کلینک ریسپشن سافٹ ویئر: استقبالیہ کا دن، پہلی کال سے بند کیش باکس تک
کلینک ریسپشن سافٹ ویئر کو ایسے دن کا ساتھ دینا ہے جو شاذ ہی منصوبے کے مطابق چلتا ہے: چیک اِن کے دوران فون بجتا ہے، کوئی مریض بغیر اطلاع آ جاتا ہے، کوئی آدھی رات کو آن لائن بُک کرتا ہے، اور بند کرتے وقت دراز کا حساب پھر بھی ملنا چاہیے۔ یہ رہنما استقبالیہ کو OPALEVI میں اس دن سے گزارتا ہے، اس سمیت کہ وہ کیا دوسرے ٹولز پر چھوڑتا ہے۔
اہم نکات
- ایک کیلنڈر میں بُک کریں جو ہر معالج کا اپنا ہفتہ جانتا ہو، تاکہ ڈیسک کبھی ایسا وقت نہ دے جسے کوئی نبھا نہ سکے۔
- کالز، واک اِن، ویب سائٹ کی بکنگز اور ریفرل ایک ہی درخواستوں کی فہرست میں ہیں، سب سے پرانی پہلے۔
- مریض کو پہنچا ہوا نشان زد کرنے سے انتظار کی گھڑی شروع ہوتی ہے اور وہ معالج کی انتظار گاہ میں آ جاتا ہے۔
- ڈیسک کے پیسے تین چیزیں ہیں: ہر ادائیگی کی ایک رسید، ایک دراز جس میں صرف نقدی ہو، اور قرضوں کی فہرست۔
استقبالیہ کہاں سراغ کھو دیتا ہے، اور اسے کیا درج کرنا چاہیے
بہت سے کلینک استقبالیہ کاغذی ڈائری، فون، نقدی کے دراز اور کسی کی یادداشت پر چلاتے ہیں۔ یہ تب تک چلتا ہے جب تک دوسرا ڈاکٹر شروع نہ ہو اور جمعرات کو اوقات نہ بدل جائیں۔ پھر وہی چیزیں بگڑتی ہیں:
- ناممکن بکنگز۔ ڈائری بھول جاتی ہے کہ ایک ڈاکٹر جمعے کو دوپہر بارہ بجے چلا جاتا ہے۔
- فون کرنے والے جنہیں واپس فون نہیں ہوا۔ 09:15 کا چپکنے والا نوٹ شام 17:00 بجے بھی مانیٹر پر لگا ہے۔
- انتظار گاہ جسے کوئی پڑھ نہیں سکتا۔ پہلے کون آیا، اور کیا ڈاکٹر کو معلوم ہے؟
- دراز جس کا حساب نہیں ملتا، کیونکہ کارڈ اور نقدی ایک ساتھ گنے گئے۔
| ریکارڈ | یہ کیوں اہم ہے |
|---|---|
| ہر معالج کے کام کے اوقات | تبھی کیلنڈر ناممکن بکنگ سے انکار کر سکتا ہے۔ |
| مریض، معالج، سروس، آغاز اور اختتام | سروس کی مدت اختتام طے کرتی ہے، تاکہ اگلا وقت حقیقی ہو۔ |
| حیثیت اور پہنچنے کا وقت | انتظار ناپا جاتا ہے، اور منسوخ سطریں فائل میں رہتی ہیں۔ |
| ہر درخواست، اس کے ذریعے کے ساتھ | کوئی چیز فہرست سے باہر انتظار نہیں کرتی جب تک بُک یا بند نہ ہو۔ |
| ہر ادائیگی: رقم، طریقہ، کس نے لی | رسید، دن کی رپورٹ اور بیلنس ایک ہی سطر سے آتے ہیں۔ |
| بند کرتے وقت گنی ہوئی نقدی | کمی لکھی جاتی ہے، اس پر بحث نہیں ہوتی۔ |
