როგორ ავირჩიოთ პროგრამა მცირე კლინიკისთვის ან სტომატოლოგიური კაბინეტისთვის: 12 კითხვა გადახდამდე

კლინიკის თითოეულ პროგრამას ფუნქციების გრძელი სია აქვს და უმეტესობა ქაღალდზე ერთმანეთს ჰგავს. მათ განასხვავებს ის, თუ როგორ გრძნობთ მათ ორშაბათს 8:30-ზე, როცა მიღებასთან სამი ადამიანი დგას, ტელეფონი რეკავს და პირველი პაციენტი უკვე სავარძელშია.

ამიტომ, ნებისმიერი პროგრამის ნახვამდე ჩაწერეთ თქვენი დღე. ამას ოცი წუთი სჭირდება და არასწორი არჩევანისგან დაგიცავთ:

• ვინ რას აკეთებს? მიღება, ექიმები, ექთნები ან ასისტენტები, ვინც ფულს იღებს, და მეპატრონე.
• როგორ გაკავშირდებიან პაციენტები? ტელეფონით, უშუალოდ მისვლით, შეტყობინებით ან ონლაინ.
• როგორ გიხდიან? ნაღდი ფულით მაგიდასთან, ბარათით, საბანკო გადარიცხვით, განვადებით ან მკურნალობის დასრულების შემდეგ.
• რას აძლევთ ბუღალტერს თვის ბოლოს და რა ფორმით?
• რა გამოდის დღეს ცუდად? დაკარგული ჩანაწერები ვიზიტზე, გადაუხდელი ბალანსები, ჩანაწერები, რომლებსაც ვერავინ კითხულობს, სალარო, რომელიც არ ჯდება.

სწორი პროგრამა აქრობს იმას, რაც დღეს თქვენს კლინიკაში ცუდად მიდის. ფუნქცია, რომელსაც არასოდეს გამოიყენებთ, არჩევის მიზეზი არ არის.

დაუსვით ეს კითხვები ყველა პროგრამას, რომელსაც განიხილავთ. ისინი ერგება ზოგად პრაქტიკას, სპეციალიზებულ კლინიკას, სტომატოლოგიურ კაბინეტს და პატარა საავადმყოფოს განყოფილებას. კარგი გამყიდველი მათ მარტივად, წერილობით პასუხობს, „ეს დამოკიდებულია“-ს გარეშე.

1. ნამდვილად შეინახავენ თქვენი ექიმები ჩანაწერს მასში?

კლინიკის პროგრამა პაციენტის ჩანაწერზეა დამოკიდებული. თუ ექიმებს ნელი ეჩვენებათ, ისინი ქაღალდს დაუბრუნდებიან და ყველა ანგარიში, რომელსაც ელოდით, ცარიელი იქნება. მოითხოვეთ ერთი ფაილი თითო პაციენტზე, რომელშიც ყველა ვიზიტი, დოკუმენტი და გადახდაა; გაფრთხილება, სანამ ერთი და იგივე ადამიანი ორჯერ დარეგისტრირდება; სწრაფი ძებნა სახელით, კოდით ან ტელეფონით; და ჩანაწერები, რომლებიც თითოეულ განყოფილებას ერგება, მაგალითად, სტომატოლოგიაში კბილების სქემა, ისე, რომ ყველას არ მოუწიოს ისეთი ველების გავლა, რომლებიც მისთვის აზრს მოკლებულია.

2. კალენდარი ემთხვევა თქვენს ჩაწერის წესს და ახსენებს პაციენტებს?

შეამოწმეთ დღის, კვირისა და თვის ხედები თითო ექიმზე, სამუშაო საათები, რომლებსაც კალენდარი ითვალისწინებს, უშუალოდ მოსულების სწრაფი მიღება და, თუ გსურთ, ონლაინ ჩაწერა თქვენი საკუთარი გვერდიდან. შემდეგ ჰკითხეთ, როგორ ახსენებენ პაციენტებს: ელფოსტით, SMS-ით ან WhatsApp-ით, მხოლოდ პაციენტის თანხმობით და რა ღირს თითო შეტყობინება. გამოტოვებული ვიზიტი დაკარგული შემოსავალია; შეხსენებები მისი დაბრუნების ერთ-ერთი ყველაზე იაფი გზაა.

