برنامج استقبال العيادة: يوم مكتب الاستقبال من أول اتصال إلى إغلاق الصندوق

تدير عيادات كثيرة الاستقبال بدفتر ورقي وهاتف ودرج نقد وذاكرة أحدهم. وهذا يصمد حتى يبدأ طبيب ثانٍ وتتغير الساعات أيام الخميس. عندها يسوء الشيء نفسه:

• حجوزات مستحيلة. ينسى الدفتر أن طبيباً يغادر ظهر الجمعة.
• متصلون لم يُعاودوا. ورقة الساعة 09:15 اللاصقة ما زالت على الشاشة عند 17:00.
• غرفة انتظار لا يستطيع أحد قراءتها. من جاء أولاً، وهل يعلم الطبيب؟
• درج لا يطابق الحساب، لأن البطاقات والنقد عُدّا معاً.

مكتب الاستقبال هو المكان الذي تقطع فيه العيادة وعودها. والبرنامج الجيد يضمن إمكان الوفاء بكل منها.

في OPALEVI يعمل المكتب تحت التقويم: المواعيد والطلبات والمراجعة الفورية. وللمواعيد عروض اليوم والأسبوع والشهر والقائمة. وفي عرض اليوم يبين عمود كل طبيب ساعاته، وتُظلَّل الساعات التي لا يعمل فيها.

تُضبط تلك الساعات تحت الإعدادات ← ساعات العمل، حيث يبدّل الساعات لـ بين أسبوع العيادة وأسبوع شخص بعينه؛ ومن ليس له أسبوع خاص يتبع أسبوع العيادة.

حجز موعد لمتصل

النقر على خانة شاغرة يفتح إضافة موعد والوقت والطبيب معبَّآن:

• المريض. مريض مسجّل، أو مريض جديد باسم ولقب وهاتف؛ وتظهر الملفات المتشابهة قبل إنشاء نسخة مكررة.
• الخدمة. طولها يحدد وقت النهاية.
• الفحص. يُنبَّه إلى التعارض، أو الوقت خارج أسبوع الطبيب الخاص، ويُرفض عند الحفظ.
• التذكير. علّم إرسال تذكير للمريض بالبريد الإلكتروني قبل يوم لمريض له بريد إلكتروني في الملف.
• مسار. مسار علاج يحجز من 2 إلى 30 جلسة في الساعة نفسها، أو لا يحجز شيئاً إذا تعارضت إحداها.

مؤكد، وحضر، وعولج

تنتقل الحجوزات عبر تأكيد وحضر وتمت المعاينة ولم يحضر. وتعيد المرشحات (متوقع، وغير مؤكدة، وفي العيادة، ومكتمل، وفائتة) تشكيل اليوم؛ وغير مؤكدة هي قائمة اتصالات الصباح. ونقل يعيد الجدولة، وإلغاء يُبقي الصف في الملف، واستعادة تعيده ما دامت الساعة شاغرة، والتراجع عن الحضور يصلح نقرة خاطئة قبل أن تبدأ أي زيارة.

بعض الطلبات لا يمكن حجزها في الحال: على المتصل أن يراجع مناوبة، أو تطلب رسالة «أي صباح الأسبوع القادم». وهي تنتظر في الطلبات: إضافة طلب يسجل من يطلب، وكيف وصل الطلب (هاتف، أو دخول مباشر، أو موقع، أو إحالة خارجية) وماذا يريد. وتقف الطلبات المفتوحة الأقدم أولاً، مع أُعيد الاتصال وحجز موعد وإغلاق، الذي يطلب سبباً.

الحجز عبر الإنترنت

تستطيع كل عيادة نشر صفحتها الخاصة، يعدّها مدير تحت موقع العيادة. وفي النشر والحجز يفعّل قبول الحجوزات عبر الإنترنت الحجز، ويحدد أقرب موعد للحجز وأبعد موعد للحجز المهلة والأفق. ولا يمكن حجز إلا الخدمات المعلَّمة قابلة للحجز عبر الإنترنت، التي يقدمها طبيب يظهر في الصفحة.

يختار الزوار خدمة وطبيباً أو أي متاح، ووقتاً شاغراً من تقويم المكتب نفسه، ثم يتركون رقم هاتف أو بريداً إلكترونياً.

ومع إيقاف تأكيد الحجوزات تلقائيًا تصل الحجوزات إلى الطلبات ويُخطَر الاستقبال بالجرس؛ وحجز أحدها يرسل بريد تأكيد إلى زائر ترك عنواناً. ومع تفعيله يدخل الوقت التقويم مباشرة مؤكداً. وفي الحالتين، عند تسجيل الوصول يربط المكتب الملف الصحيح بـحُجز عبر الإنترنت — اربطه بمريض. وتحت العنوان ورمز QR يُنزَّل رمز QR الخاص بالصفحة صورةً تُطبع للمنضدة.

تقبل المراجعة الفورية مريضاً بلا موعد في نموذج واحد: إيجاد المريض بالاسم أو الهاتف أو الرمز، أو تسجيل مريض جديد. وحين يطابق اسم مكتوب ملفات موجودة يسأل OPALEVI أي ملف هو؟ مع رمز كل مرشح وتاريخ ميلاده وآخر زيارة، فيضغط المكتب هذا هو بدل إنشاء نسخة مكررة.

