ซอฟต์แวร์สำหรับแล็บทันตกรรม: ทุกเคสตั้งแต่ใบสั่งงานจากทันตแพทย์ถึงใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้ว

แล็บส่วนใหญ่เริ่มต้นเหมือนกัน ทันตแพทย์โทรมาหรือส่งข้อความ มีคนจดงานลงในใบกระดาษหรือสมุด รอยพิมพ์ฟันถูกวางไว้บนชั้น ส่วนที่เหลือเจ้าของจำไว้ในหัว เมื่อมีช่างสองคนและคลินิกไม่กี่แห่ง วิธีนี้ก็ใช้ได้ แต่แล้วมันก็ใช้ไม่ได้อย่างเงียบ ๆ และพังพร้อมกันทั้งหมดในครั้งเดียว

สัญญาณที่คุ้นเคยกันดีมีดังนี้

• วันส่งมอบที่ไม่มีใครเห็น ใบสั่งงานเข้ามาทางโทรศัพท์เมื่อวันจันทร์ ใบจดไปอยู่ใต้ถาดอื่น และวันพฤหัสบดีคลินิกโทรมาถามว่าครอบฟันอยู่ที่ไหน
• งานที่เสร็จแล้วแต่ไม่เคยเรียกเก็บเงิน งานแก้ใหม่ ฟันเพิ่มอีกซี่ หรืองานซ่อมที่ทำให้เป็นการช่วยเหลือ เมื่อเขียนใบแจ้งหนี้ทีหลังจากความจำ บางใบก็ไม่เคยถูกเขียน
• ยอดค้างที่ไม่มีใครบอกได้ คำถามว่า “คลินิกนี้ค้างเราอยู่เท่าไร” ต้องใช้เวลาทั้งเย็นกับใบแจ้งยอดธนาคารและสเปรดชีต แต่คำตอบก็ยังเป็นแค่การเดา
• คำถามที่ตอบได้แค่คนเดียว สะพานฟันอยู่ขั้นตอนไหน ใครทำพอร์ซเลน เมื่อเจ้าของไม่อยู่ แล็บก็ช้าลง

ทั้งหมดนี้ไม่ใช่ปัญหาเรื่องคน แต่เป็นปัญหาเรื่องข้อมูล ข้อเท็จจริงของแต่ละเคสกระจายอยู่ในโทรศัพท์ ใบจด ชั้นวาง และสเปรดชีต โดยไม่มีอะไรเชื่อมโยงกัน ซอฟต์แวร์สำหรับแล็บทันตกรรมมีไว้เพื่อรวมข้อเท็จจริงเหล่านั้นไว้ในบันทึกเดียว และเก็บไว้ตรงนั้นตั้งแต่ใบสั่งงานเข้ามาจนถึงเงินเข้าบัญชี

ซอฟต์แวร์ไม่ได้ทำให้แล็บเร็วขึ้นด้วยตัวมันเอง แต่ทำให้ทุกเคสมองเห็นได้ และงานที่มองเห็นคืองานที่เสร็จตรงเวลาและได้รับเงิน

ก่อนเปรียบเทียบโปรแกรม ให้ตกลงกันก่อนว่าบันทึกเคสหนึ่งรายการต้องมีอะไรบ้าง ไม่ว่าจะใช้อะไรก็ตาม รวมถึงกระดาษ ใบสั่งงานแต่ละใบควรตอบคำถามเหล่านี้ได้โดยไม่ต้องโทรถามใคร

การเก็บบันทึกนี้ยังมีเหตุผลด้านกฎระเบียบด้วย ในสหภาพยุโรป ครอบฟันหรือฟันปลอมที่ทำตามใบสั่งของทันตแพทย์ถือเป็นเครื่องมือแพทย์ที่ทำขึ้นเฉพาะราย ตาม ข้อบังคับ (EU) 2017/745 ว่าด้วยเครื่องมือแพทย์ (ลิงก์ภายนอก) ภาคผนวก XIII กำหนดให้ผู้ผลิตเก็บใบรับรองของเครื่องมือแต่ละชิ้นอย่างน้อยสิบปีหลังจากวางจำหน่ายในตลาด และสิบห้าปีสำหรับเครื่องมือที่ฝังในร่างกาย นอกสหภาพยุโรปจะใช้กฎเกณฑ์เครื่องมือแพทย์ของแต่ละประเทศ และหน้าที่ของคุณขึ้นอยู่กับสถานที่ที่คุณส่งมอบงาน แต่นิสัยนี้ดีในทุกที่ สำหรับงานทุกชิ้น คุณควรบอกได้ว่าใครสั่ง สำหรับผู้ป่วยรายใด เข้ามาเมื่อไร ใครทำ และออกไปเมื่อไร