استقبالیہ وہ جگہ ہے جہاں کلینک اپنے وعدے کرتا ہے۔ اچھا سافٹ ویئر یقینی بناتا ہے کہ ہر وعدہ نبھایا جا سکے۔
کلینک ریسپشن سافٹ ویئر ایک کیلنڈر سے شروع ہوتا ہے
OPALEVI میں ڈیسک کیلنڈر کے تحت کام کرتا ہے: اپائنٹمنٹس، درخواستیں اور فوری داخلہ۔ اپائنٹمنٹس میں دن، ہفتہ، مہینہ اور فہرست کے منظر ہیں۔ دن کے منظر میں ہر معالج کا کالم اس کے اوقات دکھاتا ہے، اور جن اوقات میں وہ کام نہیں کرتا وہ سائے میں ہوتے ہیں۔
یہ اوقات سیٹنگز ← اوقاتِ کار کے تحت طے ہوتے ہیں، جہاں اوقات برائے کلینک کے ہفتے اور ایک شخص کے ہفتے کے درمیان بدلتا ہے؛ جس کا اپنا ہفتہ نہ ہو وہ کلینک کے ہفتے کی پیروی کرتا ہے۔
فون کرنے والے کو بُک کرنا
خالی وقت پر کلک کرنے سے وقت اور معالج بھرے ہوئے اپائنٹمنٹ شامل کریں کھلتا ہے:
- مریض۔ ایک موجودہ مریض، یا نام، کنیت اور فون کے ساتھ نیا مریض؛ ملتی جلتی فائلیں نقل بننے سے پہلے دکھائی دیتی ہیں۔
- سروس۔ اس کی مدت اختتام کا وقت طے کرتی ہے۔
- جانچ۔ ٹکراؤ، یا معالج کے اپنے ہفتے سے باہر کا وقت، نشان زد ہوتا ہے اور محفوظ کرتے وقت رد کر دیا جاتا ہے۔
- یاد دہانی۔ جس مریض کا ای میل ایڈریس فائل میں ہو اس کے لیے مریض کو ایک دن پہلے یاد دہانی ای میل کریں پر نشان لگائیں۔
- ایک کورس۔ علاج کا کورس ایک ہی گھنٹے پر 2 سے 30 سیشن بُک کرتا ہے، یا کوئی نہیں اگر ایک ٹکرا جائے۔
جزوقتی معالجین کو ان کا اپنا ہفتہ دیں
کلینک کے کھلنے کے اوقات اپنے طور پر کبھی بکنگ رد نہیں کرتے؛ صرف معالج کا اپنا ہفتہ کرتا ہے۔ ڈیسک کے بُک کرنا شروع کرنے سے پہلے اسے درج کریں۔
تصدیق شدہ، پہنچا، دیکھ لیا
بکنگز تصدیق کریں، پہنچا، دیکھ لیا اور حاضر نہیں ہوا سے گزرتی ہیں۔ فلٹر (متوقع، غیر تصدیق شدہ، کلینک میں، مکمل، نہیں آئے) دن کی شکل بدل دیتے ہیں؛ غیر تصدیق شدہ صبح کی فون فہرست ہے۔ منتقل کریں وقت بدلتا ہے، منسوخ کریں سطر کو فائل میں رکھتا ہے، بحال کریں اسے واپس لاتا ہے جب تک وقت خالی ہو، اور آمد واپس لیں کسی وزٹ کے شروع ہونے سے پہلے غلط کلک ٹھیک کرتا ہے۔
واپس کرنے کی کالز اور کلینک کے اپنے صفحے سے بکنگز
کچھ درخواستیں موقع پر بُک نہیں ہو سکتیں: فون کرنے والے کو شفٹ دیکھنی ہے، یا پیغام “اگلے ہفتے کوئی بھی صبح” مانگتا ہے۔ وہ درخواستیں میں انتظار کرتی ہیں: درخواست شامل کریں درج کرتا ہے کہ کون مانگ رہا ہے، کیسے آئی (فون، واک اِن، ویب سائٹ یا باہر کا ریفرل) اور کیا چاہیے۔ کھلی درخواستیں سب سے پرانی پہلے رہتی ہیں، واپس فون کیا، اپائنٹمنٹ بک کریں اور بند کریں کے ساتھ، جو وجہ پوچھتا ہے۔
