ডেন্টাল ল্যাব সফটওয়্যার: ডেন্টিস্টের অর্ডার থেকে পরিশোধিত ইনভয়েস পর্যন্ত প্রতিটি কেস

বেশির ভাগ ল্যাব একইভাবে শুরু করে। কোনো ডেন্টিস্ট ফোন করেন বা বার্তা পাঠান, কেউ কাজটা একটা স্লিপে বা খাতায় লিখে রাখে, ইমপ্রেশন চলে যায় তাকে, আর বাকি সব মালিকের মাথায় থাকে। দুজন টেকনিশিয়ান আর হাতে গোনা কয়েকটি ক্লিনিক থাকলে এতে চলে যায়। তারপর একসময় নিঃশব্দে এটি অচল হতে শুরু করে, আর শেষে হঠাৎ একসঙ্গে ভেঙে পড়ে।

লক্ষণগুলো চেনা:

• যে তারিখ কেউ দেখেনি। সোমবার অর্ডার এল ফোনে, স্লিপটা চাপা পড়ল অন্য ট্রের নিচে, আর বৃহস্পতিবার ক্লিনিক ফোন করে জানতে চাইল ক্রাউনটা কোথায়।
• কাজ শেষ হয়েছে, কিন্তু বিল হয়নি। রিমেক, বাড়তি একটি ইউনিট, উপকারের খাতিরে করা মেরামত: ইনভয়েস পরে স্মৃতি থেকে লিখতে গেলে কিছু ইনভয়েস আর লেখাই হয় না।
• যে হিসাব কেউ বলতে পারে না। “এই ক্লিনিকের কাছে আমরা কত পাব?” জানতে একটা সন্ধ্যা চলে যায় ব্যাংক স্টেটমেন্ট আর স্প্রেডশিট ঘেঁটে, তবু উত্তরটা আন্দাজই থাকে।
• যে প্রশ্নের উত্তর শুধু একজনের কাছে। ব্রিজটা এখন কোন ধাপে? পোর্সেলিনের কাজ কে করছে? মালিক না থাকলে ল্যাব ধীর হয়ে যায়।

এর কোনোটাই মানুষের সমস্যা নয়। এটা তথ্যের সমস্যা: প্রতিটি কেসের তথ্য ছড়িয়ে আছে ফোন, স্লিপ, তাক আর স্প্রেডশিটে, আর কিছুই এগুলোকে জোড়ে না। ডেন্টাল ল্যাব সফটওয়্যারের কাজ হলো ওই তথ্য একটি রেকর্ডে এনে রাখা এবং অর্ডার আসার মুহূর্ত থেকে টাকা হাতে আসা পর্যন্ত সেখানেই ধরে রাখা।

সফটওয়্যার নিজে থেকে ল্যাবকে দ্রুত করে না। সে প্রতিটি কেসকে দৃশ্যমান করে, আর দৃশ্যমান কাজই সময়মতো শেষ হয় এবং তার টাকা পাওয়া যায়।

প্রোগ্রাম তুলনা করার আগে ঠিক করে নিন, একটি কেস রেকর্ডে কী কী থাকতে হবে। কাগজ হোক বা সফটওয়্যার, প্রতিটি অর্ডার একটিও ফোন না করে এই প্রশ্নগুলোর উত্তর দিতে পারা উচিত:

এই রেকর্ড রাখার একটি নিয়ন্ত্রক কারণও আছে। ইউরোপীয় ইউনিয়নে ডেন্টিস্টের প্রেসক্রিপশন অনুযায়ী বানানো ক্রাউন বা ডেনচার চিকিৎসা সরঞ্জাম সংক্রান্ত রেগুলেশন (EU) 2017/745 (বাইরের লিঙ্ক)-এর অধীনে একটি কাস্টম-মেড মেডিকেল ডিভাইস। এর Annex XIII অনুযায়ী প্রস্তুতকারককে প্রতিটি ডিভাইসের জন্য একটি বিবৃতি বাজারে আনার পর অন্তত দশ বছর, আর শরীরে স্থাপনযোগ্য ডিভাইসের ক্ষেত্রে পনেরো বছর সংরক্ষণ করতে হয়। ইউরোপীয় ইউনিয়নের বাইরে প্রযোজ্য হয় সংশ্লিষ্ট দেশের মেডিকেল-ডিভাইস বিধি, আর আপনার দায়বদ্ধতা নির্ভর করে আপনি কোথায় সরবরাহ করেন তার ওপর। অভ্যাসটি অবশ্য সর্বত্রই ভালো: প্রতিটি কাজের জন্য আপনি যেন বলতে পারেন কে অর্ডার করেছেন, কোন রোগীর জন্য, কবে এসেছে, কে কাজ করেছে এবং কবে ল্যাব থেকে বেরিয়েছে।

ডেন্টাল ল্যাবরেটরির জন্য OPALEVI-তে ডেন্টিস্টের ফোন থেকে পরিশোধিত ইনভয়েস পর্যন্ত একটি অর্ডারের পথ এখানে দেখানো হলো। বোল্ড করা শব্দগুলো পর্দায় দেখা নাম।

1. 1

   ক্লিনিক হয়ে ওঠে ক্লায়েন্ট

   যে ডেন্টিস্ট বা প্র্যাক্টিস আপনাকে কাজ পাঠায়, সে-ই একজন ক্লায়েন্ট এবং তার নিজস্ব ফাইল আছে: যোগাযোগের ব্যক্তি, ঠিকানা, টেলিফোন, ব্যবসার নম্বর ও ইমেল। ওই ক্লিনিকের নামে করা প্রতিটি ইনভয়েসে ব্যবসার নম্বর ছাপা হয়, আর ফাইলে জমা হয় ক্লিনিকের অর্ডার, কত ইনভয়েস হয়েছে, কত পরিশোধ হয়েছে এবং কত এখনও বাকি।

2. 2

   অর্ডার নিন

   নতুন অর্ডার বেছে নিন, ক্লায়েন্ট ঠিক করুন, এবং রোগী, গ্রহণের তারিখ ও ডেডলাইন লিখুন। অর্ডার নিজের কোড পায় (P-00001, P-00002 ইত্যাদি)। মূল্যবাহী কাজ বেছে নিন… দিয়ে আপনার মূল্যতালিকা থেকে কাজ যোগ করুন, অথবা “জিরকোনিয়া ক্রাউন 21”-এর মতো একটি লাইন পরিমাণ ও দামসহ নিজে টাইপ করুন।

3. 3

   ধাপ সাজান

   কাজের ধাপ-এর অধীনে কেসটি যে স্টেশনগুলো পেরোবে সেগুলো সেই ক্রমে বেছে নিন: যেমন প্রথমে CAD/CAM, তারপর পোর্সেলিনের কাজ। নতুন ল্যাব ছয়টি স্টেশন নিয়ে শুরু করে (ক্রাউন ও ব্রিজ, ডেন্টাল ইমপ্লান্ট, ডেনচার, CAD/CAM, পোর্সেলিনের কাজ এবং রিসেপশন), আর এগুলোর নাম বদলানো, নতুন যোগ করা বা আর্কাইভ করা যায় সেটিংস → কাজের ইউনিট-এ।

4. 4

   কেসের কাজ করুন

   টেকনিশিয়ানরা নিজ নিজ ধাপে শুরু করুন ও শেষ করুন চাপেন, অর্ডারের ভেতরে অথবা ল্যাব ওয়ার্কফ্লো বোর্ডে। অর্ডারের অবস্থা নিজে থেকেই বদলায়: অপেক্ষমাণ, চলমান, আর সব ধাপ শেষ হলে সম্পন্ন।

