εκτός ΕΕ ισχύουν εθνικοί κανόνες για τα ιατροτεχνολογικά προϊόντα και οι υποχρεώσεις σας εξαρτώνται από τον τόπο παράδοσης. Η συνήθεια είναι καλή παντού: για κάθε εργασία πρέπει να μπορείτε να πείτε ποιος την παρήγγειλε, για ποιον ασθενή, πότε ήρθε, ποιος εργάστηκε σε αυτήν και πότε έφυγε.

Εδώ φαίνεται η διαδρομή μιας παραγγελίας μέσα από το OPALEVI για οδοντοτεχνικά εργαστήρια, από το τηλεφώνημα του οδοντιάτρου ως το εξοφλημένο τιμολόγιο. Οι λέξεις με έντονα γράμματα είναι τα ονόματα που βλέπετε στην οθόνη.

1. 1

   Η κλινική γίνεται πελάτης

   Κάθε οδοντίατρος ή ιατρείο που σας στέλνει εργασίες είναι πελάτης με δική του καρτέλα: υπεύθυνος επικοινωνίας, διεύθυνση, τηλέφωνο, αριθμός επιχείρησης και email. Ο αριθμός επιχείρησης εκτυπώνεται σε κάθε τιμολόγιο που εκδίδετε προς αυτή την κλινική, και η καρτέλα συγκεντρώνει τις παραγγελίες της, όσα τιμολογήθηκαν, όσα πληρώθηκαν και όσα οφείλονται ακόμη.

2. 2

   Καταχωρίστε την παραγγελία

   Επιλέξτε Νέα παραγγελία, διαλέξτε τον πελάτη και γράψτε τον ασθενή, την ημερομηνία παραλαβής και την προθεσμία. Η παραγγελία παίρνει δικό της κωδικό (P-00001, P-00002 κ.ο.κ.). Προσθέστε τις εργασίες από τον τιμοκατάλογό σας με το Επιλέξτε τιμολογημένη εργασία… ή πληκτρολογήστε μια γραμμή όπως «Θήκη ζιρκονίας 21» με την ποσότητα και την τιμή της.

3. 3

   Σχεδιάστε τα στάδια

   Στην ενότητα Στάδια εργασίας επιλέξτε τους σταθμούς από τους οποίους περνά η εργασία, με τη σειρά που περνά: για παράδειγμα CAD/CAM και μετά εργασία πορσελάνης. Ένα νέο εργαστήριο ξεκινά με έξι σταθμούς (θήκες και γέφυρες, οδοντικά εμφυτεύματα, οδοντοστοιχίες, CAD/CAM, εργασία πορσελάνης και υποδοχή) και μπορείτε να τους μετονομάσετε, να προσθέσετε ή να αρχειοθετήσετε σταθμούς στις Ρυθμίσεις → Μονάδες εργασίας.

4. 4

   Εκτελέστε την εργασία

   Οι τεχνίτες πατούν Έναρξη και Ολοκλήρωση στα στάδιά τους, στην ίδια την παραγγελία ή στον πίνακα Ροή εργασίας εργαστηρίου. Η κατάσταση της παραγγελίας ακολουθεί αυτόματα: σε εκκρεμότητα, σε εξέλιξη και ολοκληρωμένη μόλις τελειώσουν όλα τα στάδια.

5. 5

   Παραδώστε

   Εκτυπώστε το Δελτίο παραγγελίας που θα συνοδεύει την εργασία, με γραμμές για το ποιος την παρέδωσε και ποιος την παρέλαβε, και μετά επιλέξτε Σήμανση ως παραδομένη. Η ημερομηνία παράδοσης καταγράφεται στην παραγγελία.

6. 6

   Τιμολογήστε

   Πατήστε Τιμολόγηση αυτής της παραγγελίας. Οι γραμμές της παραγγελίας αντιγράφονται στο τιμολόγιο, κλειδώνουν ώστε τα δύο να μην αποκλίνουν, και η παραγγελία συνδέεται με το τιμολόγιό της.

7. 7

   Εισπράξτε

   Καταγράψτε την πληρωμή ως μετρητά, κάρτα ή τραπεζική μεταφορά. Μέχρι να εξοφληθεί πλήρως, το ποσό περιμένει στα Ανεξόφλητα υπόλοιπα, με τα παλαιότερα πρώτα, και δίπλα του υπάρχει κουμπί Είσπραξη.

Δύο απλές σημειώσεις για τις λεπτομέρειες. Το OPALEVI δεν διαθέτει οδοντικό διάγραμμα ούτε επιλογέα απόχρωσης στην παραγγελία: οι τεχνίτες γράφουν τους αριθμούς των δοντιών και την απόχρωση στη γραμμή εργασίας ή στις σημειώσεις. Επίσης δεν αποθηκεύει σαρώσεις ή φωτογραφίες στην παραγγελία, οπότε τα αρχεία STL μένουν στο λογισμικό του σαρωτή σας ή στο email με το οποίο ήρθαν, με αναφορά στον κωδικό της παραγγελίας.