آن لائن بکنگ
ہر کلینک اپنا صفحہ شائع کر سکتا ہے، جسے ایڈمنسٹریٹر کلینک کی ویب سائٹ کے تحت ترتیب دیتا ہے۔ اشاعت اور بکنگ میں آن لائن بکنگ قبول کریں بکنگ آن کرتا ہے، اور قریب ترین بکنگ اور سب سے دور کی بکنگ پیشگی اطلاع اور افق طے کرتے ہیں۔ صرف وہ سروسز بُک ہو سکتی ہیں جن پر آن لائن قابلِ بکنگ کا نشان ہو اور جو صفحے پر دکھائے گئے معالج دیتے ہوں۔
وزیٹر سروس، ایک معالج یا کوئی بھی دستیاب، اور ڈیسک کے اپنے کیلنڈر سے ایک خالی وقت چنتے ہیں، پھر فون نمبر یا ای میل چھوڑتے ہیں۔
بکنگ کی خودکار تصدیق کریں بند ہو تو بکنگز درخواستیں میں آتی ہیں اور ریسپشن کو گھنٹی میں اطلاع ملتی ہے؛ ایک کو بُک کرنے سے اس وزیٹر کو تصدیقی ای میل جاتی ہے جس نے پتہ چھوڑا ہو۔ آن ہو تو وقت سیدھا کیلنڈر میں تصدیق شدہ کے طور پر چلا جاتا ہے۔ دونوں صورتوں میں چیک اِن پر ڈیسک آن لائن بک — مریض منسلک کریں سے صحیح فائل جوڑتا ہے۔ پتہ اور QR کوڈ کے تحت صفحے کا QR کوڈ کاؤنٹر کے لیے چھاپنے کی تصویر کی صورت میں ڈاؤن لوڈ ہوتا ہے۔
واک اِن، آمد اور انتظار گاہ
فوری داخلہ بغیر وقت لیے آنے والے کو ایک ہی فارم پر داخل کرتا ہے۔ نام، فون یا کوڈ سے ڈھونڈنے کے لیے دیکھیں: مریض کو تلاش کریں۔ اور اگر مریض نیا ہو: ایک نئے مریض کو رجسٹر کریں۔ جب لکھا ہوا نام موجودہ فائلوں سے ملے تو OPALEVI ہر امیدوار کے کوڈ، تاریخِ پیدائش اور آخری وزٹ کے ساتھ پوچھتا ہے یہ کون سی فائل ہے؟ اور ڈیسک نقل بنانے کی جگہ یہ وہ ہیں۔ دباتا ہے۔
اس کے بعد وزٹ شروع کریں۔ وزٹ کھولتا ہے، یا قطار میں شامل کریں۔ مریض کو معالج کے پہلے خالی آدھے گھنٹے میں پہنچا ہوا نشان زد کرتا ہے اور معالج کو بتاتا ہے۔ استقبالیہ شعبے کا صفحہ دکھاتا ہے کہ ڈیسک دوسرے شعبوں کے ساتھ کیسے بیٹھتا ہے۔
ایک اسکرین پر دن
آج، ڈیسک کی پہلی اسکرین، ریسپشن کو دوسرے حصوں کے ساتھ یہ حصے دکھاتی ہے:
- انتظار گاہ میں، سب سے لمبا انتظار پہلے، بیس منٹ بعد سرخ۔
- جلد پہنچ رہا ہے۔ اگلے دو گھنٹے۔
- تصدیق کرنا، ہفتے کی غیر تصدیق شدہ بکنگز، ہر ایک تصدیق کریں کے ساتھ۔
- اپائنٹمنٹ کی درخواستیں جو ابھی کھلی ہیں۔
- میز پر بلا معاوضہ، آج کے وہ وزٹس جن پر ابھی رقم واجب ہے۔