3. ინვოისები შეესაბამება თქვენს წესებს?

ინვოისი იურიდიული დოკუმენტია და არა ამობეჭდილი ფურცელი. მასზე უნდა იყოს თქვენი ბიზნესის სახელი, მისამართი და საიდენტიფიკაციო ნომერი (საგადასახადო ან კომპანიის რეგისტრაციის ნომერი, რომელსაც თქვენი ქვეყანა იყენებს), უნდა ინომრებოდეს გაუწყვეტელი თანმიმდევრობით და გაცემის შემდეგ წაშლა შეუძლებელი უნდა იყოს, მხოლოდ გაუქმება. ჰკითხეთ, შეგიძლიათ თუ არა მკურნალობამდე პროფორმა-ინვოისის ან ხარჯთაღრიცხვის გაცემა, საკუთარი დღგ-ს განაკვეთების დაყენება (ან მათ გარეშე, თუ თქვენი მომსახურება გათავისუფლებულია) და ინვოისების PDF-ად ელფოსტით გაგზავნა.

4. დღის ბოლოს გეცოდინებათ, სად არის ფული?

მცირე კლინიკები იშვიათად კარგავენ ფულს თაღლითობით; ისინი მას კარგავენ ბალანსებზე, რომლებსაც არავინ მიჰყვება. მოითხოვეთ ყოველდღიური სალარო, რომელსაც საწყისი თანხით ხსნით და თქვენ მიერ დათვლილი ნაღდი ფულით ხურავთ, დღის ბოლოს ანგარიშებით, რომლებსაც თქვენი ბუღალტერი ცნობს, და გადაუხდელი ბალანსების სია უძველესიდან დაწყებული, რომელსაც ვიღაც ყოველ პარასკევს გადაუვლის. ბარათითა და გადარიცხვით გადახდები მეთოდის მითითებით უნდა ჩაიწეროს, დაბრუნებები კი — რამის წაშლის გარეშე შესაძლებელი უნდა იყოს.

5. თითოეულს მხოლოდ ის ჩანს, რაც მისი საქმისთვისაა საჭირო?

მიღებას კალენდარი და ფული სჭირდება და არა კლინიკური ჩანაწერები. ფინანსებს ინვოისები სჭირდება და არა დიაგნოზები. მოითხოვეთ გასაგები როლები (ადმინისტრატორი, ექიმი, ექთანი ან ასისტენტი, მიღება, ფინანსები), რომლებიც შეგიძლიათ მოარგოთ, და პირადი ანგარიში ყველასთვის. საერთო შესვლა შეუძლებელს ხდის იმის გარკვევას, ვინ რა შეცვალა, და ისინი მცირე კაბინეტის ერთ-ერთი ყველაზე გავრცელებული სუსტი წერტილია.

6. როგორ იცავს პაციენტის მონაცემებს და შეუძლია გამყიდველს დაამტკიცოს?

ჯანმრთელობის ინფორმაცია უმეტესი ქვეყნის მონაცემთა დაცვის კანონებით მგრძნობიარე პერსონალური მონაცემია, მაგალითად, ევროკავშირის მონაცემთა დაცვის ზოგადი რეგულაციით (გარე ბმული). კლინიკა ამაზე პასუხისმგებელი რჩება მაშინაც, როცა მონაცემებს პროგრამა ინახავს. ამიტომ ჰკითხეთ:

• არსებობს მონაცემთა დამუშავების ხელშეკრულება, გამოქვეყნებული ან ხელმოწერილი, რომელიც ამბობს, სად ინახება მონაცემები და რომელი პროვაიდერები ამუშავებენ მათ?
• თითოეული კლინიკის ჩანაწერები სხვა კლინიკების ჩანაწერებისგან გამოყოფილად ინახება?
• პაროლები ინახება მხოლოდ ჰეშის სახით და ყველა კავშირი HTTPS-ს იყენებს?
• შეუძლია თითოეულ ადამიანს ორეტაპიანი ვერიფიკაციის ჩართვა და შეიძლება ეკრანის დაბლოკვა, როცა ვინმე გადის?
• არსებობს ქმედებების ჟურნალი, რომლის შეცვლაც არავის შეუძლია?
• რა სიხშირით იქმნება მონაცემების სარეზერვო ასლები და რამდენ ხანს ინახება ისინი?