ثم يفتح بدء الزيارة الزيارة، أو يعلّم إضافة إلى قائمة الانتظار المريض بأنه حضر في أول نصف ساعة شاغرة للطبيب ويخبر الطبيب. وتبين صفحة قسم الاستقبال كيف يتكامل المكتب مع بقية الأقسام.

اليوم على شاشة واحدة

تعرض شاشة اليوم، أول شاشة للمكتب، للاستقبال هذه الأقسام، وغيرها:

• في غرفة الانتظار، الأطول انتظاراً أولاً، وتحمرّ بعد عشرين دقيقة.
• يصلون قريباً، الساعتان القادمتان.
• للتأكيد، حجوزات الأسبوع غير المؤكدة، لكل منها تأكيد.
• طلبات المواعيد التي لا تزال مفتوحة.
• غير مدفوع عند النافذة، زيارات اليوم التي لا يزال عليها مال.
• لم يحضروا، ومنها حجوزات انتهت منذ أكثر من خمس عشرة دقيقة دون وصول.

وفوقها يعدّ طابور العيادة من ينتظر ومن عند الطبيب، بجانب زر مريض بلا موعد؛ وتتجدد الشاشة كل 20 ثانية. وإرسال إلى الطبيب يضع المريض الواصل في قائمة الطبيب، وتضغط الممرضة التي أخذت العلامات الحيوية تسجيل كجاهزة للطبيب.

ما يجوز للاستقبال قراءته

دور الاستقبال الافتراضي يحجز ويلغي ويفتح الزيارات ويقبض، لكنه لا يسجل العلامات الحيوية ولا يكتب السجل السريري، ولا يقرأ منه شيئاً ما لم تفعّل العيادة قد يرى مكتب الاستقبال سجل زيارات المرضى تحت الإعدادات ← إعدادات أخرى. وخصوصية الاختصاصات مغطاة في برنامج أمراض النساء.

إيصال لكل دفعة

اقبض دفعة على الزيارة بـدفع، أو في ملف المريض حيث يغطي مبلغ واحد أقدم الزيارات غير المدفوعة أولاً؛ ودفعة مقدّمة تقبل مالاً قبل العمل. ويعطي طباعة الإيصال إيصال الدفع برقم نشاط العيادة والزيارة والطريقة والإجمالي، وبصيغة PDF أو بالبريد الإلكتروني أيضاً. والاسترداد، من شخص مسموح له بإجرائه، سطر جديد بسبب؛ ولا يُحذف شيء.

الصندوق النقدي لا يحوي إلا النقد

يبدأ الصندوق النقدي اليومي بـبدء اليوم والمبلغ الافتتاحي؛ وإضافة وارد أو صادر يسجل النقد المتداول يدوياً. ويطلب إغلاق اليوم النقد المعدود ويبين هل الدرج مطابق أو ناقص أو زائد، مع تقرير X وتقرير Z والتقرير اليومي للطباعة. ولا يدخل الدرج إلا النقد: فمدفوعات البطاقة والتحويل تظهر في كل تقرير تحت طريقتها، فلا يجعل دخل البطاقات العدّ ناقصاً أبداً.

من لا يزال مديناً للعيادة

تسرد الأرصدة المستحقة ما يدين به المرضى، الدين الأقدم أولاً، وما جاوز 30 يوماً معلَّم متأخراً. ابحث بالاسم أو الرمز أو الهاتف أو رقم الفاتورة واضغط تحصيل؛ واستلام دفعة يسجلها ويعرض الإيصال. ونصف ساعة مع هذه القائمة كل جمعة أفضل من معظم التقارير.

الفواتير مفعَّلة من البداية: تعرض الخطوات التالية في الزيارة فوترة هذه الزيارة بجانب حجز موعد متابعة. والعيادة التي لا تفوتر توقف الوحدة تحت الإعدادات ← قوائم التطبيق.

قائمة الشراء الكاملة في كيف تختار برنامج العيادة. أما للمكتب فمرّر كل برنامج في صباح حقيقي واحد:

هل تدير عيادة أسنان؟ انظر برنامج عيادة أسنان. هل تعالج الحيوانات؟ اقرأ برنامج العيادة البيطرية. أدوات المكتب هذه جزء من OPALEVI للعيادات؛ والباقي في صفحة الميزات، والسعر عن كل عضو في الفريق في صفحة الأسعار.

بعد التسجيل تشطب بطاقة الخطوات الأولى في اليوم بنود الإعداد:

1. 1

   اضبط الساعات

   أسبوع العيادة، ثم أسبوع كل طبيب بدوام جزئي تحت الساعات لـ.

2. 2

   أضف الخدمات

   بأسعارها وأطوالها، كي تنتهي الحجوزات حين تنتهي العلاجات.

3. 3

   ادعُ المكتب

   كل موظف استقبال بحسابه الخاص ودور الاستقبال.

4. 4

   افتح اليوم الأول

   اقبض كل دفعة في OPALEVI، ثم أغلق الصندوق النقدي بعدّ حقيقي.

5. 5

   انشر الصفحة

   علّم الخدمات القابلة للحجز، وأظهر أطباءك، واطبع رمز QR.