- نہیں آیا، بشمول وہ بکنگز جو پندرہ منٹ سے زیادہ پہلے بغیر آمد کے ختم ہو گئیں۔
ان کے اوپر کلینک کی قطار گنتی ہے کہ کون انتظار میں ہے اور کون معالج کے ساتھ ہے، واک اِن مریض (بغیر اپائنٹمنٹ) کے بٹن کے برابر؛ اسکرین ہر 20 سیکنڈ میں تازہ ہوتی ہے۔ معالج کو بھیجیں پہنچے ہوئے مریض کو معالج کی فہرست میں ڈالتا ہے، اور جس نرس نے حیاتی علامات لی ہوں وہ ڈاکٹر کے لیے تیار درج کریں دباتی ہے۔
ریسپشن کیا پڑھ سکتا ہے
ڈیفالٹ استقبالیہ کردار بُک کرتا ہے، منسوخ کرتا ہے، وزٹ کھولتا ہے اور ادائیگی لیتا ہے، لیکن حیاتی علامات درج نہیں کر سکتا اور نہ طبی ریکارڈ لکھ سکتا ہے، اور کچھ نہیں پڑھتا جب تک کلینک استقبالیہ مریضوں کے دورے کی تاریخ دیکھ سکتا ہے۔ کو سیٹنگز ← دیگر ترتیبات کے تحت آن نہ کرے۔ اسپیشلٹی کی پرائیویسی گائنی کالوجی سافٹ ویئر میں بیان ہوئی ہے۔
ادائیگیاں، رسیدیں، کیش باکس اور جو ابھی واجب ہے
ہر ادائیگی کی رسید
وزٹ پر ادائیگی کریں سے ادائیگی لیں، یا مریض کی فائل پر، جہاں ایک رقم سب سے پرانے غیر ادا شدہ وزٹس کو پہلے پورا کرتی ہے؛ پیشگی ادائیگی کام سے پہلے رقم لیتی ہے۔ رسید پرنٹ کریں کلینک کے کاروباری نمبر، وزٹ، طریقے اور کل رقم کے ساتھ ادائیگی کی رسید دیتا ہے، PDF کے طور پر یا ای میل سے بھی۔ واپسی، کسی ایسے شخص کی طرف سے جسے اجازت ہو، وجہ کے ساتھ ایک نئی سطر ہے؛ کچھ حذف نہیں ہوتا۔
کیش باکس میں صرف نقدی ہوتی ہے
یومیہ کیش باکس دن شروع کریں اور ایک ابتدائی رقم سے شروع ہوتا ہے؛ رقم کی آمد یا اخراج شامل کریں ہاتھ سے سنبھالی گئی نقدی درج کرتا ہے۔ دن بند کریں گنی ہوئی نقدی مانگتا ہے اور دکھاتا ہے کہ دراز کا حساب ملتا ہے، کم ہے یا زیادہ، چھاپنے کے لیے ایکس رپورٹ، زیڈ رپورٹ اور روزانہ رپورٹ کے ساتھ۔ دراز میں صرف نقدی جاتی ہے: کارڈ اور ٹرانسفر کی ادائیگیاں ہر رپورٹ میں اپنے طریقے کے تحت آتی ہیں، اس لیے کارڈ کی آمدنی گنتی کو کبھی کم نہیں کرتی۔
کلینک کا قرض ابھی کس پر ہے
بقایا بیلنس فہرست کرتا ہے کہ مریضوں پر کیا واجب ہے، سب سے پرانا قرض پہلے، اور 30 دن سے اوپر کی ہر چیز تاخیر شدہ نشان زد۔ نام، کوڈ، فون یا انوائس نمبر سے تلاش کریں اور وصول کریں دبائیں؛ ادائیگی وصول کریں اسے درج کرتا ہے اور رسید پیش کرتا ہے۔ ہر جمعے اس فہرست کے ساتھ آدھا گھنٹہ زیادہ تر رپورٹوں سے بہتر ہے۔
مالیاتی نظام نہیں