5. 5

   সরবরাহ করুন

   কাজের সঙ্গে পাঠানোর জন্য অর্ডার শিট প্রিন্ট করুন, যেখানে কে পৌঁছে দিয়েছে আর কে গ্রহণ করেছে তার জায়গা আছে, তারপর সরবরাহকৃত চিহ্নিত করুন বেছে নিন। অর্ডারে সরবরাহের তারিখ বসে যায়।

6. 6

   ইনভয়েস করুন

   এই অর্ডার ইনভয়েস করুন চাপুন। অর্ডারের লাইনগুলো ইনভয়েসে কপি হয়ে যায়, অর্ডারের লাইনগুলো লক হয়ে যায় যাতে দুটির মধ্যে অমিল না ঘটে, আর অর্ডার তার ইনভয়েসের সঙ্গে যুক্ত থাকে।

7. 7

   টাকা পান

   পেমেন্ট নগদ, কার্ড বা ব্যাংক ট্রান্সফার হিসেবে লিখে রাখুন। পুরোপুরি পরিশোধ না হওয়া পর্যন্ত অঙ্কটি বকেয়া ব্যালেন্স-এর অধীনে সবচেয়ে পুরোনোটি আগে রেখে অপেক্ষা করে, আর তার পাশে থাকে আদায় করুন বোতাম।

খুঁটিনাটি নিয়ে দুটি সোজা কথা। OPALEVI-র অর্ডারে কোনো টুথ চার্ট বা শেড পিকার নেই: টেকনিশিয়ানরা দাঁতের নম্বর ও শেড কাজের লাইনে বা নোটে লেখেন। আর অর্ডারে স্ক্যান বা ছবি সংরক্ষণ করা হয় না, তাই STL ফাইল থাকে আপনার স্ক্যানারের সফটওয়্যারে বা যে ইমেলে এসেছিল সেখানে, অর্ডারের কোড দিয়ে চিহ্নিত।

তারিখ ফসকালে খরচ রিমেকের চেয়েও বেশি। ডেন্টিস্টকে রোগীর অ্যাপয়েন্টমেন্ট পিছিয়ে দিতে হয়, আর তিনি ভাবতে শুরু করেন পরের কেস অন্য কোথাও পাঠানো উচিত কি না। ভালো ল্যাব সফটওয়্যার শুধু ডেডলাইন জমা রাখে না; যাঁরা এখনও কিছু করতে পারেন, তাঁদের সামনে সেটা তুলে ধরে।

OPALEVI-তে একই ডেডলাইন চার জায়গায় দেখা যায়:

• অর্ডার, সব অর্ডারের তালিকা, যেখানে অবস্থা দিয়ে ছাঁকা যায় এবং অর্ডার কোড, ক্লায়েন্ট বা রোগী দিয়ে খোঁজা যায়।
• ল্যাব ওয়ার্কফ্লো, একটি বোর্ড যেখানে প্রতিটি খোলা অর্ডারের ধাপ তিনটি কলামে (অপেক্ষমাণ, চলমান, সম্পন্ন) সাজানো থাকে, সঙ্গে আমার কাজ, আজ বাকি আছে ও বিলম্বিত-এর দ্রুত ফিল্টার। কার্ড এক কলাম থেকে অন্য কলামে টেনে নেওয়া যায়, এবং একই স্টেশনের অন্য টেকনিশিয়ানকে দিয়ে দেওয়া যায়।
• সরবরাহ ক্যালেন্ডার, প্রতিদিন ল্যাব থেকে কী কী বেরোবে তার একটি মাস, অবস্থা অনুযায়ী রঙ করা।
• আজ, টেকনিশিয়ান প্রথমে যে পর্দা দেখেন: তাঁর নিজের কাজ, আজ কী বাকি, কী পিছিয়ে আছে এবং তাঁর জন্য অপেক্ষায় থাকা পরের ধাপ।

