วิธีเลือกซอฟต์แวร์สำหรับคลินิกขนาดเล็กหรือคลินิกทันตกรรม: 12 คำถามที่ควรถามก่อนจ่ายเงิน

โปรแกรมคลินิกทุกตัวมีรายการฟีเจอร์ยาวเหยียด และส่วนใหญ่ดูคล้ายกันบนกระดาษ สิ่งที่แยกพวกมันออกจากกันคือความรู้สึกเมื่อใช้งานตอน 8:30 น. เช้าวันจันทร์ เมื่อมีคนสามคนยืนอยู่หน้าเคาน์เตอร์ต้อนรับ โทรศัพท์ดังอยู่ และผู้ป่วยรายแรกนั่งอยู่บนเก้าอี้แล้ว

ดังนั้นก่อนจะดูซอฟต์แวร์ใด ๆ ให้เขียนวันทำงานของคุณออกมาก่อน ใช้เวลายี่สิบนาที และจะช่วยให้คุณไม่เลือกผิด

• ใครทำอะไร แผนกต้อนรับ แพทย์ พยาบาลหรือผู้ช่วย คนที่รับเงิน และเจ้าของ
• ผู้ป่วยติดต่อคุณอย่างไร ทางโทรศัพท์ เดินเข้ามาเอง ผ่านข้อความ หรือออนไลน์
• คุณได้รับเงินอย่างไร เงินสดที่เคาน์เตอร์ บัตร โอนผ่านธนาคาร ผ่อนชำระ หรือหลังการรักษาเสร็จสิ้น
• คุณส่งอะไรให้นักบัญชี ในตอนสิ้นเดือน และในรูปแบบใด
• วันนี้อะไรผิดพลาดบ้าง นัดหมายหาย ยอดค้างชำระ บันทึกที่ไม่มีใครอ่านออก ลิ้นชักเก็บเงินที่ยอดไม่ตรง

โปรแกรมที่ใช่คือโปรแกรมที่ขจัดสิ่งที่ผิดพลาดในคลินิกของคุณทุกวันนี้ ฟีเจอร์ที่คุณจะไม่มีวันใช้ไม่ใช่เหตุผลที่จะเลือกอะไรทั้งสิ้น

ถามคำถามเหล่านี้กับทุกโปรแกรมที่คุณพิจารณา ใช้ได้กับเวชปฏิบัติทั่วไป คลินิกเฉพาะทาง คลินิกทันตกรรม หรือแผนกเล็ก ๆ ของโรงพยาบาล ผู้ให้บริการที่ดีจะตอบอย่างตรงไปตรงมา เป็นลายลักษณ์อักษร โดยไม่ตอบว่า “แล้วแต่กรณี”

1. แพทย์ของคุณจะเก็บบันทึกไว้ในระบบนี้จริงหรือไม่

ซอฟต์แวร์คลินิกอยู่รอดหรือล้มเหลวที่บันทึกผู้ป่วย หากแพทย์รู้สึกว่าช้า พวกเขาก็จะกลับไปใช้กระดาษ และรายงานทุกฉบับที่คุณหวังไว้ก็จะว่างเปล่า ขอแฟ้มเดียวต่อผู้ป่วยที่รวมทุกการเข้ารับบริการ เอกสาร และการชำระเงิน คำเตือนก่อนลงทะเบียนบุคคลเดียวกันซ้ำสองครั้ง การค้นหาที่รวดเร็วด้วยชื่อ รหัส หรือเบอร์โทร และบันทึกที่เหมาะกับแต่ละแผนก เช่น แผนภูมิฟันในทันตกรรม โดยไม่บังคับให้ทุกคนกรอกช่องที่ไม่เกี่ยวกับตน

2. ปฏิทินตรงกับวิธีนัดหมายของคุณหรือไม่ และเตือนผู้ป่วยได้หรือไม่

ตรวจดูมุมมองรายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือนต่อแพทย์ เวลาทำการที่ปฏิทินยึดถือ วิธีรับผู้ป่วยที่เดินเข้ามาอย่างรวดเร็ว และการนัดหมายออนไลน์จากหน้าของคุณเองหากต้องการ จากนั้นถามว่าผู้ป่วยได้รับการเตือนอย่างไร ทางอีเมล SMS หรือ WhatsApp เฉพาะเมื่อผู้ป่วยยินยอม และมีค่าใช้จ่ายต่อข้อความเท่าไร การพลาดนัดคือรายได้ที่หายไป และการเตือนเป็นหนึ่งในวิธีที่ถูกที่สุดในการเรียกรายได้นั้นกลับมา