OPALEVI کی رسید کلینک کا اپنا ریکارڈ ہے۔ وہ مالیاتی رسیدیں نہیں چھاپتا، کسی مالیاتی پرنٹر یا کارڈ ٹرمینل سے نہیں جڑتا اور انشورنس کے دعوے نہیں بھیجتا؛ وہ مالیاتی آلہ یا سروس رکھیں جو آپ کے ملک کو درکار ہو۔
انوائس شروع سے آن ہیں: وزٹ کے اگلے اقدامات اس وزٹ کا انوائس بنائیں کے ساتھ فالو اپ اپائنٹمنٹ طے کریں بھی پیش کرتے ہیں۔ جو کلینک انوائس نہیں بناتا وہ ماڈیول سیٹنگز ← ایپلی کیشن کے مینو کے تحت بند کر دیتا ہے۔
ریسپشن سافٹ ویئر چننے سے پہلے کے سوالات
خریداری کی پوری چیک لسٹ کلینک سافٹ ویئر کیسے چنیں میں ہے۔ ڈیسک کے لیے ہر پروگرام کو ایک حقیقی صبح سے گزاریں:
| امتحان | اچھا کیسا ہوتا ہے | OPALEVI |
|---|---|---|
| ڈاکٹر کے اوقات سے باہر بُک کریں | رد، شخص بہ شخص۔ | جی ہاں، جب معالج کا اپنا ہفتہ ہو۔ |
| ایک وقت پر دو مریض بُک کریں | اسکرین پر اور محفوظ کرتے وقت رد۔ | جی ہاں۔ |
| واک اِن کو داخل کریں | ایک اسکرین، نقل کی وارننگ کے ساتھ۔ | جی ہاں: فوری داخلہ۔ |
| مریضوں کو آن لائن بکنگ کرنے دیں | آپ کی سروسز اور پیشگی اطلاع کی مدت، تصدیق شدہ یا نہیں۔ | جی ہاں: کلینک کا اپنا صفحہ۔ |
| مریض کو یاد دلائیں | ایسی یاد دہانی جس پر مریض راضی ہو۔ | جی ہاں: ایک دن پہلے ای میل۔ |
| دراز بند کریں | صرف نقدی کی گنتی۔ | جی ہاں۔ |
| ریسپشن کو طبی نوٹ سے دور رکھیں | ایسا کردار جو صرف بُک کرے اور پیسے لے۔ | جی ہاں، ڈیفالٹ کے طور پر۔ |
| مالیاتی رسید چھاپیں یا انشورنس کا دعویٰ بھیجیں | جو بھی آپ کے ملک کو درکار ہو۔ | نہیں: اپنا مالیاتی آلہ یا سروس رکھیں۔ |
| کارڈ سے چارج کریں | ٹرمینل کا انضمام، یا سادہ انکار۔ | نہیں: کارڈ کی ادائیگیاں درج ہوتی ہیں، چارج نہیں۔ |
ڈینٹل پریکٹس چلاتے ہیں؟ ڈینٹل پریکٹس سافٹ ویئر دیکھیں۔ جانوروں کا علاج کرتے ہیں؟ ویٹرنری پریکٹس سافٹ ویئر پڑھیں۔ یہ ڈیسک کے ٹولز کلینکس کے لیے OPALEVI کا حصہ ہیں؛ باقی فیچرز کے صفحے پر ہے، اور فی عملہ رکن قیمت قیمتوں کے صفحے پر۔
OPALEVI میں ڈیسک کا پہلا ہفتہ
رجسٹر کرنے کے بعد پہلے اقدامات، جو آج پر ہے، ترتیب کے کام گنواتا ہے:
اوقات طے کریں
کلینک کا ہفتہ، پھر ہر جزوقتی معالج کا اوقات برائے کے تحت۔
سروسز شامل کریں
قیمتوں اور مدتوں کے ساتھ، تاکہ بکنگز وہیں ختم ہوں جہاں علاج ختم ہوتے ہیں۔
ڈیسک کو مدعو کریں
ہر ریسپشنسٹ کو اس کے اپنے اکاؤنٹ اور ریسپشن کردار کے ساتھ۔
پہلا دن کھولیں