Μια χαμένη προθεσμία κοστίζει περισσότερο από την επανάληψη της εργασίας. Ο οδοντίατρος πρέπει να μετακινήσει έναν ασθενή και αρχίζει να αναρωτιέται αν η επόμενη εργασία πρέπει να πάει αλλού. Ένα καλό λογισμικό εργαστηρίου δεν αποθηκεύει απλώς την προθεσμία· τη φέρνει μπροστά σε όσους μπορούν ακόμη να κάνουν κάτι γι' αυτήν.

Στο OPALEVI η ίδια προθεσμία εμφανίζεται σε τέσσερα σημεία:

• Παραγγελίες, η λίστα όλων των παραγγελιών, όπου μπορείτε να φιλτράρετε ανά κατάσταση και να αναζητήσετε με κωδικό παραγγελίας, πελάτη ή ασθενή.
• Ροή εργασίας εργαστηρίου, ένας πίνακας με τα στάδια κάθε ανοιχτής παραγγελίας σε τρεις στήλες (σε εκκρεμότητα, σε εξέλιξη, ολοκληρωμένο) και γρήγορα φίλτρα Οι εργασίες μου, Λήγει σήμερα και Εκπρόθεσμο. Οι κάρτες μπορούν να μεταφερθούν από στήλη σε στήλη και να ανατεθούν σε άλλον τεχνίτη του ίδιου σταθμού.
• Ημερολόγιο παραδόσεων, ένας μήνας με ό,τι πρέπει να φύγει από το εργαστήριο κάθε μέρα, με χρώματα ανά κατάσταση.
• Σήμερα, η πρώτη οθόνη που βλέπει ένας τεχνίτης: οι δικές του εργασίες, όσα λήγουν σήμερα, όσα είναι εκπρόθεσμα και το επόμενο στάδιο που τον περιμένει.

Στο κινητό, η γραμμή στο κάτω μέρος της οθόνης ανοίγει κατευθείαν τις Παραγγελίες, το Ημερολόγιο και τον πίνακα Ροή εργασίας εργαστηρίου, ώστε ένας τεχνίτης να ελέγχει τη δουλειά της ημέρας στον πάγκο χωρίς να πάει σε υπολογιστή.

Τα εργαστήρια τιμολογούν με έναν από δύο ρυθμούς: ανά εργασία, μόλις παραδοθεί κάθε παραγγελία, ή μία φορά τον μήνα ανά κλινική. Όποιον κι αν ακολουθείτε, ισχύει ένας κανόνας: το τιμολόγιο πρέπει να προκύπτει από την παραγγελία, όχι από τη μνήμη.

Στο OPALEVI η τιμολόγηση μιας εργασίας είναι ένα βήμα. Η επιλογή Τιμολόγηση αυτής της παραγγελίας αντιγράφει τις τιμολογημένες γραμμές είτε σε ένα κανονικό τιμολόγιο, με αριθμούς σε αδιάκοπη σειρά (F-00001, F-00002…) που μπορεί να ακυρωθεί αλλά ποτέ να διαγραφεί, είτε σε ένα προτιμολόγιο, για κλινική που θέλει ένα ποσό πριν από το τελικό τιμολόγιο. Ένα προτιμολόγιο μπορεί αργότερα να μετατραπεί σε κανονικό. Τα εργαστήρια που τιμολογούν μηνιαία έχουν τα ίδια στοιχεία σε ένα σημείο: η καρτέλα του πελάτη απαριθμεί κάθε παραγγελία με την αξία της και η επιλογή Νέο τιμολόγιο για αυτόν τον πελάτη ξεκινά από εκεί το τιμολόγιο του μήνα.

Την πρώτη φορά που θα εκδώσετε τιμολόγιο, το OPALEVI ζητά μία φορά τα στοιχεία της επιχείρησής σας (επωνυμία, διεύθυνση, πόλη και αριθμό επιχείρησης), ώστε να φέρει τα στοιχεία αυτά κάθε τιμολόγιο. Τα τιμολόγια εκτυπώνονται ή κατεβαίνουν ως PDF, αποστέλλονται με email και εμφανίζουν τα τραπεζικά σας στοιχεία για τις κλινικές που πληρώνουν με μεταφορά.