นี่คือเส้นทางของใบสั่งงานหนึ่งใบใน OPALEVI สำหรับห้องปฏิบัติการทันตกรรม ตั้งแต่สายโทรศัพท์ของทันตแพทย์จนถึงใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้ว ข้อความตัวหนาคือชื่อที่คุณเห็นบนหน้าจอ

1. 1

   คลินิกกลายเป็นลูกค้า

   ทันตแพทย์หรือคลินิกแต่ละแห่งที่ส่งงานให้คุณคือลูกค้าที่มีแฟ้มของตัวเอง ประกอบด้วยผู้ติดต่อ ที่อยู่ โทรศัพท์ เลขทะเบียนธุรกิจ และอีเมล เลขทะเบียนธุรกิจจะพิมพ์บนใบแจ้งหนี้ทุกใบที่คุณออกให้คลินิกนั้น และแฟ้มจะรวบรวมใบสั่งงานของคลินิก ยอดที่ออกใบแจ้งหนี้ ยอดที่ชำระแล้ว และยอดที่ยังค้างอยู่

2. 2

   รับใบสั่งงาน

   เลือก ใบสั่งงานใหม่ เลือกลูกค้า แล้วกรอกผู้ป่วย วันที่รับงาน และกำหนดส่ง ใบสั่งงานจะได้รหัสของตัวเอง (P-00001, P-00002 เป็นต้น) เพิ่มงานจากรายการราคาของคุณด้วย เลือกงานที่กำหนดราคา… หรือพิมพ์รายการเอง เช่น “ครอบฟันเซอร์โคเนีย 21” พร้อมจำนวนและราคา

3. 3

   วางแผนขั้นตอน

   ที่ ขั้นตอนการทำงาน ให้เลือกสถานีที่เคสต้องผ่าน ตามลำดับที่ผ่าน เช่น CAD/CAM แล้วต่อด้วยงานพอร์ซเลน แล็บใหม่จะเริ่มต้นด้วยหกสถานี (ครอบฟันและสะพานฟัน รากฟันเทียม ฟันปลอม CAD/CAM งานพอร์ซเลน และแผนกต้อนรับ) และคุณเปลี่ยนชื่อ เพิ่ม หรือเก็บเข้าคลังได้ที่ การตั้งค่า → หน่วยงาน

4. 4

   ทำงานในเคส

   ช่างกด เริ่ม และ เสร็จสิ้น ที่ขั้นตอนของตน ไม่ว่าจะที่ใบสั่งงานเองหรือที่กระดาน ขั้นตอนการทำงานห้องปฏิบัติการ สถานะของใบสั่งงานจะตามมาเอง คือรอดำเนินการ กำลังดำเนินการ และเสร็จแล้วเมื่อทุกขั้นตอนเสร็จสิ้น

5. 5

   ส่งมอบ

   พิมพ์ ใบสั่งงาน ให้เดินทางไปพร้อมกับงาน มีช่องสำหรับผู้ส่งและผู้รับ แล้วเลือก ทำเครื่องหมายว่าส่งมอบแล้ว วันที่ส่งมอบจะถูกประทับลงบนใบสั่งงาน

6. 6

   ออกใบแจ้งหนี้

   กด ออกใบแจ้งหนี้สำหรับใบสั่งงานนี้ รายการของใบสั่งงานจะถูกคัดลอกไปยังใบแจ้งหนี้ รายการของใบสั่งงานจะถูกล็อกเพื่อไม่ให้ตัวเลขสองฝั่งคลาดเคลื่อนกัน และใบสั่งงานจะเชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้ของมัน

7. 7

   รับเงิน

   บันทึกการชำระเป็นเงินสด บัตร หรือโอนผ่านธนาคาร จนกว่าจะชำระครบ ยอดนั้นจะรออยู่ใต้ ยอดค้างชำระ เรียงจากเก่าที่สุดก่อน พร้อมปุ่ม เก็บเงิน อยู่ข้าง ๆ

ขอบอกรายละเอียดสองข้อตรง ๆ OPALEVI ไม่มีแผนภูมิฟันหรือตัวเลือกสีฟันในใบสั่งงาน ช่างเขียนเลขซี่ฟันและสีลงในรายการงานหรือในหมายเหตุ และ OPALEVI ไม่เก็บไฟล์สแกนหรือรูปถ่ายไว้ในใบสั่งงาน ไฟล์ STL จึงยังอยู่ในซอฟต์แวร์ของเครื่องสแกนหรือในอีเมลที่ส่งมา โดยอ้างอิงด้วยรหัสใบสั่งงาน