ہر ادائیگی OPALEVI میں لیں، پھر کیش باکس حقیقی گنتی کے ساتھ بند کریں۔
صفحہ شائع کریں
قابلِ بکنگ سروسز پر نشان لگائیں، اپنے معالجین دکھائیں اور QR کوڈ چھاپیں۔
ایک ہفتے کے لیے دو ڈائریاں رکھیں
پانچ دن ہر کال OPALEVI میں اور کاغذ پر بھی بُک کریں۔ اگر OPALEVI ہر اپائنٹمنٹ رکھے اور دراز ہر شام ملے تو کاغذ ریٹائر کر دیں۔
اکثر پوچھے جانے والے سوالات
کلینک ریسپشن سافٹ ویئر کیا ہے؟
کلینک کے استقبالیہ کے لیے ایک پروگرام: اپائنٹمنٹ کیلنڈر، فون کرنے والوں اور کلینک کی ویب سائٹ سے درخواستیں، چیک اِن اور واک اِن، انتظار گاہ اور کاؤنٹر پر لی گئی رقم، سب ایک ایسے ریکارڈ میں جو پوری ٹیم بانٹتی ہے، ڈائری، چپکنے والے نوٹوں اور کیش بک کی جگہ۔
کیا ریسپشن مریضوں کے طبی نوٹ دیکھ سکتا ہے؟
ڈیفالٹ کے طور پر نہیں۔ OPALEVI میں ریسپشن کا کردار بُک کرتا ہے، وزٹ کھولتا ہے اور ادائیگی لیتا ہے، طبی ریکارڈ کبھی نہیں لکھتا، اور طبی ریکارڈ تبھی پڑھتا ہے جب کلینک “استقبالیہ مریضوں کے دورے کی تاریخ دیکھ سکتا ہے۔” آن کرے۔ کرداروں کو اجازت بہ اجازت ٹھیک کیا جا سکتا ہے۔
کیا مریض آن لائن اپائنٹمنٹ بُک کر سکتے ہیں؟
جی ہاں۔ کلینک اپنا صفحہ شائع کر سکتا ہے جہاں وزیٹر سروس، ایک معالج یا کوئی بھی دستیاب، اور اصل کیلنڈر سے ایک خالی وقت چنتے ہیں۔ کلینک طے کرتا ہے کہ بکنگز فوراً تصدیق شدہ ہوں یا درخواستوں کے طور پر ڈیسک پر انتظار کریں۔
کیا OPALEVI مریضوں کو ان کی اپائنٹمنٹس یاد دلاتا ہے؟
جی ہاں۔ مریض کو ایک دن پہلے یاد دہانی ای میل کی جا سکتی ہے: کسی ایسے شخص کو بُک کرتے وقت جس کا ای میل ایڈریس فائل میں ہو “مریض کو ایک دن پہلے یاد دہانی ای میل کریں” پر نشان لگائیں۔ خانہ نشان کے ساتھ شروع ہوتا ہے یا نہیں، یہ مریض کی فائل کے مطابق ہے۔
کیا یہ ٹیبلیٹ یا فون پر چلتا ہے؟
چلتا ہے، کسی بھی کمپیوٹر، ٹیبلیٹ یا فون کے براؤزر میں، کچھ انسٹال کیے بغیر۔ چھوٹی اسکرینوں پر اوپر کے مینو کی جگہ نیچے ایک بار آتی ہے۔
OPALEVI کی قیمت کیسے طے ہوتی ہے، اور کیا ہم آزما سکتے ہیں؟
OPALEVI استعمال کرنے والے ہر عملے کے رکن کے حساب سے؛ مریض، اپائنٹمنٹس اور شعبے قیمت نہیں بدلتے۔ مفت آزمائش کو کارڈ نہیں چاہیے، اور جو کلینک سبسکرائب نہ کرے وہ کچھ نہیں دیتا: اس کے ریکارڈ صرف پڑھنے کے لیے ہو جاتے ہیں، کچھ حذف نہیں ہوتا۔ اعداد قیمتوں کے صفحے پر ہیں۔