3. ใบแจ้งหนี้ตรงกับกฎของคุณหรือไม่

ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารทางกฎหมาย ไม่ใช่แค่เอกสารที่พิมพ์ออกมา ควรมีชื่อธุรกิจ ที่อยู่ และเลขทะเบียนธุรกิจของคุณ (เลขประจำตัวผู้เสียภาษีหรือเลขทะเบียนบริษัทที่ประเทศของคุณใช้) มีเลขที่ต่อเนื่องไม่ขาดตอน และลบไม่ได้เมื่อออกแล้ว ทำได้เพียงยกเลิก ถามว่าออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าหรือใบประเมินราคาก่อนการรักษาได้หรือไม่ ตั้งอัตรา VAT ของคุณเองได้หรือไม่ (หรือไม่มีเลย ในกรณีที่บริการของคุณได้รับการยกเว้น) และส่งใบแจ้งหนี้เป็น PDF ทางอีเมลได้หรือไม่

4. คุณจะรู้ไหมว่าเงินอยู่ที่ไหนเมื่อสิ้นวัน

คลินิกขนาดเล็กแทบไม่เคยสูญเสียเงินจากการฉ้อโกง แต่สูญเสียไปกับยอดค้างที่ไม่มีใครติดตาม ขอกล่องเงินสดรายวันที่เปิดด้วยยอดเริ่มต้นและปิดด้วยเงินสดที่นับได้ พร้อมรายงานสิ้นวันที่นักบัญชีของคุณรู้จัก และรายการยอดค้างชำระเรียงจากเก่าที่สุดก่อน ซึ่งมีคนไล่ตามได้ทุกวันศุกร์ การชำระด้วยบัตรและการโอนควรบันทึกพร้อมวิธีชำระ และการคืนเงินควรทำได้โดยไม่ต้องลบอะไรเลย

5. แต่ละคนเห็นเฉพาะสิ่งที่งานของตนต้องการหรือไม่

แผนกต้อนรับต้องการปฏิทินและเรื่องเงิน ไม่ใช่บันทึกทางคลินิก ฝ่ายการเงินต้องการใบแจ้งหนี้ ไม่ใช่การวินิจฉัย ขอบทบาทที่เข้าใจได้ (ผู้ดูแลระบบ แพทย์ พยาบาลหรือผู้ช่วย แผนกต้อนรับ การเงิน) ที่คุณปรับได้ และบัญชีส่วนตัวสำหรับทุกคน การใช้บัญชีร่วมกันทำให้ไม่มีทางรู้ว่าใครเปลี่ยนอะไร และเป็นหนึ่งในจุดอ่อนที่พบบ่อยที่สุดของคลินิกขนาดเล็ก

6. ปกป้องข้อมูลผู้ป่วยอย่างไร และผู้ให้บริการพิสูจน์ได้หรือไม่

ข้อมูลสุขภาพเป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่อ่อนไหวตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลของเกือบทุกประเทศ เช่น ข้อบังคับทั่วไปว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลของสหภาพยุโรป (ลิงก์ภายนอก) ในฐานะคลินิก คุณยังคงเป็นผู้รับผิดชอบข้อมูลนั้น แม้ว่าซอฟต์แวร์จะเป็นผู้เก็บแทนคุณ ดังนั้นให้ถามว่า

• มีข้อตกลงการประมวลผลข้อมูล ซึ่งเผยแพร่หรือลงนามแล้ว ที่ระบุว่าข้อมูลเก็บที่ไหนและผู้ให้บริการรายใดประมวลผลหรือไม่
• บันทึกของแต่ละคลินิกถูกเก็บแยกจากคลินิกอื่นทั้งหมดหรือไม่
• รหัสผ่านถูกเก็บเป็นแฮชเท่านั้น และทุกการเชื่อมต่อใช้ HTTPS หรือไม่
• แต่ละคนเปิดการยืนยันตัวตนสองขั้นตอนได้หรือไม่ และล็อกหน้าจอได้เมื่อมีคนลุกจากโต๊ะหรือไม่
• มีบันทึกกิจกรรมที่ไม่มีใครแก้ไขได้หรือไม่
• สำรองข้อมูลบ่อยแค่ไหน และเก็บข้อมูลสำรองไว้นานเท่าไร