7. ის თქვენი გუნდის ენაზეა?

პროგრამა, რომელსაც თანამშრომლები ნახევრად ესმით, ნახევრად შევსებულ ჩანაწერებს იძლევა. ჰკითხეთ, მთელი ინტერფეისი, არა მხოლოდ მენიუები, თქვენს ენაზეა თუ არა, იბეჭდება თუ არა მასზე პაციენტის დოკუმენტები და ინვოისები და შეუძლია თუ არა შერეულ გუნდს სხვადასხვა ენაზე მუშაობა — მაგალითად, მიღებაზე ერთ ენაზე და სტუმარი სპეციალისტისთვის ინგლისურად, ან ყველას ერთ ენაზე, თუ ასე გირჩევნიათ.

8. მუშაობს იმაზე, რაც უკვე გაქვთ?

პროგრამა, რომელიც ბრაუზერში მუშაობს, მუშაობს კომპიუტერებზე, პლანშეტებსა და ტელეფონებზე, რომლებიც უკვე გაქვთ, თავად განახლდება და კარადაში სერვერი არ სჭირდება. ჰკითხეთ, უნდა დაინსტალირდეს თუ არა რამე, გამოსადეგია თუ არა ტელეფონზე და რა მოხდება, როცა ინტერნეტკავშირი გაითიშება; ტელეფონის მობილური ცხელი წერტილი ნებისმიერი კლინიკისთვის იაფი და გონივრული სარეზერვო ვარიანტია.

9. შეგიძლიათ თქვენი მონაცემებით წახვიდეთ?

იმის კითხვის საუკეთესო დრო, როგორ წახვალთ, მისვლამდეა. ჰკითხეთ, როგორ შეიტანთ არსებულ პაციენტებს (მაგალითად, ცხრილიდან იმპორტით), რის ექსპორტს შეძლებთ თავად ნებისმიერ დროს, რას გამოგიგზავნით გამყიდველი თხოვნით და რა ბედი ეწევა თქვენს მონაცემებს, თუ ანგარიშს დახურავთ. პასუხები პირობებში უნდა იყოს და არა გამყიდველის დაპირებაში.

10. შეგიძლიათ ფასის წინასწარ განჭვრეტა?

კლინიკის პროგრამის ფასი დგინდება თითო მომხმარებელზე, თითო პაციენტზე, თითო მოდულზე ან თითო ლოკაციაზე და სხვაობები ჯამდება. ჰკითხეთ, ზუსტად რა ითვლება, ღირს თუ არა დამატებით პაციენტები, განყოფილებები და ლოკაციები, რა ღირს შეხსენების შეტყობინებები, არის თუ არა წლიური ფასდაკლება და როგორ იცვლება ფასი, როცა კიდევ ერთ ადამიანს აიყვანთ. გამოთვალეთ თქვენი ფასი დღევანდელი დღისთვის და ორი წლის შემდეგისთვის.

11. ვინ გპასუხობთ, როცა რამე არასწორად მიდის?

ჰკითხეთ, როგორ დაუკავშირდებით მხარდაჭერას (ელფოსტა, ტელეფონი, WhatsApp, ფორმა), რომელ ენაზე და რა სისწრაფით. შემდეგ საცდელ პერიოდში რეალური კითხვით შეამოწმეთ. პროგრამაში ჩაშენებული დახმარების გზამკვლევი, დაწერილი კლინიკის პერსონალისთვის და არა პროგრამისტებისთვის, დღიურ კითხვათა უმეტესობას პასუხობს, სანამ ვინმეს დარეკვა მოუწევს.

12. საცდელი პერიოდი საშუალებას გაძლევთ, დაამტკიცოთ?

დემო გამყიდველის საუკეთესო დღეს აჩვენებს. საცდელი პერიოდი — თქვენსას. მოითხოვეთ უფასო საცდელი პერიოდი ბარათის გარეშე, ყველა ფუნქციით, რისთვისაც გადაიხდიდით, საკმარისად გრძელი, რომ ორი რეალური კვირა გაატაროთ, და მკაფიო პასუხი იმაზე, რა მოხდება მისი დასრულებისას.