การพลาดวันส่งมอบมีราคาแพงกว่าการทำงานแก้ใหม่ ทันตแพทย์ต้องเลื่อนนัดผู้ป่วย และเริ่มสงสัยว่าเคสถัดไปควรส่งที่อื่นหรือไม่ ซอฟต์แวร์สำหรับแล็บที่ดีไม่ได้แค่เก็บกำหนดส่ง แต่ยังนำไปวางตรงหน้าคนที่ยังแก้สถานการณ์ได้

ใน OPALEVI กำหนดส่งเดียวกันปรากฏในสี่แห่ง

• คำสั่ง รายการใบสั่งงานทั้งหมด ซึ่งกรองตามสถานะและค้นหาด้วยรหัสใบสั่งงาน ลูกค้า หรือผู้ป่วยได้
• ขั้นตอนการทำงานห้องปฏิบัติการ กระดานที่แสดงขั้นตอนของทุกใบสั่งงานที่เปิดอยู่ในสามคอลัมน์ (รอดำเนินการ กำลังดำเนินการ เสร็จแล้ว) พร้อมตัวกรองด่วน งานของฉัน ครบกำหนดวันนี้ และ เลยกำหนด ลากการ์ดข้ามคอลัมน์ได้ และมอบให้ช่างอีกคนในสถานีเดียวกันได้
• ปฏิทินการส่งมอบ ปฏิทินรายเดือนของงานที่ต้องออกจากแล็บในแต่ละวัน แบ่งสีตามสถานะ
• วันนี้ หน้าจอแรกที่ช่างเห็น: งานของตนเอง งานที่ครบกำหนดวันนี้ งานที่เกินกำหนด และขั้นตอนถัดไปที่รออยู่

บนโทรศัพท์ แถบด้านล่างของหน้าจอเปิดไปที่รายการใบสั่งงาน ปฏิทิน และกระดานขั้นตอนการทำงานของแล็บได้ทันที ช่างจึงตรวจดูงานของวันที่โต๊ะทำงานได้โดยไม่ต้องเดินไปที่คอมพิวเตอร์

แล็บเรียกเก็บเงินในสองจังหวะ คือรายเคสเมื่อส่งมอบแต่ละใบสั่งงาน หรือเดือนละครั้งต่อคลินิก ไม่ว่าจะใช้แบบใด มีกฎข้อเดียวที่ใช้ได้เสมอ: ใบแจ้งหนี้ควรมาจากใบสั่งงาน ไม่ใช่จากความจำ

ใน OPALEVI การออกใบแจ้งหนี้ของเคสทำได้ในขั้นตอนเดียว ออกใบแจ้งหนี้สำหรับใบสั่งงานนี้ คัดลอกรายการที่กำหนดราคาไปยัง ใบแจ้งหนี้ปกติ ซึ่งมีเลขที่ต่อเนื่องไม่ขาดตอน (F-00001, F-00002…) ยกเลิกได้แต่ลบไม่ได้ หรือ ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า สำหรับคลินิกที่ต้องการทราบยอดก่อนใบแจ้งหนี้ฉบับจริง ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าเปลี่ยนเป็นใบแจ้งหนี้ปกติได้ภายหลัง แล็บที่เรียกเก็บรายเดือนมีข้อมูลเดียวกันอยู่ในที่เดียว แฟ้มของลูกค้าแสดงทุกใบสั่งงานพร้อมมูลค่า และ ใบแจ้งหนี้ใหม่สำหรับลูกค้ารายนี้ เริ่มใบแจ้งหนี้ประจำเดือนจากตรงนั้น

ครั้งแรกที่คุณออกใบแจ้งหนี้ OPALEVI จะถามรายละเอียดธุรกิจของคุณหนึ่งครั้ง (ชื่อ ที่อยู่ เมือง และเลขทะเบียนธุรกิจ) เพื่อให้ใบแจ้งหนี้ทุกใบมีข้อมูลเหล่านี้ ใบแจ้งหนี้พิมพ์หรือดาวน์โหลดเป็น PDF ส่งทางอีเมล และแสดงรายละเอียดบัญชีธนาคารของคุณสำหรับคลินิกที่ชำระด้วยการโอน