7. มีภาษาที่ทีมของคุณใช้หรือไม่

โปรแกรมที่พนักงานเข้าใจแค่ครึ่งเดียวจะให้บันทึกที่กรอกไม่ครบ ถามว่าทั้งหน้าจอ ไม่ใช่แค่เมนู เป็นภาษาของคุณหรือไม่ เอกสารสำหรับผู้ป่วยและใบแจ้งหนี้พิมพ์เป็นภาษานั้นได้หรือไม่ และทีมที่มีหลายภาษาทำงานคนละภาษาได้หรือไม่ เช่น ภาษาหนึ่งที่แผนกต้อนรับและภาษาอังกฤษสำหรับผู้เชี่ยวชาญที่มาเยือน หรือใช้ภาษาเดียวกันทั้งหมดเมื่อคุณต้องการ

8. ใช้ได้กับสิ่งที่คุณมีอยู่แล้วหรือไม่

โปรแกรมที่ทำงานในเบราว์เซอร์ใช้ได้กับคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต และโทรศัพท์ที่คุณมีอยู่แล้ว อัปเดตตัวเอง และไม่ต้องมีเซิร์ฟเวอร์ซุกอยู่ในตู้ ถามว่าต้องติดตั้งอะไรหรือไม่ ใช้บนโทรศัพท์ได้หรือไม่ และจะเกิดอะไรขึ้นเมื่ออินเทอร์เน็ตหลุด ฮอตสปอตมือถือเป็นแผนสำรองที่ถูกและสมเหตุสมผลสำหรับทุกคลินิก

9. คุณออกจากระบบพร้อมข้อมูลของคุณได้หรือไม่

เวลาที่ดีที่สุดที่จะถามว่าจะออกอย่างไรคือก่อนเข้าไป ถามว่านำผู้ป่วยที่มีอยู่เข้ามาอย่างไร (เช่น นำเข้าจากสเปรดชีต) คุณส่งออกอะไรเองได้ตลอดเวลา ผู้ให้บริการส่งออกอะไรให้เมื่อร้องขอ และข้อมูลของคุณจะเป็นอย่างไรหากคุณปิดบัญชี คำตอบควรอยู่ในข้อกำหนด ไม่ใช่ในคำมั่นสัญญาของพนักงานขาย

10. คาดเดาราคาได้หรือไม่

ซอฟต์แวร์คลินิกคิดราคาต่อผู้ใช้ ต่อผู้ป่วย ต่อโมดูล หรือต่อสถานที่ และความแตกต่างเหล่านี้สะสมกัน ถามว่านับอะไรกันแน่ ผู้ป่วย แผนก และสถานที่คิดเพิ่มหรือไม่ ข้อความเตือนมีค่าใช้จ่ายเท่าไร มีส่วนลดรายปีหรือไม่ และราคาเปลี่ยนไปอย่างไรเมื่อคุณจ้างเพิ่มอีกหนึ่งคน คำนวณราคาของคุณสำหรับวันนี้และอีกสองปีข้างหน้า

11. ใครตอบเมื่อมีอะไรผิดพลาด

ถามว่าติดต่อฝ่ายสนับสนุนได้อย่างไร (อีเมล โทรศัพท์ WhatsApp แบบฟอร์ม) ด้วยภาษาใด และเร็วแค่ไหน จากนั้นทดสอบระหว่างการทดลองใช้ด้วยคำถามจริง คู่มือช่วยเหลือในตัวโปรแกรมที่เขียนสำหรับบุคลากรคลินิกไม่ใช่โปรแกรมเมอร์ ตอบคำถามประจำวันส่วนใหญ่ได้ก่อนที่ใครต้องโทรถาม

12. การทดลองใช้ช่วยให้คุณพิสูจน์ได้หรือไม่

การสาธิตแสดงวันที่ดีที่สุดของผู้ให้บริการ การทดลองใช้แสดงวันของคุณ ขอทดลองใช้ฟรีโดยไม่ต้องใช้บัตร พร้อมทุกฟีเจอร์ที่คุณจะจ่ายเงินให้ นานพอที่จะใช้งานจริงสองสัปดาห์ และคำตอบที่ชัดเจนว่าจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อการทดลองสิ้นสุด

