ছোট ক্লিনিক বা ডেন্টাল প্র্যাক্টিসের জন্য সফটওয়্যার কীভাবে বাছবেন: টাকা দেওয়ার আগে ১২টি প্রশ্ন

প্রতিটি ক্লিনিক প্রোগ্রামের ফিচারের তালিকা লম্বা, আর কাগজে বেশির ভাগই একরকম দেখায়। তাদের আলাদা করে সোমবার সকাল 8:30-এ কেমন লাগে সেটা, যখন রিসেপশন ডেস্কে তিনজন দাঁড়িয়ে, ফোন বাজছে এবং প্রথম রোগী ইতিমধ্যে চেয়ারে বসে আছেন।

তাই কোনো সফটওয়্যার দেখার আগে আপনার দিনটি লিখে ফেলুন। এতে বিশ মিনিট লাগে, আর ভুল পছন্দ থেকে এটি আপনাকে বাঁচাবে:

• কে কী করে? রিসেপশন, চিকিৎসক, নার্স বা সহকারী, যিনি টাকা নেন, এবং মালিক।
• রোগীরা আপনার কাছে কীভাবে পৌঁছান? ফোনে, সরাসরি এসে, বার্তা পাঠিয়ে, বা অনলাইনে।
• আপনি টাকা পান কীভাবে? ডেস্কে নগদ, কার্ড, ব্যাংক ট্রান্সফার, কিস্তিতে, বা চিকিৎসা শেষ হওয়ার পর।
• মাস শেষে আপনার হিসাবরক্ষকের হাতে কী তুলে দেন, এবং কোন আকারে?
• আজ কী ভুল হয়? হারিয়ে যাওয়া অ্যাপয়েন্টমেন্ট, অনাদায়ী বকেয়া, কেউ পড়তে পারে না এমন নোট, মিলছে না এমন ক্যাশ ড্রয়ার।

সঠিক প্রোগ্রাম সেই জিনিসগুলো দূর করে, যা আজ আপনার ক্লিনিকে ভুল হচ্ছে। যে ফিচার আপনি কখনও ব্যবহার করবেন না, তা কোনো কিছু বাছার কারণ নয়।

বিবেচনাধীন প্রতিটি প্রোগ্রামকে এই প্রশ্নগুলো করুন। এগুলো সাধারণ চিকিৎসা প্র্যাক্টিস, বিশেষজ্ঞ ক্লিনিক, ডেন্টাল প্র্যাক্টিস বা ছোট হাসপাতাল বিভাগ, সবার জন্য খাটে। ভালো বিক্রেতা এগুলোর উত্তর দেন সোজাসুজি, লিখিতভাবে, “এটা নির্ভর করে” ছাড়া।

1. আপনার চিকিৎসকরা কি সত্যিই এতেই রেকর্ড রাখবেন?

ক্লিনিক সফটওয়্যারের বাঁচা-মরা নির্ভর করে রোগীর রেকর্ডের ওপর। চিকিৎসকরা ধীর মনে করলে তাঁরা কাগজে ফিরে যান, আর যে রিপোর্টের আশা করেছিলেন তার সবই ফাঁকা থাকে। চান প্রতি রোগীর জন্য একটি ফাইল, যাতে প্রতিটি ভিজিট, নথি ও পেমেন্ট আছে; একই ব্যক্তিকে দুবার নিবন্ধন করার আগে সতর্কবার্তা; নাম, কোড বা ফোন দিয়ে দ্রুত খোঁজা; এবং প্রতিটি বিভাগের উপযোগী রেকর্ড, যেমন দন্তচিকিৎসায় টুথ চার্ট, যাতে সবাইকে এমন ঘরের মধ্য দিয়ে যেতে না হয় যা তাঁদের কাছে অর্থহীন।

2. ক্যালেন্ডার কি আপনার বুকিংয়ের পদ্ধতির সঙ্গে মেলে, আর রোগীদের মনে করিয়ে দেয় কি?

প্রতি চিকিৎসকের জন্য দিন, সপ্তাহ ও মাসের ভিউ, ক্যালেন্ডার যে কর্মঘণ্টা মেনে চলে, সরাসরি আসা রোগী নেওয়ার দ্রুত উপায়, এবং চাইলে আপনার নিজের পাতা থেকে অনলাইন বুকিং দেখে নিন। তারপর জিজ্ঞাসা করুন রোগীদের স্মরণ করানো হয় কীভাবে: ইমেল, SMS বা WhatsApp-এ, শুধু রোগীর সম্মতিতে, এবং প্রতি বার্তায় কত খরচে। না-আসা অ্যাপয়েন্টমেন্ট মানে হারানো আয়; সেটা ফেরানোর সবচেয়ে সস্তা উপায়গুলোর একটি স্মরণ করিয়ে দেওয়া।

3. ইনভয়েস কি আপনার নিয়মের সঙ্গে মেলে?