ফোনে পর্দার নিচের বার সরাসরি অর্ডার, ক্যালেন্ডার ও ল্যাব ওয়ার্কফ্লো বোর্ড খুলে দেয়, ফলে টেকনিশিয়ান কম্পিউটারের কাছে না গিয়ে বেঞ্চে বসেই দিনের কাজ দেখে নিতে পারেন।

ল্যাব দুই ছন্দের একটিতে বিল করে: কেস ধরে, প্রতিটি অর্ডার সরবরাহের পর, অথবা প্রতি ক্লিনিকের জন্য মাসে একবার। যেটাই হোক, একটি নিয়ম খাটে: ইনভয়েস আসা উচিত অর্ডার থেকে, স্মৃতি থেকে নয়।

OPALEVI-তে কেসের ইনভয়েস করা একটিমাত্র ধাপ। এই অর্ডার ইনভয়েস করুন মূল্যসহ লাইনগুলো কপি করে বসায় হয় একটি নিয়মিত ইনভয়েস-এ, যা অবিচ্ছিন্ন ক্রমে নম্বর পায় (F-00001, F-00002…) এবং বাতিল করা গেলেও কখনও মোছা যায় না, নয়তো একটি প্রো-ইনভয়েস-এ, যা সেই ক্লিনিকের জন্য যারা চূড়ান্ত ইনভয়েসের আগে একটি অঙ্ক চায়। প্রো-ইনভয়েস পরে নিয়মিত ইনভয়েসে রূপান্তর করা যায়। যে ল্যাব মাসিক বিল করে, তারাও একই তথ্য এক জায়গায় পায়: ক্লায়েন্টের ফাইলে প্রতিটি অর্ডার তার মূল্যসহ তালিকাভুক্ত থাকে, আর এই ক্লায়েন্টের জন্য নতুন ইনভয়েস সেখান থেকেই মাসের ইনভয়েস শুরু করে।

প্রথমবার ইনভয়েস করার সময় OPALEVI একবারই আপনার ব্যবসার তথ্য (নাম, ঠিকানা, শহর ও ব্যবসার নম্বর) জানতে চায়, যাতে প্রতিটি ইনভয়েসে তা থাকে। ইনভয়েস প্রিন্ট করা বা PDF হিসেবে ডাউনলোড করা যায়, ইমেলে পাঠানো যায়, এবং যে ক্লিনিক ট্রান্সফারে পরিশোধ করে তাদের জন্য আপনার ব্যাংকের তথ্য দেখায়।

কে আমাদের কত টাকা দেবে?

প্রতিটি মালিকের এটাই প্রশ্ন, আর উত্তর পেতে কয়েক সেকেন্ড লাগা উচিত। বকেয়া ব্যালেন্স দেখায় ক্লায়েন্ট ক্লিনিকগুলো ল্যাবের কাছে এখনও কত দেনা, সবচেয়ে পুরোনো ইনভয়েস আগে, এবং কোনটি মেয়াদ পেরিয়েছে তা চিহ্নিত করে। প্রতিটি ক্লায়েন্টের ফাইল একটি ক্লিনিকের জন্য একই গল্প বলে: তার অর্ডারের মূল্য, কত ইনভয়েস হয়েছে, কত পরিশোধ হয়েছে এবং কত দেনা বাকি।

আপনার ল্যাব কাউন্টারে নগদ নিলে ক্যাশবক্স দিনের শুরুতে একটি প্রারম্ভিক অঙ্ক নিয়ে খোলে এবং আপনার গোনা নগদ দিয়ে বন্ধ হয়, ফলে ঘাটতি বা বাড়তি তখনই ধরা পড়ে। যে ক্লিনিক আগে দাম জানতে চায় তাদের একটি অফার দেওয়া যায়, যা তারা মেনে নিলে একটি ধাপেই ইনভয়েস হয়ে যায়; অফার চালু করতে হয় সেটিংস → অ্যাপ্লিকেশন মেনু-তে।

ল্যাবে একেকজনের দরকার একেক রকম, আর টাকাপয়সা সবার বিষয় নয়। OPALEVI-তে প্রত্যেকের একটি ভূমিকা থাকে:

• দন্ত প্রযুক্তিবিদ: অর্ডার গ্রহণ করেন, কাজ করেন এবং ফেরত দেন; অফার দেখতে পান, কিন্তু ল্যাবের টাকাপয়সা নয়। টেকনিশিয়ান ক্লায়েন্ট যোগ করতে বা ইনভয়েস ইস্যু করতে পারেন না।
• রিসেপশন: কাজ বুক করে, ক্লিনিকগুলোর প্রশ্নের উত্তর দেয়, ইনভয়েস ইস্যু করে এবং ডেস্কে পেমেন্ট নেয়।
• অর্থ / হিসাবরক্ষণ: ইনভয়েস, পেমেন্ট ও ক্যাশবক্স রাখে এবং আর্থিক রিপোর্ট পড়ে।
• প্রশাসক: ব্যবসা চালান: ক্লায়েন্ট, অর্ডার, টাকাপয়সা, কর্মী ও সেটিংস।

আপনার ল্যাব অন্যভাবে চললে প্রতিটি ভূমিকা অনুমতি ধরে ধরে বদলানো যায়। সবাই নিজের অ্যাকাউন্টে সাইন ইন করেন, ফলে কেউ পাসওয়ার্ড ভাগ করে নেন না, আর প্রত্যেকে নিজের ভাষায় কাজ করতে পারেন।

আপনি OPALEVI বাছুন বা অন্য কোনো প্রোগ্রাম, বিবেচনাধীন প্রতিটি বিকল্পকে এই প্রশ্নগুলো করুন, আর উত্তর খুঁজুন ডেমোর বদলে আপনার নিজের অর্ডার দিয়ে।

আপনার দলের জন্য ক্যালকুলেটরসহ পূর্ণ দাম মূল্য পাতা-য় আছে। ক্লিনিকগুলোকেও ধরে আরও বিস্তৃত চেকলিস্টের জন্য পড়ুন ক্লিনিক সফটওয়্যার কীভাবে বাছবেন।

OPALEVI-তে ল্যাব সাজাতে লাগে একটি বিকেল, কোনো প্রকল্প নয়। ডেন্টাল ল্যাবরেটরি হিসেবে নিবন্ধনের পর আজ পর্দার একটি ছোট চেকলিস্ট আপনাকে প্রথম ধাপগুলো দেখিয়ে নিয়ে যায় এবং আপনি এগোনোর সঙ্গে সঙ্গে সেগুলো টিক দিয়ে যায়:

1. 1

   যে ডেন্টিস্টরা অর্ডার দেন তাঁদের যোগ করুন

   প্রতিটি ক্লিনিক বা ডেন্টিস্টকে ক্লায়েন্ট হিসেবে যোগ করুন। শুরুতে একটি নামই যথেষ্ট; যোগাযোগের তথ্য পরে দেওয়া যাবে।

2. 2

   আপনার মূল্যতালিকা ঠিক করুন

   OPALEVI আপনাকে একটি ছোট নমুনা তালিকা দিয়ে শুরু করায় (পোর্সেলিন ক্রাউন, পূর্ণ ডেনচার, ডেনচার মেরামত)। প্রথম অর্ডারের বিল করার আগে সেটিংস → পরিষেবা-তে সেটি বদলে আপনার নিজের কাজ ও দাম বসান।

3. 3

   আপনার প্রথম অর্ডার নিন

   একটি আসল কেস লিখুন। ধাপগুলো যোগ করামাত্র সেগুলো ল্যাব ওয়ার্কফ্লো বোর্ডে দেখা যায়।

4. 4

   আপনার দলকে আমন্ত্রণ জানান

   টেকনিশিয়ান ও রিসেপশনকে প্রত্যেকের ভূমিকাসহ যোগ করুন, যাতে বোর্ড আসল নামে ভরে ওঠে।