• ไม่รู้ราคาถ้าไม่คุยกับฝ่ายขาย หากราคาขึ้นอยู่กับว่าใครถาม ราคาก็จะเปลี่ยนเมื่อคุณต่ออายุ
• การสาธิตใช้ข้อมูลตัวอย่างที่สมบูรณ์แบบ และคุณลองกับข้อมูลของตนเองไม่ได้
• การนำข้อมูลออกมีค่าใช้จ่ายเพิ่ม หรือไม่มีใครยอมเขียนเป็นลายลักษณ์อักษรว่าทำอย่างไร
• เสนอให้ใช้บัญชีร่วมกัน เพื่อประหยัดค่าใบอนุญาต
• ไม่มีใครบอกได้ว่าข้อมูลของคุณเก็บอยู่ที่ไหน หรือบริษัทใดประมวลผล
• ทุกคำถามเรื่องใบแจ้งหนี้หรือกฎหมายถูกตอบว่า “ลูกค้าของเราทุกคนใช้กันอยู่”

การทดลองใช้ส่วนใหญ่ล้มเหลวเพราะไม่มีใครวางแผน เปิดบัญชี มีคนคลิกดูรอบ ๆ ตลอดบ่ายหนึ่ง และสองสัปดาห์ต่อมาก็ตัดสินใจด้วยความรู้สึก ลองใช้แผนนี้แทน

1. 1

   วันที่ 1: ตั้งค่าพื้นฐาน

   ป้อนรายละเอียดธุรกิจ เวลาทำการ บริการ และราคา เชิญเพื่อนร่วมงานสองหรือสามคนพร้อมบทบาทจริงของพวกเขา

2. 2

   วันที่ 2: นำผู้ป่วยจริงเข้ามา

   นำเข้าสเปรดชีตรายชื่อผู้ป่วย หรือเพิ่มผู้ป่วยของสัปดาห์นี้ด้วยมือ

3. 3

   วันที่ 3 ถึง 7: ใช้งานสัปดาห์จริง

   จองทุกนัดหมายในระบบใหม่ควบคู่กับระบบปัจจุบันของคุณ บันทึกการเข้ารับบริการ รับชำระเงิน เปิดและปิดกล่องเงินสดทุกวัน

4. 4

   วันที่ 8: ออกใบแจ้งหนี้และกระทบยอด

   ออกใบแจ้งหนี้ของสัปดาห์และเปรียบเทียบยอดรวมกับสิ่งที่คุณรู้ว่ารับเงินมา ควรตรงกันทุกสตางค์

5. 5

   วันที่ 9 และ 10: ถามคำถามยาก ๆ

   เข้าสู่ระบบในฐานะแผนกต้อนรับ: เห็นบันทึกทางคลินิกที่ไม่ควรเห็นหรือไม่ ส่งออกรายชื่อผู้ป่วยไปยังสเปรดชีต ส่งคำถามจริงให้ฝ่ายสนับสนุนและจับเวลาคำตอบ

6. 6

   วันที่ 11 และ 12: แสดงให้นักบัญชีดู

   พิมพ์รายงานและใบแจ้งหนี้หนึ่งใบ แล้วถามว่ามีสิ่งที่นักบัญชีต้องการหรือไม่

7. 7

   วันที่ 13 และ 14: ตัดสินใจร่วมกัน

   ให้คะแนนโปรแกรมด้วยแบบฟอร์มด้านล่าง และถามคนที่ใช้งานทุกวัน คำตอบของพวกเขามีน้ำหนักกว่าของคุณ

ให้แต่ละด้านได้ 0, 1 หรือ 2 คะแนน และให้น้ำหนักกับด้านที่สำคัญที่สุดสำหรับคลินิกของคุณ โปรแกรมที่ได้ 0 ในเรื่องใบแจ้งหนี้ บทบาท หรือการคุ้มครองข้อมูล ไม่ควรชนะด้วยเรื่องอื่นใด

เราสร้าง OPALEVI จึงขอให้คำตอบของเราเอง รวมถึงข้อที่ตอบว่า “ไม่” ประเมินคำตอบเหล่านี้ด้วยแบบฟอร์มเดียวกับที่คุณใช้กับทุกตัวเลือกอื่น

ดำเนินการแล็บทันตกรรมมากกว่าคลินิกหรือ อ่าน ซอฟต์แวร์สำหรับแล็บทันตกรรม: ทุกเคสตั้งแต่ใบสั่งงานถึงใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้ว หรือดู OPALEVI สำหรับ คลินิกทันตกรรม เวชปฏิบัติส่วนตัว และ คลินิก