ইনভয়েস একটি আইনি নথি, কেবল প্রিন্টআউট নয়। তাতে থাকা উচিত আপনার ব্যবসার নাম, ঠিকানা ও ব্যবসার নম্বর (আপনার দেশ যে কর বা কোম্পানি নিবন্ধন নম্বর ব্যবহার করে), অবিচ্ছিন্ন ক্রমে নম্বর, আর ইস্যু করার পর মোছা অসম্ভব হওয়া উচিত, শুধু বাতিল করা যাবে। জিজ্ঞাসা করুন চিকিৎসার আগে প্রো-ইনভয়েস বা প্রাক্কলন ইস্যু করা যায় কি না, নিজের VAT হার বসানো যায় কি না (অথবা কোনোটিই না, যেখানে আপনার সেবা অব্যাহতিপ্রাপ্ত), এবং ইনভয়েস PDF হিসেবে ইমেলে পাঠানো যায় কি না।

4. দিনের শেষে কি জানতে পারবেন টাকা কোথায়?

ছোট ক্লিনিক প্রতারণায় টাকা হারায় কদাচিৎ; হারায় এমন বকেয়ায়, যার খোঁজ কেউ রাখে না। চান একটি দৈনিক ক্যাশবক্স, যা আপনি একটি প্রারম্ভিক অঙ্ক দিয়ে খোলেন এবং গোনা নগদ দিয়ে বন্ধ করেন, এমন দিনশেষের রিপোর্টসহ যা আপনার হিসাবরক্ষক চেনেন, এবং অপরিশোধিত বকেয়ার একটি তালিকা, সবচেয়ে পুরোনো আগে, যা কেউ প্রতি শুক্রবার ধরে ধরে মিটিয়ে নিতে পারে। কার্ড ও ট্রান্সফারের পেমেন্ট পদ্ধতিসহ নথিভুক্ত হওয়া উচিত, আর কিছু না মুছেই রিফান্ড করা সম্ভব হওয়া উচিত।

5. প্রত্যেকে কি শুধু নিজের কাজে যা দরকার তা-ই দেখেন?

রিসেপশনের দরকার ক্যালেন্ডার ও টাকাপয়সা, ক্লিনিক্যাল নোট নয়। ফিন্যান্সের দরকার ইনভয়েস, রোগনির্ণয় নয়। চান এমন ভূমিকা যা আপনি চিনতে পারেন (প্রশাসক, চিকিৎসক, নার্স বা সহকারী, রিসেপশন, ফিন্যান্স) এবং যা বদলানো যায়, আর প্রত্যেকের জন্য ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্ট। ভাগ করা লগইনে কে কী বদলেছে তা জানা অসম্ভব, এবং ছোট প্র্যাক্টিসের সবচেয়ে সাধারণ দুর্বলতার একটি এটি।

6. এটি রোগীর ডেটা কীভাবে সুরক্ষিত রাখে, আর বিক্রেতা কি তা প্রমাণ করতে পারেন?

স্বাস্থ্যতথ্য বেশির ভাগ দেশের ডেটা সুরক্ষা আইনে সংবেদনশীল ব্যক্তিগত তথ্য, যেমন ইউরোপীয় ইউনিয়নের জেনারেল ডেটা প্রোটেকশন রেগুলেশন (বাইরের লিঙ্ক)। ক্লিনিক হিসেবে সেটির দায় আপনারই থাকে, সফটওয়্যার আপনার হয়ে ধরে রাখলেও। তাই জিজ্ঞাসা করুন:

• কোনো ডেটা প্রসেসিং চুক্তি আছে কি, প্রকাশিত বা স্বাক্ষরিত, যাতে লেখা আছে ডেটা কোথায় রাখা হয় এবং কোন প্রদানকারীরা তা প্রসেস করে?
• প্রতিটি ক্লিনিকের রেকর্ড কি অন্য সব ক্লিনিকের রেকর্ড থেকে আলাদা রাখা হয়?
• পাসওয়ার্ড কি শুধু হ্যাশ হিসেবে রাখা হয়, আর প্রতিটি সংযোগ কি HTTPS-এ চলে?
• প্রত্যেকে কি দুই-ধাপ যাচাই চালু করতে পারেন, আর কেউ সরে গেলে পর্দা কি লক করা যায়?
• কেউ সম্পাদনা করতে পারে না এমন কোনো কার্যকলাপ লগ আছে কি?
• ডেটার ব্যাকআপ কত ঘন ঘন নেওয়া হয়, আর ব্যাকআপ কতদিন রাখা হয়?

7. এটি কি আপনার দল যে ভাষায় কথা বলে সেই ভাষায়?