Ποιος μας χρωστά χρήματα;

Αυτή είναι η ερώτηση που κάνει κάθε ιδιοκτήτης και η απάντηση πρέπει να έρχεται σε δευτερόλεπτα. Τα Ανεξόφλητα υπόλοιπα απαριθμούν όσα οφείλουν ακόμη οι κλινικές-πελάτες στο εργαστήριο, με το παλαιότερο τιμολόγιο πρώτο, και επισημαίνουν όσα είναι εκπρόθεσμα. Η καρτέλα κάθε πελάτη λέει την ίδια ιστορία για μία κλινική: την αξία των παραγγελιών της, πόσα τιμολογήθηκαν, πόσα πληρώθηκαν και το χρέος που απομένει.

Αν το εργαστήριό σας δέχεται μετρητά στο ταμείο, το Ταμείο ανοίγει την ημέρα με ένα αρχικό ποσό και κλείνει με τα μετρητά που μετράτε, ώστε μια έλλειψη ή ένα πλεόνασμα να φαίνεται αμέσως. Οι κλινικές που ζητούν πρώτα τιμή μπορούν να λάβουν μια προσφορά, που τιμολογείται σε ένα βήμα μόλις την αποδεχτούν· οι προσφορές ενεργοποιούνται στις Ρυθμίσεις → Μενού εφαρμογής.

Σε ένα εργαστήριο υπάρχουν άνθρωποι με διαφορετικές ανάγκες και τα οικονομικά δεν αφορούν όλους. Στο OPALEVI κάθε άτομο έχει έναν ρόλο:

• Οδοντοτεχνίτης: παραλαμβάνει παραγγελίες, εργάζεται σε αυτές και τις παραδίδει· βλέπει τις προσφορές, αλλά όχι τα χρήματα του εργαστηρίου. Ένας τεχνίτης δεν μπορεί να προσθέσει πελάτες ούτε να εκδώσει τιμολόγια.
• Υποδοχή: καταχωρίζει τις εργασίες, απαντά στις κλινικές, εκδίδει τιμολόγια και εισπράττει πληρωμές στο γκισέ.
• Οικονομικά / Λογιστήριο: τηρεί τα τιμολόγια, τις πληρωμές και το ταμείο, και διαβάζει τις οικονομικές αναφορές.
• Διαχειριστής: διευθύνει την επιχείρηση: πελάτες, παραγγελίες, οικονομικά, προσωπικό και ρυθμίσεις.

Κάθε ρόλος μπορεί να προσαρμοστεί δικαίωμα προς δικαίωμα, αν το εργαστήριό σας λειτουργεί διαφορετικά. Όλοι συνδέονται με τον δικό τους λογαριασμό, οπότε κανείς δεν μοιράζεται κωδικό, και κάθε άτομο μπορεί να εργάζεται στη δική του γλώσσα.

Είτε επιλέξετε το OPALEVI είτε άλλο πρόγραμμα, κάντε αυτές τις ερωτήσεις σε κάθε επιλογή που εξετάζετε και απαντήστε τες με τις δικές σας παραγγελίες, όχι με μια επίδειξη.

Η πλήρης τιμή, με αριθμομηχανή για την ομάδα σας, βρίσκεται στη σελίδα τιμών. Για έναν ευρύτερο κατάλογο ελέγχου που καλύπτει και κλινικές, διαβάστε πώς να επιλέξετε λογισμικό κλινικής.

Η εγκατάσταση ενός εργαστηρίου στο OPALEVI παίρνει ένα απόγευμα, όχι ένα ολόκληρο έργο. Αφού εγγραφείτε ως οδοντοτεχνικό εργαστήριο, μια σύντομη λίστα ελέγχου στην οθόνη Σήμερα σας οδηγεί στα πρώτα βήματα και τα σημειώνει καθώς προχωράτε:

1. 1

   Προσθέστε τους οδοντιάτρους που παραγγέλνουν

   Προσθέστε κάθε κλινική ή οδοντίατρο ως πελάτη. Αρκεί ένα όνομα για αρχή· τα στοιχεία επικοινωνίας μπορούν να έρθουν αργότερα.

2. 2

   Ορίστε τον τιμοκατάλογό σας

   Το OPALEVI σάς δίνει αρχικά μια σύντομη δοκιμαστική λίστα (θήκη πορσελάνης, ολική οδοντοστοιχία, επισκευή οδοντοστοιχίας). Αντικαταστήστε την με τις δικές σας εργασίες και τιμές στις Ρυθμίσεις → Υπηρεσίες πριν τιμολογηθεί η πρώτη παραγγελία.

3. 3

   Καταχωρίστε την πρώτη σας παραγγελία

   Καταχωρίστε μια πραγματική εργασία. Τα στάδιά της εμφανίζονται στον πίνακα Ροή εργασίας εργαστηρίου μόλις τα προσθέσετε.

4. 4

   Προσκαλέστε την ομάδα σας

   Προσθέστε τους τεχνίτες και την υποδοχή σας, ο καθένας με τον ρόλο του, ώστε ο πίνακας να γεμίσει με πραγματικά ονόματα.