ใครค้างเงินเราอยู่

นี่คือคำถามที่เจ้าของทุกคนถาม และควรได้คำตอบในไม่กี่วินาที ยอดค้างชำระ แสดงยอดที่คลินิกลูกค้ายังค้างแล็บอยู่ เรียงจากใบแจ้งหนี้เก่าที่สุดก่อน และทำเครื่องหมายรายการที่เกินกำหนด แฟ้มของลูกค้าแต่ละรายเล่าเรื่องเดียวกันสำหรับคลินิกหนึ่งแห่ง คือมูลค่าของใบสั่งงาน ยอดที่ออกใบแจ้งหนี้ ยอดที่ชำระแล้ว และหนี้ที่ยังเหลืออยู่

หากแล็บของคุณรับเงินสดที่เคาน์เตอร์ กล่องเงินสด จะเปิดวันด้วยยอดเริ่มต้น และปิดวันด้วยเงินสดที่คุณนับได้ ยอดขาดหรือเกินจึงเห็นทันที คลินิกที่ขอราคาก่อนสามารถรับ ใบเสนอราคา ซึ่งออกใบแจ้งหนี้ได้ในขั้นตอนเดียวเมื่อคลินิกตอบรับ ใบเสนอราคาเปิดใช้ได้ที่ การตั้งค่า → เมนูของแอปพลิเคชัน

แล็บมีคนที่ต้องการสิ่งต่างกัน และเรื่องเงินไม่ใช่เรื่องของทุกคน ใน OPALEVI แต่ละคนมีบทบาท

• ช่างทันตกรรม: รับใบสั่งงานเข้ามา ทำงาน และส่งงานคืน เห็นใบเสนอราคา แต่ไม่เห็นเงินของแล็บ ช่างเพิ่มลูกค้าหรือออกใบแจ้งหนี้ไม่ได้
• แผนกต้อนรับ: บันทึกงานเข้าระบบ ตอบคลินิก ออกใบแจ้งหนี้ และรับชำระเงินที่เคาน์เตอร์
• การเงิน / บัญชี: ดูแลใบแจ้งหนี้ การชำระเงิน และกล่องเงินสด และอ่านรายงานทางการเงิน
• ผู้ดูแลระบบ: บริหารธุรกิจ ทั้งลูกค้า ใบสั่งงาน เงิน พนักงาน และการตั้งค่า

ปรับแต่งแต่ละบทบาทได้ทีละสิทธิ์ หากแล็บของคุณทำงานต่างออกไป ทุกคนเข้าสู่ระบบด้วยบัญชีของตนเอง จึงไม่มีใครใช้รหัสผ่านร่วมกัน และแต่ละคนทำงานด้วยภาษาของตนเองได้

ไม่ว่าคุณจะเลือก OPALEVI หรือโปรแกรมอื่น ให้ถามคำถามเหล่านี้กับทุกตัวเลือกที่คุณพิจารณา และตอบด้วยใบสั่งงานจริงของคุณ ไม่ใช่การสาธิต

ราคาเต็มพร้อมเครื่องคำนวณสำหรับทีมของคุณอยู่ที่ หน้าราคา หากต้องการรายการตรวจสอบที่กว้างขึ้นซึ่งครอบคลุมคลินิกด้วย อ่าน วิธีเลือกซอฟต์แวร์สำหรับคลินิก

การตั้งค่าแล็บใน OPALEVI ใช้เวลาเพียงหนึ่งบ่าย ไม่ใช่โครงการ หลังจากลงทะเบียนเป็นห้องปฏิบัติการทันตกรรม รายการตรวจสอบสั้น ๆ บนหน้าจอ วันนี้ จะพาคุณผ่านขั้นตอนแรก ๆ และติ๊กให้เมื่อคุณทำเสร็จ

1. 1

   เพิ่มทันตแพทย์ที่สั่งงาน

   เพิ่มแต่ละคลินิกหรือทันตแพทย์เป็นลูกค้า แค่ชื่อก็เพียงพอสำหรับเริ่มต้น รายละเอียดการติดต่อเพิ่มทีหลังได้

2. 2

   ตั้งรายการราคา

   OPALEVI เริ่มให้คุณด้วยรายการตัวอย่างสั้น ๆ (ครอบฟันพอร์ซเลน ฟันปลอมทั้งปาก ซ่อมฟันปลอม) ให้แทนที่ด้วยงานและราคาของคุณเองที่ การตั้งค่า → บริการ ก่อนออกใบแจ้งหนี้ใบแรก

3. 3

   รับใบสั่งงานแรก

   ป้อนเคสจริง ขั้นตอนของเคสจะปรากฏบนกระดานขั้นตอนการทำงานของแล็บทันทีที่คุณเพิ่ม

4. 4

   เชิญทีมของคุณ

   เพิ่มช่างและแผนกต้อนรับ พร้อมบทบาทของแต่ละคน เพื่อให้กระดานเต็มไปด้วยชื่อจริง