যে প্রোগ্রাম কর্মীরা অর্ধেক বোঝেন, তা অর্ধেক ভরা রেকর্ড তৈরি করে। জিজ্ঞাসা করুন শুধু মেনু নয়, পুরো ইন্টারফেস আপনার ভাষায় কি না, রোগীদের নথি ও ইনভয়েস সেই ভাষায় প্রিন্ট হয় কি না, এবং মিশ্র দল আলাদা আলাদা ভাষায় কাজ করতে পারে কি না, যেমন রিসেপশনে এক ভাষা আর অতিথি বিশেষজ্ঞের জন্য ইংরেজি, অথবা আপনি চাইলে সবাই এক ভাষায়।

8. আপনার যা আছে তাতেই কি এটি চলে?

যে প্রোগ্রাম ব্রাউজারে চলে, সেটি আপনার আগে থেকে থাকা কম্পিউটার, ট্যাবলেট ও ফোনে কাজ করে, নিজে আপডেট হয়, এবং আলমারিতে কোনো সার্ভার লাগে না। জিজ্ঞাসা করুন কিছু ইনস্টল করতে হয় কি না, ফোনে ব্যবহার করা যায় কি না, এবং ইন্টারনেট সংযোগ গেলে কী ঘটে; ফোনের মোবাইল হটস্পট যেকোনো ক্লিনিকের জন্য সস্তা ও বিবেচনাপূর্ণ বিকল্প।

9. আপনি কি নিজের ডেটা নিয়ে বেরিয়ে আসতে পারবেন?

কীভাবে বেরোবেন তা জিজ্ঞাসার সেরা সময় ঢোকার আগে। জিজ্ঞাসা করুন আপনার বর্তমান রোগীদের কীভাবে আনবেন (যেমন স্প্রেডশিট ইমপোর্ট), যেকোনো সময় নিজে কী এক্সপোর্ট করতে পারবেন, অনুরোধে বিক্রেতা আপনার জন্য কী এক্সপোর্ট করে দেন, এবং অ্যাকাউন্ট বন্ধ করলে আপনার ডেটার কী হয়। উত্তরগুলো থাকা উচিত শর্তাবলিতে, বিক্রয়কর্মীর প্রতিশ্রুতিতে নয়।

10. দাম কি আগে থেকে অনুমান করা যায়?

ক্লিনিক সফটওয়্যারের দাম ধরা হয় প্রতি ব্যবহারকারী, প্রতি রোগী, প্রতি মডিউল বা প্রতি স্থানের হিসাবে, আর পার্থক্যগুলো জমে যায়। জিজ্ঞাসা করুন ঠিক কী গোনা হয়, রোগী, বিভাগ ও স্থানের জন্য বাড়তি টাকা লাগে কি না, স্মরণ করানোর বার্তার খরচ কত, বার্ষিক ছাড় আছে কি না, এবং আরও একজনকে নিয়োগ দিলে দাম কীভাবে বদলায়। আজকের এবং দুই বছর পরের দাম হিসাব করে দেখুন।

11. কিছু ভুল হলে উত্তর দেবে কে?

জিজ্ঞাসা করুন সহায়তায় পৌঁছানো যায় কীভাবে (ইমেল, ফোন, WhatsApp, ফর্ম), কোন ভাষায়, এবং কত দ্রুত। তারপর ট্রায়ালের সময় একটি আসল প্রশ্ন দিয়ে পরীক্ষা করুন। প্রোগ্রামের ভেতরের সহায়তা গাইড, প্রোগ্রামারদের জন্য নয়, ক্লিনিকের কর্মীদের জন্য লেখা হলে, কাউকে ফোন করার আগেই দৈনন্দিন বেশির ভাগ প্রশ্নের উত্তর দিয়ে দেয়।

12. ট্রায়ালে কি আপনি যাচাই করে নিতে পারবেন?

ডেমো দেখায় বিক্রেতার সবচেয়ে ভালো দিন। ট্রায়াল দেখায় আপনার দিন। চান কার্ড ছাড়া বিনামূল্যে ট্রায়াল, যেসব ফিচারের জন্য আপনি টাকা দেবেন তার সবকটিসহ, এমন দীর্ঘ যাতে দুটি আসল সপ্তাহ চালানো যায়, এবং ট্রায়াল শেষ হলে কী ঘটে তার স্পষ্ট উত্তর।