• ფასს გაყიდვების ზარის გარეშე ვერ გებულობთ. თუ ფასი იმაზეა დამოკიდებული, ვინ ეკითხება, განახლებისას შეიცვლება.
• დემო სრულყოფილ სანიმუშო მონაცემებს იყენებს და საკუთარი მონაცემებით გამოცდის უფლება არ გაქვთ.
• მონაცემების გამოტანა დამატებით ფასიანია, ან არავინ წერს წერილობით, როგორ მუშაობს ის.
• საერთო შესვლას გირჩევენ ლიცენზიების დასაზოგად.
• ვერავინ გეუბნებათ, სად ინახება თქვენი მონაცემები ან რომელი კომპანიები ამუშავებენ მათ.
• ინვოისებისა და კანონის შესახებ ყველა კითხვას პასუხობენ: „ჩვენი ყველა კლიენტი იყენებს“.

უმეტესი საცდელი პერიოდი წარუმატებელია, რადგან მას არავინ გეგმავს: ანგარიში იხსნება, ვიღაც შუადღეს ათვალიერებს, ორი კვირის შემდეგ კი გადაწყვეტილება შეგრძნებით მიიღება. ამის ნაცვლად გამოიყენეთ ეს გეგმა:

1. 1

   დღე 1: მოაწესრიგეთ საფუძვლები

   შეიყვანეთ თქვენი ბიზნესის მონაცემები, სამუშაო საათები, მომსახურებები და ფასები. მოიწვიეთ ორი ან სამი კოლეგა მათი რეალური როლებით.

2. 2

   დღე 2: შეიტანეთ რეალური პაციენტები

   შემოიტანეთ პაციენტების ცხრილი ან ხელით დაამატეთ ამ კვირის პაციენტები.

3. 3

   დღეები 3-დან 7-მდე: გაატარეთ რეალური კვირა

   ყველა ვიზიტი ჩაწერეთ ახალ სისტემაში თქვენს მოქმედ სისტემასთან ერთად. აღრიცხეთ ვიზიტები, მიიღეთ გადახდები, ყოველდღე გახსენით და დახურეთ სალარო.

4. 4

   დღე 8: გასცით ინვოისები და შეჯერდით

   გასცით კვირის ინვოისები და ჯამები შეადარეთ იმას, რაც იცით, რომ აიღეთ. ისინი ზუსტად უნდა დაემთხვეს.

5. 5

   დღეები 9 და 10: დასვით რთული კითხვები

   შედით როგორც მიღება: ხედავთ კლინიკურ ჩანაწერებს, რომლებიც არ უნდა გენახათ? გააკეთეთ პაციენტების ექსპორტი ცხრილში. მხარდაჭერას გაუგზავნეთ რეალური კითხვა და გაზომეთ პასუხის დრო.

6. 6

   დღეები 11 და 12: აჩვენეთ ბუღალტერს

   დაბეჭდეთ ანგარიშები და ერთი ინვოისი და ჰკითხეთ, აქვს თუ არა ის, რაც ბუღალტერს სჭირდება.

7. 7

   დღეები 13 და 14: ერთად გადაწყვიტეთ

   შეაფასეთ პროგრამა ქვემოთ მოცემული ფურცლით და ჰკითხეთ მათ, ვინც მას ყოველდღე იყენებდა. მათი პასუხი თქვენსაზე მეტს ნიშნავს.

თითოეულ სფეროს მიანიჭეთ 0, 1 ან 2 ქულა და უფრო მეტი წონა მიანიჭეთ იმას, რაც თქვენი კლინიკისთვის უფრო მნიშვნელოვანია. პროგრამამ, რომელმაც ინვოისებში, როლებსა თუ მონაცემთა დაცვაში 0 მიიღო, სხვა არაფერში არ უნდა გაიმარჯვოს.

OPALEVI ჩვენ ვაკეთებთ, ამიტომ აქ ჩვენი პასუხებია, იმათიც, რომლებიც „არა“-ა. შეაფასეთ ისინი იმავე ფურცლით, რომელსაც ყველა დანარჩენისთვის იყენებთ.

ხელმძღვანელობთ დენტალურ ლაბორატორიას და არა კლინიკას? წაიკითხეთ დენტალური ლაბორატორიის პროგრამა: ყველა შეკვეთა შეკვეთიდან გადახდილ ინვოისამდე, ან ნახეთ OPALEVI სტომატოლოგიური კლინიკებისთვის, კერძო პრაქტიკებისთვის და კლინიკებისთვის.