• বিক্রয়ের ফোন ছাড়া দাম জানা যায় না। কে জিজ্ঞাসা করছে তার ওপর দাম নির্ভর করলে নবায়নের সময় তা বদলাবে।
• ডেমোতে নিখুঁত নমুনা ডেটা ব্যবহার হয়, আর আপনাকে নিজের ডেটা দিয়ে চেষ্টা করতে দেওয়া হয় না।
• ডেটা বের করে আনতে বাড়তি টাকা লাগে, অথবা কেউ লিখিতভাবে বলে না তা কীভাবে কাজ করে।
• লাইসেন্স বাঁচাতে ভাগ করা লগইনের পরামর্শ দেওয়া হয়।
• আপনার ডেটা কোথায় রাখা হয় বা কোন কোম্পানি তা প্রসেস করে, কেউ বলতে পারে না।
• ইনভয়েস বা আইন নিয়ে প্রতিটি প্রশ্নের উত্তর দেওয়া হয় “আমাদের সব ক্লায়েন্ট এটি ব্যবহার করে” বলে।

বেশির ভাগ ট্রায়াল ব্যর্থ হয় কারণ কেউ তার পরিকল্পনা করে না: অ্যাকাউন্ট খোলা হয়, কেউ একটা বিকেল এদিক-ওদিক ক্লিক করে, আর দুই সপ্তাহ পরে সিদ্ধান্ত হয় অনুভূতির ওপর। বদলে এই পরিকল্পনা ব্যবহার করুন:

1. 1

   দিন 1: মূল বিষয়গুলো ঠিক করুন

   আপনার ব্যবসার তথ্য, খোলার সময়, সেবা ও দাম লিখুন। দুই-তিনজন সহকর্মীকে তাঁদের আসল ভূমিকাসহ আমন্ত্রণ জানান।

2. 2

   দিন 2: আসল রোগীদের আনুন

   রোগীদের একটি স্প্রেডশিট ইমপোর্ট করুন, অথবা এই সপ্তাহের রোগীদের হাতে যোগ করুন।

3. 3

   দিন 3 থেকে 7: আসল সপ্তাহ চালান

   আপনার বর্তমান ব্যবস্থার পাশাপাশি নতুন সিস্টেমেও প্রতিটি অ্যাপয়েন্টমেন্ট বুক করুন। ভিজিট নথিভুক্ত করুন, পেমেন্ট নিন, প্রতিদিন ক্যাশবক্স খুলুন ও বন্ধ করুন।

4. 4

   দিন 8: ইনভয়েস করুন ও হিসাব মেলান

   সপ্তাহের ইনভয়েসগুলো ইস্যু করুন এবং মোট অঙ্ক মেলান আপনি যা পেয়েছেন বলে জানেন তার সঙ্গে। সেগুলো পয়সা পর্যন্ত মেলা উচিত।

5. 5

   দিন 9 ও 10: কঠিন প্রশ্নগুলো করুন

   রিসেপশন হিসেবে সাইন ইন করুন: যা দেখার কথা নয় সেই ক্লিনিক্যাল নোট কি দেখতে পাচ্ছেন? আপনার রোগীদের একটি স্প্রেডশিটে এক্সপোর্ট করুন। সহায়তায় একটি আসল প্রশ্ন পাঠান এবং উত্তরের সময় মাপুন।

6. 6

   দিন 11 ও 12: আপনার হিসাবরক্ষককে দেখান

   রিপোর্ট ও একটি ইনভয়েস প্রিন্ট করুন, আর জিজ্ঞাসা করুন হিসাবরক্ষকের যা দরকার তা এতে আছে কি না।

7. 7

   দিন 13 ও 14: একসঙ্গে সিদ্ধান্ত নিন

   নিচের শিট দিয়ে প্রোগ্রামটিকে নম্বর দিন, এবং যাঁরা প্রতিদিন এটি ব্যবহার করেছেন তাঁদের জিজ্ঞাসা করুন। তাঁদের উত্তরের মূল্য আপনার উত্তরের চেয়ে বেশি।

প্রতিটি ক্ষেত্রে 0, 1 বা 2 পয়েন্ট দিন, এবং আপনার ক্লিনিকের কাছে যেগুলো সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ সেগুলোকে বেশি ওজন দিন। যে প্রোগ্রাম ইনভয়েস, ভূমিকা বা ডেটা সুরক্ষায় 0 পায়, সে আর কিছুতে জেতার যোগ্য নয়।

OPALEVI আমরাই বানাই, তাই এখানে আমাদের নিজেদের উত্তর, যেগুলো “না” সেগুলোসহ। অন্য সবার ক্ষেত্রে যে শিট ব্যবহার করেন, এগুলোও সেই শিট দিয়েই বিচার করুন।

ক্লিনিক নয়, চালাচ্ছেন ডেন্টাল ল্যাবরেটরি? পড়ুন ডেন্টাল ল্যাব সফটওয়্যার: অর্ডার থেকে পরিশোধিত ইনভয়েস পর্যন্ত প্রতিটি কেস, অথবা দেখুন ডেন্টাল ক্লিনিক, প্রাইভেট প্র্যাক্টিস ও ক্লিনিক-এর জন্য OPALEVI।